Ensimmäinen elementti tehokas projektiryhmä ja tiiminhallinta on tiimirakenteen tuntemista. Tämä on välttämätöntä, jotta resurssit voidaan suunnitella ja tehtävät jakaa oikein ja jotta voidaan ottaa käyttöön prosessit, jotka ovat tehokkaimpia eri roolien tarpeisiin. Perusroolit koko hankkeen johtoryhmä, ovat:
Projektipäällikkö
Riippumatta siitä, puhutaanko IT-projektinhallinnasta vai markkinointiresurssien hallintajohtajan rooli on sama. Tämä on projektin johtava rooli, jossa keskitytään päätöksentekoon, tehtävien jakamiseen, edistymisen tarkistamiseen, tiedonsiirtoon asiakkaan, johdon ja tiimin jäsenten välillä sekä sen varmistamiseen, että projekti täyttää tavoitteensa ja laajuutensa. Jos tiimi olisi orkesteri, projektipäällikkö olisi sen kapellimestari.
Pienissä ja suuremmissa yrityksissä ohjelmistot ovat korvaamaton osa matkan varrella projektiryhmien hallinnassa.
Henkilö kantaa suurimman vastuun ja hänen on varmistettava, että kaikki on niin kuin pitääkin. Tarve huolehtia niin monista projektin osa-alueista ei olisi mahdollista ilman asianmukaista tukea, minkä vuoksi työnhallintaohjelmisto, joka auttaa hallitsemaan projektin elinkaarta, kalenteria, tehtäviä ja edistymistä, on välttämätön.
Etsitkö lisää asiantuntijoiden vinkkejä projektinhallintaan? Tutustu ILMAINEN sprintin suunnittelun tarkistuslista nyt!
Ryhmänjohtaja
Erittäin monimutkaisen projektin kaikkia näkökohtia on vaikea hallita samanaikaisesti, joten sen parissa työskentelevät ihmiset jaetaan yleensä tiimeihin. Kukin tiimi huolehtii jostakin tuotteen osasta, ja vaikka projektipäällikkö vastaa kokonaisuudesta, tiiminvetäjät valvovat osia.
Tämä on erittäin tärkeä tehtävä, sillä ryhmänjohtaja on suoraan mukana koko prosessissa ja osallistuu siihen yhdessä muiden ryhmän jäsenten kanssa. Tämä henkilö osallistuu päivittäisiin kokouksiin ja projekti- tai resurssien suunnitteluon ensimmäinen yhteyshenkilö ongelmatilanteissa ja toimii välittäjänä ryhmän ja projektipäällikön välillä. Se antaa tiimeille enemmän sujuvuutta ja itsenäisyyttä, jolloin vältetään mikrojohtaminen ja tilanteet, joissa kaikki päätökset riippuvat yhdestä henkilöstä.
Ryhmänjohtajalla on suuri merkitys yhteenkuuluvuuden tunteen luomisessa ja korkean työmoraalin ylläpitämisessä myös kriisitilanteissa. Riittävät tiiminhallintastrategiat, joita käsittelemme myöhemmin tässä artikkelissa, ovat arvokas tuki johtajan päivittäisessä työssä.
Tiimin jäsen
Tiimin jäsenet ovat projektin ydin, joka vastaa työn toteutuksesta. He ovat eri alojen asiantuntijoita: kehittäjiä, suunnittelijoita, kirjoittajia ja testaajia, joiden tehtävänä on toteuttaa tuotteen tietyt osat. Heidän asiantuntemuksensa ja kokemuksensa mahdollistavat sovelluksen tai ohjelmiston luomisen.
Jokaisella heistä on erilainen osaaminen ja erikoistuminen, joten heidän on tehtävä yhteistyötä, jotta aiottu tavoite saavutetaan. Hyvä tiiminhallinta mahdollistaa heidän potentiaalinsa täyden hyödyntämisen, ja huono on turhautumisen ja loppuunpalamisen lähde.
