Projektipäälliköt ajattelevat yleensä monitahoisten henkilöiden näkökulmasta. Kokoukset koko päivän, jatkuvat ilmoitukset slackissa ja tuhat tehtävää minuutissa ovat heidän jokapäiväistä leipäänsä. Monet työt eivät kuitenkaan näytä tältä. Analyyttiset, luovat ja tuotekehitystyötä tekevät työntekijät tarvitsevat aikaa keskittyä päästäkseen "flow'hun" tai "vaiheeseen", jolloin he ovat tuottavimpia. Miten tukea tiimiäsi keskittymisessä?
Elämme monitehtäväisyyden aikakautta. Teemme töitä ja kuuntelemme musiikkia, kuljemme bussissa ja selaamme älypuhelimessa, valmistamme illallista ja vastaamme sähköposteihin. Teemme harvoin yhtä asiaa kerrallaan, ja lopulta meidän on yhä vaikeampi keskittyä ja säilyttää huomiomme pitkiä aikoja.
National Center for Biotechnology Informationin mukaan, Keskimääräinen huomiokykymme vuonna 2000 oli 12 sekuntia. Vuonna 2015 se oli vain 8,25 sekuntia.! Meidän on yhä vaikeampi keskittyä, koska olemme tottuneet tarjoamaan itsellemme jatkuvasti uusia ärsykkeitä. Häiriötekijät ovat kaikkialla ja vaikuttavat työn tuottavuuteen ja laatuun. Tämä on valtava haaste organisaatioille, joissa tehokas ajankäyttö on välttämätöntä. Valitettavasti monet niistä haluavat saada mahdollisimman paljon aikaan mahdollisimman lyhyessä ajassa, mutta lopulta ne vähentävät työntekijöidensä kapasiteettia.
Yritykset tekevät monia virheitä, jotka vaikuttavat kielteisesti tiimin tehokkuuteen.
Ensinnäkin ryhmätyön aikataulua ei ole olemassa, ja työn rytmi määräytyy tilapäisten tehtävien mukaan.
Toiseksi työn suunnittelussa ei oteta huomioon yksilöllisiä eroja.
Kolmanneksi työaikataulu laaditaan projektipäällikön näkökulmasta, ei johtajan näkökulmasta.
Neljänneksi yritykset eivät arvosta työntekijöidensä aikaa eivätkä aseta tehtäviä tärkeysjärjestykseen, esimerkiksi liian monet kokoukset, joihin kaikki osallistuvat, vaikka heitä ei tarvittaisi.
Viidenneksi yritykset eivät analysoi suoritustietojaan, esimerkiksi työaikaraportteja tai tiimiltä saatua palautetta.
Tarkoittaako tämä, että toivoa ei ole ja että me kaikki olemme tuomittuja toimimaan tehottomasti? Ehdottomasti ei! Suorituskykyä voidaan parantaa monin tavoin, ja se alkaa hyvästä Työntekijöiden hallintatyökalu, joustava lähestymistapa ja tietoisuus fokusointiprosessista. Tässä artikkelissa käsittelemme vinkkejä siihen, miten voit parantaa työn laatua ja mukavuutta hyvällä suunnittelulla.
Kaikki ovat erilaisia. Tiedämme, että se kuulostaa kliseeltä, mutta täydellistä työmallia etsiessäsi sinun on otettava huomioon työntekijöidesi yksilölliset mieltymykset. Jotkut työskentelevät paremmin aamulla, toiset illalla. Jotkut kyllästyvät nopeasti ja pitävät vaihtelusta, kun taas toiset keskittyvät mieluummin yhteen suureen tehtävään ennen kuin siirtyvät seuraavaan. Käytä resurssien aikataulutusohjelmisto jakaa oikeat tehtävät oikeille henkilöille. Roolijakotoiminto on myös erittäin hyödyllinen, jotta kaikki näkevät yhdellä silmäyksellä, kuka on vastuussa mistäkin.
