Etätyön tuottavuus: Miten pysyä tuottavana, kun työskentelet kotoa käsin?

Täällä Teamdeckolemme aina omaksuneet käsitteen virtuaalitiimit, joten tämän blogikirjoituksen tavoitteena olisi yleensä auttaa sinua näkemään kotoa käsin työskentelyn edut.

Olemme edelleen sitä mieltä, että etätyö on hyvä valinta yrityksille. Tutkimusten mukaan että se voi olla tehokkaampaa kuin työntekijöiden pitäminen toimistolla, ja monet työntekijät tekevät mieluummin etätyötä.

Todellisuudessa etätyö ei kuitenkaan ole enää etu, jota jotkut yritykset haluavat tarjota. COVID-19-pandemian aikana kotona työskentely ei ole enää vain mieltymys, vaan pikemminkin välttämättömyys miljoonille ihmisille.

Entä uusien etätyöntekijöiden tuottavuus? Se ei aina ole hyvä. Slackin raportti osoittaa, että 31% ihmisistä, jotka ovat vasta hiljattain aloittaneet etätyön, myöntää, että heidän tuottavuutensa työssä kärsii. Sama tunne on paljon harvinaisempi kokeneiden etätyöntekijöiden keskuudessa: vain 13% sanoo, että etätyöskentely on vaikuttanut kielteisesti heidän tuottavuuteensa.

Tässä blogikirjoituksessa, yritämme jakaa meidän tuottavuusvinkkejä jotka koskevat kokeneita ja uusia etätyöntekijöitä. Olemme jakaneet vinkit kahteen ryhmään. Ensin luet keinoista, joilla voit tehdä työstäsi tuottavampaa etätyöntekijänä. Tämän blogikirjoituksen loppupuolella jaamme myös neuvoja yritykselle ja tiiminjohtajille.

Etätyön tuottavuus - vinkkejä sinulle

Yritimme räätälöidä kaikki vinkkimme senhetkisen tilanteen mukaan. Riippuen siitä, missä asut ja miten työskentelet, kokemasi rajoitukset ja olosuhteet voivat kuitenkin vaihdella. Ota rohkeasti neuvomme huomioon ja sovita ne omaan tapaukseesi. Ja ennen kaikkea: ole ystävällinen itsellesi, etenkin näinä vaikeina aikoina. 

Rakenna työasema

Mahdollisuudet ovat, että työsuoritus ei ole optimaalinen, koska etätyöskentelyssä tuntee jatkuvasti olevansa hajamielinen ja poissa paikaltaan. Se ei ole epätavallista - työskentely samassa paikassa, jossa vietät loppuelämäsi, on haastavaa. Normaalisti suosittelemme, että vaihdat ympäristöäsi työskentelemällä kahvilassa tai coworking-paikassa. Se ei tietenkään ole useimmille meistä nykyään vaihtoehto. Mutta vaikka joutuisitkin jäämään kotiin lasten, lemmikkieläinten, perheenjäsenten jne. kanssa, voit silti yrittää tehdä kotitoimistostasi paremman.

Muista, että vaikka vakavat rajoitukset ovatkin tilapäisiä, se ei tarkoita, että etätyöpisteesi pitäisi olla puolittainen - näytä hieman vaivaa luodaksesi tilan, josta käsin työskentelet mielelläsi.

Aloita keräämällä laitteet, joita tarvitset tehokkaaseen ja tulokselliseen työskentelyyn. Jos voit fyysisesti viedä laitteet (kannettava tietokone, näyttö, näppäimistö jne.) toimistostasi, hyödynnä tätä mahdollisuutta. Älä unohda kuulokkeita, jotka voivat auttaa sinua siirtymään "työtilaan".

Valitse oikea työtila: ihanteellisimmassa tapauksessa haluat, että voit tulla ja poistua kotitoimistosta joka päivä. Jos voit omistaa erillisen huoneen etätoimistolle, se voi olla erinomainen ratkaisu. Kaikilla ei tietenkään ole siihen varaa, mutta jo yhden huoneen nurkan käyttäminen "työskentelyalueena" auttaa sinua tuntemaan olosi työssä paremmin.

Nyt kun olet valinnut oikean tilan, yritä sovittaa työtila tarpeisiisi. Ehkä tunnet itsesi tehottomaksi istuessasi koko päivän? Toimistotyöntekijöillä on useita mahdollisuuksia liikkua: osallistuminen kokoukset ja lounaalle meneminen - kun työskentelet kotona, on helppo viettää koko päivä samassa asennossa. Et ehkä pysty luomaan tavanomaista toimistoaikataulua, mutta voit käyttää seisovaa työpöytää (vaikka tilapäistäkin) työpuheluihin ja ottaa käyttöön muita fyysisiä toimintoja. Kehosi voi paljon paremmin.

