Ohjelmistotalojen ja IT-konsulttiyritysten on yleensä pystyttävä hallinnoimaan useita projekteja samanaikaisesti. Jotta tämä onnistuisi, tarvitaan hyväksi todettuja projektinhallintaprosesseja ja tietysti luotettavia projektipäälliköitä, jotka osaavat johtaa IT-projekteja.
Silti, vaikka sinulla olisi loistavat PM:t ja käytössäsi projektinhallinnan parhaat käytännöt, saatat huomata joitakin optimointimahdollisuuksia. Ehkä projektipäälliköt eivät pääse hyödyntämään täyttä potentiaaliaan, koska he joutuvat työskentelemään aikaa vievien raporttien parissa joka viikko? Tai ehkä tiimisi jäsenet turhautuvat joutuessaan jongleeraamaan tietoja useiden sovellusten välillä? Onneksi voit ratkaista nämä ja muut haasteet automaation avulla.
Projektinhallinnan automatisointi voidaan ymmärtää prosessina, jossa projektinhallintaan liittyvät tehtävät suoritetaan automaattisesti. Kyse ei ole siitä, että hankkeita toteutetaan automaattisesti, esimerkiksi ohjelmistoja rakennetaan ilman ihmisen väliintuloa. Ei, tiimisi on edelleen käytettävä asiantuntemustaan tällä alalla. Sen sijaan projektinhallinnan automatisointi voi auttaa heitä saavuttamaan paremman tuottavuuden esimerkiksi välttämällä kaksinkertaista tietojen syöttämistä tai hyödyntämällä tehokkaampia viestintätyönkulkuja.
Yksi työpaikan automatisoinnin ilmeisimmistä eduista on parempi tuottavuus: tiimiesi ei tarvitse tuhlata aikaansa joihinkin aikaa vieviin, arkipäiväisiin tehtäviin. Tämän lisäksi automaatio voi auttaa työntekijöitäsi tekemään parempia ja tietoon perustuvia päätöksiä. Miten se on mahdollista?
Automaatio voi tukea projektin resurssien hallinta prosessit reaaliaikaisten raporttien, ennakkovaroitusjärjestelmien tai ilmoitusten avulla. Tällaiset mekanismit auttavat projektipäälliköitä ja muita tiimin jäseniä reagoimaan nopeasti, kun jokin menee pieleen. Ne ovat käteviä myös silloin, kun on analysoitava projektin tilaa ja päätettävä, tarvitaanko optimointia.
Lisäksi PM-automaatio auttaa varmistamaan, että työntekijät hyödyntävät käytettävissä olevia työkaluja parhaalla mahdollisella tavalla. Niiden integroiminen ja automatisoitujen työnkulkujen hyödyntäminen antaa tiimillesi täyden näkyvyyden projektin ohjelmistokehityksen elinkaaren eri vaiheisiin ja näkökohtiin. Voit myös todennäköisesti kuvitella, että automaatio tukee pyrkimyksiäsi parantaa tiimin moraalia. Loppujen lopuksi, kun ihmiset tuntevat itsensä tuottavammiksi ja voimaantuneemmiksi työssään, myös heidän sitoutumisensa on korkeampi.
Et todennäköisesti pysty automatisoimaan joitakin erittäin haastavia projekti- ja resurssienhallinnan osa-alueita. Kuvittele esimerkiksi, että jonkin tiimisi projektin vaatimukset muuttuvat merkittävästi. Joudut uudelleenjakaa resursseja, muuttaa projektin aikataulua ja ehkä jopa miettiä uudelleen, kannattaako tätä projektia jatkaa liiketoiminnallisesti, ei voi automatisoida tehokkaasti.
Miten voit siis tunnistaa prosessit, joiden automatisointi on järkevää? Mieti alueita, jotka ovat ohjelmistotalossasi vakiintuneita ja joita toistetaan säännöllisesti. Hyvä esimerkki olisi projektin käynnistysprosessi, jossa on yleensä useita tehtäviä, jotka on ajoitettava aina, kun uusi projekti käynnistetään. Luomalla projektin käynnistysmallin tai työnkulun IT- tai markkinoinnin projektinhallintaohjelmisto, voit säästää aikaa ja antaa projektipäälliköiden keskittyä muihin asioihin kuin samojen tehtävien asettamiseen yhä uudelleen ja uudelleen.
Edellisessä kohdassa neuvoimme sinua analysoimaan alueita, joilla tiimisi voisi hyötyä tehtäviensä automatisoinnista. Se on hyvä ensimmäinen askel, mutta on mahdollista, ettet pysty havaitsemaan kaikkia automatisointimahdollisuuksia. On arvokasta kannustaa projektitiimiäsi keksimään omia ideoita. Sitä varten heidän on kuitenkin tiedettävä - ainakin yleisesti - mitä automatisointimahdollisuuksia on olemassa.
Selitä heille, että eri työkaluissa, joita he käyttävät päivittäin, on sisäänrakennettuja automaatio-ominaisuuksia, mutta on olemassa myös erityisiä sovelluksia (esim, Zapier) automatisoitujen työnkulkujen luomiseen. Oletetaan, että projektipäällikkö tekee muistiinpanoja Evernotessa asiakastapaamisten aikana ja kirjaa ylös mahdollisia tiimin tehtäviä. Kun tämä projektipäällikkö tajuaa, että hän voi Zapierin avulla muuttaa muistiinpanonsa automaattisesti tehtäviksi, hän todennäköisesti ottaa tällaisen automaation käyttöön. Ennen hän ei ehkä edes tiennyt, että tällainen työnkulku on mahdollista rakentaa.
