Kun johdat projektia, tavoitteenasi on toimittaa se onnistuneesti: ajallaan, budjetin puitteissa ja samalla ylläpitää asiakkaan ja tiimin tyytyväisyyttä. Mitä tapahtuu, kun yrityksesi pystyy työskentelemään useiden projektien parissa samanaikaisesti? Yksittäisen projektin tasolla tavoite pysyy samana, mutta ylemmällä tasolla haluat olla varma siitä, että tiimisi työskentelee oikeissa projekteissa oikeaan aikaan ja oikeissa projektiryhmissä. Tämä vaikuttaa monimutkaiselta asialta, mutta onneksi projektisalkunhallinta (PPM) on täällä auttamassa.
Kiitos tämän artikkelin lukijamme saa:
Projektisalkunhallintaa voidaan kuvata yrityksen projektisalkun keskitettynä hallintana ja liiketoimintastrategiana. Salkku on kokoelma ryhmiteltyjä projekteja, joiden ei tarvitse liittyä toisiinsa. Tärkeää, hankesalkku on suunniteltu palvelemaan strategista liiketoimintatavoitetta. ja tuoda yrityksellesi jonkinlaista arvoa.
Mainittu liiketoiminta-arvo olisi tietysti yksi hankesalkunhallinnan suurimmista eduista. Sen lisäksi tämä strategia on myös erinomainen keino hallita riskiä, joka liittyy useiden hankkeiden toteuttamiseen. Jos noudatat alla esitettyjä vaiheita, sinulla on mahdollisuus tutkia huolellisesti yrityksesi potentiaaliset hankkeet jo ennen kuin sitoudut niiden toteuttamiseen. Tämän seurauksena arviosi ovat todennäköisesti tarkempia, ja mahdolliset haasteet otetaan huomioon etukäteen.
PPM-lähestymistavan käyttöönotto johtaa myös siihen, että yrityksen johtajat saavat selkeämmän kokonaiskuvan hankkeista ja niiden suorituskyvystä. Lisäksi tämä strategia edistää eri projektiryhmien välistä yhteistyötä kilpailun sijaan.
Nämä vaiheet sinun on otettava huomioon, kun haluat ottaa projektisalkunhallinnan käyttöön yrityksessäsi.
PPM-prosessi alkaa esitetyllä liiketoimintastrategialla tai strategisilla tavoitteilla. Strategiset tavoitteet ovat ohjenuorasi, kun valitset hankkeita yrityksesi salkkuun. On tärkeää, että tiedät, mitä ne ovat. Liiketoimintasi tavoitteet voivat liittyä tulojen kasvattamiseen, kannattavuuden ylläpitämiseen tai tulovirtojen monipuolistamiseen. Toisaalta yrityksellänne saattaa kuitenkin olla jokin hyvin erilainen tavoite. Älä ajattele, että sinun on keksittävä yksi ainoa kaiken kattava tavoite - on täysin ok luetella pari sellaista.
Ennen kuin alat karsia hankkeita, jotka voisivat päätyä yrityksesi salkkuun, sinun on tiedettävä, kuinka suuri hankekantasi on. Kerää kaikki projektipyynnöt, selvitä, millaisia myyntimahdollisuuksia on, ja listaa kaikki mahdolliset hankkeet. Tutustu nyt tarkemmin jokaiseen niistä. Sinun on tiedettävä, millaisia resursseja (inhimillisiä tai muita) ne vaativat, mikä on niiden aikataulu, mitkä ovat riskit ja mahdolliset haasteet jne.) Arvioi näistä hankkeista saatava mahdollinen voitto.
Kun sinulla on erittäin hyvä käsitys mahdollisista hankkeista, jotka voisivat olla osa tiimisi salkkua, sinun on suoritettava yhdenmukaistamisanalyysi: tarkista, ovatko nämä hankkeet sopusoinnussa yleisen strategiasi kanssa.
