Keikkatalous on nousussa. Viimeisten viiden vuoden aikana, 3,7 miljoonaa uutta freelanceria ilmestyi pelkästään Yhdysvaltojen markkinoilla. Tämä suuntaus jatkuu todennäköisesti vahvana osa-aikatyönä, sillä osa-aikatyö on erityisen suosittua nuorempien työntekijöiden keskuudessa. Upworkin vuonna 2018 tekemän tutkimuksen mukaan 42% 18-34-vuotiaista yhdysvaltalaisista työntekijöistä on freelancereita.
Mitä saat kiittää tästä artikkelista:
Osa-aikaisten työntekijöiden ja freelancereiden hallinnointi on tavallista IT-alalla. Samalla kun keikkatalous yleistyy kaikilla toimialoilla, IT on edelleen freelancereiden linnake33% työntekijöistä ilmoitti keikkatyön olevan ensisijainen tai toissijainen tulonlähde.
Ei siis ihme, että IT-projektipäälliköiden tehtävänä on säännöllisesti johtaa tiimejä, jotka koostuvat työntekijöistä, joilla on erilaiset työaikataulut. Vaikka sitä voidaan pitää haasteena, on olemassa useita hyväksi havaittuja taktiikoita, joiden avulla osa-aikaisten työntekijöiden johtaminen on helpompaa ja tehokkaampaa.
Huomaa, että tässä artikkelissa keskitytään työntekijöiden päivittäiseen johtamiseen: esimerkiksi projektiryhmän johtamiseen. Jotta osa-aikaisia työntekijöitä voidaan ylipäätään palkata, koko yrityksesi on valmistauduttava kulttuurin ja prosessien osalta.
Keskitytään nyt siihen, mitä voit esimiehenä tehdä luodaksesi myönteisen ja tuottavan työympäristön osa-aikaisille työtovereillesi.
Jotkut pitävät sääntöjen asettamista merkkinä joustamattomasta johtamistyylistä. Todellisuudessa työntekijät itse kuitenkin tuntevat olonsa paljon paremmaksi, kun avoin työympäristö, jossa ilmaistaan selkeät odotukset.
Varmista, että keskustelet seuraavista osa-aikatyötä tekeviin työntekijöihin liittyvistä näkökohdista:
Keskustelemalla tällaisista asioista etukäteen rajoitat mahdollisia väärinkäsityksiä myöhemmässä vaiheessa.
Osa-aikaisten työntekijöiden hallinnoimiseksi sinun on tiedettävä, milloin he ovat käytettävissä ja kuinka kauan. On tärkeää luoda saatavuus/resurssikalenteri jossa joukkuetoverisi voivat määrittää työaikansa. Sopimuksesta riippuen he voivat täyttää sen itse tai pyytää ensin hyväksyntääsi aikataululleen.
Osa-aikaisten työntekijöiden saatavuus on osa Teamdeckin kalenteria. Henkilöt, joilla on kiinteät osa-aikaiset aikataulut, voivat asettaa sääntöjä toistuvan käytettävyytensä toistamiselle.
Työntekijän aikataulun ymmärtämiseen liittyy vielä yksi näkökohta. Osa-aikaiset työntekijät työskentelevät osa-aikaisesti syystä. Jotkut haluavat enemmän aikaa sivutoimisille tai henkilökohtaisille asioille. Jotkut elävät tällä tavalla jonkin aikaa tai pidempään, koska heidän on pakko, jotkut taas, koska he haluavat. Kuitenkin - joustavat aikataulut ja hyödyllinen resurssienhallintaohjelmisto tai henkilöstöhallintojärjestelmä tulee yrityksen olennainen osa.
Voisi olla hyödyllistä ymmärtää tiimisi jäsenen tilanne (olematta kuitenkaan liian utelias) ja se, missä määrin hänen aikataulunsa on joustava. Näin tiedät paremmin, ettet varaa aikaa puheluun, joka häiritsisi hänen muita tehtäviään. 
Tieto siitä, kuka on käytettävissä ja milloin, tekee resurssien suunnittelu paljon helpompaa. Seuraava vaihe on suunnitella heidän tehtävänsä siten, että ne vastaavat heidän kapasiteettiaan ja projektin tarpeita.
Toki sinun pitäisi varmistaa, että suunnitellut varaukset eivät ylitä työntekijäsi saatavuutta, mutta se on vain puolet työstä. Toinen puoli on käydä läpi projektisuunnitelma ja tutkia mahdolliset riippuvuudet osa-aikaisen työntekijän tehtävien ja muun tiimin tehtävien välillä. Et halua päätyä tilanteeseen, jossa koko tiimi odottaa hyödykettä, jonka freelance-suunnittelija valmistelee parissa päivässä. Et luultavasti myöskään odota, että kyseinen suunnittelija työskentelee vapaa-ajallaan (ellet ole sopinut, että hän voi tehdä lisätunteja).
