Jos et käytä erinomaista resurssien aikataulutusohjelmisto parempi katsoa aikataulutustekniikoita. Aikataulutustekniikat auttavat sovittamaan yhteen projektin aikataulun, laajuuden ja resurssit. Aikataulun on sovittava tiettyyn aikatauluun ja siinä on käytettävä käytettävissä olevia resursseja, joilla on oikeat taidot.
Mitä saat tämän artikkelin avulla:
Projektin aikataulutuksen selkeästi määritelty rooli ja merkitys projektinhallinnassa.
Näkymä erilaisiin projektin aikataulutustekniikoihin
Miten ratkaista projektin aikataulutusongelmat näiden aikataulutustekniikoiden avulla?
Hankesuunnittelun rooli ja resurssienhallintaohjelmisto projektinhallinnassa
Kuten monet tietävät - projektin aikataulun hallinta ja projektin aikataulutustekniikat kuuluvat samaan perheeseen. Molemmissa - yleisesti ottaen - projektin tai sen osan toimittaminen odotetussa ajassa on perimmäinen motiivi, jonka vuoksi molemmat tieteenalat ovat syntyneet.
Kun otetaan huomioon monet epävarmuustekijät, muuttujat ja mahdollisuus, että resurssien saatavuus tai projektin laajuus voi muuttua, on vaikea laatia aikataulua, joka kestää. Loppujen lopuksi sinä olet se, joka joutuu vastuuseen. Tässä kerrotaan, miten ja milloin kannattaa käyttää monimutkaisiin IT-projekteihin sovellettavia aikataulutustekniikoita, jotta voit laatia luotettavan aikataulun.
Projektin aikataulutus on prosessi, jossa luodaan projektin aikataulu, joka koostuu peräkkäisistä toiminnoista ja virstanpylväistä, jotka on toimitettava tietyssä määräajassa. Projektiaikataulu luodaan seuraavien tekijöiden perusteella:
Hankkeen vaatimukset
Hankkeen tavoitteet ja tuotokset
Tehtävät ja niiden riippuvuudet
Hankkeen aikataulu
Tiimitaidot ja -valmiudet
Talousarvio
Riskianalyysi
Projektin aikataulutustekniikat ovat yksinkertaisesti malleja, jotka koskevat työaikataulut. Koska projektin aikataulutus koostuu monista osatekijöistä, se edellyttää erilaista lähestymistapaa riippuen odotuksista tai hankkeeseen liittyvistä vaikeuksista, esimerkiksi siitä, että aikaa ei ole riittävästi, ihmisiä ei ole riittävästi, teknologia ei ole riittävää jne.
Aikataulu on projektin aikataulu, joka koostuu peräkkäisistä toiminnoista ja välitavoitteista, jotka on toteutettava tietyn määräajan kuluessa.
Hankesuunnitelman laatiminen tiedät tarkalleen, mitä tulee toimittaa missä järjestyksessä. Hankkeen resurssien jakaminen auttaa sinua löytämään ja osoittamaan oikeat työntekijät. Osoitteessa Instagram-promootio voi olla tehokas tapa tavoittaa laajempi yleisö, saada potentiaalisia asiakkaita ja lisätä brändin tunnettuutta. Aikataulu kertoo tarkalleen, milloin kaiken tämän pitäisi tapahtua.
Projektiryhmän ohjaaminen toteutusvaiheessa ja koko projektiryhmän yhteistyön edistäminen ovat ratkaisevia tekijöitä aikataulun pitämisessä. Oikeilla aikataulutustekniikoilla voit myös mukauttaa joitakin toimintoja ja tehtäviä, jos projekti viivästyy tai jos laajuuteen tulee muutoksia.
Kaksi ensimmäistä projektipäälliköiden käyttämää tekniikkaa ovat kriittisen polun menetelmä (CPM) ja ohjelman arviointi- ja tarkistustekniikka (PERT). Molemmat perustuvat matemaattiseen logiikkaan. Näiden menetelmien avulla voit laskea oletetut aloitus- ja lopetuspäivämäärät, jotka perustuvat projektin tunnettuun laajuuteen.
Tarkastellaan ensin CPM:ää. Ajattele kriittistä polkua projektisi puukaaviona. Kriittisen polun menetelmä auttaa sinua löytämään projektin pisimmän mahdollisen ja lyhimmän aikataulun. CPM:n avulla pystyt myös merkitsemään kriittiset tehtävät ja ne, jotka saattavat jäädä kellumaan. Jälkimmäisten toimituksen muutokset eivät vaikuta aikatauluun.
