Apptension - ohjelmistotalo Puolasta - säästää lähes $10 000 kuukaudessa, ja käytämme vain yhtä työkalua tämän saavuttamiseen.

Mutta se ei ollut aina niin helppoa.

Koska olemme ohjelmistotalo, joka työskentelee useiden projektien parissa samanaikaisesti, olemme kokeilleet useita työkaluja ajanseurantaan ja resurssien aikatauluttamiseen.

Loppujen lopuksi olemme kuitenkin olleet hieman pettyneitä.

Taulukkolaskentataulukoiden täyttämiseen perustuvat ajanseurantalaitteet vievät enemmän aikaa ja ovat epätarkkoja. Koska olemme kyllästyneet merkityksettömiin arvausraportteihin, päätimme rakentaa oman työkalun, ja näin käy Teamdeck heräsi henkiin.

Olemme toteuttaneet sen alusta alkaen sisäisesti. Se auttoi meitä pysymään ajan tasalla projekteissamme, sekä sisäisten että etätiimin jäsenten ja osa-aikaisten työntekijöiden osalta.

"Työntekijöiden saatavuuden varaaminen ylittää perinteisen suunniteltujen lomien ja vapaapäivien luettelon. Digitaalisten nomadien ja virtuaalitiimien aikana on haasteellista hallita eri aikavyöhykkeille hajautuneita tiimin jäseniä, jotka työskentelevät joustavasti." - Zbigniew Czarnecki, toimitusjohtaja osoitteessa Zbigniew Czarnecki. Apptension

Olemme koonneet tämän tapaustutkimuksen näyttääkseen sinulle todellisen esimerkin siitä, miten voit hyötyä siitä, että käytät Teamdeck tiimissäsi.

Mihin me käytämme Teamdeckiä?

Väärä resurssien jakaminen ja niiden saatavuuden ennakoimatta jättäminen johtaa siihen, että toiminta epäonnistuu. 26% hankkeista.

Koska halusimme välttää tämän, tarvitsimme työkalun, jonka avulla voimme seurata työntekijöiden työaikaa, suunnitella heidän käytettävyyttään, lomia ja henkilökohtaisia vapaapäiviä.

Halusimme tehdä tämän kaiken välttääkseen käyttökatkoksia, työntekijän vajaakäyttö tai ylityöllistäminen. Toisin sanoen halusimme vain suunnitella ja hallita heidän työtään paremmin.

Teamdeckin avulla voimme tehdä kaiken.

1. Helppo ajanseuranta *

Teamdeckissä voimme asettaa tiettyihin projekteihin käytetyt tunnit manuaalisesti tai seurata niitä työpöydän ajastimella yhdellä napsautuksella.

Koska tässä ei tarvita arvailuja, saamme tarkempia raportteja ja luotettavampia työaikatauluja. Voimme myös verrata arvioitua aikaa projektiin käytettyyn todelliseen aikaan ja käyttää sitä tulevien tehtävien parempaan arviointiin.

* Siitä on aikaa, kun julkaisimme tämän tapaustutkimuksen...
Pari kuukautta sitten käynnistimme Teamdeck for Mobile. Mobiilisovelluksemme avulla voit laajentaa Teamdeckin ominaisuuksia älypuhelimeesi. Voit seurata työaikaa, tarkastella tuntilistoja ja selata kalenteria ilman, että sinun tarvitsee käyttää Teamdeckin verkkoversiota. 

Huomautus: Teamdeck for mobile on vain Teamdeckin rekisteröityneiden käyttäjien käytettävissä. Varmista, että olet rekisteröitynyt työpöydällä, ennen kuin kokeilet mobiilikirjautumista. 

2. Kehittynyt resurssien aikataulutus

Yhdellä työkalulla voimme seurata työntekijöiden vapaapäiviä, kansallisia vapaapäiviä ja projektivarauksia. Pystymme seuraamaan tiimin jäsenten aikatauluja, joten projektipäälliköiden on helpompi suunnitella tiimin jakoa ja hallita useita projekteja.

3. Tarkemmat aikataulut ja budjetit

Olemme myös sisällyttäneet Teamdeckin myyntiputkeen, mikä antoi meille mahdollisuuden ennakoida paremmin aikaa ja käytettävissä olevia työntekijöitä neuvotellessamme uusista sopimuksista. Aikatauluista ja budjeteista tuli tarkempia.

