Yrityksen tai tiimin johtajana olet epäilemättä tietoinen siitä, miten suorituskykyindikaattorit voivat vaikuttaa tiimisi moraaliin ja suorituskykyyn. Huolellisesti valitut suorituskykymittarit auttavat kaikkia tiimisi jäseniä näkemään, ovatko he oikealla tiellä. Lisäksi ne auttavat pitämään kaikkien huomion tärkeissä mittareissa, jotka edustavat hyvin projektin tavoitteita.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
- Keskeiset tulosindikaattorit arvot, erot, tyypit
- Hyödyllisiä projektinhallintaprosesseissa käytettäviä menetelmiä KPI:iden laskemiseksi.
- Rooli resurssienhallintaohjelmisto suorituskyvyn hallinnassa
Tyypillisiä henkilöstöhallinnon mittareita ovat esimerkiksi sen seuranta, onko vaihtuvuus suurta tai kuinka kauan avoimien työpaikkojen täyttäminen kestää. Toisaalta resurssienhallinnan mittarit liittyvät läheisesti seuraavien vaikutusten mittaamiseen resurssien suunnittelu ja projektinhallinta.
Keskeisten mittareiden säännöllinen seuranta on ratkaisevan tärkeää, sillä sen avulla voit puuttua ongelmiin heti ja mahdollisesti pelastaa projektin epäonnistumiselta. Henkilökuntasi arvostaa myös tietoon perustuva lähestymistapa resurssien hallintaan, sillä se tarkoittaa, että aikataulut ovat todennäköisesti tasapainoisemmat.
Tämän blogipostauksen ensimmäisessä osassa luetellaan pari olennaista mittaria, jotka liittyvät seuraaviin asioihin projektin resurssien hallinta. Saat tietää, miten ne voivat olla hyödyllisiä sinulle ja mistä niitä kannattaa ottaa. Myöhemmin kerromme sinulle hieman Teamdeckistä, on se paras resurssienhallintaväline jonka avulla on helppo seurata kaikkia näitä mittareita yrityksessäsi.
Arviot vs. toteutuneet luvut
Projektin suunnitteluvaiheessa laadittujen arvioitujen arvojen vertaaminen todellisiin tuloksiin on hyvä tapa tarkistaa, eteneekö projekti suunnitelman mukaisesti. Suosittelemme, että tarkistat sekä työntekijöidesi tiettyyn projektiin käyttämän ajan että sen tuottamat kustannukset. Vertaa sitten sitä arvioihisi.
Arvioidut vs. toteutuneet työtunnit tiimin jäsentä kohti
Kun suunnittelet hanketta ja resurssien jakaminen, arvioit, kuinka monta tuntia kukin toimihenkilö käyttää siihen. Kun hanke alkaa, sinun on verrattava näitä arvioita säännöllisesti tiimisi jäsenten seuraamiin todellisiin työtunteihin.
Miten se on hyödyllistä?
Se on erinomainen menetelmä havaita varhaisia merkkejä projektin viivästymisestä: jos joku käyttää paljon odotettua enemmän aikaa tiettyyn tehtävään, se voi vaikuttaa merkittävästi projektin aikatauluun. Voit myös käyttää näitä mittareita strategiseen resurssisuunnitteluun tulevissa projekteissasi. Kun tiedät kaikkien tyypillisen työtahdin, heidän aikansa on helpompi arvioida.
Arvioidut vs. todelliset kustannukset tiimin jäsentä kohti (resurssikustannusten poikkeama).
Luonnollisesti haluat myös tarkastella tiimisi työvoiman tuottamia kustannuksia. Teamdeckin kaltaisten vankkojen resurssienhallintatyökalujen avulla voit määrittää jokaiselle työntekijälle tunti- tai päivähinnan ja luoda projektin kustannusten seuranta raportit niiden ja tiimisi työaikataulujen perusteella.
Miten se on hyödyllistä?
