Siitä lähtien, kun termi otettiin käyttöön 80-luvun lopulla, tiedonhallinta on liitetty suuriin organisaatioihin ja monimutkaisiin yritysrakenteisiin. Suurilla yrityksillä on suuret budjetit ja pitkä vaatimusluettelo, joten tietämyksenhallintaprosesseja tukevat työkalut ovat usein melko kalliita ja laajoja.
Asia on kuitenkin niin, että myös pienemmät yritykset voisivat hyötyä tiedonhallinnasta. Ne menettävät paljon rahaa huonon tiedon jakamisen, tiedon siiloutumisen tai saman virheen tekemisen vuoksi lukuisia kertoja. Tässä artikkelissa selvitämme, miten tietämyksenhallinnan hyviä käytäntöjä voidaan toteuttaa muissa kuin yritysympäristöissä.
Business-sanakirja määrittelee tietämyksen hallinnan seuraavasti:
Strategiat ja prosessit, jotka on suunniteltu tunnistamaan, talteenottamaan, jäsentämään, arvottamaan, hyödyntämään ja jakamaan organisaation henkistä omaisuutta sen suorituskyvyn ja kilpailukyvyn parantamiseksi. Se perustuu kahteen ratkaisevaan toimintoon: (1) yksilöllisen eksplisiittisen ja hiljaisen tiedon talteenottoon ja dokumentointiin sekä (2) sen levittämiseen organisaatiossa.
Tämän määritelmän mukaan optimaalinen tietämyksenhallintaprosessi perustuu seuraaviin tekijöihin:
Pidämme nämä kaksi vaihetta mielessä artikkelin seuraavassa osassa. Ennen kuin paneudumme tietämyksenhallintaan liittyviin toimiviin vinkkeihin, kerrataan vielä, miksi tietämyksenhallinta kannattaa ottaa käyttöön.
Pohjimmiltaan tietämyksen johtamisessa on kyse siitä, että työntekijät tekevät hyviä päätöksiä. Tämä on melko yleinen tarve yrityksen koosta riippumatta. Prosessien standardoinnin avulla yritykset voivat lisätä tuottavuuttaan: asiat valmistuvat nopeammin ja ovat laadukkaampia.
Tietämyksen keräämiseen ja jakamiseen keskittyminen on myös loistava tilaisuus tunnistaa ja juhlistaa alan todellisia asiantuntijoita. Tällainen lähestymistapa tekee asiantuntijoista todennäköisesti sitoutuneempia ja tyytyväisempiä työpaikkaansa. Samalla muu tiimisi saa arvokasta tietoa. Se on win-win-tilanne yrityksellesi.
Tietämyksenhallinnan omaksuminen varhaisessa vaiheessa helpottaa yrityksen skaalaamista. Kun tiimisi kasvaa, sinulla on jo käytössäsi prosessit, joiden avulla voit hyödyntää heidän kollektiivista tietämystään parhaalla mahdollisella tavalla. Nämä hyödyt koskevat sekä projektipohjaisia organisaatioita (luovia toimistoja, ohjelmistokonsulttiyrityksiä) että oman tuotteen kehittämistä harjoittavia yrityksiä.
Sinun ei välttämättä tarvitse aloittaa täysimittaisella prosessilla tai erityisellä ohjelmistolla. Tehokkaasta tietämyksenhallinnasta voi tulla osa yrityskulttuuria, kun kannustat dokumentoimaan ja jakamaan kaikkien asiantuntemusta. Seuraavassa on muutamia ideoita, joita voit kokeilla ilman, että sinun tarvitsee huolehtia ohjelmistobudjetista:
Hankkeen avoimuus edellyttää tiedon näkyvyyttä projektiryhmässä. Tähän voi käyttää monenlaisia ideoita: selkeistä, hyvin dokumentoiduista projektivaatimuksista säännöllisiin palautekeskusteluihin. Avoimen viestinnän ja tiedon jakamisen edistäminen saman projektin parissa työskentelevien ihmisten kesken vaikuttaa todennäköisesti tiimienne tehokkuuteen, mutta luo myös pohjan koko yrityksen laajuisille toimintatavoille. Tämän lisäksi, tutkimukset osoittavat työntekijät arvostavat avoimuutta laajalti.