CPM:n käyttäminen edellyttää, että tunnet projektin laajuuden ja luettelet kaikki sen toteuttamiseen tarvittavat tehtävät. Arvioi sitten, kuinka kauan kukin tehtävä voi kestää. Tämän jälkeen sinun on myös huomattava kaikki tehtävien väliset riippuvuudet. Näin tiedät, mitkä tehtävät voidaan tehdä erikseen ja mitkä vaativat aiempien tehtävien suorittamista. Lopuksi lisää virstanpylväät ja suoritteet projektiin.
Projektin kriittinen polku auttaa havainnollistamaan projektin kulkua ja laskemaan sen keston, kun kaikki riippuvuussuhteet ja suoritteet ovat tiedossa. Kriittinen polku määritellään ryhmäksi tehtäviä, jotka ovat olennaisia projektin onnistumisen kannalta, ja ne asetetaan peräkkäiseen järjestykseen. Tämä tekniikka ei välttämättä ole kovin käytännöllinen, jos hankkeeseen liittyy paljon epävarmuustekijöitä.
Kriittisen polun tavoin PERT on tapa havainnollistaa projektin tehtävien kulku projektissa ja arvioida aikataulu niiden oletetun keston perusteella. Tämä tekniikka havainnollistaa myös tehtävien väliset riippuvuudet.
Projektin aikatauluttamiseksi PERTin avulla, aivan kuten CPM:ssä, sinun on ensin määriteltävä tehtävät ja niiden järjestys projektin välitavoitteiden perusteella. Käyttämällä CPM:n kaltaista verkostokehystä, joka koostuu näistä tehtävistä, voit arvioida erilaisia aikatauluja hankkeelle luottamuksen tason mukaan:
Optimistinen ajoitus
Todennäköisin ajoitus
Pessimistinen ajoitus
Vaikka se näyttää hyvin samankaltaiselta kuin CPM, PERT käyttää painotettua keskimääräistä kestoa eikä arvioita mahdollisten aikataulujen laskemiseen.
Tämän lähestymistavan haittapuolena on myös tarve tuntea kaikki tehtävät ja niiden väliset riippuvuussuhteet, jotta tätä tekniikkaa voidaan hyödyntää täysimääräisesti.
Keston tiivistäminen on tapa lyhentää aikataulua. Siitä voi olla hyötyä, jos projekti on myöhässä ja sinun on löydettävä keino aikataulun mukauttamiseksi muuttamatta projektin laajuutta. Voit soveltaa kahta tekniikkaa: nopea seuranta ja kaatuminen.
Koska tiedät jo, mikä kriittinen polku on, tässä on toinen tapa käyttää sitä. Pikapolku auttaa sinua löytämään tehtäviä, jotka voitaisiin tehdä samanaikaisesti tai osittain päällekkäin projektin nopeuttamiseksi. Katsokaa kriittistä polkua ja päättäkää, mitkä toiminnot voitaisiin nopeuttaa.
Oletetaan, että olet aloittanut uuden projektin ja olet jo kerännyt kaikki vaatimukset. Tässä vaiheessa voisit aloittaa suunnitteluvaiheen ja aloittaa ohjelmistokehityksen vasta, kun suunnittelu on valmis.
Jos kuitenkin haluat nopeuttaa molempia prosesseja, voit aloittaa ohjelmistokehityksen sen jälkeen, kun tärkeimmät suunnitelmat ovat valmiit. Jatka sitten myöhempien näkymien valmistelua samalla, kun ohjelmoijat toteuttavat jo saamansa materiaalit.
Nopea aikataulutus on esimerkki projektin aikataulutusmenetelmästä. Vaikka nopeutettu aikataulutus saattaa vaikuttaa houkuttelevalta, muista myös riskit. Koska sinun on hallittava useita tärkeitä toimintoja kerralla, on helpompi tehdä kalliita virheitä tai uhrata laatu.
Toinen tiivistämistekniikka on kaatuminen, joka tarkoittaa lisäresurssien lisäämistä, jotta projekti saadaan valmiiksi ajallaan. Se on kuitenkin hankala, sillä sinulla on oltava ylimääräisiä resursseja, joita voit käyttää.
