Rajoittamattomien lomapolitiikkojen ja joustavien työaikojen suosion kasvaessa näyttää itsestään selvältä, että työntekijöiden läsnäoloseurannan päivät ovat pian ohi, ainakin joillakin toimialoilla.
Väitän kuitenkin, että poissaoloseuranta on keskeinen prosessi yrityksille, jotka haluavat ylläpitää avointa tiimiaikataulua ja tasapainoista työaikaa. ryhmän työmäärä. Painopiste on vain yleensä vähemmän yksilöiden hallinnassa ja enemmän siinä, että työ voidaan suunnitella optimaalisesti.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
- 4 ratkaisua siihen, miten resurssien suunnitteluohjelmisto auttaa poissaolojen seurannassa
- miten valita asiaankuuluvasti työntekijöiden lomien hallintajärjestelmä
- miten hallita työntekijöiden läsnäoloa
- miksi Teamdeck - resurssienhallintaohjelmisto - on valittu tärkeimmäksi poissaolojen seurantaohjelmistoksi.
Tässä tekstissä kuvataan keskeiset vaiheet, jotka sinun on otettava, jotta voit rakentaa poissaolojen seurantaprosessin, jota on helppo ylläpitää. Tämä lähestymistapa edellyttää digitaalisten työkalujen hyödyntämistä, jotta tiimisi voi tehdä yhteistyötä kanssasi. Taulukkolaskentaohjelma on mahdollinen vaihtoehto, mutta siinä on vähemmän vaihtoehtoja kuin erityisessä käytössä. resurssienhallintaohjelmisto: Poissaolojen hallintaan tarkoitetut sovellukset on usein varustettu raportointiominaisuuksilla tai lomapyyntöjen työnkululla.
Käydään läpi seuraavat keskeiset vaiheet käyttöönotossa lomien hallinta yrityksessäsi. Jokaiseen kohtaan liitetään lyhyt ohje siitä, miten Teamdeckistä voi olla hyötyä.
Lomapolitiikan laatiminen
Tämä on välttämätön vaihe luotaessa prosesseja, jotka liittyvät vapaapäiviin. Ehkä olet jo luonut säännöt, jotka toimivat hyvin tiimillesi. Siinä tapauksessa voit siirtyä seuraavaan kohtaan.
Jos lomapolitiikkaasi ei ole vielä laadittu tai se on vielä työn alla, varmista, että se kattaa nämä näkökohdat:
- Työntekijän poissaolotyypit (sairausloma, sapattivapaa, äitiysloma jne.),
- Lomatyypeittäin maksettavat korvaukset (minkä tyyppiset poissaolot korvataan?),
- Palkattujen lomapäivien määrä työntekijää kohti (muuttuuko se ajan myötä?),
- Lomia pyydettäessä on ilmoitettava vähintään etukäteen.
Kun olet laatinut säännöt, kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:
- Koskeeko politiikkanne osa-aikatyöntekijöitä ja/tai freelancereita?
- Onko se suuri kulttuurinen muutos työntekijöille? Pitäisikö sinun järjestää ryhmäkonsultaatio?
- Kattavatko vakuutuksenne harvinaisemmat tapaukset? Mitä tapahtuu esimerkiksi silloin, kun joku ei "käytä" kaikkia hänelle myönnettyjä lomapäiviä vuoden aikana?
Lomakäytännöistä on tiedotettava selkeästi nykyisille työntekijöille, ja niistä on tehtävä osa uusien työntekijöiden perehdytystä.
Miten Teamdeck voi auttaa poissaolojen seurannassa?
Organisaation ylläpitäjänä voit valita useista ladatuista poissaolotyypeistä tai lisätä omia poissaolotyyppejäsi. Poissaolotyypit ovat muokattavissa: voit muokata niiden nimiä, määrittää värikoodeja ja määrittää, ovatko ne maksullisia vai eivät. Nyt kun työntekijöidesi täytyy pyytää lomaa, heidän tarvitsee vain valita tyyppi luettelosta.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Yksinkertaista vapaiden pyytämisen työnkulkua poissaolojen seurannan tehostamiseksi.
Nosta kättäsi, jos olet joskus ollut osa pitkää sähköpostiketjua, kun olet vain yrittänyt saada vapaapäivän. Olen varma, että useimmat teistä ovat. Se ei ole tehokasta ja turhauttavaa sekä työntekijöille että esimiehille.
Tämän vuoksi on suunniteltava ja otettava käyttöön lomapyyntöjen työnkulku. Ihannetapauksessa haluat poistaa edestakaisen yhteydenpidon tarpeen. Voit tehdä sen käyttämällä lomapyyntölomakkeita, jotka sisältävät kaikki päätöksen tekemiseen tarvittavat yksityiskohdat. Sama koskee esimiehen vastausta: riippumatta siitä, onko pyyntö hyväksytty vai hylätty, työntekijälle on ilmoitettava siitä mahdollisimman pian.