Hankkeiden nykyisten kustannusten ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää, jotta yrityksesi pysyy kannattavana. Kun tiedät, että tietty hanke tulee todennäköisesti kalliimmaksi, voit toimia tämän tiedon perusteella. Voit esimerkiksi neuvotella budjetista asiakkaasi kanssa tai muuttaa budjettia. hankkeen laajuus.
Laskutettavat vs. laskuttamattomat tunnit
Kannattavuudesta puheen ollen, kannattaa kiinnittää huomiota myös laskutettavien ja ei-laskutettavien tuntien jakautumiseen projekteissasi. Laske molemmat luvut ja katso, kuinka paljon tiimisi työajasta kuluu muihin kuin laskutettaviin toimintoihin, kuten hallinnollisiin tehtäviin, kokouksiin tai koulutustilaisuuksiin.
Miten se on hyödyllistä?
Jos työntekijät kirjaavat paljon laskuttamattomia tunteja, se voi olla merkki siitä, että yrityksessäsi on optimoitava joitakin prosesseja. Ehkä voisit järjestää vähemmän koko yrityksen laajuisia kokouksia? Vaihtoehtoisesti, jos projektiin liittyvien laskuttamattomien tuntien osuus on suuri, se voi olla syy neuvotella uudelleen joitakin sopimuksen osia asiakkaan kanssa. Voisit esimerkiksi sopia, että tietyntyyppisiä tunteja pidetään laskutettavina, vaikka et ole laskuttanut niistä tähän mennessä.
Resurssien käyttö
Resurssien käyttöaste on yksi tärkeimmistä mittareista, joita voit seurata yrityksessäsi. Loppujen lopuksi et halua, että henkilöstöäsi kuormitetaan liikaa, mutta et myöskään halua jättää joitakin ihmisiä ilman työtehtäviä. On olemassa kaksi tapaa laskea resurssien käyttö, ja niitä voidaan käyttää kahdessa eri vaiheessa hankkeen elinkaarta.
Kun suunnittelet hanketta, laske suunniteltu käyttöaste.
Suunnitelmallisen käytön kaava on yksinkertainen. Ota huomioon työntekijöidesi arvioidut varaukset (esim. 50 tuntia projektia kohti kuukaudessa) ja jaa se ihmisten suunnitellulla kapasiteetilla (kuinka paljon aikaa he ovat käytettävissä tiettynä ajanjaksona). Tämän laskelman suorittaminen on toki helpompaa, kun käytössäsi on resurssienhallintasovellus, joka tallentaa resurssikapasiteetin ja varaukset. (Muutama muu sana resurssikapasiteetin suunnittelu).
Miten se on hyödyllistä?
Tehokas resurssienhallinta ei ole mahdollista, jos et kiinnitä huomiota tiimisi tasapainoisten aikataulujen luomiseen. Suunniteltujen aikataulujen ja resurssien kapasiteetin välisen suhteen tarkistaminen on välttämätöntä. (Ja tämä on syy siihen, miksi meitä pidetään kapasiteetin suunnittelutyökalu myös). Hankesuunnitteluvaiheessa sinulla on todennäköisesti vielä liikkumavaraa. Voit kohdentaa joitakin henkilöitä uudelleen tai jakaa varauksen useammalle tiimin jäsenelle.
Seuraa todellista käyttöä projektin edetessä
Tämä suorituskykyindikaattori on hyvin samankaltainen kuin edellinen. Ainoa ero on se, että varausten sijasta otetaan huomioon työaikataulut (todelliset tunnit). Tuloksena saat prosenttiarvon tiimisi todellisesta käyttöasteesta.
Miten se on hyödyllistä?
Resurssien käyttöä on seurattava säännöllisesti. Valitettavan usein käy niin, että työ ei ole tasaisesti jakautunut kaikkien kesken. Joillakin ihmisillä on yksinkertaisesti paljon enemmän töitä kuin toisilla. Saattaa kuitenkin käydä ilmi, että sinulla on resursseja, jotka ovat täydellisesti varustautuneita tietyn työn suorittamiseen, mutta jotka esimerkiksi jätettiin huomiotta resurssisuunnitteluvaiheessa. On selvää, että ihmiset, jotka joutuvat työskentelemään yli heidän kapasiteetti voi turhautua ja jopa lopettaa työnsä. Mielenkiintoista on, että ihmiset, jotka ovat vajaakäytössä, - eivät myöskään ole tyytyväisiä.