Kun hanke on suunniteltu, sinun on seurata todellista työmäärää tiimisi jäsenistä (lue työmäärän hallinta). Toimistossa työskenteleville se on helpompaa, mutta etätyötä tekevien osa-aikaisten työntekijöiden kohdalla voi olla haastavaa huomata merkkejä vajaa- tai ylikäytöstä (lue aiheesta resurssien käyttö). Siksi voit hyötyä työntekijöiden näkyvyyttä lisäävien työkalujen ja tekniikoiden käytöstä. Työntekijöiden työajanseuranta, jos se toteutetaan oikeinon yksi tällainen tekniikka. Sen avulla johtajat voivat ymmärtää tiiminsä todellisen työmäärän. Työntekijät puolestaan tuntevat, että heidän ponnistelunsa huomataan.
Työaikataulut auttavat projektipäälliköitä ymmärtämään tiiminsä todellista käyttöä. Ylityöt on helppo havaita punaisten palkkien ansiosta.
Me Teamdeckissä uskomme, että optimaalinen työmäärä on yksi kolmesta tiimin onnellisuuden pilarista (muut ovat avoimuus ja työ- ja yksityiselämän tasapaino). Kun kaikki kolme pilaria täyttyvät, voit odottaa, että kaikki työntekijäsi, myös osa-aikaiset ja freelancerit, ovat tyytyväisempiä työpaikkaansa.
Vaikka työntekijöidesi työ on suunniteltu huolellisesti ja analysoitu riittävästi, sinun on silti saatava heidät tuntemaan itsensä osaksi tiimiä, jos haluat, että projekti sujuu ongelmitta.
On monia tapoja rakentaa toveruuden tunnetta tiimisi jäsenten keskuudessa: jäänmurtopeleistä tiimiretriitteihin. Et voi kuitenkaan unohtaa osa-aikaisten työntekijöiden ottamista mukaan hankkeen varsinaiseen elinkaareen. Heidän pitäisi olla ajan tasalla kaikista päivityksistä ja osa tiimin tekemiä päätöksiä.
Jos koko hankkeen laajuisia kokouksia tai työpajoja järjestetään, varmista, että kaikki ovat käytettävissä. Usein tuntuu siltä, että freelancereiden ja osa-aikaisten työntekijöiden aika on liian arvokasta käytettäväksi kokouksiin: heidät voi aina perehdyttää jälkikäteen. Jos näin on, kokousta ei ehkä tarvita alun alkaenkaan, ja useammalle tiimin jäsenelle on parempi vain saada päivitys asiasta. Se, että tiimissäsi on ihmisiä, joilla on erilainen saatavuus, voi itse asiassa vaikuttaa myönteisesti tiimisi tehokkuuteen.
Tehokkuudesta puheen ollen, yritä käyttää työkaluja, jotka tukevat asynkronista yhteistyötä. Kun palkkaat freelance-graafisia suunnittelijoita tai kuvittajia tuottamaan visuaalista aineistoa brändiisi, haluat yleensä tarkistaa heidän työnsä. Käyttämällä työntekijöiden hallintaohjelmisto ProofHubin kaltaisten online-tarkistusominaisuuksien avulla voit helposti huomauttaa kaikista ehdotuksista suoraan tarkistettuun aineistoon. Freelancerit, joiden kanssa työskentelet, ymmärtävät palautteesi nopeasti ilman, että sinun tarvitsee palata sähköpostitse tai puhelimitse. Se on myös erittäin hyödyllistä etäryhmien hallinnoinnissa.
Kysyimme Proofhubin CMO:lta Vartika Kashyapilta etätyöntekijöiden johtamisen tärkeydestä:
Ilman ProofHubia etäryhmien tiedot olivat hajallaan useilla eri alustoilla - he hallitsivat eräpäiviä ja tehtäviä sähköpostitse, keskustelivat eri alustalla, saivat päivityksiä puhelimitse, palaute malleista oli hämmentävää ja hukkui usein pitkiin sähköpostiviesteihin, eikä työn ja suorituskyvyn yleiskatsausta voitu tehdä yhdessä paikassa. ProofHub tuo kaikki tiimien, johtajien ja asiakkaiden tarvitsemat työkalut saman katon alle. Alison Dalziel alkaen Localise kuvaili jopa etäryhmien hallintaa ilman ProofHubia "koirien ja kissojen" kaltaiseksi. "ProofHub on ratkaissut ongelmamme projektien tukemisessa etänä", hän lisäsi.
Pohjimmiltaan osa-aikaisten työntekijöiden johtaminen ei eroa kovin paljon kokoaikaisten työntekijöiden, erityisesti etätyöntekijöiden, johtamisesta. Molemmissa tapauksissa sujuvalla viestinnällä, keskinäisellä ymmärryksellä ja annoksella empatiaa päästään pitkälle.
Freelancereiden ja osa-aikaisten työntekijöiden kohdalla sinun on kuitenkin oltava erityisen tarkkaavainen, sillä monet asiat saattavat jäädä huomaamatta. Ylityöllistetty työntekijä jää helposti huomaamatta, jos hän ei työskentele toimistossa eikä hänen työtuntejaan seurata. Varmista, että hyödynnät erilaisia tapoja lisätä työntekijän näkyvyyttä, jotta pysyt aina kärryillä heidän nykytilanteestaan.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...