Projektipäällikkönä tiedät tarpeeksi hyvin, että optimaalisen projektiaikataulun luominen on haastavaa, mutta sinulla on paljon mahdollisuuksia. projekti- ja resurssienhallintaohjelmistot ja tekniikoita käytettävissänne. On silti mahdollista, että törmäät aikatauluongelmiin. Asiat mutkistuvat entisestään, kun työskentelet yrityksessä, jonka tehtävänä on toimittaa useita projekteja samanaikaisesti. Tällöin aikataulujen päällekkäisyyksien ja päällekkäisten työntekijöiden mahdollisuus on vieläkin suurempi.
Onneksi voit välttää suurimman osan aikatauluun liittyvistä ristiriidoista noudattamalla seuraavia parhaita käytäntöjä resurssien ja hankkeiden hallinta. Olemme listanneet alla muutamia vinkkejä, joita noudattamalla voit hallita projektejasi menestyksekkäämmin.
Molemmat termit ovat ehdottoman tunnettuja. Sekä liike-elämässä että yksityiselämässä kahden tärkeän päivämäärän ja kahden tärkeän tapahtuman päällekkäisyys ei ole mikään uusi asia kenenkään ihmisen elämässä. Mutta useimmiten tällainen tilanne ei koskaan tee asioista parempia tai helpompia.
Yleisesti ottaen projektinhallintaympäristössä aikatauluristiriitoja syntyy, kun tiimin jäsenelle tai työntekijälle osoitetaan useampi kuin kaksi tehtävää tai kaksoistyövuoroa samanaikaisesti. Tällainen tilanne on kahden asian lähde, ja kummallakin niistä on omat haasteensa taustalla.
Monet tutkimukset, joissa käsitellään työstä eroamista, osoittavat, että viiden tärkeimmän syyn joukossa kaikki syyt liittyvät aina aikatauluun tai - toisin sanoen - joustavuuteen. Jos luet yhteenvedon, jonka PEW Research Center tai se, joka on peräisin Gallupin tutkimusjohtopäätökset ovat samat. Työntekijän aikataulu määrittää hänen päätöksensä sitoutumisen ja lojaalisuuden suhteen.
Voivatko molemmat vaikuttaa liiketoimintaan ja hankkeiden loppuunsaattamiseen? Ehdottomasti kyllä. Aikatauluristiriitojen hyvä käsittely on toinen korkeammalle tähtäävien projektipäälliköiden taito.
Otetaanpa hetki aikaa hahmotellaksemme joitakin yleisimpiä syitä, jotka aiheuttavat ongelmia projektin aikataulussa. Kun ymmärrät ne, sinun on helpompi löytää parannuskohteet projektinhallintaprosessissasi.
Myönnettäköön, että joihinkin olosuhteisiin et voi vaikuttaa. Otetaan esimerkiksi nykyinen tilanne. Kun julkaisemme tätä blogikirjoitusta (kesäkuu 2020), tuhansia tai useampia projektiaikatauluja on keskeytetty tai ne on kokonaan peruttu koronaviruspandemian vuoksi. Et voi hallita kaikkea, mitä projektillesi voi tapahtua. Se ei tarkoita, etteikö sinun pitäisi ottaa käyttöön joitakin ennaltaehkäiseviä projektinhallintatoimenpiteitä aikatauluristiriitojen välttämiseksi.
Helpoin tapa lisätä projektin toimintojen ja niiden parissa työskentelevien tiimin jäsenten näkyvyyttä on ottaa käyttöön resurssi, joka on online kalenteri suunnittelija. Se on tila, jossa kaikki tai nimetyt työntekijät näkevät, mihin projekteihin ihmisiä on varattu, kenellä on vapaata aikaa (ja kuka voi liittyä toiseen tiimiin, joka kamppailee pysyäkseen perässä), kuka ei ole lainkaan käytettävissä jne. Teamdeck on työkalu, jonka olemme rakentaneet auttaaksemme yrityksiä hallitsemaan paremmin tiimejään ja projektejaan:
Keskitettyä resurssikalenteria arvostavat erityisesti yritykset, jotka työskentelevät useiden hankkeiden parissa samanaikaisesti. Kun aikatauluja, määräaikoja ja projektiryhmiä on useita, on sitäkin vaikeampaa välttää päällekkäisyyksiä tai päällekkäisyyksiä. Sanotaan, että haluat lisätä uuden henkilön projektitiimiisi. Kun et näe muiden projektien aikatauluja, voit vain olettaa, että hän selviytyy lisätyömäärästä. Kun käytössä on yksi ainoa "aikataulutustotuuden" lähde, jokainen PM voi aktiivisesti välttää aikatauluristiriitoja suunnitellessaan uutta projektia tai muokatessaan olemassa olevaa projektia.