Automaattisista hälytyksistä on hyötyä - kysy vaikka kehitystiimiltäsi. Heillä on luultavasti hälytykset, kun palvelin ei toimi tai jokin järjestelmä ei toimi. Projektinhallinnassa voit varoittaa projektiryhmää, kun se lähestyy suunnitellun budjetin rajaa.
Sähköposti- tai Slack-ilmoitukset voivat toimia hälytyksinä mutta myös hyödyllisinä muistutuksina. Mieti seuraavaa skenaariota:
Useimmat ohjelmistotalot käyttävät ajanseurantaa projektiensa kustannusten seurantaan. Valitettavasti ei ole harvinaista, että työntekijät unohtavat täyttää työaikakirjanpitolomakkeensa ajoissa tai kytkeä automaattisen työajanseurannan päälle. Sen sijaan he lisäävät ajanseuranta-arvionsa viikon tai, mikä vielä pahempaa, kuukauden lopussa.
On selvää, että tällaisiin epätarkkoihin tietoihin perustuva analyysi ei ole luotettava tai se voi olla jopa harhaanjohtava. Automaattinen Slackin muistutus työaikataulun täyttämisestä joka päivä voi auttaa sinua käsittelemään tätä ongelmaa.
Lue lisää projektiryhmiäsi koskevista automaattisista Slack-ilmoituksista.
Projektipäällikkö on luonnollisesti ratkaisevassa asemassa projektiryhmissäsi. Sattumalta se on usein myös henkilö, joka suorittaa toimintoja, joita voitaisiin optimoida projektinhallinnan automatisoinnilla. Esimerkiksi monet projektipäälliköt käyttävät tuntikausia kirjoittamalla ylös hankkeen tilanneraportit asiakkaille joka viikko. Saatat ajatella, että on tärkeää, että asiakkaamme tietävät, mitä heidän hankkeissaan tapahtuu.
Toki, mutta projektiraporttien kirjoittaminen on yleensä hyvin tehotonta. Miten voit automatisoida sen? Automaattisesti päivittyvien projektiraporttien käyttäminen, jotka määrität kerran ja tarkistat sitten vain senhetkisen tilan, olisi tässä tapauksessa fiksu valinta. Tällaisia raportteja on saatavilla monissa PM-sovelluksissa sekä resurssienhallintatyökaluissa.
Sovelluksista puheen ollen, sinun on varmistettava, että tiimisi käyttämät työkalut tarjoavat automaatiovaihtoehtoja. Muussa tapauksessa sinun on luotava mukautettuja kiertoteitä. Toki ohjelmistotalolle ei välttämättä ole suuri tekninen haaste rakentaa henkilökohtainen integraatio tietyn työkalun avoimen API:n kanssa, mutta se on yrityksellesi lisäkustannus, joka sinun pitäisi tiedostaa.
Etsi työkaluja, jotka tarjoavat mukautettuja työnkulkuja ja käynnistimiä, automaattisia tilapäivityksiä, tehokkaita raportointimahdollisuuksia jne. On myös hyvä idea kysyä erityisesti PM-automaatiomahdollisuuksista tuote-esittelyn aikana. Harkitsemasi sovelluksen takana oleva tiimi antaa todennäköisesti mielenkiintoisia ideoita siitä, miten voit automatisoida tiimisi tehtäviä.
Tehokas resurssien hallinta on olennainen strategia ohjelmistotalolle, joka haluaa suunnitella ja hallita projekteja helposti. Sinun on kiinnitettävä huomiota resurssien aikataulutus, pidä mielessä ihmisten saatavuus ja pyri pitämään työmäärä tasapainossa (lue aiheesta työmäärän hallinta). Tästä syystä monet IT-yritykset käyttävät resurssienhallintaohjelmisto heidän projektinhallintaohjelmistonsa päälle.[/vc_column_text]
Vuorovaikutteinen resurssikalenteri helpottaa huomattavasti hankkeiden suunnittelua ja seurantaa.
Muista, että resurssien hallinnan välineet on myös hyödyllisiä automaatio-ominaisuuksia. Teamdecktarjoaa esimerkiksi Slack-/ sähköpostihälytyksiä ja -ilmoituksia, automaattisesti päivittyviä raportteja, sisäänrakennettuja integraatioita ja tehokkaan API:n. Näiden ominaisuuksien avulla voit määrittää hälytyksiä tai muistutuksia, varmistaa, että projektipäälliköt voivat laatia projektiraportit nopeasti, ja yhdistää Teamdeckin valitsemaasi PM-ohjelmistoon.
Kuulostaa ratkaisulta, jota voisit käyttää ohjelmistotalossasi? Älä epäröi ottaa yhteyttä meihin ja aikatauluta puhelu Anielan kanssa, asiakassuhdeasiantuntijamme. Näytämme mielellämme Teamdeckiä ja kerromme sinulle, miten voit käyttää tätä sovellusta organisaatiosi projektinhallintaprosessien tehostamiseen ja tehostamiseen.
Yksi yritysten omistajien ja resurssien hallinnoijien vaikeimmista tehtävistä on työvuorosuunnittelu. Voi olla melko haastavaa ja aikaa vievää suunnitella, kenen pitäisi työskennellä milloin ja millä työvuoroilla, perustuen heidän henkilökohtaisiin mieltymyksiinsä ja...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...