Kaikkia tehtäviä ei myöskään voida tehdä nopeammin lisäämällä tiimin jäseniä. Brookin lain mukaan "lisähenkilöstön lisääminen myöhässä olevaan ohjelmistoprojektiin tekee siitä myöhäisemmän", mikä liittyy yleiseen vähenevän tuoton lakiin. Syynä tähän on lisäviestintä, jota tarvitaan uusien tiimin jäsenten perehdyttämiseksi projektiin, ja tehtävien rajallinen jaettavuus.
Toinen tapa käyttää kaatumistekniikkaa on lisätä aikaa (esim. maksettu ylityö), mutta sen on silti sovittava määräaikaan. Tämän lähestymistavan haittapuolena on kuitenkin projektin kustannusten nousu.
Hankkeen aikataulutusmenetelmän kaatuminen.
Simulaatioaikataulutuksessa käytetään erilaisia toimintoja projektin mahdollisen keston laskemiseen. Se on erityisen kätevä, kun epävarmuustekijöitä ja muuttujia on paljon. Simulointia käyttämällä voit luoda oletuksiin perustuvan aikataulun, joten voit käyttää sitä, vaikka et tietäisi kaikkia toimia tai jos laajuus voi muuttua.
Yksi käyttämäsi malli on Monte Carlo -simulaatio. Siinä otetaan huomioon erilaisia oletuksia ja mahdollisia lopputuloksia, minkä tuloksena saadaan ennustettu kesto. Tämän lähestymistavan etuna on se, että siinä otetaan huomioon riskit ja epävarmuustekijät, joten vaikka laajuusmuutoksia tai lisätehtäviä tapahtuisi, voit mukauttaa suunnittelemasi työaikataulu.
Resurssien tasaaminen on aikataulun ja resurssien mukauttamista toimitusajan lyhentämiseksi tai resurssien vähentämiseksi. välttää resurssien ali- tai ylikäyttöä. Voit käyttää sitä projektin yksittäisen toiminnon säätämiseen.
Säädä aikataulua resurssien tasauksen avulla, jaa tai yhdistä toimintoja resurssien saatavuuden mukaan, jotta tiimin jäseniä ei ole ali- tai ylikäytössä.
Tämän tekniikan käytöstä käydään paljon keskustelua projektinhallintayhteisössä, koska se voi lisätä projektin kustannuksia ja aikaa. Jos haluat käyttää tätä tekniikkaa, sinun on otettava huomioon sen haittapuolet.
Hanke resurssien aikataulutustyökalu auttaa sinua tunnistamaan ja kohdentamaan halutut resurssit projektin aikataulussa. Nämä työkalut voivat myös auttaa sinua ennustamaan uuden projektin aikataulun, koska sinulla on jo paljon tietoa aiemmista projekteista.
On myös erittäin hyödyllistä tietää, miten tiimisi on toiminut aiemmin, mitä esteitä heidän on pitänyt voittaa ja miten he ovat onnistuneet siinä. Nykyaikaiset resurssienhallintaohjelmistot tarjoavat digitaalisille projektipäälliköille pääsyn moniin tietoihin, kuten suorituskyky- tai käyttöraportteihin.
Käyttöpalkinäkymä [Lähde: Tilastokeskus]: Teamdeck - resurssien suunnitteluohjelmisto, jossa on resurssien ja projektien aikataulutusominaisuus]
Teamdeck on täydellinen ratkaisu projektipäälliköiden kohtaamiin ongelmiin. Resurssien aikataulutusominaisuus on ihanteellinen, kun projekteihin nimetään oikeat henkilöt heidän taitojensa ja saatavuutensa perusteella. Ajanseurannan avulla näet aina, mitä tiimisi työstää, tekeekö se ylitöitä vai ei.
Voit myös tarkistaa, mitkä hankkeet ovat kannattamattomia, koska ne kuluttavat liikaa resursseja. Vapaiden hallinnalla voit hallita yrityksesi resursseja, kun työntekijät ovat lomalla. Mukautetut raportit puolestaan antavat sinulle täydellisen yleiskuvan johtamisesi vahvuuksista ja heikkouksista, jotta voit optimoida ne.
