Ajan myötä jokainen yritys kehittää järjestelmän, jolla hallinnoidaan vapaapyyntöjä. Se voi olla sotkuinen ja aikaa vievä, mutta se on olemassa. Yrityksesi ei kuitenkaan saisi tyytyä mihin tahansa vapaa-ajanpyyntöpolitiikkaan. Ihannetapauksessa prosessin pitäisi olla vaivaton työntekijöille ja hallittavissa hallintotiimille. Miten tämä saavutetaan?
Tänään kerromme kolmesta suosituimmasta menetelmästä, joita yritykset käyttävät vapaapyyntöjen käsittelyyn, sekä niiden hyödyistä ja haittapuolista. Toivottavasti pystyt löytämään parhaiten tiimisi tarpeisiin sopivan vaihtoehdon.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
- Ehdotuksia vapaa-aikapolitiikan määrittelystä
- Toimielimen rooli resurssien suunnitteluohjelmisto seurantaominaisuuden kanssa
- Slackin rooli vapaa-ajanhallintaohjelmistona
Määrittele vapaa-aikahakemuskäytäntösi
Ennen kuin valitset parhaan työkalun työntekijöidesi vapaapyyntöjen käsittelyyn, sinun on varmistettava, että yrityksesi vapaapolitiikka on selkeä ja että siitä tiedotetaan hyvin.
Yritä miettiä seuraavia yksityiskohtia:
- Kuinka monta vapaapäivää työntekijäsi voivat pitää vuodessa? Onko kunkin loman pituutta koskevia sääntöjä?
- Kuinka paljon etukäteen työntekijöiden pitäisi lähettää lomahakemuksensa?
- Kenelle pyynnöt olisi lähetettävä? Henkilöstöhallinnon henkilölle? Ryhmänjohtajalle, joka puolestaan toimittaa päätöksensä edelleen hallinnolle?
- Miten käsittelette päällekkäisiä vapaapyyntöjä? Tulevat ensin, tulevat ensin, vai kenties tänä vuonna jo otettujen vapaapäivien määrän perusteella?
Kun olet selvittänyt nämä asiat, varmista, että dokumentoit yrityksesi käytännöt ja asetat ne kaikkien työntekijöiden saataville. Näiden asiakirjojen pitäisi olla pakollista luettavaa myös uusille työntekijöille, jotka liittyvät tiimiisi.
Nyt kun sinulla on tarkat vapaata koskevat säännöt mielessäsi, voit miettiä, miten vapaata koskevat pyynnöt käsitellään. Alla on kolme eri vaihtoehtoa sekä niiden hyvät ja huonot puolet.
Vapaata koskevien pyyntöjen hallinnointi
Lomahallintaohjelmisto ja työntekijän vapaa-ajanseuranta
Lomien hallintatyökalu auttaa sinua seuraamaan tiimisi läsnäoloa ja vapaita. Voit törmätä itsenäisiin lomien hallintatyökaluihin, mutta ne voivat olla myös osa kattavampaa resurssienhallintaratkaisua. Teamdeck on yksi tällaisista työkaluista, jossa yhdistyvät lomien hallinta ja resurssien aikataulutus ja ajanseurantaominaisuudet. Käytämme sovellusta esimerkkinä tässä blogikirjoituksessa, mukaan lukien kuvakaappaukset.
Muista kuitenkin, että lomienhallintasovellusten yleiset edut liittyvät useisiin markkinoilla saatavilla oleviin työkaluihin. Teamdeck on yksinkertaisesti lähellä sydäntämme, sillä olemme työskennelleet sen parissa viimeiset neljä vuotta. Jos haluat kokeilla sitä itse, voit testata sitä ilmaiseksi, luottokorttia ei tarvita. [/vc_column_text]
- Se on erittäin kätevä työntekijöille. He voivat kirjautua sisään sovellukseen, jota käyttävät päivittäin, seurata aikaansa ja tarkistaa tulevat tehtävät. Lomaa pyytäessään heidän tarvitsee vain valita päivämäärä kalenterista ja täyttää lyhyt lomapyyntölomake. Mikä tärkeintä, työntekijät näkevät omat varauksensa sovelluksessa. resurssikalenteri jotta he voivat valita vapaapäiviä tehtäviensä perusteella. Kun työntekijät eivät ole varmoja siitä, mitä heitä odottaa tulevina viikkoina tai kuukausina, he saattavat vahingossa valita sopimattomia päivämääriä. Teamdeckin kaltaisten työkalujen avulla kaikkien työmäärä ja suunnitelmat ovat avoimempia.
