Täällä Teamdeck-blogissa keskustelemme yleensä liiketoimintastrategioista, mukaan lukien ajanhallintastrategiat, jotta hankkeiden ja resurssien hallinta olisi tehokkaampaa. Niiden onnistuminen riippuu usein siitä, miten hallita aikaa työssä. Siksi päätimme tehdä viikon mittaisen testin: pyydämme kolmea henkilöä kokeilemaan joitakin suosittuja ajanhallintatekniikoita ja kuvaamaan tulokset. Kokeilussamme on enemmän muuttujia, sillä kaikilla kolmella meistä on eri työmuodot (kokopäiväinen, osa-aikainen ja freelance). Tämän lisäksi meillä kaikilla on hieman erilaisia tehtäviä päivittäisessä työssämme, siitä voit lukea kaiken alla.
Jotta siitä olisi hyötyä myös meille, yritimme löytää tekniikoita, joiden uskoimme olevan tehokkaita. Loppujen lopuksi halusimme tulla tuottavammiksi.Valitsimme kolme erilaista ajanhallintatekniikkaa:
Olemme pitäneet päiväkirjaa koko kokeilun ajan, jotta saisimme talteen vaikutelmamme näistä ajanhallintatekniikoista. Tässä ovat tarinamme:
Ania
Sisällön luoja
Freelancer
Testaamani ajanhallintatekniikka: Deep Work (perustuu Cal Newportin kirja)
Tärkein lähtökohta:
Cal Newport kuvaa kirjassaan pari lähestymistapaa, mukaan lukien sen, jossa niin sanottu pinnallinen työ poistetaan kokonaan. Koska tehtäväni edellyttää, että teen päivittäin melkoisen määrän pinnallisia tehtäviä, olen päättänyt noudattaa syvän työn aikataulutuksen rytmillistä filosofiaa. Periaatteessa suunnittelen joka päivä kaksi keskeytymätöntä syvällisen työn lohkoa ja työskentelen pinnallisten tehtävien parissa niiden välissä.
Syvällisen työn aikaväli kestää 90-120 minuuttia. Tuona aikana työskentelen vain tietyn tehtävän parissa. Puhelimeni ja SM-ilmoitukset ovat pois päältä, ja minulla on raikasta vettä juotavana, jotta minua ei houkuta poistua työpöydältäni.
Odotukset:
Odotan todella innolla, että pääsen kokeilemaan syvän työn menetelmää. Oletko koskaan nähnyt mitään "hajamielinen pentu" gifit (kuten tämä)? Minä olen se pentu. Suurin haasteeni työasioissa on keskittyä käsillä olevaan tehtävään ilman, että yritän tehdä monitehtäviä tai tarkistaa jotain, mitä minun ei tarvitse tehdä vielä noin viikkoon.
Syvällisen työn tekniikan kirjoittaja kuvaa sitä seuraavasti kyky keskittyä häiritsemättä kognitiivisesti vaativaan tehtävään. Tämä kuulostaa hajamielisestä itsestäni hieman liian hyvältä ollakseen totta, mutta samalla se on hyvä tavoite, jota kohti voi työskennellä.
Päivä 1:
Ensimmäinen havaintoni syvätyöskentelyistunnoistani oli, että ne tuntuvat hyvin lyhyiltä. Kolme tuntia erittäin keskittynyttä työtä päivässä ei kuulosta kovin vaikuttavalta. Noiden 180 minuutin tulokset olivat kuitenkin enemmän kuin tyydyttäviä: Olen saavuttanut paljon!
Olen huomannut hyvin nopeasti, että syvällinen työskentely on minulle tehokkainta silloin, kun minulla on yksittäinen tehtävä, joka ei vaadi internetin selaamista. Blogikirjoituksen kirjoittaminen, joka oli yhden tämänpäiväisen lohkon päätehtäväni, sujui loistavasti. Artikkelin tutkiminen sen sijaan tuntui hieman jäsentymättömämmältä. On vaikea erottaa, milloin on vielä tutkimassa aihetta ja milloin vain lukemassa mielenkiintoista artikkelia, joka on enemmän tai vähemmän aiheesta.