Jokainen muutos on aloitettava hyvällä diagnoosilla tilanteesta. Tiedät jo, mikä on projektiaikataulu ja mitä projektiaikataulutekniikoita jokaisen hyvän projektipäällikön tulisi tuntea. Seuraavaksi keskustelemme yleisimmistä ongelmista, joita projektipäälliköt kohtaavat, kun he resurssien aikataulutus ja miten projektin aikataulutustekniikat auttavat ratkaisemaan ne.
Projektipäällikön keskeinen tehtävä on arvioida, kuinka paljon aikaa projektiin tarvitaan. Jos määräaika on liian lyhyt - kaikki työskentelevät paineen alla, tuotteen laatu voi laskea ja asiakas on tyytymätön viivästykseen. Jos määräaika on liian pitkä, yrityksesi saattaa hylätä uusia hankkeita, koska se luulee, ettei sillä ole resursseja. Myös asiakas saattaa jättää organisaatiosi ja valita sellaisen, joka saa projektin valmiiksi lyhyemmässä ajassa. Ihanteellinen vaihtoehto on tietysti jossain keskellä. Mutta miten se löydetään?
[Lähde: [KUVA 1: Teamdeck - resurssienhallintaohjelmisto, jossa on ajanseuranta- ja projektiaikatauluominaisuuksia]
Käytä kokemustasi ja arvioi tarvittava aika aiempien projektien perusteella. Program Evaluation and Review Technique, joka on yksi kirjoittamamme projektiaikataulun matemaattisista analyyseistä, toimii tässä hyvin. Tee tehtävien ja välitavoitteiden perusteella optimistinen, todennäköisin ja pessimistinen skenaario ja arvioi, millainen tilanne on edessäsi. Näin olet valmistautunut kaikkeen!
Määräajan ylittäminen on valtava ongelma projektipäällikölle, sillä vain 52% hankkeista saadaan valmiiksi aikataulussa (Project Management Institute, 2018). Määräaikojen ylittämistä pidetään usein selkeimpänä todisteena siitä, että projektipäälliköllä ei ole organisointitaitoja.
[Lähde: [KUVA 1: PMI:n Pulse of the Profession, 10. maailmanlaajuinen projektinhallintatutkimus].
Näin ei tietenkään aina ole. Joskus yhteydenpito asiakkaaseen on hankalaa, työntekijöitä tai muita resursseja ei ole riittävästi tai yritys on yksinkertaisesti kiireinen, kun hankkeita sataa. Syystä riippumatta projektin määräajan ylittyminen on suuri ongelma, ja sitä tulisi välttää kaikin keinoin. Varsinkin, kun on olemassa useita tehokkaita tapoja vähentää tällaisten tapausten määrää. Ja täydellinen projektin aikataulutus on yksi niistä.
Jos myöhästyt usein määräajasta, voit lyhentää aikataulua keston tiivistämistekniikalla, erityisesti nopeuttamalla aikataulua tekemällä joitakin tehtäviä samanaikaisesti tai ohittamalla tehtävät, jotka eivät ole lopputuloksen kannalta kriittisiä.
Se on nykypäivän markkinoiden painajainen - hankkeet jumiutuvat asiantuntijoiden puutteen vuoksi. Joskus se johtuu siitä, että yrityksen kehitystahti on nopeampi kuin uusien työntekijöiden rekrytointitahti. Toisinaan taas resursseja riittää päivittäin, mutta kun projekteja kertyy, käsiä ei yksinkertaisesti riitä töihin. On hyvin vaikeaa pysyä mukana kaupoissa, kun ei ole ketään, joka tekisi työt ja määräaika lähestyy vääjäämättä. Jos kohtaat tämän ongelman usein työssäsi, kaatuminen, yksi keston tiivistämisen tekniikoista, auttaa sinua.
Tarjoa työntekijöillesi palkallisia ylitöitä tai lisätyötä, jotka he voivat pitää vapaapäivinä milloin tahansa. On myös hyvä idea käyttää freelancerin tai ulkoistamisyrityksen tukea, joka tarjoaa sinulle tarvittavat asiantuntijat vaativaan projektiin.
Kuten luultavasti tiedät, hanke ei aina sovi alkuperäiseen laajuuteen alusta loppuun. Digitaaliset tuotteet ovat dynaamisia olentoja, jotka kehittyvät ajan myötä. Uusia tarpeita ilmaantuu, uusia ideoita ilmaantuu, asiakas muuttaa oletuksia, eikä jää muuta kuin mennä näiden muutosten mukana ja olla ketterä.