Miten olemme hyötyneet Teamdeckistä

Nyt kun tiedät, mihin voit käyttää Teamdeckiä, katsotaanpa, mitä hyötyä sen käyttöönotosta yrityksessäsi on.

Olemme jakaneet tämän osan taloudellisiin hyötyihin ja hyötyihin projektipäällikön näkökulmasta.

Kuinka paljon rahaa säästämme joka kuukausi?

Jotta voisimme laskea henkilöstöhallinnon kustannukset yrityksessämme, olemme kysyneet itseltämme kolme kysymysryhmää, joita työntekijät itse usein kysyvät:

1. Mitä minun pitäisi tehdä tänään? / Kuinka paljon aikaa minun pitäisi käyttää siihen?
2. Voinko pitää vapaapäivän? Kuinka monta vapaapäivää olen pitänyt? Hyväksyttiinkö lomahakemukseni?
3. Kuinka paljon aikaa olen seurannut tässä kuussa? Kuinka paljon budjettia olen käyttänyt tähän mennessä? Mikä on nykyinen resurssien käyttö?

Koska työllistämme tällä hetkellä noin 50 henkilöä, olemme käyttäneet tätä lukua ja $30-tuntihintaa laskeaksemme, kuinka paljon rahaa tuhlaamme näihin kysymyksiin vastaamiseen käyttämämme ajan perusteella.

Tarvittiin taulukkolaskentaohjelma ja perusmatematiikkaa, jotta tajusimme, että ilman Teamdeckiä olemme tuhlanneet työntekijöiden aikaa $11,130 euroa kuukausittain tähän yleiseen johtamisongelmaan.

Teamdeck auttoi meitä vähentämään tätä jätettä $1 249,50:een, mikä säästää $9 880,50 kuukaudessa.

Mielenkiintoista on, että 40%:n työntekijät käyttivät eniten aikaa kyselemällä projektipäälliköltä päivittäisistä tehtävistä. Arvioimme, että se johti 56 tunnin tuhlaukseen joka kuukausi, mikä oli yhteensä $1 680 tuntia, jotka olisimme voineet käyttää paremmin.

Onko PM:iemme helpompi hallita hankkeita?

Teamdeckin käytön etuna on myös se, että projektipäälliköiden on helpompi johtaa projekteja, koska he tietävät tarkalleen, kuka työntekijä on milloinkin käytettävissä tai kuka saa tehtävänsä pian valmiiksi.

Ensinnäkin voimme laatia pitkän aikavälin suunnitelmat ja pitää mielessä erilaiset vapaapäivät ja arkipyhät.

Projektipäällikkömme pystyvät luomaan tarkkoja raportteja ja seuraamaan budjettia. Tämän tiedon avulla he voivat sitten paremmin jakaa työntekijöitä tuleviin projekteihin, suunnitella budjetteja ja laatia parempia arvioita asiakkaillemme uusia sopimuksia tehtäessä.

Raportit voidaan ladata PDF-tiedostoina ja liittää sprinttiraportteihimme, mikä helpottaa tiimien välistä viestintää entisestään.

Lopuksi voimme helposti seurata, milloin osa-aikaiset työntekijämme ovat käytettävissä.

Tämä kaikki säästää projektipäälliköiltämme paljon työtä, ja he voivat johtaa tiimejä tehokkaammin.

Resurssien hallinta kannattaa

31% yritykset Access Groupin haastattelemat henkilöt väittivät, että tiettyjen henkilöresurssien heikko näkyvyys organisaatiossa on suuri haaste, jonka kanssa he kamppailevat.

Resurssien aikatauluttamisen, lomien hallinnan ja työajanseurannan työkalun käyttö yrityksessämme osoittautui erittäin hyödylliseksi. Se ei ainoastaan auttanut meitä säästämään rahaa, vaan sen avulla pystyimme myös paremmin suunnittelemaan ja hallitsemaan meneillään olevia ja tulevia hankkeita. Tämä on tärkeää myös työntekijöiden tyytyväisyyden säilyttämiseksi, Zbigniew Czarnecki sanoo:

"Kannattaa käyttää aikaa resurssienhallinnan kaikkien osa-alueiden läpikäymiseen. Yhtäältä vältämme kalliiden virheiden tekemisen ja toisaalta säilytämme työntekijöidemme viihtyvyyden ja onnellisuuden."

Säästä yrityksesi aikaa ja rahaa - investoi resurssienhallintatyökaluun, jolla voit paremmin seurata ja kohdentaa työntekijät projekteihin.