A resurssienhallinta on henkilö, joka vastaa resurssien jakaminen yrityksessä. työskentelee tiiviisti projektipäällikkö ja henkilöstöosasto. RS tuntee projektivaatimukset ja työntekijöiden pätevyydet, minkä ansiosta hän voi taitavasti rakentaa projektiryhmiä ja raportoida rekrytointitarpeista. Resurssienhallintaohjelmisto on tämän tehtävän päivittäinen työväline.
Usein resurssienhallinnan vastuualueet jaetaan projektipäällikön ja henkilöstöosaston kesken, mutta suuremmissa yrityksissä ja pidemmälle edenneissä hankkeissa erillinen tuki on korvaamatonta.
Liiketoiminta-analyytikko
Asiantuntija vastaa hankesuunnitelman liiketoimintapotentiaalin määrittelystä, kannattavuuden arvioinnista ja markkina-aseman analysoinnista, mukaan lukien kysyntä ja kilpailu. Hän auttaa myös projektitoimien budjetin optimoinnissa.
Sidosryhmä
Sidosryhmä on henkilö, johon hanke vaikuttaa jollakin tavalla. Se voi olla kohdekäyttäjä, asiakaskumppaniyritys, sijoittaja, työntekijä tai toimittaja. Vaikka sidosryhmät eivät olisikaan päätöksentekijöitä tai johtajia, heidän äänensä on erittäin tärkeä tuotteen luomisprosessissa.
Asiakas
Asiakas nähdään usein ulkopuolisena eikä osana tiimiä. Jos asiakasta ei olisi, ei olisi myöskään hanketta, koska asiakas on se, joka esittää vaatimukset, määrittelee tavoitteet ja antaa rahat.
Projektin onnistumiseen ja kehitysprosessiin osallistuvat kaikki osapuolet, joten asiakas tai tuotteen omistaja on pidettävä tärkeänä osana tiimiä, joka osallistuu kokouksiin ja päättää, mitä tarvitaan. Tämä yhteistyö on tietysti luonteeltaan erilaista kuin saman organisaation työntekijöiden välillä, mutta voit olla varma, että asiakkaan ottaminen mukaan projektin elinkaareen ja kehitysprosessiin sekä hyvien suhteiden luominen parantavat yhteistyötä.
Menestyvä tiimi on ryhmä, jossa on monta kättä ja yksi mieli."
Bill Bethel
Voit johtaa tiimiä eri tavoin. Näitä tapoja kutsutaan johtamistyyleiksi tai johtamistyyleiksi. Ne ovat yhdistelmä tekijöitä, kuten organisaation hierarkia, motivaation lisääminen, vastuunjako, viestintä ja yleinen suhtautuminen yhteistyön sääntöihin. Koska vain 48% työntekijöistä pitää yrityksensä johtamista "laadukkaana" (Zippia, 2022), tehokkaan tyylin omaksuminen on erittäin tärkeää koko työnkulun ja tiimin johtamisen kannalta. Johtamistyylejä on useita.
1. Itsevaltainen, mikä tarkoittaa "teet niin kuin minä sanon".
Tässä tyylissä on pomo, ei johtaja. Viestintä kulkee yhteen suuntaan, esimieheltä työntekijöille. Tiimin hierarkia on hyvin selkeästi merkitty, litteää rakennetta ei ole. Työn kulkua valvotaan tiukasti, ja työntekijät ovat vastuussa ensisijaisesti tuloksista ja suorituksista.
Tässä tyylissä tiimin jäseniä ei rohkaista esittämään kysymyksiä, keksimään aloitteita tai kertomaan epäilyksistään - he ovat pikemminkin toteuttajia kuin päätöksentekijöitä tai luovia tahoja. Tämän tyylin alue on mikromanagerointi; pomo hallitsee työn jokaista osa-aluetta, eikä työntekijöille anneta luottamusta tai omistajuutta.
Tämä johtamistyyli voi olla hyödyllinen sellaisissa paikoissa, joissa kurinalaisuus ja tiukat menettelytavat ovat ensiarvoisen tärkeitä, kuten jos olet kirurgi, joka johtaa leikkausta. Tai jos koulutat alokkaita armeijassa. Mutta kehitystiimissä? Harkitse sitä kahdesti. Tai älä mieti sitä ollenkaan.