Useimmat projektin aikataulutustekniikat perustuvat tietoon projektista ja tarvittavista tehtävistä, mutta jos työssäsi on paljon tuntemattomia tekijöitä, kannattaa käyttää simulointia ja luoda useita mahdollisia skenaarioita ja toimintasuunnitelmia, jotka riippuvat mahdollisesti esiintyvistä muuttujista. Tämä joustavuus varmistaa, että olet valmis kaikkeen.
Projektin aikataulutuksessa resurssipulaan reagoidaan automaattisesti hankkimalla uusia resursseja. Joskus se ei ole mahdollista, mutta kerromme lisää - joskus se ei ole edes tarpeen. Usein vaikutelma siitä, ettei resursseja ole riittävästi, johtuu siitä, ettei niitä käytetä optimaalisesti. Katso tätä tosielämän esimerkin avulla.
Päivässä on 24 tuntia. Tämä pätee kaikkiin - sinuun, Elon Muskiin, Oprah Winfreyhin, Yhdysvaltain presidenttiin ja kuningatar Elisabettiin. Kaikilla on yhtä paljon aikaa - kysymys on vain siitä, miten he käyttävät sen. Jos sinusta tuntuu, että sinulla on aikapulaa, et pidentäisi päivääsi, mutta voit herätä aikaisemmin, katsoa tv-sarjasta kaksi jaksoa viiden jakson sijaan, olla selaamatta Instagramia, työskennellä intensiivisesti muutaman tunnin ajan, käydä pyöräilemässä ja levätä sitten hyvällä omallatunnolla tuottavan päivän jälkeen. Ja sama pätee myös yritykseesi.
Jos resursseista on pulaa, tarkista, käytätkö niitä optimaalisesti - ehkä jotkut työntekijät saavat tehtäviä, jotka eivät vastaa heidän pätevyyttään, ehkä he lopettavat työnsä etuajassa ja lopuilla ei ole mitään tekemistä, ehkä jollakin osastolla on liian vähän ihmisiä ja toisella osastolla liikaa. Resurssien tasaustekniikka sopii erinomaisesti projektin aikataulun optimointiin.
Tiedämme, mitä ajattelet. Onko perfektionismi pahasta? Miten se voi olla, kun kaikki puhuvat aina siitä, miten saavuttaa täydellisyys jne.? No, tietysti perfektionismi on suuri etu... kunhan sinulla on loputtomasti aikaa. Projektinhallinnassa aika on valitettavasti resurssi, josta on useimmiten pulaa, eikä perfektionismi helpota asiaa.
Jos haluat, että projektin jokainen osa tehdään paitsi hyvin myös erinomaisesti, tarkistat kaiken kymmeniä kertoja ja teet jokaisen asian metodisesti, yksi kerrallaan, kunnes jokainen palapelin pala sopii täydellisesti - et todennäköisesti ehdi määräaikaan, koska olet myöhässä jo ennen aloitusta.
Tarkoittaako se, että sinun pitäisi tehdä työsi huonosti ja julkaista virheellinen tuote? Ehdottomasti ei! Sinun on kuitenkin ymmärrettävä, että on olemassa kultainen keskitie yhden ja toisen lähestymistavan välillä. Tässä kohtaa kriittisen polun menetelmä astuu kuvaan. Tunnista tehtävät, jotka ovat kriittisiä projektin edistymisen kannalta, ja tehtävät, jotka voidaan tehdä myöhemmin. Tämän tempun avulla projektin aikataulutus mahdollistaa työn valmistumisen ajallaan ja voit parantaa tuotetta jäljellä olevassa ajassa.
Voit laatia projektiaikataulun missä tahansa - paperille, taululle tai Exceliin. Voit. Mutta mitä varten. Nykypäivän liiketoiminta on liian kehittynyttä salliakseen organisatorisen kaaoksen, minkä vuoksi työnhallintaohjelmisto on korvaamaton osa, jonka avulla voit hallita työaikaa, resursseja, lomia, aikatauluja ja kalentereita yhdestä paikasta. Miten valita tällainen tarpeisiisi räätälöity järjestelmä? Tämä on erillisen artikkelin aihe. Onneksi olemme jo valmistelleet sen sinulle. Projektin aikataulutusohjelmisto - Mitä projektipäälliköt etsivät tai Hankkeen aikataulun hallinta - Rooli, haasteet ja työkalut.
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...