Päivä 2:
Edellisen päivän kokemusteni perusteella olen päättänyt omistaa molemmat tämänpäiväiset syvälliset työskentelysessioni tavalliselle vanhalle kirjoittamiselle. Ei puhelinta, ei sosiaalista mediaa, ei internetiä (lukuun ottamatta rakkainta ystävääni: tesaurusta).
Vau, se meni nopeasti! Tein paljon enemmän kuin odotin. Normaalisti olen hyvin tarkka mielialastani kirjoittaessani, ja pienimmästäkin väsymyksen merkistä pidän tauon. Se tuntuu olevan hyvä taktiikka, koska en halua, että kirjoitukseni laatu laskee. Syvällisen työn kohdalla olin kuitenkin päättäväisempi jaksamaan istunnon loppuun asti.
Väsymyksen merkeistä puheen ollen, minulle kaikkein ilmeisin on se, kun alan kiinnittyä yhteen lauseeseen tai otsikkoon ja yritän sitten viimeistellä sitä useita kertoja näkemättä mitään vaikutusta. Olin tietoinen siitä, että tällainen mentaalinen silmukointi voi itse asiassa häiritä minua syvästä keskittymisestäni. Nykyään sen sijaan, että yrittäisin keksiä ratkaisua, teen vain "parannettavaa" -merkinnän ja siirryn eteenpäin. Tämä teki koko hommasta paljon tuottavamman.
Päivä 3:
Ensimmäinen istunto oli omistettu kirjoittamiselle, joten se tuntui tutulta ja meni hyvin.
Minun oli hoidettava asioita lounasaikaan, joten pystyin aloittamaan toisen syvällisen työskentelysessioni vasta noin klo 16.30. Olin hieman väsynyt: juoksutukset tyhjensivät minut + söin hampurilaisen lounaaksi, mikä ei ole paras idea, jos et suunnittele päiväunia sen jälkeen, mutta hei, katsotaanpa!
Tämän päivän toinen istunto oli omistettu e-kirjojen ulkoasujen luomiselle InDesignissa. Minusta tällaisten asioiden tekeminen yksin on erittäin tyydyttävää, joten yritän oppia ja oppia käyttämään Adoben työkaluja entistä paremmin. Kävi ilmi, että tekijöideni innostus potki iltapäivän notkahduksen totaalisesti, ja vietin jopa enemmän aikaa syvällisen työskentelyn tilassa kuin olin alun perin suunnitellut.
Käytän muuten iPhonen sisäänrakennettua ajastinta asettaakseni hälytyksiä syvällisiä työskentelysessioita varten.
Päivä 4:
Ensimmäinen istunto oli hieno (oikoluku artikkeleista, jotka minun on lähetettävä asiakkailleni), mutta sain tehtävän valmiiksi paljon ennen 90 minuutin rajaa. En halunnut aloittaa heti täysin uutta tehtävää, joten päätin yksinkertaisesti pidentää toista istuntoa ja tehdä siitä 105 minuuttia.
Nyt ymmärrän täysin, miten tärkeää on olla ilman häiriötekijöitä syvällisen työskentelyn aikana. Tämän päivän pinnalliset työtehtävät (sähköposteihin vastaaminen, joidenkin asiakirjojen lajittelu, yksinkertaisen bannerin luominen Facebook-ryhmää varten) veivät minulta paljon kauemmin kuin olisi tarvinnut, koska en kiinnittänyt niin paljon huomiota keskittymistasooni. Ehkä voisi olla hyvä idea luoda aikaraja myös pinnallisille työtehtäville?
Päivä 5:
Taas kerran kamppailin matalan työn kanssa, joka sitoutti minut heti päivän alussa. Huomautus itselleni: Minun on käytävä läpi päivän ensimmäinen syvällinen työskentelysessio ennen postilaatikon tarkistamista.
Muuten olo ei ollut tänään mitenkään erilainen, vaikka onkin perjantai ja odotin, että olo olisi hieman laiskempi kuin alkuviikosta. Ei, ei käynyt niin - rakastan sitä, että syvällinen työ vaatii samojen vaiheiden noudattamista päivästä, ajasta tai paikasta riippumatta. Se todella tukee tuottavuutta.