Miten mitata resurssienhallinnan keskeisiä tunnuslukuja?
Voit varmaan kuvitella, että kaikkien näiden tulosindikaattoreiden laskeminen taulukkolaskentaohjelmassa olisi työlästä. Lisäksi resurssienhallintamittareiden seurannan tarkoitus on hyödyntää luotettavia tietoja, joita sinulla ei ole käytettävissänne, kun yrityksessänne ei esimerkiksi käytetä työajanseuranta- tai lomienhallintajärjestelmiä.
Tehokkain tapa seurata edellä mainittuja suorituskykyindikaattoreita on seurata niitä työkalussa, jota yrityksesi käyttää resurssienhallintaan. On olemassa useita resurssien hallinnan välineet markkinoilla, joten sinun pitäisi pystyä löytämään yrityksellesi sopiva. Olemme poikkeuksellisen ylpeitä Teamdeckistä, sovelluksesta, jonka rakensimme, kun tajusimme, ettei ole olemassa yhtään toimistoystävällistä ratkaisua, joka yhdistäisi projektin aikataulutusohjelmisto, työntekijöiden työajanseurantaja lräystäiden hallintajärjestelmä ominaisuudet.
Miten Teamdeck voi auttaa sinua seuraamaan resurssienhallinnan mittareita? Ensinnäkin se on sovellus, jonka avulla voit suunnitella ja hallita tiimisi työtä ilman vaivaa. Siinä on resurssikalenteri - yksi totuuden lähde tiimikavereidesi osalta:
- varaukset
- työaikataulut
- päivittäinen saatavuus
- lomat.
Teamdeckin resurssikalenterin avulla voit helposti vastata seuraaviin kysymyksiin:
- Kuka työskentelee minkäkin hankkeen parissa?
- Onko meillä riittävästi kapasiteettia uuden hankkeen käsittelyyn?
- Kuka on käytettävissä projektissani (ja kenellä on tarvittavat taidot)?
- Kuka on ylityöllistetty ja kenellä on aikaa ottaa vastaan lisää tehtäviä?
Koska voit nähdä ihmisten työaikataulut osoitteessa resurssikalenteri, heidän on voitava seurata aikaa jollakin tavalla. Teamdeckin avulla he voivat joko käyttää kätevää mobiiliajanseurantasovellusta tai syöttää aikamerkintänsä manuaalisesti kalenteriin esimerkiksi jokaisen työpäivän päätteeksi.
Olemme myös suunnitelleet lomanhallintaominaisuuksia, joilla varmistetaan mahdollisimman suuri mukavuus kaikille osapuolille. Jokainen työntekijä voi lähettää lomapyynnön muutamalla klikkauksella suoraan resurssikalenterista. Resurssien hallinnasta vastaavat henkilöt näkevät myös tämän pyynnön sovelluksessa ja voivat vastata siihen heti. Kaikki hyväksytyt lomat näkyvät kalenterissa välittömästi mahdollisten aikatauluristiriitojen välttämiseksi.
Kun haluat mitata erilaisia KPI:itä, nautit varmasti Teamdeckin raportointipaketista. Olemme suunnitelleet sen auttamaan tiiminvetäjiä, projektipäälliköitä ja HR-asiantuntijoita luomaan mukautettuja projekti- ja tiimiraportteja.
Määrität raportin kerran, ja voit seurata sitä säännöllisesti koko projektin ajan. Tiedot päivittyvät automaattisesti, kun ihmiset kirjaavat lisää aikamerkintöjä, varaukset muuttuvat jne.
Tärkeintä on, että voit syöttää raportteihisi Teamdeckin ulkopuolisia arvoja, esimerkiksi resurssien tuntihinnat tai projektien budjetit. Joustavien kaavojen avulla voit tehdä vieläkin edistyneempiä analyysejä.