Plussaa
Miinukset
2. Laissez-faire eli "tee mitä haluat".
Tässä lähestymistavassa johtaja ei oikeastaan...johda. Tiimillä on täysi määräysvalta ratkaisujen käyttöönottoon ja ongelmien ratkaisemiseen liittyvissä päätöksissä, koska johtaja luottaa tiimin osaamiseen ja kokemukseen. Omistajuus on tämän tyylin tunnuslause.
Johtajan tehtävänä on koordinoida ja jakaa tehtäviä, innostaa ja luoda visio, motivoida ja tarkistaa, että hanke etenee, mutta koko toteutus on myös tiimin harteilla.
Johtaja on mukana silloin, kun tiimi tarvitsee hänen apuaan tai tukeaan, mutta muuten hän ei puutu luovaan prosessiin. Koska hän ei ole yhtä aktiivinen, hän voi olla mukana useammassa projektissa yhtä aikaa. Tämä tyyli mahdollistaa todella litteän rakenteen ja toimii hyvin, kun tiimi on kokenut, itsenäinen ja asiantunteva.
Plussaa
Miinukset
3. Demokraattinen, eli "teemme niin kuin parhaaksi katsomme".
Tämä tyyli on jotakin itsevaltaisen ja laissez-fairen väliltä. Esimies pyytää tiimin jäseniltä palautetta, luottaa heidän mielipiteeseensä ja kannustaa heitä osallistumaan ja ehdottamaan ideoita. Johtaja tekee kuitenkin päätökset ja on vastuussa lopputuloksesta.
Johtaja ei hallitse kaikkia työn osa-alueita; hän antaa ohjeita ja jakaa tehtäviä, mutta työntekijät ovat tietyllä tasolla omavastuullisia ja suorittavat tehtävät itsenäisesti. Johtaja koordinoi työtä, valvoo projektin vaiheita ja suunnittelee strategian ja hankkeen aikataulu. Tällä tavoin työssä on jonkin verran rakennetta ja hierarkiaa, mutta myös luovuudelle ja aloitteellisuudelle on tilaa.
Plussaa
Miinukset
Tiimin johtaminen on taito, mutta myös taito. 86% johtavassa asemassa olevista työntekijöistä pitää yhteistyön puutetta tärkeimpänä syynä työpaikan epäonnistumisiin. (Zippia, 2022).
Hyvin motivoitunut ryhmä ihmisiä, jotka osaavat työskennellä yhdessä, ovat tyytyväisiä ja tuntevat kuuluvansa yritykseen, voi saavuttaa mitä tahansa ja saavuttaa tavoitteet nopeammin, tehokkaammin ja paremmin kuin huonosti johdettu tiimi.
Kysymys on siitä, miten löytää täydellinen tasapaino, sovittaa johtamistyyli tiimin luonteeseen ja välttää tietojen ja vastuiden ylikuormitus. Meillä on joitakin tekniikoita, joiden avulla tiimin johtaminen on sinulle helppo nakki.
Ei ole olemassa yhden koon ratkaisua. Markkinointistrategiaa suunniteltaessa otetaan huomioon asiakkaan tavoitteet, markkinatilanne, kilpailu, budjetti ja kohderyhmä. Samoin kun laadit tuotteen etenemissuunnitelmaa.
Lähestymistapa riippuu muuttujista. Sama pätee myös tiiminhallintaan - tarvitaan tietoja, jotta se voidaan tehdä hyvin. Ja tämä tieto on tietoa siitä, keitä työntekijät ovat, millaisia taitoja heillä on, mikä on heidän työtyylinsä, heidän suhteensa toisiinsa, mitä he haluavat tehdä ja mikä heitä ärsyttää. Vaikka aina ei ole mahdollista löytää kaikille sopivaa ratkaisua, tieto tiimistäsi auttaa sinua löytämään parhaan mahdollisen ratkaisun.