Loppuvaikutelmat:
Olen todella innoissani tästä ajanhallintatekniikasta. Syvällisen työskentelyn ansiosta pystyin tekemään kaiken, mitä olin suunnitellut viikolle, venyttämättä työpäiviä. Itse asiassa päinvastoin - minulla oli tavallista enemmän vapaa-aikaa. Tiukka "ei häiriöitä" -sääntö sai minut saamaan päätökseen joitakin vaativia tehtäviä paljon tavallista lyhyemmässä ajassa.
Aion jatkaa kokeiluja syvällisen työskentelyn kanssa: ehkä voisin lisätä kolmannen päivittäisen istunnon tai tehdä niistä 2 tunnin pituisia? Ainoa heikkouteni oli se, että palaisin täysin vanhaan hajamieliseen tapaani matalan työn aikana. Minun pitäisi ehdottomasti työskennellä sen parissa.
En ole varma, olisiko tämä tekniikka helppo toteuttaa tiimityötä tekeville ihmisille, mutta voin suositella sitä täysin freelancereille, jotka hallitsevat päivittäisen aikataulunsa.
Joanna
Asiakaspalvelun asiantuntija
Osa-aikainen työntekijä
Testaamani ajanhallintatekniikka: Pomodoro (kehittänyt Francesco Cirillo 1980-luvun lopulla)
Tärkein lähtökohta: Työskentelen valittujen tehtävien parissa 25 minuuttia (eli yhden pomodoron) ilman keskeytyksiä ja pidän sitten 5 minuutin tauon. Neljän pomodoron jälkeen pidän pidemmän tauon ja aloitan sitten alusta.
Odotukset:
Opiskeluaikana opiskelin keskeytyksettä 45 minuuttia ja pidin 5 minuutin taukoja opiskelujen välissä. Uskon, että tämä on samanlaista.
Olen innoissani kokeillessani tätä tekniikkaa. Ainoa asia, josta olen huolissani, on se, että minun on vaikea jakaa tehtävät 25 minuutin aikalohkoihin. Vuorovaikutus asiakkaiden kanssa on tärkein prioriteettini, joten en halua luopua siitä Pomodoron kiinteän aikataulun vuoksi.
Päivä 1:
Olen hieman hämmentynyt - lasketaanko menetelmästä kirjoittaminen tauoksi vai ei? Tämä on pitkä (25 minuutin) taukoni, ja päätin käyttää sen raportoidakseni ensivaikutelmistani. Kyse ei tietenkään ole itse tekniikan ongelmasta, vaan enemmänkin suunnittelustani.
Joka tapauksessa 25 minuutin työistuntoja on vaikea sovittaa yhteen päivittäisten standup-istuntojen tai Adriannan kanssa käytävien puhelujen kanssa. Kumpikaan näistä säännöllisistä puheluista ei kestä täyttä 25 minuuttia, ja minun on vaikea löytää tehtäviä loppuajan pomodorolle.
Sovelluksessa, jota käytän pomodoro-istuntojeni ajoittamiseen, on tikittävä ääni, joka auttaa minua keskittymään. Toisaalta se on kuitenkin liian hiljainen vaimentamaan toimistokeskustelujen melua, eikä se myöskään sovi hyvin yhteen musiikin kanssa.
Minusta tuntuu, että työskentelen nopeammin, koska haluan ehtiä 25 minuutin pomodoron loppuun mennessä. Periaatteessa haastan itseni.
Tehtävälistaani on muokattu useita kertoja, koska aliarvioin tietyn tehtävän keston. Jouduin lisäämään 3 pomodoroa, jotta sain tehtyä loppuun jotain, jonka olin alun perin arvioinut kestävän 25 minuuttia.
On hieman stressaavaa, kun tiedän, että tarvitsen vain 2 minuuttia tehtävän loppuun saattamiseen, mutta ajastin näyttää, että minulla on aikaa vain 11 sekuntia. Ai niin, ja jätin tänään yhden tauon väliin, koska olin erehtynyt ajoittamaan asiakaspuhelun sille ajalle.