Onnistuakseen resurssien jakaminensinun on määritettävä, millaisia ihmisiä tarvitset tiimiisi. Mitkä ovat heidän halutut taitonsa? Onko ammattikokemuksella merkittävä rooli? Ehkä tietyt maantieteelliset sijainnit ovat parempia, koska työntekijöiden on tavattava asiakkaita henkilökohtaisesti? Sinulla voi olla useita vaatimuksia "unelmatiimillesi", ja on tärkeää määritellä ne. Jos varaat ensimmäisen saatavilla olevan ryhmän ihmisiä kiinnittämättä huomiota edellä lueteltuihin tekijöihin, vaarana on, että joudut kohdentamaan resursseja uudelleen myöhemmin ja että aikatauluun saattaa liittyä ongelmia.
Tietenkin haluat myös tarkistaa, ovatko tiimisi henkilökohtaiset aikataulut linjassa projektin aikataulun kanssa. Se onnistuu helposti, jos projektisi suunnittelutyökalu tallentaa myös vapaapäivätiedot (Teamdeck tallentaa). Toki et voi aina suunnitella aikataulua ihmisten lomien mukaan: tärkeintä on olla tietoinen näistä poissaoloista, tai muuten aikataulussa voi tulla ongelmia.
Avoin viestintä ja hankkeen avoimuus auttaa tiimisi jäseniä jo projektin arviointivaiheessa. Vaikka sinun ei kannata odottaa, että tiimisi jäsenet keksivät 100% tarkkaa ja tarkkaa arviotniiden esittämien oletusten on oltava vähintäänkin mahdollisuuksien rajoissa. Miten voit auttaa? Yksi asia, jonka projektipäälliköt voivat tehdä projektin arvioinnin tueksi, on varmistaa, että tiimi ymmärtää täysin projektin: liiketoimintatavoitteet, loppukäyttäjien tarpeet sekä kaikki toiminnalliset ja muut kuin toiminnalliset vaatimukset. Tämän pitäisi auttaa työntekijöitäsi luomaan realistisempia arvioita.
On yksi asia pitää mielessä eri tehtävien väliset riippuvuudet, mutta sinun on myös muistettava projektin eri roolien väliset riippuvuudet. Frontend-kehittäjäsi voi työskennellä projektin parissa täysimittaisesti vasta, kun suunnittelija on toimittanut oman osuutensa. Jos yksi henkilö myöhästyy tehtäviensä kanssa, muut henkilöt saattavat seurata perässä yksinkertaisesti roolien välisten riippuvuuksien vuoksi.
Varmista, että tiimisi on tietoinen näistä riippuvuuksista. Tietoisuus auttaa heitä tekemään parempia päätöksiä arviointivaiheessa ja priorisoimaan tehtäviä myöhemmin.
Olemme jo maininneet, että tarvitset jonkinlaista näkyvyyttä yrityksesi muiden projektien aikatauluihin, varsinkin jos käytät samaa resurssipoolia. Mutta miten saat näkyvyyttä muiden ihmisten aikomuksiin? Kuvitellaan, että valmistelet uutta projektia ja olet kokoamassa tiimiä. Käyt läpi työntekijälistaa ja huomaat jonkun, joka sopisi hyvin. Päätät määrätä hänet projektiin heti, kun saat asiakkaalta virallisen aloitusvahvistuksen. Kun tuo päivä koittaa, sinua odottaa ikävä yllätys: toinen päämies on jo varannut kyseisen työntekijän omaan projektiinsa. Kunpa voisit vain "varata" tiimin tietyn kokoonpanon...
Teamdeckin avulla voit kertoa aikeistasi ja varata työntekijöitä alustavasti - lisää vain oma tunniste varaukseesi. Voit myös luoda mukautettuja tunnisteita, joilla voit esimerkiksi ilmaista eri kiireellisyys- tai luottamustasoja tietyn varauksen suhteen. Kaikki tämä välttääksesi ristiriidat toisen projektin aikataulun kanssa.
Projektin etenemisen seuranta ja raportointi on olennainen osa projektinhallintaa: sen avulla voit pitää sidosryhmät ajan tasalla, mutta myös itse ymmärtää paremmin projektin tilan. Resurssien ja projektin aikataulutusohjelmisto, kuten Teamdeck, mahdollistavat usein raporttien luomisen projektitoiminnoista, kirjatusta ajasta, resurssien käytöstä jne. Niiden avulla voit välttää aikataulun mukauttamisen.
Sinun on esimerkiksi tarkistettava säännöllisesti työntekijöidesi seuraama todellinen työaika ja verrattava sitä alkuperäisiin arvioihin. Meneekö kaikki enemmän tai vähemmän suunnitelman mukaan? Hienoa! Toisaalta arvioiden ja toteutuneen välillä oleva ero voi olla osoitus tulevista aikatauluongelmista.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...