Tiimi on dynaaminen rakenne. Hankkeet muuttuvat ja niiden myötä myös erityisosaamisen tarve. Rekrytointi on siis keskeinen osa projektiryhmän hallintaa. Oikea antaa sinulle mahdollisuuden kehittää potentiaaliasi ja työskennellä tehokkaammin, kun taas väärä voi johtaa turhautumiseen ja kriisiin.
Täydellisen ehdokkaan löytäminen on ensisijaisesti ryhmänjohtajien ja esimiesten etujen mukaista, joten osallistu prosessiin. Suorita yksilöhaastattelu, järjestä tapaaminen muiden tiimin jäsenten kanssa, anna rekrytointitehtävä ja keskustele hakijan kanssa hänen kokemuksestaan, mutta myös hänen arvoistaan, tarpeistaan, toiveistaan, vahvuuksistaan ja heikkouksistaan. Paraskaan rekrytoija ja HR-ammattilainen ei tunne tiimiäsi paremmin kuin sinä itse, joten tee rekrytointiprosessista yksi prioriteeteistasi.
On hyvä, että sinulla on tavoitteita. On hyvä asettaa kunnianhimoisia tavoitteita, jotka paljastavat ihmisten potentiaalin ja lahjakkuuden syvimmätkin kerrokset - se on hyvä motivaatio. MUTTA epärealistiset tavoitteet toimivat juuri päinvastoin - ne osoittavat ihmisille, että työ ei koskaan lopu ja että vaikka he ponnistelevat kuinka paljon, se ei koskaan riitä.
Jaa suuret tavoitteet pienempiin vaiheisiin ja nämä vaiheet yksittäisiin tehtäviin ja osatehtäviin. Työnsuunnittelutyökalu toimii tässä erinomaisesti, sillä sen avulla voit jaotella tehtävät ja asettaa välitavoitteita, joiden saavuttamista voidaan juhlia ja pitää tiiminrakennuspalaveri.
Samoissa tehtävissä toimivilla henkilöillä voi olla erilaisia taitoja. Tämä näkyy erityisesti litteässä organisaatiorakenteessa, jossa junioreiden, midien ja senioreiden sijasta on vain asiantuntijoita, joilla on kokemusta muilta aloilta.
Yksi tärkeimmistä hyvän tiiminhallinnan osatekijöistä on siis oikeiden tehtävien jakaminen oikeille henkilöille. Kehittäjät osaavat eri ohjelmointikieliä ja ovat erikoistuneet eri tuotteisiin, ja copywriterit voivat tuntea olonsa mukavammaksi artikkeleiden, sosiaalisen median sisällön, dokumentaation tai verkkokirjoittamisen parissa. Voit optimoida työsi kehittämällä tiimisi potentiaalia.
Käytä työ- tai resurssien aikataulutusohjelmisto jossa täydennät kunkin työntekijän profiilin hänen osaamistaan koskevilla tiedoilla. Näin voit olla varma, että työ menee sille työntekijälle, joka osaa sen parhaiten.
Se, että työntekijäsi työskentelevät pidempään, ei tarkoita, että he ovat tehokkaampia. Päinvastoin, ylikuormitus ja ylityöt vähentävät motivaatiota ja tuottavuutta, heikentävät keskittymistä, lisäävät turhautumista ja jopa vaihtuvuutta. Varmista, että tiimilläsi on tilaa pitää taukoja työstä ja levätä. Käytä työaikatauluja ja työajanseurantaa seurata, onko työntekijöilläsi liikaa tehtäviä ja tarvitsevatko he tukea. Lomien hallinnointijärjestelmä on myös erittäin hyödyllinen. Näin varmistat, että kaikki voivat viettää ansaitun loman ja samalla pitää työnkulun käynnissä. resurssien jakaminen viisaasti.
Valtaosa tiimin väärinkäsityksistä ja virheistä johtuu huonosta viestinnästä. Ihmisiä ei tunneta kunnolla prosessin kanssa, heillä on puutteellista tietoa, joten he voivat suorittaa tehtäviä väärin tai jopa työskennellä saman asian parissa samanaikaisesti.