- Se on kätevää myös hyväksyjille. Aina kun joku lähettää vapaapyyntöä, asianomainen henkilö saa siitä ilmoituksen sovelluksessa. Heidän tarvitsee vain tarkistaa tietyn työntekijän varaukset välttääkseen hankkeen aikatauluristiriidat ja napsauta "Hyväksy" tai "Hylkää". Kaikki tapahtuu samassa sovelluksessa, joten prosessi on nopea ja tehokas.
- Voit räätälöidä sovelluksen yrityksesi käytäntöjen mukaiseksi. Vapaidenhallintasovellusten avulla voit yleensä mukauttaa erilaisia vapaita ja merkitä ne palkallisiksi tai palkattomiksi. Tällainen erottelu voi olla kätevä, varsinkin jos haluatte laskea työntekijöiden palkanlaskenta käyttämällä resurssienhallintasovelluksen tietoja. Teamdeckissä voit myös määrittää vapaapäiviä, joita työntekijäsi voivat pyytää (kokonaisia päiviä, puolikkaita päiviä jne.).
- Voit integroida lomien hallintasovelluksen muihin käyttämiisi työkaluihin. Sanotaan vaikka, että haluat saada ilmoitukset jokaisesta uudesta työntekijän vapaapyyntöstä suoraan Slack-tilillesi. Vankat resurssienhallintasovellukset tarjoavat sisäänrakennettuja integraatioita tai tapoja luoda automatisoituja työnkulkuja (esim. kautta Zapier).
Sähköposti/Slack-pyynnöt
Se on ehkä alkeellisin tapa hallita tätä prosessia - emme ota tässä edes suullisia pyyntöjä huomioon. Silti monissa tiimeissä sähköposti on edelleen tärkein viestintäkanava kaikessa vapaa-aikaan liittyvässä viestinnässä.
Miten se toimii? Työntekijä lähettää sähköpostitse tai Slackin kautta vapaata koskevan pyynnön esimiehelleen tai HR-henkilölle. Vastaanottaja analysoi pyynnön ja ilmoittaa työntekijälle päätöksestään. Se kuulostaa hyvältä paperilla, mutta tosielämässä prosessi ei useinkaan ole ihanteellinen.
Ensinnäkin sähköposti tai Slack-pyyntö voi helposti kadota muiden tärkeiden viestien sekaan. Jotta työntekijän pyynnöt pysyisivät hallinnassa, niistä vastaavalla henkilöllä pitäisi olla moitteeton organisointijärjestelmä, esimerkiksi kansio, johon jokainen vapaapyyntö voidaan määrittää, tai sähköpostitunnisteet.
Haasteeksi voi muodostua myös se, että työntekijät voivat kirjoittaa viestiinsä käytännössä mitä tahansa. Sano, että teet päätökset vapaapäivistä sen perusteella, minkä syyn henkilö esittää pyynnölleen. Mutta entä jos joku unohtaa lisätä tietyn syyn? Sinun on vastattava ja pyydettävä lisätietoja ja odotettava niitä, ennen kuin voit tehdä päätöksiä. Voit toki laatia työntekijöitäsi varten sähköposti- tai black-viestimallin, jolla voit minimoida sen mahdollisuuden, että he unohtavat tärkeitä tietoja, mutta se ei silti takaa, että he aina noudattavat näitä sääntöjä.
Yksi haittapuoli sähköpostin käyttämisessä ensisijaisena kanavana lomapyyntöjen välittämisessä on se, että voi olla aikaa vievää tehdä tietoon perustuva päätös siitä, pitäisikö jollekin myöntää lomaa vai ei. Hyväksyjän on todennäköisesti tarkistettava työntekijän kalenteri/kirjat tai otettava yhteyttä projektipäällikköön. Muuten odottamaton poissaolo voi aiheuttaa hankkeen aikatauluristiriidat.