Yritä arvioida listallasi olevia hankkeita yrityksesi liiketoimintatavoitteiden kannalta: tukevatko ne näitä tavoitteita vai vaarantavatko ne niitä? Mitkä ovat mahdollisuudet, että tiimisi pystyy saattamaan tietyn hankkeen päätökseen ja tuottamaan haluttua liiketoiminta-arvoa? Salkunhoitajien on valittava hankkeita, jotka toimivat hyvin yhteen paitsi liiketoimintatavoitteiden saavuttamisen myös seuraavien seikkojen kannalta ryhmän työmäärä ja resurssien jakaminen. Tiedätkö, mitkä hankkeet vastaavat kriteerejäsi? Nyt on aika tehdä lisää suunnittelua ennen niiden käynnistämistä!
Tässä vaiheessa sinulla pitäisi olla luettelo hankkeista, joista voi yhtä hyvin tulla osa yrityksesi koko portfoliota. Nyt on hyvä hetki asettaa ne tärkeysjärjestykseen ja tehdä tarvittaessa joitakin muutoksia. Hyvä uutinen on, että olet löytänyt yrityksellesi oikeat projektit. Haasteena on, että sinun on ehkä mukautettava niiden aikatauluja tai budjetteja, jotta voit käynnistää nämä hankkeet yhdessä.
Ajattele resurssien hallinta myös: päätä, ketkä tiimin jäsenet osallistuvat kuhunkin projektiin ja kuinka kauan. Projektisalkunhoitajana sinun on todennäköisesti tehtävä tässä vaiheessa yhteistyötä resurssien tai projektipäälliköiden kanssa. Käytä aikaa uusien projektien aikataulujen analysointiin - ehkä sinun on siirrettävä joitakin asioita, jotta vältät aikatauluristiriidat.
Nyt kun tiedät, mitkä hankkeet kuuluvat salkkuusi ja miten ne aiotaan toteuttaa ajallisesti tai resurssien suhteen, voit suunnitella niiden käynnistämisen. Mitä tapahtuu sen jälkeen, kun projektiryhmät alkavat työskennellä omien hankkeidensa parissa?
Salkkuhankkeiden käynnistäminen ei ole hankesalkunhallintaprosessin loppu. Toki painopiste on nyt projektinhallinnassa, mutta kun projektipäälliköt edistyvät hankkeissaan, on hyvä tarkastella projektisalkkua korkeammalta tasolta - siirry seuraavaan osioon, jossa opit, miten voit seurata projektejasi.
Tämä on myös hyvä hetki toistaa, että kaikki ristiriidat (resursseihin perustuvat tai muut) ja muutospyynnöt olisi ratkaistava salkku ja sen strategiset tavoitteet mielessä pitäen.
Projektipäälliköiden olisi seurattava säännöllisesti hankkeensa keskeisiä suorituskykyindikaattoreita ja seurattava tiimin jäsenten työmäärää ja työaikatauluja, mikä on itsestään selvää. Hankeraportointi on kuitenkin myös olennainen osa hankesalkun hallintaa, koska sen avulla voidaan määrittää, eteneekö tietty hanke suunnitellusti ja saavutetaanko ennakoitu arvo.
Mitä sinun pitäisi mitata projektisalkkuasi?
Tulet todennäköisesti törmäämään useisiin sovelluksiin, jotka ylpeilevät projektisalkun hallintaominaisuuksillaan. Näihin ominaisuuksiin kuuluvat yleensä:
Vaikka kaikki nämä ovat erittäin käteviä tehokkaassa projektisalkun hallinnassa, huomaat luultavasti, että vastaavia vaihtoehtoja löytyy myös projektinhallintasovelluksista, joita todennäköisesti jo käytät. On mahdollista hallita projektisalkkuasi työkaluilla, jotka eivät ole sinänsä omistettu PPM:lle. Varmista, että pystyt:
Toivomme, että tämä opas projektisalkunhallinnasta auttoi sinua ymmärtämään paremmin tätä strategiaa ja helpotti sen käyttöönottoa organisaatiossasi. Jos sinulla on kysyttävää tehokkaasta projekti- ja resurssienhallinnasta, lähetä meille viestiä chatin kautta: annamme mielellämme vinkkejä ja opastamme sinua tuotteessamme.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...