Projektin budjetin seuranta Teamdeck.io resurssisuunnitteluohjelmistolla

Projektin budjetin laatiminen vaatii paljon suunnittelua, mutta usein se ei kuitenkaan riitä. Mukaan Project Management Instituten tutkimus, alle 60% hankkeista saadaan päätökseen alkuperäisen talousarvion puitteissa. Jos haluat nähdä, missä projektisi on menossa, sinun on seurattava sen edistymistä ja tarkistettava, vastaavatko arviot todellisia tietoja.

Teamdeckin avulla voit pysyä ajan tasalla projektin nykyisestä budjetista, yrityksesi voitosta ja mahdollisista riskeistä. Voit myös jakaa nämä tiedot tiimisi tai asiakkaidesi kanssa.

Oletko valmis muuttumaan entistä tietopohjaisemmaksi projektipäälliköksi?

Ensinnäkin, et ole vielä perustanut teamdeck-tiliäsi, rekisteröidy nyt. Tässä artikkelissa kuvatut ominaisuudet ovat saatavilla osoitteessa raportit jakso.

Voit luoda uuden raportin tyhjästä (valitsemalla luoda mukautettuja), mutta suosittelen käyttämään mallia nimeltä "Project Budget". Nimeä raportti ja valitse sopiva päivämääräväli.

Vertaa arvioita toteutuneisiin tuloksiin

Tarkasteltaessa ensimmäistä kaaviota, nimeltään Varaukset vs. työaikataulutvoit nähdä, miten arviosi (varaukset) ja tiettyyn projektiin tosiasiallisesti käytetty aika vastaavat toisiaan. Klikkaa asetukset -> ryhmä ja vaihtaa hankkeet ja ihmiset nähdä sama vertailu eri näkökulmista.

Tällainen kaavio voi auttaa sinua tunnistamaan riskit ja parannusalueet, jos haluat palata projektin etenemiseen.

Seuraa projektin nykyistä budjettia ja kokonaistulosta.

Jos käytät malliraporttiamme "Projektin budjetti", näet taulukon nimeltä "Projektin budjetti". Budjetit. Täällä voit laskea yrityksesi voiton ja nähdä kunkin hankkeen kustannukset.

Jos laadit raportin tyhjästä, lue lisää. Käytät samoja mittareita ja kaavoja kuin alla on kuvattu, mutta sinun on määriteltävä ne ensin tai tuotava ne muista raporteista. Näin luot mukautettuja mittareita raportteihisi.

Tämä taulukko luodaan oletusarvoisesti hankkeille, joilla on kiinteä budjetti. Jos sinulla on aika- ja materiaalisopimus, löydät sopivan ohjeen alla olevasta osiosta.

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä Budjetit pöytä on täyttää se. On kaksi saraketta, jotka tarvitsevat syöttösi: Hankkeen talousarvio ja Sisäinen kurssi USD. Ensimmäinen edustaa projektin budjettia: summaa, jonka asiakas maksaa sinulle tehdystä työstä. Toinen on keskimääräinen tuntihinta, jonka maksat työntekijöillesi. Varmista, että syötät sisäiset hinnat erikseen jokaiselle projektissa työskentelevälle henkilölle.

Tämän jälkeen hankkeillesi lasketaan kaksi mukautettua mittaria: Voitto ja Kustannukset. Kustannuksesi koostuvat rahoista, jotka käytät tietyn projektin parissa työskentelevien työntekijöidesi palkkaamiseen. Voitto on se rahamäärä, joka sinulle jää jäljelle, kun vähennät edellä mainitut kustannukset projektin budjetista.

Laske projektin budjetti tiimisi työaikataulujen perusteella.

Laskutatko asiakkaitasi aika- ja materiaalisopimuksen perusteella? Tässä tapauksessa et voi määrittää projektin kiinteää budjettia, mutta voit laskea sen tiimisi työaikataulujen perusteella.

Käytä Budjetit taulukko (voit poistaa Hankkeen talousarvio saraketta siitä) ja lisää mukautettu arvosarake, jonka nimi on esimerkiksi "Ulkoinen korko".

Kun sarake on taulukossasi, täytä se sen mukaan, kuinka paljon veloitat asiakkaaltasi tunnilta.

Luodaan toinen sarake, jossa määritetään, kuinka paljon asiakkaan pitäisi maksaa sinulle tietyllä ajanjaksolla. Klikkaa mittarit taulukon oikeassa ylävalikossa ja valitse sitten lisätä mukautetun -> Lisää mukautettu laskentakenttä.

Luo laskelma nimeltä "tulot" tai "tulot", jonka tietomuoto on valuutta. Kirjoita nyt kaava:

(Työaikataulut: Aika / 60) * Mukautetut arvot: Ulkoinen korko

Huomaa, että jos määrittelet eri hinnat eri henkilöille, kustannukset ja tulot lasketaan erikseen jokaiselle täytetylle riville:

Nyt kun sinulla on tulot laskettu, sinun on myös muokattava kaavaa kohdassa Voitto. Vaihda se:

Mukautetut arvot: Ryhmä:Ihmiset, Mukautetut kaavat: Kustannukset USD))

osoitteeseen

sum(nested(Group: People, Custom formulas: Revenue)) - sum(nested(Group:People, Custom formulas: Costs USD))

Noin sitä pitää! Kokonaisvoittosi on valmis.

Saat enemmän tietoa tiimisi työaikataulujen tiedoista.

Teamdeckin raporttien avulla voit luetella tiimisi seuratun ajan, mutta myös syventyä työaikakirjanpitoon. Jokaiseen työntekijöidesi kirjaamaan aikamerkintään voidaan liittää "kuvaus" - tiimin jäsenen kommentti tietystä merkinnästä. Voit tuoda nämä kuvaukset projektibudjettiraporttiin. Lisää yksinkertaisesti "tuntilistan kuvaus"-sarake mihin tahansa raporttisi taulukkoon:

Voit myös nähdä tiimisi varauskuvaukset ja verrata niitä työaikataulujen kommentteihin:

Tällainen analyysi voi auttaa sinua tunnistamaan suunnitellun ja toteutuneen työn väliset erot ja ymmärtämään paremmin, miten projektin budjetti on käytetty.

Visualisoi palamisnopeus

Voit lisätä raporttiisi viivakaavion, jonka avulla voit analysoida projektin kulumisastetta.

Valitse Varaukset: Aika ja Työaikataulut: Time mittareina, joita haluat visualisoida ja käyttää. suodatin valita asiaankuuluvat hankkeet.

Tällainen kaavio auttaa sinua ymmärtämään, missä projektisi on menossa. Ovatko toteutumat ylittäneet arviot? Onko projektisi budjetti sen vuoksi vaarassa? Tunnista hälyttävät kuviot heti, kun niitä ilmenee.

Kerro muille projektisi edistymisestä

Teamdeckin avulla voit jakaa raportteja tiimisi jäsenten tai ulkoisten sidosryhmien kanssa. Sinun tarvitsee vain napsauttaa osake ja päätä, kenelle haluat jakaa raporttisi. Henkilöt, joilla on teamdeck-tili, voivat saada muokkausoikeudet raporttiisi, kun taas muut voivat tarkastella sitä.

Luo oma raportti

Oletko datapohjainen projektipäällikkö? Oivallusten analysointi voi auttaa sinua tekemään parempia liiketoimintapäätöksiä, jotta voitte hallita hankkeita tehokkaammin. Jos käytät Teamdeckiä, reaaliaikaiset tiedot tiimisi suorituskyvystä ovat käden ulottuvilla: aloita nyt![/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]