Viestinnän parantaminen on erityisen tärkeää etätyön aikana, jolloin tiedon ja näkemysten jakaminen on vaikeampaa. Varmista, että käytössäsi on oikea järjestelmä, kuten jäsennelty, jaettu asema ja slack-kanava, jota kaikki tarkistavat säännöllisesti.
Nykyaikaisessa tiimijohtamisessa on kyse luottamuksesta ja omistajuudesta. Henkilöstösi eivät ole robotteja, joiden on noudatettava käskyjä, vaan päteviä asiantuntijoita, jotka osaavat työnsä ja ovat tärkeimpiä liikekumppaneitasi. Anna heille tunne, että heillä on oma osuutensa päätöksentekoprosessissa. Järjestä aivoriihiä ja kokouksia, joissa etsitään parhaita ratkaisuja.
Kysy heiltä myös inspiraatioista ja mielenkiintoisista projekteista, joita he ovat nähneet - ehkä jokin niistä osoittautuu arvokkaaksi sinun työsi kannalta? Voit olla varma, että tiimisi motivaatio ja tyytyväisyys lisääntyvät, kun he kokevat, että arvostat ja kunnioitat heitä.
Kuvittele työskenteleväsi yrityksessä, jossa et koskaan tiedä, teitkö jotain oikein vai väärin tai onko jollakulla ongelmia asenteesi kanssa tai haluaisiko joku, että tekisit jotain toisin. Et tiedä sitä, mutta tunnet sen, koska ilmapiiri tai suhteesi muihin muuttuu. Tämä tilanne johtaa hämmennykseen ja tekee sinusta kykenemättömän etenemään, koska et tiedä, mikä suunta on oikea.
Siksi palaute on niin tärkeä osa tiimin johtamista. Puhumalla työntekijöille heidän suorituksistaan, havainnoistaan ja vaikutelmistaan annat heille luottamusta. Palautetta saavat työntekijät voivat kehittyä, tehdä työnsä tehokkaammin ja ymmärtää paremmin, mitä odotat heiltä.
Tämä on erittäin tärkeä prosessi avoimen viestinnän luomiseksi ja väärinkäsitysten välttämiseksi. Jos esimerkiksi tiimin jäsen alkaa yhtäkkiä työskennellä huonommin, myöhästyy kokouksista ja tekee virheitä, ensimmäinen reaktiosi on todennäköisesti tyytymättömyys. Saatat muuttua kriittisemmäksi, menettää luottamuksen henkilöön ja jopa alkaa harkita tämän työntekijän erottamista.
Toisaalta, jos annat palautetta heti, saatat saada selville, että hänellä on vaikea henkilökohtainen tilanne, että hän tuntee itsensä ylityöllistetyksi ja että se vaikuttaa hänen työhönsä. Tässä tilanteessa voitte yhdessä etsiä ratkaisua ja vahvistaa keskinäistä luottamusta ja pitkällä aikavälillä jopa parantaa työn laatua.
Muista, että palaute ei toimi yhdellä tavalla. Työntekijöilläsi pitäisi olla myös mahdollisuus kertoa sinulle avoimesti, jos he eivät pidä jostakin asiasta, ja ilmaista tarpeensa ja mielipiteensä.
Palautteesta puheen ollen, sen ei tarvitse aina koskea jotain pahaa. Valitettavasti tiiminjohtajan kanssa käytäviin kahdenkeskisiin tapaamisiin liitetään usein negatiivinen mielikuva. Ihmiset stressaantuvat, odottavat kritiikkiä ja pelkäävät puhua avoimesti. On erittäin tärkeää osoittaa muille tiimin jäsenille, että kommunikoidaan ja että arvostat heidän sitoutumistaan ja työtään. Anna positiivista palautetta yksilöllisesti, mutta myös ryhmänä. Yksinkertainen "Hyvin tehty tiimi, kiitos viimeaikaisista ponnisteluistanne, saimme sen tehtyä!" edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta, menestysmittareita ja tiimityötä.
Kun etätyöskentelymonet ihmiset yrityksessä tuntevat itsensä nimettömiksi. Ja silti he tekevät tärkeitä ja tarpeellisia asioita! Käytä yrityskokouksia tilaisuutena kertoa, mitä tiimisi on tehnyt, ja kehu heitä kaikkien kuullen.