Jos yritys ei tarjoa rajoittamatonta lomapolitiikkaa, on myös varmistettava, ettei henkilö ole ylittänyt vapaakiintiötä. Lopuksi hyväksytyt vapaat on kirjattava jonnekin. Jos tiimisi ei käytä kattavaa resurssi suunnittelutyökalu, se voi tarkoittaa kirjautumista useisiin eri sovelluksiin ja sen seurauksena kallista aikaa yhden työntekijän vapaapyyntöjen käsittelyyn.
Kuten huomaat, sähköpostin tai Slackin käyttäminen lomapyyntöjen hallinnointiin ei ole tehokkain tapa. Jotkin pyynnöt saattavat jäädä huomaamatta, mikä on turhauttavaa työntekijöille, ja vaikka olisit hyvin organisoitu, koko prosessi voi olla hyvin aikaa vievä.
Työntekijän vapaata koskeva lomake
Lomakkeiden käyttöönotto on askel, jonka jotkut tiimit ottavat lomien hallinnointiprosessin organisoimiseksi. Olemme samaa mieltä siitä, että lomakkeet, varsinkin jos ne ovat verkossa, voivat olla tehokkaampia hallita kuin sähköpostit, erityisesti työntekijöille. Niiden suurin etu on se, että työnantajana pääset muokkaamaan pyyntöä. Työntekijät vain täyttävät lomakkeet. Se tarkoittaa, että kaikki tarvittavat tiedot sisältyvät todennäköisesti heidän toimittamaansa vapaata pyytävään lomakkeeseen. Kaiken lisäksi vapaata pyytävän lomakkeen luominen ei vaadi suuria investointeja. Voit hyödyntää ilmaista ohjelmistoa, esimerkiksi Google Formsia, tällaisen lomakkeen rakentamiseen.
Onko haittapuolia? Sinun on pidettävä mielessä, että lomapyyntölomakkeiden hallinta vaatii edelleen jonkin verran manuaalista työtä. Sinun on arkistoitava ne, tarkistettava, onko tietty työntekijä oikeutettu pidempään vapaaseen, ja kirjattava päätöksesi jonnekin. Samoin kuin sähköpostipyyntöjen käsittelyssä, saatat joutua käyttämään useita työkaluja, ennen kuin voit käsitellä yksittäisen pyynnön.
Kaiken kaikkiaan lomake voi yksinkertaistaa työntekijöiden lomapyyntöjen käsittelyä, mutta sinun on muistettava, että optimointi on vielä mahdollista.
Ovatko seuraavat haitat työntekijän lomanhallintaohjelmisto? Yrityksesi kannalta todennäköisesti suurin kysymys on tällaisen työkalun käytön aloittamiseen tarvittava investointi. Onneksi nykyaikaiset sovellukset tulevat usein SaaS malli - maksat kuukausimaksun, joten sinun ei tarvitse käyttää paljon rahaa etukäteen.
Esimerkiksi Teamdeck maksaisi sinulle $3,99 työntekijää kohti kuukaudessa. Kun otetaan huomioon, että tämä on hinta, joka sisältää kaikki ominaisuudet, mukaan lukien työaikataulut, osoitteessa online kalenteri suunnittelijaja tehokkaat raportit, näet todennäköisesti pian sijoituksesi tuoton. Loppujen lopuksi työntekijäsi pystyvät työskentelemään tehokkaammin ja välttämään tarpeettomia edestakaisia yhteydenottoja.
Haluatko selvittää, miten juuri sinun yrityksesi voi hyötyä resurssienhallinnan toteuttamisesta? Aikatauluta puhelu Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme. Hän voi esitellä sinulle tuotteen ja vastata kaikkiin kysymyksiin, jotka koskevat vapaiden hakemista ja HR-prosesseja.
Mutta jos olet yhä utelias siitä. työntekijöiden hallintaohjelmisto - lue blogimme artikkeli.
Etsitkö työkalua, joka auttaa työntekijän vapaa-aikapyynnöt?