osoitteessa työmäärän hallintaon tärkeää asettaa kunnianhimoisia tavoitteita ja antaa tiimillesi onnistumisen ja kasvun tunnetta. On kuitenkin helppo langeta siihen ansaan, että työntekijät kuormittuvat liikaa. Jos he työskentelivät tehokkaasti yhden kuukauden ja saavuttivat hankkeen virstanpylväsSeuraavassa kuussa he saavat vielä enemmän, ja niin edelleen. Tämä strategia on hyvin lyhytjänteinen - kaikki tulevat lopulta yliväsyneiksi, turhautuneiksi, vähemmän tuottaviksi ja demotivoituneiksi, koska heistä tuntuu, että työ ei lopu koskaan. Tämän välttämiseksi, hallita tiimisi työmäärää. Voit yrittää työskennellä jaksoittain, jolloin yksi viikko on intensiivisempi ja toinen hieman vähemmän intensiivinen, tai voit varmistaa, että päivittäinen työmääräsi on tasapainossa. Käytä resurssienhallintaohjelmisto varmistaaksesi, että työntekijöilläsi ei ole liikaa paineita. Sisällyttämällä virtuaalinen konesali voi myös parantaa projektinhallinnan turvallisuutta ja tehokkuutta.
Kalifornian Irvinen yliopiston tutkimuksen mukaan, ihmiseltä kestää 23 minuuttia ja 15 sekuntia palata keskittymään tehtävään sen jälkeen, kun hänen huomionsa on häiriintynyt. Tämä ei ehkä tunnu paljolta, mutta jos työntekijällä on joka päivä 3 kokousta ja 10 viestiä Slackissa, se on valtava tehokkuuden menetys. Miten tämä voidaan estää? Ehdota työntekijöillesi, että he varaavat itselleen keskittymisaikaa. Kalenterin avulla he voivat asettaa itselleen kokouksen - esimerkiksi 2 tuntia päivän aikana. Voit olla varma, että kun tiimisi saa aikaa, jolloin he voivat keskittyä vain tehtävään - tuottavuus kasvaa.
Monissa organisaatioissa on taipumus leimata jokainen tehtävä erittäin kiireelliseksi ja erittäin tärkeäksi. Tämän taustalla on ajatus, että jokaisen tehtävän priorisointi saa työntekijän suhtautumaan jokaiseen tehtävään yhtä vakavasti. Tämän seurauksena ihmiset hukkuvat liialliseen paineeseen eivätkä pysty keskittymään yhteen asiaan, koska he ajattelevat jatkuvasti seuraavia viittä ASAP-tehtävää, jotka odottavat heitä. Kun suunnittelet työtä, käytä priorisointivaihtoehtoa - merkitse tehtävät määräaikojen ja kiireellisyyden mukaan, jotta työntekijäsi voivat laatia henkilökohtaiset työstrategiansa.
Yrityskokoukset ovat tarpeellisia ja tärkeitä. Mutta eivät kaikki. Yleinen organisaatiovirhe on pitää kokouksia aina, kun jokin asia on "puhuttava läpi". Tämä on erityisen tyypillistä henkilöille, jotka koordinoivat työtä, kuten projektipäälliköille - heidän tehtävänään on tarkistaa, että kaikki toimii niin kuin pitääkin, kommunikoida ja kerätä tietoa sekä päättää seuraavista vaiheista. Heidän tapauksessaan kokous on usein tärkein työväline. Työtä tekeville ihmisille jokainen kokous on virtaustauko ja häiriötekijä, joka vaatii aikaa sen jälkeen, jotta voidaan palata aiempaan keskittymistilaan.
Kun laadit päivittäistä tai viikoittaista työaikataulua, yritä rajoittaa kokousten määrä välttämättömiin. Tarkista online kalenteri suunnittelija säännöllisesti, jotta työntekijöidesi ei tarvitse päivystää joka tunti ja heillä on aikaa luoda rauhassa. Hyvä idea on tehtäväsuunnitelma - jokaisesta tehtävästä pitäisi olla yksityiskohtainen kuvaus vaatimuksista ja vaiheista, jotta jokainen voi helposti tarkistaa tulokset tuhlaamatta aikaa turhaan kokoukseen.