Jos sinulla on ongelmia häiriötekijöiden kanssa, yksi ratkaisu olisi suojata työtilasi asentamalla "Olen töissä" -kyltti. Se voi olla kirjallinen merkki (varsinkin jos olet tekemisissä uteliaiden perheenjäsenten kanssa) tai jopa tuoksukynttilä, jonka sytytät päivän alussa. Se ei ainoastaan merkitse, että olet tällä hetkellä kiireinen, vaan siitä tulee myös pieni keskittymistä edistävä rituaali sinulle.

Vielä yksi asia: siivoa työtilasi säännöllisesti. Siitä voi tulla mukava iltapäivän tapa tai jotain, mitä teet sunnuntaisin valmistautuaksesi viikkoon. Työskentely puhtaassa ja järjestetyssä ympäristössä voi vaikuttaa myönteisesti tuottavuuteesi.

Ota käyttöön tuottavuutta parantavia tapoja

Jos et ole tottunut työskentelemään kotoa käsin, on normaalia, että tunnet olosi hieman eksyneeksi ja epävarmaksi työrutiineista. Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla etätyöntekijät voivat organisoida työnsä ja saada asiat tehtyä.

• Toteuta joitakin ajanhallintastrategiat: Etätyö eroaa toimistotyöstä, joten sinun on ehkä etsittävä uusia tapoja hallita aikaasi. Minä ja kaksi muuta Teamdeckin työntekijää olemme kokeilleet paria niistä ja kertoneet kokemuksistamme artikkelissa blogikirjoitus. Myönnän, että turvaudun edelleen kokeilemaani tekniikkaan, syvään työskentelyyn, aina kun minun on saatava vaikea tehtävä suoritettua. Se auttaa minua pysymään kärryillä ja pitämään tuottavuuteni erittäin korkealla tasolla, varsinkin kun teen etätyötä.
• Tee tarkistuslistoja - jotta saat jotain tehtyä, sinun on tiedettävä, mitä tarkalleen ottaen on tehtävä! Monet yritykset käyttävät projektinhallintatyökaluja tehtävien seuraamiseen, mutta etätyöntekijät voivat myös laatia omia tarkistuslistojaan. Kirjoita ylös, mitä haluat tehdä tiettynä päivänä/viikolla/kuukauden loppuun mennessä, ja rastita tehtäviä - se tuntuu mahtavalta!
• Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen - tehtävien järjestäminen on aina kätevää, mutta selkeät prioriteetit ovat vielä tärkeämpiä etätyöskentelyssä. Julkaisimme äskettäin blogikirjoituksen projektin tehtävien priorisointi, mutta löydät siinä luetellut tekniikat hyödyllisiksi, vaikka et olisikaan projektipäällikkö.
• Seuraa aikaasi - monet etätyöntekijät kokevat, etteivät he ole saaneet työpäivinä paljonkaan aikaan. Ajanseuranta voisi olla tilaisuutesi a) antaa tunnustusta kovasta työstäsi b) löytää parannuskohteita. Jos esimerkiksi käytät hyvin vähän aikaa tuottavaan työhön ja joudut sen sijaan tuhlaamaan aikaa tiedostojen kaivelemiseen tärkeiden visuaalisten aineistojen etsimiseen, se on merkkinä siitä, että sinun on optimoitava jotain (esim, siivota tiimisi virtuaalinen asema jotta käytät vähemmän aikaa avaintiedostojen etsimiseen).
• Pidä taukoja. Tiedämme, että ne on helppo unohtaa, kun jää kotiin. Todellisuudessa ainakin parin minuutin taukojen pitäminen akkujen lataamiseen on tärkeää. Myönnettäköön, että et ehkä pysty kävelemään tai syömään lounasta ulkona, mutta vähintä, mitä voit tehdä, on tehdä joitakin venyttelyharjoituksia ja kävellä ympäri kotiasi. Lounaasta puheen ollen - yritä olla syömättä sitä tietokoneen vieressä, kun kirjoitat sähköposteja. Istu sen sijaan pöydän ääreen ja rentoudu: se on hyvin ansaittu tauko.
• Kiinnitä huomiota siihen, miten kommunikoit: sinusta saattaa tuntua, että ilmaiset ajatuksesi aina hyvin selkeästi, mutta tehokas viestintä etäryhmässä on aivan eri asia. Tarkista, että viestisi ovat ymmärrettäviä, äläkä jätä epäilyksen varaa. Näin sinä ja etäryhmäsi jäsenet voitte olla tuottavampia.