Päivä 2
Tänään päätin räätälöidä Pomodoro-tekniikan omaan työskentelytapaani sopivaksi. Olen lyhentänyt pitkät tauot 15 minuuttiin. Luodessani tämän päivän tehtävälistaa olen ottanut huomioon niiden tärkeysjärjestyksen, mutta myös suunnitellut kokoukseni. Lisäksi olen kirjoittanut kunkin tehtävän viereen suunnitellut aloitus- ja lopetusajat:
10:00 - 10:25 - PÄIVITTÄIN
10:30 - 10:55 - LinkedIn-viestien lähettäminen Product Hunt -kampanjastamme.
Käyttämässäni sovelluksessa (Focus Keeper) taukojen pituus on kiinteä (ilmaisversiossa), joten käytän sitä vain pomodorojen, en taukojen ajoittamiseen. Olen myös luopunut tikitysäänestä. Olen paljon vähemmän ahdistunut kuin eilen ja työskentelen edelleen erittäin tehokkaasti. Musiikin kuunteleminen auttaa pitämään keskittymiseni yllä. Toimistokeskustelut eivät häirinneet minua tänään kertaakaan!
Kaiken kaikkiaan sovellus on näköpiirissäni, ja käytän sitä pomodorojeni ajoittamiseen, mutta tieto siitä, että minun pitäisi lopettaa istunto täsmälleen, vaikkapa kello 11:30, tekee kaikesta vähemmän abstraktia. Olen jopa onnistunut ajoittamaan täydellisen asiakasdemon ihanteellisesti yhden pomodoron sisään.
Laadin tehtävälistan 4 pomodorolle kerrallaan. Pitkän tauon jälkeen suunnittelen seuraavat 4 istuntoa. Olen tällä tavoin joustavampi ja listaani on muokattava vähemmän.
Vielä yksi asia - aika lentää, kun se on jaettu 25 minuutin pätkiin!
Päivä 3:
Pomodoro ei ole kovin hyvä, kun tapahtuu odottamattomia tilanteita: internetkatkos kesken istunnon tai uudet vegaaniset välipalat toimistolla, joita on heti maisteltava, tai kun kuusi ihmistä pitää standup-kokouksen työpöytäsi vieressä.
Päivä 4:
Ei päivää 4 - olen osa-aikainen työntekijä, muistatko?
Päivä 5:
Tänään en todellakaan onnistunut pitämään 25-5-25-työtahtia. Osittain peruuntuneen kokouksen ja osittain kiireellisten 10 minuutin tehtävien vuoksi.
Mielestäni 25 minuuttia on minulle liian lyhyt työaika. Tauko olisi enemmän ärsyttävä kuin ärsyttävä. Minun on helppo päästä flow-tilaan ja kun olen siinä ja mieluummin teen tehtävän loppuun. Työskentelen keskimäärin 5 tuntia päivässä ja koen, että en todellakaan tarvitse usein pitkiä taukoja. Yritin pitää 25 minuutin tauon ja se tuntui rehellisesti sanottuna ajanhukalta. Tarvitsen vain yhden pidemmän tauon työpäivää kohti, jotta voin syödä välipalan.
Pomodoro-lupaus:
Tehtävälistan luominen on hienoa ja auttaa minua saamaan tehtävät valmiiksi siirtämättä niitä seuraavaan päivään.
Loppuvaikutelmat:
Hyvää:
Huonot puolet:
Viimeinen ajatus: tämä ajanhallintatekniikka toimii parhaiten, kun joukkuetoverisi tietävät, että noudatat sitä. Kun he ymmärtävät, että haluat vaikkapa sovittaa päivittäisen keskustelun yhteen pomodoroon, he eivät enää niin helposti viivyttele. Ja kuka tietää, ehkä hekin saavat tuottavuuspotkua!
Adrianna
Kasvupäällikkö
Kokoaikainen työntekijä
Testaamani ajanhallintatekniikka: Huippuenergiatunnit
Tärkein lähtökohta: Yritän löytää energiani huippuajat (ajat, jolloin olen kaikkein tuottavin) ja käyttää niitä suurimman osan työstäni tekemiseen.
