Tähän blogikirjoitukseen olemme koonneet pari tekniikkaa, joiden avulla voit valita tärkeimmät tehtävät strategisesti. Puhutaan aluksi projektien priorisoinnista yleisesti.
Mitä lukijamme saavat tietää:
Koska Projektipäällikkö, päätavoitteesi on toimittaa projekti onnistuneesti. Se tarkoittaa yleensä sitä, että projekti valmistuu ajallaan, budjetin puitteissa ja sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet ja toiminnot. Tämän tavoitteen saavuttaminen edellyttää kuitenkin, että olet luoda tiimillesi järkevä aikataulu ja suorittaa eri tehtävät järjestyksessä. Mitä niistä tiimisi pitäisi lähestyä ensin? Mitkä niistä ovat tärkeimpiä? Tehtävien priorisointi on väistämätöntä, mutta voit joko tehdä sen onnistuneesti tai ottaa riskin viivästyksistä tai resurssikonflikteista.
Tunnetko sanonnan "asiat ensin"? Uskokaa tai älkää, mutta se selittää hyvin prioriteettien asettamisen prosessin.
Sinun on tunnistettava "ensimmäiset" asiat: tärkeimmät tehtävät, kiireellisimmät tehtävät jne. ja hoidettava ne sitten ensimmäisenä asiana.
Pohjimmiltaan sinun tarvitsee vain määrittää, mikä tehtävä on tärkein. Se voi tuntua helpommin sanotulta kuin tehdyltä. Todellisuudessa voit kuitenkin hyödyntää alla kuvattuja tekniikoita ja tehdä tämän päätöksen luottavaisin mielin.
...varmista, että sinulla on täysi näkyvyys siihen, mitä todella on tehtävä tietyn projektin toteuttamiseksi. Projektin laajuuden määrittely ja valvonta on välttämätöntä, ja olemme jopa omistaneet kokonaisen blogikirjoituksen sille, että hankkeen laajuuden hallinta.
Kun olet kerännyt projektin vaatimukset ja hyväksynyt laajuuden eri sidosryhmien kanssa, voit kirjata kaikki tehtävät, jotka on suoritettava. Kerää ne asiakirjaan tai projektisuunnittelutyökalu. Tässä vaiheessa voit jakaa ne eri luokkiin (esim. projektin vaiheet) ja myöhemmin priorisoida tehtäviä näiden ryhmien sisällä.
Muista pitää tiimisi jäsenet ajan tasalla:
Projektin tavoitteiden ja sen laajuuden lisäksi tiimin jäsenten olisi oltava tietoisia myös tehtävien välisistä riippuvuuksista ja mahdollisista rajoituksista. Nämä tiedot ovat käteviä, kun aletaan työstää projektin aikataulua ja tehtävien järjestystä.
Korkean prioriteetin tehtävän erottaminen lähes merkityksettömästä tehtävästä voi olla yksinkertaista. Samanlaisen prioriteettitason tehtävien järjestäminen voi kuitenkin osoittautua paljon haastavammaksi. Silti sinun on ehdotettava tiettyä järjestystä, jos haluat, että projektin tehtävät saadaan tehtyä.
Onneksi on useita tekniikoita, joiden avulla voit onnistuneesti priorisoida työt projektipäällikkönä. Käydäänpä läpi joitakin niistä yksi kerrallaan.
Se on yksi suosituimmista strategioista, joiden avulla voit valita keskeiset toiminnot, joihin keskittyä. Sinun tarvitsee vain jakaa kaikki tehtävät neljään ryhmään niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan:
Kun vilkaiset Eisenhower-matriisiasi, näet, mitkä tehtävät kannattaa hoitaa ensin (kiireelliset ja tärkeät) ja mihin keskittyä myöhemmin (ei kiireelliset ja tärkeät).
Entä kaksi muuta ryhmää? Tyypillisesti ryhmä 3 voidaan delegoida, ja ryhmä 4 koostuu tehtävistä, jotka voit helposti poistaa tehtävälistaltasi.
Se näyttää hieman erilaiselta projektin asetuksissa, joissa sinulla ei välttämättä ole mahdollisuutta delegoida tai poistaa työkohteita. Jo pelkkä tieto siitä, että tietty tehtävä ei ole kriittisen tärkeä, voi kuitenkin auttaa sinua löytämään sille paikan projektiryhmäsi aikataulusta.
Tämäkin menetelmä edellyttää, että ryhmittelet mahdolliset tehtävät. Käytät luokkia, jotka liittyvät tietyn tehtävän välttämättömyyteen projektissa..:
Vaikka se on hyödyllinen tekniikka tehtävien priorisoinnissa, siitä voi olla vielä enemmän hyötyä osana laajuuden hallintaprosessia. Voit pyytää sidosryhmiä merkitsemään projektin vaatimukset näiden neljän ryhmän mukaan. Näet, missä heidän prioriteettinsa ovat.