Pidä huolta itsestäsi

Kun työskentelet kotoa käsin, on helppo menettää käsitys siitä, "missä työ loppuu ja elämä alkaa", ja sen seurauksena uhraat oman työ- ja yksityiselämän tasapaino. Siksi on tärkeää muistaa, että etätyöskentely ei ole yhtä kuin työskentely aina. Pidä kiinni perinteisistä työajoista tai suunnittele ajanjaksoja, jolloin työskentelet. Ilmoita työtovereillesi työpäiväsi päättymisestä. Voit tehdä sen lähettämällä heille viestin tai asettamalla chat-sovellukseen sopivan tilan.

On myös tärkeää pitää yhteyttä kollegoihisi. Monet toimistotyöntekijät tuntevat varmasti ystävällisen vuorovaikutuksen puutteen siirtyessään etätyöhön. Varaa aikaa rennoille keskusteluille kollegojesi kanssa ja ota heihin yhteyttä, jotta näet, miten heillä menee.

Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, harjoittakaa itsehoitoa. On ehdottoman tärkeää, että löydät näinä vaikeina aikoina toimintaa, joka saa sinut voimaan paremmin. Kuuntele suosikkipodcastia, käy kasvohoidossa tai treenaa: tee mitä tahansa, mikä pitää mielesi virkeänä.

Mitä johtajat voivat tehdä etätiimiensä tuottavuuden hyväksi?

Siirtyminen toimistotyöstä etätyö voi olla vaikeaa sinulle ja etätyöntekijöiksi muuttuneille toimistotyöntekijöillesi. Onneksi on asioita, joilla voit helpottaa siirtymistä ja lisätä etätyöntekijöiden tuottavuutta.

• Määrittele roolit ja tavoitteet selkeästi. Se on aina tärkeää, mutta erityisesti silloin, kun ihmiset työskentelevät eri paikoissa. Kun työntekijäsi tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän pitäisi saada aikaan, tehtävien aikatauluttaminen ja priorisointi on heille helpompaa.
• Kerro etätyöntekijöille yrityksen strategiasta. Kotona työskentelevien voi olla vaikea keskittyä eri tehtäviin, kun he eivät näe niiden taustalla olevaa suurta tavoitetta. Varmista, että työntekijäsi tietävät, mitä heidän pitäisi tehdä ja miksi heidän pitäisi tehdä sitä.
• Helpotetaan työhön liittymätöntä viestintää. Etätyöntekijät, jotka ovat työskennelleet yhdessä, voivat joutua kamppailemaan saadakseen samanlaista satunnaista inhimillistä vuorovaikutusta. Onneksi voit järjestää työkavereillesi verkkotapaamisia, jolloin he voivat hengailla yhdessä ja jutella elämästään. Apptension, joka on Teamdeck-ohjelmistotalo, jossa Teamdeck on rakennettu, alkoi järjestää virtuaalikahveja <br>eaks (me rakastamme ohjelmointikielemme). Jokaisella näistä tapaamisista on erilainen elämäntapaan liittyvä teema (esim. meditaatio tai kuntoilu), ja työntekijät voivat jakaa kokemuksiaan ja yksinkertaisesti keskustella toistensa kanssa.
• Käytä työkaluja, jotka tukevat etäyhteistyötä ja -viestintää. Chat- ja videopuhelusovellukset ovat välttämättömiä, mutta on muitakin ohjelmistoja, joita sinun tulisi tarkastella. Projektinhallintasovellukset voivat auttaa työntekijöitäsi hallinnoimaan projekteja ja seuraamaan niiden edistymistä. Resurssienhallintatyökalut puolestaan auttavat pitämään työmäärän tasapainossa ja suunnittelemaan tiimien työtä.
  Haluatko tietää lisää siitä, miten resurssienhallinta voi auttaa yritystäsi, kun se siirtyy etätyöhön? Käytä tätä kutsua sopiaksesi maksuttoman konsultaation Teamdeckin asiakaspalvelun asiantuntijoiden kanssa. Näytämme sinulle, miten juuri sinun yrityksesi voi hyötyä resurssien asianmukaisesta aikataulutuksesta, ajanseurannasta ja etätyöntekijöiden saatavuuden hallinnasta yhdessä työkalussa.
• Kouluta tiimiäsi - kerro heille hyvistä käytännöistä ja jaa mielenkiintoisia resursseja. Löydät blogistamme useita viestejä, jotka voivat olla hyödyllisiä sinulle ja työntekijöillesi: opas työn ja yksityiselämän tasapainottamiseen projektipäälliköille, vinkkejä tehokas etäviestintä, ideoita etätiimin rakentaminen.

Toivomme, että sait tästä blogikirjoituksesta ideoita etätyöntekijöiden tuottavuuden lisäämiseen, olitpa sitten tiiminvetäjä tai kotona työskentelevä työntekijä. Onko sinulla muita vinkkejä aiheesta? Jaa ne chatissa - kuulisimme mielellämme sinusta. Pysy turvassa ja jatka hyvää työtä!