Kuten jäljempänä on luettavissa, Institute of Business Forecasting and Planningin mukaan jokainen päätös ja toiminta perustuu - ei välttämättä tietoisesti - resurssien ennustamiseen. Tämä artikkeli perustuu toimistopäällikön ja talouspäällikön kokemuksiin.
Artikkeli sisältää:
- Henkilöstövoimavarojen ennustamisen määritelmien vertailu
- Joukkueen käyttöennuste raportti
- Suuntausanalyysi ja hyödyllinen rooli resurssienhallintaohjelmisto resurssien ennustaminen
Yhdessä vieraidemme Piotrin ja Iwonan kanssa haluan näyttää teille, että a resurssisuunnittelija voi tarjota tietoja, joiden avulla voidaan syventää tätä ymmärrystä ja näin ollen tehdä varmempia ennustevalintoja.
Iwona Marciniak - Toimistopäällikkö Le Polish Bureau -yhtiössä, joka on tunnetun tuotantoyhtiön UNIT9:n tekninen osasto.
Piotr Bandosz - Talous- ja henkilöstöpäällikkö Apptensionissa, 50 hengen luovassa ohjelmistotalossa Poznańissa, Puolassa.
Historian avulla ennustetaan tulevaisuutta - muutama sana ennen kuin puhumme henkilöstöennusteista.
"(...) tajuatpa tai et, lähes jokainen liiketoimintapäätös ja -prosessi perustuu ennusteeseen."
(Institute of Business Forecasting and Planning).
Ilmeisesti on totta, että ilman menneisyyttä ei ole tulevaisuutta - ylevästi sanottuna. Mutta selvemmin sanottuna kaikki ennusteet - myös yksityiselämässä - perustuvat sekoitukseen tietoja (jotka on otettu omista kokemuksista ja jotka kollegat tai tukivälineet ovat antaneet) ja mielikuvitusta.
Tulevaisuuden luominen tai vain asetettujen tavoitteiden toteuttaminen sekä matkalla menestykseen eteen tulevien tehtävien ja haasteiden voittaminen perustuvat aina tietoon ja kokemukseen, jotka auttavat ratkaisemaan ongelmia ja valitsemaan oikean suunnan.
(...) ennustaminen on yritys ennustaa tulevia tuloksia aiempien tapahtumien ja johdon näkemysten perusteella.
(WoltersKluwer.com)
Ennustaminen - olipa kyse sitten säästä, ihmisten tai eläinten käyttäytymisestä, taloudesta, liiketoiminnasta tai vain henkilöresursseista - on prosessi, jossa käytetään tietoja, näkemyksiä ja kokemusta ennusteiden ja valmistelujen tekemiseen tietyn tarpeen tai liiketoiminnan tarpeen täyttämiseksi - suoraan sanottuna.
Miten kerätään HR-ennustepäätöksiä tukevia tietoja?
Merkityksestä toimintaan - henkilöstöennusteiden ymmärtäminen
Kun edellä mainitut asiat ovat mielessä, voimme ennustaa henkilöstöennusteiden merkityksen.
Henkilöstöennusteiden laatiminen tai henkilöstöresurssien ennustaminen on prosessi, jossa määritetään tai ennustetaan yrityksen henkilöstötarpeet olemassa olevien tietojen perusteella.
(the-definition.com)
Tässä mielessä korostetaan sitä, että on varmistettava riittävä ja odotettu määrä ja sopivan ammattitaitoisia työntekijöitä - yrityksen tai liiketoiminnan näkökulmasta odotetusti. Ja tavoitteena on varmistaa liiketoiminnan jatkuvuus, liiketoiminnan tarpeiden saavuttaminen juuri pätevien työntekijöiden ansiosta.
Tämä merkitys on riittävän lähellä kapasiteetin suunnittelua, joka on hyvin suosittu termi resurssi- ja projektipäälliköiden keskuudessa. Heille kapasiteettisuunnittelussa on kyse siitä, että heillä on hallussaan oikea määrä (asianmukaisesti koulutettuja ja ammattitaitoisia) työntekijöitä, jotka voivat saattaa projektin tai tehtävän onnistuneesti päätökseen.
Henkilöstövoimavarojen ennustaminen on siis...kysynnän ja tarjonnan ennustamista. Se voi viitata työntekijöiden määrään, odotettuihin erityistaitoihin tai toimistolaitteisiin. Henkilöstöhallinnossa ennustaminen tarkoittaa:
arvioida työntekijöiden määrää ja laskea taitoja, laitteita ja resursseja, joita tarvitaan työntekijöiden tarpeiden täyttämiseksi ja liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.