Odotukset:
Mitä odotan? Etsin ajan, jolloin olen tuottavin, jotta voin suunnitella työni paremmin. Jatkuva työskentely aamuyhdeksästä iltaviiteen ei anna paljon vaihtoehtoja tällä alalla. Se tulee olemaan jotain uutta, joten olen todella innoissani siitä!
Päivä 1:
Olen onnistunut heräämään viideltä aamulla, käynnistänyt Slackin ja aloittanut raportin kirjoittamisen. Ensimmäiset kolme tuntia olivat äärimmäisen tuottavia, ei keskeytyksiä, rakastin sitä.
Minulle oli suunniteltu puhelu kello 17.00, joten pidin pidemmän tauon keskellä päivää (en halunnut työskennellä yli 12 tuntia). Tauko osoittautui suureksi epäonnistumiseksi. Koska tauko osui päällekkäin tiimin tavanomaisen työajan kanssa, sain useita viestejä ja kysymyksiä, ja lisäksi minun oli tarkistettava joitakin visuaalisia aineistoja. Jätin joitakin tehtäviä myöhäisillan työistuntoihin, joten päivän kokonaistuntimääräksi tulee yli 10 tuntia.
Päivitys: Olin illalla niin väsynyt, että sain tehtyä vain tunnin verran töitä. Minun on tarkistettava, voisivatko myöhäisillat olla energiani huippuaikaa myöhemmin viikolla.
Päivä 2:
Tunsin edelleen edellisen päivän väsymyksen, mutta olen onnistunut heräämään aikaisin ja tekemään töitä. Myöhäisillan istunto jäi tekemättä, koska käytin liikaa aikaa työskentelyyn päivällä.
Päivä 3 ja 4:
Vaihdoin asioita: mutta aloitin ne hieman myöhemmin (noin klo 8). Työskentelin kello 13:een asti ja vastasin sen jälkeen vain Slack-viesteihin. Tällä kertaa pystyin kokeilemaan myöhäisillan istuntoja, ja se oli todella tuottavaa.
Kaiken kaikkiaan uskon, että kyse on viestinnästä. Kun tiimisi työskentelee kello 8-16, sinun on oltava ainakin osittain käytettävissä. Jos sinun on todella keskityttävä tekemään tiettyä tehtävää, suosittelen vahvasti tätä menetelmää, mutta ilmoita ensin tiimillesi ja valmistele heidät siihen, että et ole käytettävissäsi X:stä Y:hen.
Päivä 5:
Päivä 5 oli hieman vaikea, minun oli oltava läsnä ja mukana normaalina työaikana klo 8-16. Minulla oli pari kokousta, enkä voinut jättää niitä väliin. Tämä osoitti minulle myös, miten joustava minun on oltava töissä ja miten voin mukauttaa huippuenergiakauteni toimiston aikatauluun.
Loppuvaikutelmat:
Olen iloinen siitä, että pystyin löytämään henkilökohtaiset tuottavuuden huippuajat (se oli tavoitteeni alussa). Kokeilin eri aikoja: aikaisin aamulla ja myöhään illalla.
Energiahuippuni? Aamun sarastaessa (lukuun ottamatta 10 minuuttia herätyksen jälkeistä kieltämisvaihetta).
Huonona puolena on, että tämä lähestymistapa ei sovellu parhaiten tiimityöskentelyyn. Kasvupäällikkönä minun on oltava käytettävissä tehdäkseni päätöksiä tai vastatakseni kehitystiimin kysymyksiin.
Etsitään tukea:
Yksi yritysten omistajien ja resurssien hallinnoijien vaikeimmista tehtävistä on työvuorosuunnittelu. Voi olla melko haastavaa ja aikaa vievää suunnitella, kenen pitäisi työskennellä milloin ja millä työvuoroilla, perustuen heidän henkilökohtaisiin mieltymyksiinsä ja...
Ohjelmistotalona olemme testanneet monia, ehkä parhaita ajanhallintasovelluksia. IT- ja ohjelmistobisneksessä - jolla on pääasiassa yritysasiakkaita Yhdysvalloista ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta - olemme tottuneet työskentelemään täysin...