Ihmiset tarvitsevat taukoja. Tilastollisesti sinun pitäisi ottaa 15 minuutin tauko 1,5 tunnin välein virkistää aivojasi ja lisätä tuottavuutta. Valitettavasti intensiivisessä työtahdissa ei useinkaan ole tilaa tauolle. Tämän seurauksena ihmiset työskentelevät enemmän, mutta saavat todellisuudessa vähemmän aikaan, koska heidän tuottavuutensa laskee. Kokeile taukosuunnittelumallia, kannusta työntekijöitäsi kirjoittamaan lyhyitä taukoja kalentereihinsa, siirtymään hetkeksi pois tietokoneen äärestä, menemään terassille raittiiseen ilmaan kahvikupposen kera tai tekemään yksinkertaisia fyysisiä harjoituksia aivojen hapettamiseksi. Tulet hämmästymään myönteisistä vaikutuksista.
Monet suuret hankkeet tuntuvat pitkittyvän ikuisesti. On hyvin demotivoivaa, kun olet työskennellyt saman asian parissa kuukausia ja loppu on vielä kaukana. Silloin on helppo jämähtää paikoilleen ja menettää motivaatio ja tuottavuus. Yritä monipuolistaa tiimisi saamia tehtäviä. Jos joku on työskennellyt saman asian parissa viikon ajan - ota hänet mukaan johonkin uuteen tehtävään, jotta hän voi saada perspektiiviä ja palata tuoreiden ideoiden kanssa. Tietenkin tässäkin asiassa yksilöllinen lähestymistapa ja keskustelu työntekijöidesi kanssa ratkaisee - jotkut haluavat vaihdella työtään ja hyppiä tehtävien välillä, toiset taas keskittyvät mieluummin yhteen projektiin alusta loppuun. Joustavuus on avainasemassa.
Tämä seikka liittyy edelliseen. Jos työskentelet suuren projektin parissa, joka on saatava valmiiksi, eikä sinulla ole mahdollisuutta monipuolistaa työtäsi - jaa se vaiheisiin. Työvaiheen valmistuminen on onnistuminen. Onnistuminen on motivaatiota. Jos työskentelet kuuden kuukauden projektin parissa - jaa se seuraaviin osiin hankkeen välitavoitteet ja juhli tiimisi kanssa kunkin vaiheen saavuttamista.
Tuottavuuden lisäämiseen tähtäävää strategiaa toteutettaessa on pidettävä silmällä kaikkia tiimissä käynnissä olevia prosesseja. Käytä työkalua, jolla saat kaikki tiedot yhteen paikkaan.
Loistava esimerkki on Teamdeck - se on järjestelmä, jossa voit luoda tarkkaan harkitun työaikataulun, aikatauluttaa kokouksia kalenteriin, jakaa tehtäviä, tarkistaa työntekijöiden työmäärän, seurata työaikaa tuntilistojen avulla, jakaa rooleja, lisätä tehtäväkuvauksia ja paljon muuta! Hyvin suunniteltu työ, jossa kaikilla on tilaa keskittyä ja rentoutua ja jossa kaikki tietävät tarkalleen, mitä pitää tehdä, on salaisuus korkeampaan tuottavuuteen.
Jokainen organisaatio haluaa yhtä asiaa: korkeaa tuottavuutta ja hyviä tuloksia. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi tärkein huomioon otettava tekijä on tiimisi työolosuhteet, jotka on mukautettu heidän tehtäviinsä ja asemaansa. Huolellisesti suunniteltu työaikataulu nostaa suorituskyvyn tasolle, josta et ole aiemmin edes unelmoinut!
Resurssikalenterin (tai projektinhallintakalenterin, projektisuunnittelukalenterin, resurssisuunnitteluohjelmiston) avulla voit suunnitella, hallita ja jakaa resursseja tehokkaammin ja tuloksellisemmin - varsinkin jos Microsoft Excelillä oli johtava rooli...
Mikä on projektipäälliköiden perimmäinen tavoite? Toimittaa projektinsa menestyksekkäästi. PM:t itse myöntävät, että näin ei tapahdu kovin usein: viimeisimmän Pulse of the Profession -tutkimuksen mukaan alle 60% projekteista saadaan päätökseen joko...
Kapasiteetinhallinta on strategia, jolla yritykset pyrkivät hyödyntämään tuotannon tehokkuutta parhaalla mahdollisella tavalla suhteessa palvelun tai tuotteen kysyntään. Kapasiteetinhallinnan lopullisena tavoitteena on: Tunnistaa ja...