Tietokannan tai intranetin rakentaminen voi tuntua siltä, että suuret organisaatiot tarvitsevat sitä. Totuus on kuitenkin se, että yrityksesi saattaa helposti kasvaa ulos alkuperäisestä asiakirjojen ja tietojen tallennusjärjestelmästä (esimerkiksi Google Docs tai Dropbox). Kattava tietopohja on erityisen arvokas, jos:
Me Teamdeckissä käytämme Atlassianin Confluence tallentamaan tiimimme jäsenille tärkeää tietoa. Täällä julkaisemme myös kirjallisia käytäntöjä ja jaamme yrityspäivityksiä. Siitä on hyötyä, kun uusia työntekijöitä perehdytetään tai yritetään keksiä optimaalinen tapa toimia tiimin aiempien kokemusten perusteella.
Aiemmista kokemuksista puheen ollen, jotta voit kollektiivisesti oppia läksysi, sinulla on oltava läksy, josta voit oppia. On hyvä idea dokumentoida jälkipuinti-istunnot, jälkipuintiraportit tai jälkikäteen pidettävät kokoukset. Vaikka se tuntuisi hieman nololta, koska dokumentoimasi hanke epäonnistui, se on silti loistava oppimismahdollisuus. Näiden "opittujen läksyjen" ansiosta muut työntekijät voivat ymmärtää ongelman syyt ja välttää virheitä tulevaisuudessa. Korosta tiimillesi, että tässä prosessissa ei ole kyse sormen osoittamisesta tai kehuskelusta. Kyse on siitä, että aiemmista virheistä tai onnistumisista opitaan.
Katso tämä post mortem -teksti Gitlab, joka on kirjoitettu heidän surullisenkuuluisan tietokantahäiriönsä jälkeen. Olen varma, että sadat tämän viestin lukeneet kehittäjät eivät toista samanlaisia virheitä. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikki opit pitäisi olla julkisesti saatavilla: joskus se ei tule kysymykseen salassapitosopimusten vuoksi. Sitä voisi kuitenkin miettiä, varsinkin jos tapahtuma on vaikuttanut ulkopuolisiin käyttäjiin.
Kuten tämän tekstin ensimmäisessä osassa mainittiin, sinun on tunnistettava asiantuntijat: ihmiset, joilla on paljon tietoa jostakin toimintasi osa-alueesta. Kun heidät on tunnistettu, sinun on kannustettava heitä jakamaan tietonsa. Tämä voidaan tehdä monin eri tavoin - tiimikokouksista, jotka on omistettu tietylle aiheelle, bloggaamisesta ja mentorointiohjelmista.
Varmista, että kiinnität huomiota paitsi eksplisiittinen tieto (jo kodifioitu/helppo artikuloida) mutta myös hiljaiseen tietoon. Jälkimmäinen perustuu työntekijöidesi tietotaitoon: heidän ainutlaatuisiin oivalluksiinsa, intuitioonsa tai taitoihin, joita ei ole helppo sanallistaa. Ajattele vaikka esteettistä aistia, kykyä keksiä innovatiivisia ideoita tai... pyöräilyä.
Hiljainen tieto on yleensä hyvin arvokasta, mutta sitä on vaikea jakaa. Mieti, miten voit yhdistää asiantuntijasi muiden tiimin jäsenten kanssa "tosielämän" olosuhteissa, joiden ei välttämättä tarvitse olla samassa tiimissä työskentelyä. Esimerkiksi hackathonin järjestäminen voisi olla työntekijöillesi hyvä tilaisuus tehdä yhteistyötä toistensa kanssa. Yhdessä työskennellessään he voivat nähdä hiljaisen oivalluksen toiminnassa ja oppia siitä.
On vielä yksi asia, joka sinun on tehtävä, jotta tietämyksenhallinnan käyttöönotto yrityksessäsi onnistuu: osoittaa, että tämä on todellinen prioriteetti. Voi olla, että tiimisi jäsenet eivät dokumentoi tietoa yksinkertaisesti siksi, että heidän mielestään on parempi keskittyä "varsinaiseen työhön". Tietämyksen jakamista koskevat aloitteet voidaan myös helposti hylätä, kun ajat käyvät kiireisiksi. Yrityksen johtajan tehtävänä on varmistaa, että ihmiset näkevät tärkeiden oivallusten säilyttämisen arvon. Asiantuntemuksen dokumentoinnin ja jakamisen pitäisi olla osa heidän työtään, ei jälkiviisaus. Vain siten voit todella omaksua tietoon perustuvan lähestymistavan ja hyötyä täysin tietämyksenhallinnasta.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...