Kaikki, jotka ovat joskus työskennelleet projektinhallinnan parissa, tuntevat luultavasti Pareto-periaatteen. Sen mukaan 80% vaikutuksista syntyy 20% syistä. Toisin sanoen 20% tehtävää voi tuottaa 80% projektin hyötyä.
Sinun tavoitteesi? Tunnista tuo 20% tehtävistä. Tätä varten voit yrittää kuvitella, mitä arvoa kunkin tehtävän suorittaminen voi tuottaa. Näin sinun pitäisi pystyä erottamaan ydintyö kelloista ja pilleistä.
Voit myös kokeilla päinvastaista lähestymistapaa saadun arvon arvioimiseksi: mieti, mitä tapahtuu, jos tiimisi ei suorita tiettyä tehtävää. Useimmiten pystyt havaitsemaan asioita, jotka on yksinkertaisesti tehtävä, tai muuten projekti ei onnistu. Nämä ovat ensisijaisia tehtäviä.
Kun asetat projektitehtäviä tärkeysjärjestykseen, yritä tiedostaa, miltä ne tuntuvat sinusta henkilökohtaisesti. Sinulla saattaa olla houkutus merkitä jokin tehtävä matalan prioriteetin tehtäväksi, koska et yksinkertaisesti odota sen parissa työskentelyä. Tiimisi saattaa myös viivytellä sellaisten tehtävien kanssa, jotka ovat tärkeitä mutta eivät kovin jännittäviä. Projektipäällikkönä sinun on otettava huomioon heidän tunteensa ja odotuksensa, mutta arvioitava tehtäviä myös objektiivisesti.
Valitsitpa minkä tahansa näistä tekniikoista, kiinnitä huomiota tehtäviin, joilla on muita riippuvuuksia. Sinulla saattaa olla tehtäviä, joiden suorittamisesta muut kohteet ovat riippuvaisia. Aseta ne sen mukaisesti tärkeysjärjestykseen.
Sama pätee hankkeen rajoitteisiin (esim. resurssipula). Jos oletat, että nämä rajoitteet vaikuttavat johonkin tehtävistäsi jossain vaiheessa projektiaikataulua, kannattaa ne ajoittaa ajankohdaksi, jolloin ne todennäköisemmin tehdään (esim. nyt).
Tiimistäsi voi olla paljon apua eri projektitehtävien priorisoinnissa. Atlassian on julkaissut reseptin ryhmän priorisointiharjoitusta varten osana heidän Joukkueen pelikirja. Voit tarkistaa sen täällä.
Muutokset ovat väistämättömiä projektinhallinnassa. Se pätee myös prioriteetteihin - myös ne voivat muuttua. Hyvä idea on tarkistaa priorisoitujen työkohteiden luetteloa säännöllisesti ja arvioida, onko järjestys edelleen asianmukainen. Muista viestiä tiimillesi, kun jokin asia muuttuu: heidän on saatava tietää, että prioriteetit ovat muuttuneet.
Vielä yksi asia: vaikka sinun pitäisi olla valmis muutoksiin, se ei tarkoita, että sinun pitäisi vain hyväksyä ne ilman kysymyksiä. Sinun tehtäväsi on tutkia syyt kaikkiin merkittäviin projektimuutoksiin. Miksi? Ensinnäkin sinun on aina oltava tietoinen nykyisistä liiketoiminnan tavoitteista. Toiseksi muuttuvat prioriteetit voivat olla varoitusmerkki laajuuden kasvusta (hankkeen laajuuden odottamaton/hallitsematon kasvu).
Siinä on luettelo tekniikoista, joita voit käyttää projektitehtävien priorisoinnissa. Mitä tehdä, kun priorisointi on valmis? Nämä päätökset kannattaa kirjata ylös: projektinhallintatyökalussasi on yleensä kenttä "tehtävien prioriteetti".
Voit myös seurata priorisointipyrkimystesi tuloksia tiimisi resurssikalenteri. Jotkut resurssien hallinnan välineet (mukaan lukien Teamdeck) avulla voit merkitä seuratun ajan (ja varaukset) "korkean prioriteetin" tai "matalan prioriteetin" tunnisteilla. Jos tiimisi käyttää työaikamerkintöjä, voit luoda raportin ja analysoida, kuinka paljon heidän työajastaan kuluu tärkeimpiin tehtäviin. Käytetäänkö paljon aikaa epäolennaisiin töihin? Silloin sinun on syytä tehdä asialle jotain.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...