(rovva.com)
Kuulostaako tutulta, kun vertaamme edellä mainittua resurssien aikataulutuksen tai jopa resurssienhallinnan määritelmiin?
Yhteenvetona tästä luvusta voidaan todeta, että henkilöstöresurssien ennustaminen on prosessi, jossa ennustetaan tietojen, yrityksen tarpeiden ja yrityksen nykyisin työskentelevien työntekijöiden sekä heidän sitoutumis- ja tuottavuusindikaattoreidensa perusteella, keitä työntekijöitä tulisi palkata. Työllistetään mestaruuden ja työvoiman kannalta. Henkilöstövoimavarojen ennakoinnilla pyritään vastaamaan tulevien hankkeiden vaatimuksiin. Pohjimmiltaan se on toiminto, joka edellyttää oikeaa ymmärrystä siitä, mitä yrityksessäsi tapahtuu.
Joukkueen käyttöennuste raportti
Piotr on yksi Teamdeckin OG-käyttäjistä, sillä hän on ollut sovelluksen mukana sen beta-versiosta lähtien. Ei ihme, että hän on kehittänyt pari suosikkia, kun kyse on työn automatisoinnista ja arvon tuottamisesta tiedoista. Yksi hänen käyttämistään raporteista on kolmen kuukauden tuotantoennuste.
Se perustuu tiimin tulevaan saatavuuteen sekä jo annettuihin projektivarauksiin.
VINKKI: Käytä ominaisuutta nimeltä Lisää mukautettu laskentakenttä luodaksesi Utilization-sarakkeen.
Talous- ja henkilöstöpäällikkönä Piotr voi käyttää tätä raporttia molemmissa tehtävissään. Se antaa hänelle hyvän yleiskuvan Apptensionin suunnitellusta tuotantoputkesta: jos käyttöarvot ovat odotettua alhaisemmat, hän voi keskustella myyntitiimin kanssa ja selvittää, onko tulevina viikkoina mahdollista tehdä lisää kauppoja.
VINKKI: Voit merkitä erityyppisiä varauksia tunnisteilla, esim. "alustava" varauksille, joita ei ole vielä vahvistettu, mutta joista on jo tehty joitakin järjestelyjä.
Tämä yksinkertainen taulukko on myös hyvä kehotus henkilöstöresurssien ennustamiseen.
Piotr voi analysoida tiettyjen henkilöiden tai osastojen käyttöä. Näin hän tietää, mitkä tehtävät ovat lähiaikoina erittäin kysyttyjä, ja voi suunnitella rekrytointiprosessit sen mukaisesti.
VINKKI: Mukautetut kentät toimivat Teamdeckissä projektien ja henkilöiden tunnisteina. Ne helpottavat tietojen lajittelua kategorioihin, esim. osastoihin. Sekä Iwona että Piotr ovat lisänneet "työnimike"-tunnisteen joukkuetovereilleen suodattaakseen heitä taitojen mukaan.
Yllä olevasta taulukosta näet, että vaikka Luova osasto näyttää kokonaisuudessaan olevan kohtuullisen hyvin työllistetty tulevina kuukausina, tietojen tarkastelu osoittaa, että voisimme tarvita apua copywriterina, sillä Luisalla on paljon tekemistä.
Kolmen kuukauden ennuste on hyödyllinen myös arvioitaessa, tarvitaanko tiettyä tehtävää pidemmäksi aikaa vai onko kyseessä lyhyt keikka, joka sopii paremmin freelancerille.
Henkilöstövoimavarojen ennustaminen historiatietojen perusteella
Iwona huomauttaa, että historiatietojen käyttö on erittäin hyödyllistä myös silloin, kun pyritään optimoimaan tulevia rekrytointiprosesseja. Analysoimalla tietoja viime kuukausilta ja vuosilta voidaan havaita trendejä tiedoissa ja tehdä tarkempia ennusteita. Esimerkiksi tietyt taidot osoittautuivat kysytyimmiksi tiettyinä kuukausina. Nyt kun tiimi pystyy ennustamaan tulevan rekrytointitarpeen, prosessi voidaan suunnitella etukäteen.