Työntekijä tulee yritykseen, ja hänellä on tietyt taidot, jotka riittävät hänen tehtäväänsä. Loppujen lopuksi työ ei kuitenkaan ole vain niiden asioiden tekemistä, jotka jo osaat. Se on ihmisille mahdollisuus kehittää taitojaan ja oppia uusia taitoja.
Kysy työntekijöiltä, mitä he haluaisivat oppia, ja anna heille tehtäviä, joiden avulla he voivat levittää siipiään. Tämä on myös tilaisuus syventää tiimin sisäisiä siteitä, kun työntekijät voivat tukea toisiaan osaamisen kehittämisessä ja tiedonvaihdossa. On myös hyvä idea luoda kehitysbudjetti, jota työntekijät voivat käyttää mielenkiintoiseen koulutukseen, konferensseihin, kursseihin, ohjelmiin ja kirjoihin.
Parhaassakin työssä on kriisejä ja vaikeita hetkiä. Muista kuitenkin, että tehtäväsi tiiminvetäjänä on tukea tiimiä ja osoittaa, ettei ole sellaista ongelmaa, jota et pysty käsittelemään.
Tässä vaiheessa on erittäin tärkeää säilyttää tasapaino rehellisyyden ja viileyden välillä. Jos tapahtuu vaikea tilanne, puhu siitä tiimillesi, kerro, mitä tapahtui ja mitä voit tehdä. Ota heidät mukaan ratkaisun löytämiseen, mutta anna heille myös turvallisuuden tunne. Ihmisten on tiedettävä, että jostain löytyy ratkaisu - se on vain löydettävä.
Nykyaikaiset organisaatiot ovat niin monimutkaisia rakenteita, että niiden hallinta edellyttää digitaalisten työkalujen tukea, erityisesti projektinhallintatyökalut. Monia projekteja, joista jokainen on jaettu vaiheisiin, tehtäviin ja osatehtäviin, satoja työntekijöitä ja freelancereita, joilla on erilainen osaaminen ja saatavuus, vapaapäiviä, kokouksia ja resursseja - tämä on valtava määrä tietoa ja muuttujia, jotka vaikuttavat päätöksiin ja työnkulkuun.
Optimoidaksesi tiiminhallintasi tarvitset järjestelmän, joka tekee prosesseistasi yksinkertaisia ja läpinäkyviä. Mieti, mitä tarvitset, ja valitse täydellinen työkalu, joka tekee tiimisi hallinnasta tehokasta.
Sallikaa meille tässä vaiheessa pieni itsemainonta 😉 Haluaisimme näyttää teille, miten ohjelmistomme tukee tiiminvetäjiä heidän työnsä hallinnassa. Teamdeck on resurssienhallintaohjelmisto tuotesuunnittelu- ja ohjelmistokehitysyritys Talo on suunniteltu kaikkein monimutkaisimpienkin organisaatioiden tarpeita ajatellen, joissa kaikkien elementtien on toimittava yhdessä.
Tavoitteenamme on tehdä työstäsi helpompaa, eikä lisätä uutta työkalua, jonka kanssa joudut kamppailemaan, minkä vuoksi panostamme paljon ystävälliseen ja intuitiiviseen käyttöliittymään. Uskomme, että enemmän ei ole aina parempi, ja siksi Teamdeckistä löydät vain todella hyödyllisiä toimintoja eikä kymmeniä tarpeettomia lisäyksiä, jotka vain vaikeuttavat navigointia järjestelmässä.
...mutta se on ehdottomasti sen arvoista, koska panokset ovat suuret. Lisääntynyt tuottavuus, paremmat tiimisuhteet, onnellisemmat työntekijät, ajan ja rahan säästö, organisaatiokyvyn ja johtamistaitojen parantaminen ja itsesi voimaannuttaminen johtajana, ei pomona - ovat vain joitakin erinomaisen tiiminhallinnan etuja. Ja ne ovat jo enemmän kuin tarpeeksi syitä tehdä sitä!
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...