Miten Teamdeck voi auttaa poissaolojen seurannassa?
Lomapyyntö- ja hyväksymisprosessi on käynnissä sovelluksen sisällä, ja säästyt siten mahdolliselta viestintäkaaokselta. Työntekijät voivat pyytää lomaa klikkaamalla valittua päivämäärää ja täyttämällä lyhyen lomakkeen.
Esimiehet saavat pyynnön heti ja voivat vastata siihen välittömästi. Kun uusi lomapyyntö on hyväksytty, tiimin kalenteri päivittyy vastaavasti.
Tee poissaolot näkyviksi tiimin avainhenkilöille
Tämän kohdan otsikko voisi olla myös "tee poissaolot näkyviksi kaikille tiimin jäsenille", mutta tämä riippuu työpaikkasi avoimuuspolitiikasta. Vaikka on täysin ymmärrettävää, että kaikkien tiimin jäsenten ei tarvitse päästä käsiksi kaikkien muiden poissaolokalentereihin, samaa ei voi sanoa projektipäälliköistä, tiiminjohtajista tai uusien liiketoimintojen kehittäjistä. Kenen tahansa, jonka tehtävänä on suunnitella projekteja (tai varmistaa uusia projekteja - siis myyntitiimin), pitäisi pystyä näkemään, kuka on käytettävissä töihin. Muuten tiimin todellinen kapasiteetti ei ole tiedossa, mikä voi johtaa suuriin suunnitteluvirheisiin.
Läpinäkyvä tiimikalenteri lisää myös päivittäistä tehokkuutta: ihmisten ei tarvitse kysellä ympäriinsä saadakseen selville, työskenteleekö joku heidän tiiminsä jäsenistä kyseisenä päivänä vai ei.
Miten Teamdeck voi auttaa poissaolojen seurannassa?
Teamdeckin keskeinen ominaisuus on tehokas tiimikalenteri, josta näet kaikkien työntekijöiden saatavuuden, tehtävät ja työaikataulut. Lomalla olevat henkilöt voidaan havaita nopeasti.
Sinun ei myöskään tarvitse huolehtia, kun annat pidempiä työtehtäviä tiimisi jäsenille. Vapaapäivät ohitetaan automaattisesti (ellet määrittele toisin), samoin arkipyhät.
Yhteenveto tiedoista
Jos et noudata rajoittamatonta lomapolitiikkaa, tarvitset keinon kerätä seuratut poissaolot ja verrata niitä kaikkien lomarahaan. Se voi olla yksinkertainen taulukkolaskenta tai voit tehdä yhteenvedon tiedoista suoraan valitsemassasi resurssienhallintatyökalussa. Varmista, että erotat eri poissaolotyypit toisistaan, sillä kaikkia niitä ei todennäköisesti lasketa mukaan vuosikorvaukseen.
Poissaoloihin liittyvien tietojen kerääminen voi auttaa sinua suunnittelemaan paremmin tiimisi työtä tulevaisuudessa. Yritä tunnistaa toistuvia malleja. Ehkä on ajanjaksoja, jolloin sairauspoissaolot ovat huomattavasti yleisempiä. Milloin ihmiset yleensä pyytävät pisimpiä lomia? Tällaisista tiedoista on hyötyä, kun laadit tuotantokalenteria tuleville kuukausille.
Miten Teamdeck voi auttaa poissaolojen seurannassa?
Teamdeck pitää kirjaa kaikkien vapaapäivistä. Siirry raporttiosioon ja valitse Vapaa-aikaraportti mallin avulla voit luoda raportin, joka vastaa seuraaviin kysymyksiin:
- kuinka monta lomapäivää työntekijäsi käyttivät?
- minkä tyyppisiä poissaoloja tietyt henkilöt olivat ottaneet?
- kuinka paljon lomarahaa jokaisella on jäljellä? (Voit tarvittaessa syöttää jokaiselle henkilölle oman lomarahan).
Oletko valmis parantamaan tiimisi poissaoloseurannan työnkulkua?
Poissaolojen seurannassa ei todellakaan ole mitään hyvää syytä pitää kiinni aikaa vievistä menettelyistä ja luottaa vanhentuneisiin lomakkeisiin. Vankka prosessi auttaa sinua hallitsemaan lomia tehokkaasti ja järjestelmällisesti. Jos haluat lisää tehoja, harkitse sellaisten ohjelmistojen käyttöä, jotka on suunniteltu yksinkertaistamaan tätä prosessia. Aikatauluta puhelu Anielan kanssa keskustellaksemme tehokkaimmista työntekijöiden poissaolojen seurantaprosesseista tiimillesi. Mutta niille, jotka eivät vielä ole vakuuttuneita oikeasta lomien hallintajärjestelmä - lue artikkelimme.