Jos sinulla ei ole tarpeeksi tietoja aiempien vuosien analysoimiseksi, myös lähihistorian tarkastelu voi auttaa sinua. Historiatietoraportti perustuu ihmisten työaikatauluihin, ja kuten Iwona itse myöntää, sen laatimiseen "meni noin 5 minuuttia".
Iwonan raportissa on kolme saraketta:
- työntekijäryhmät heidän tehtävänimikkeidensä perusteella, kun olet laajentanut kutakin ryhmää, näet kuukaudet ja sitten henkilöt (käytä painiketta "Henkilöt"). ryhmittely vaihtoehto, jotta tiedot voidaan laittaa tässä järjestyksessä)
- työaikataulut suoraan Teamdeckistä - resurssienhallintaohjelmisto
- toisessa sarakkeessa ilmoitetun tuntimäärän suorittamiseen tarvittavien henkilöiden määrä.
VINKKI: Sarake Ihmiset on niin sanottu mukautettu laskelma, jonka kaava on seuraava:
Henkilöstö = Työaikataulut / 60 / 168
Miksi 168? Se on keskimääräinen työtuntimäärä kuukaudessa. Tämä luku voi vaihdella maittain - käytä sitä arvoa, joka on sinun tapauksessasi järkevin.
Tämä raportti on todella oivaltava, kun laajennat rivejä ja verrataan kuukausittaista työmäärää siihen, kuinka monta henkilöä sinulla on todellisuudessa palveluksessasi.
Kuvassa on kuvitteellisen UX-tiimin kuukausittaisten työaikataulujen erittely. Mukana on kolme henkilöä, ja suurimman osan ajasta se on juuri sopiva määrä työn loppuun saattamiseksi (arvo on Ihmiset sarakkeen arvo ei ylitä 3). Joulukuu näytti kuitenkin olevan UX-tiimille hyvin kiireinen. Kaikki tiimin jäsenet ovat käyttäneet tavallista enemmän aikaa, ja laskelma osoittaa, että työn loppuunsaattamiseen tavanomaisessa aikataulussa tarvittaisiin enemmän kuin kolme henkilöä (3,43).
Voi olla, että tämä joulukuu oli poikkeuksellisen kiireinen, tai ehkä kyseessä on jo kehittyvä malli. Joka tapauksessa sinulla on täysi syy seurata työmäärä UX-suunnittelijoista tiiviisti ja suunnitella tarvittaessa uusia työntekijöitä.
VINKKI: Työaikatauluraportit ovat myös hyvä pohja työntekijöiden palkanlaskennalle.
Henkilöstöennusteiden haasteet ja niihin vastaaminen
On useita tekijöitä, jotka on otettava huomioon, kun on kyse siitä, että suunnitteluresurssi kysyntä virastoissa. Asiat muuttuvat nopeasti, sekä uusien tuotantoprojektien että niiden toteuttamiseen tarvittavien uusien taitojen osalta. Sinun on päätettävä, etsitkö ihmisiä tiimiisi vai osallistutko projekteihin freelancereina. Sitten on tietysti vielä rekrytointiprosessin kustannukset.
Entä huonosti ajoitettujen palkkaamisprosessien seuraukset? Liikaa henkilöstöä palkkaavat virastot voivat helposti menettää taloudellisen maksuvalmiutensa, mutta riittämättömät resurssit voivat vaarantaa tulevat hankkeet tai vahingoittaa huolellisesti laadittuja asiakassuhteita. On selvää, että tässä on paljon pelissä.
Onneksi luotettavia tietoja:
- vahvistetut (tai periaatteessa vahvistetut, lopullista käynnistystä odottavat) hankkeet, niiden arvioitu kesto ja niiden toteuttamiseen tarvittavat roolit,
- joukkuetovereidesi saatavuus tulevaisuudessa,
- aiemmat tiedot: työaikakirjanpito, käyttö, arviot vs. toteutuneet,
auttaa sinua valtavasti. Tietoon perustuva henkilöstöresurssien ennustaminen alkaa asianmukaisten tietojen keräämisellä, mieluiten reaaliaikaisesti. Tässä artikkelissa esitellyt analyysit on kerätty Teamdeck-ohjelmistolla, joka on räätälöity tukemaan virastoja, ohjelmistotaloja ja startup-yrityksiä seuraavissa asioissa projektin resurssien hallinta.
Onko sinulla jo tili? Siirry Raportit-osioon ja luo oma analytiikkataulusi.
Uusi Teamdeck? Tilin perustaminen on ilmaista ja vie vain muutaman minuutin.
