Kui olete projektijuht või meeskonnajuht, peate alati jälgima oma projekti kulusid. Pole vahet, kas teie projekt on sisemine ettevõtmine või midagi, mida sponsoreerivad välised sidusrühmad: teadmine, kui palju kulusid see tekitas, võimaldab teil oma meeskonda paremini juhtida ja potentsiaalselt parandada kulude haldamise plaani.
Mida saate selle artikliga:
Selles blogipostituses me näitab, kuidas jälgida projekti kulusid, kasutades Teamdeck ressursside planeerimise tarkvara. Me keskendume teie meeskonnaliikmete poolt projekti raames tehtud kulutustele - selline analüüs on eriti kasulik ettevõtetele, kes töötavad aja ja materjali alusel, kus iga tund läheb arvesse kogueelarves. Loomulikult on olulised ka muud projektiga seotud kulud, kuid neid on tavaliselt palju lihtsam jälgida.
Alustuseks võtame kokku peamised eelised, mida annab projekti eelarve jälgimiseks kasutatav jõuline rakendus.
Me arvame, et on üsna kindel, et te mõistate projekti kulude jälgimise tähtsust. Asi on selles, et paljud ettevõtted tuginevad projektide eelarvete kontrollimisel ikka veel vananenud vahenditele, eelkõige tabelitele. Me väidame, et kasutades spetsiaalset projekti planeerimise vahend, kas see on turunduse projektijuhtimise tarkvara või ressurssidele keskenduv, nagu Teamdeck, annab teile märkimisväärse eelise.
Esiteks peavad andmed olema täpsed ja ajakohased. Pärast eelarve hoolikat planeerimist peate olema võimeline ütlema, kas kõik läheb plaanipäraselt. Tabelite täpsust ei ole lihtne hoida, eriti kui peate jälgima mitme meeskonnaliikme tööd.
Kui palute neil täita tööajatabelid, on sellest abi, kuid see võib olla ebamugav variant, eriti kui teie meeskond töötab liikvel (nt ürituste korraldamine). Teamdeck on ühtne tõeallikas seoses teie meeskonna töökoormus ja ajalehed.
Kõik töötajad saavad käsitsi sisestada oma salvestatud ajakanded või kasutada mobiilne ajaseire, olenevalt sellest, milline neist tundub mugavam. Projektijuhid saavad hõlpsasti arvutada projekti kulusid selle põhjal, kui palju aega iga meeskonnaliige projektile kulutas.
Teine oluline aspekt projekti kulude jälgimisel on võimalus kiiresti sügavamale andmetesse süveneda. Te võite uurida erinevate meeskondade tekitatud kulusid või hinnata, kuidas erinevad nädalad omavahel võrrelduna välja nägid. Rakendused, millel on projektiaruandluse funktsioonid, võimaldavad seda hõlpsasti teha, kulutamata liiga palju aega aruande ümberkujundamisele. Teie projekti kuluraport on alati olemas ja alati ajakohane, valmis edasiseks analüüsiks või teiste inimestega jagamiseks.
[/vc_column_text]
Esimene asi, mida peate tegema, on Teamdecki konto loomine. Saate rakendust seitse päeva tasuta testida ja selle aja jooksul tutvuda kõigi funktsioonidega, sealhulgas võimsate projektiaruannetega. Registreeru siin.
Enne kui saate alustada oma projektide kulude analüüsimist, on teil vaja andmeid, mida jälgida. Uutele Teamdecki kasutajatele on siin kaks võimalust:
Kui teil on andmeid, mida analüüsida, saate minna rakenduse ülemisse menüüsse ja klõpsata nupule "aruanded".
Kui klõpsate nupule "luua uus aruanne", saate valida malliaruannete vahel või luua ühe aruande nullist. Selles õpetuses alustame tühja aruandega, seega klõpsake "loo kohandatud".
Märkus: mall nimega Projekti eelarve on hea alternatiiv kulude ja eelarve jälgimiseks, kui soovite siinkohal ettevaateid saada.
Nüüd, kui teil on oma projektiaruanne, peate sellele nime andma ja valima kuupäevade vahemiku.
Valmis? Alustame graafikute ja tabelite lisamist oma projekti eelarve jälgimine aruanne.
Hinnanguliste kulude ja tegelike kulude võrdlemine on kasulik diagramm, mida saab kasutada projekti kulude jälgimise aruannetes. Teamdeckis saate arvutada prognoosid, kasutades oma meeskonna broneeringuid, ja kasutada nende tööajatabelit tegelike kuludena. Loome nende kahe väärtusega joondiagrammi:
Seda graafikut vaadates näeme, et tööajatabelite joon on ühel hetkel ületanud broneeringute joone ja tegelik ajakulu on sellest ajast alates olnud palju suurem kui hinnanguline. See on hea algus meie projekti eelarve põhjalikumaks analüüsiks.
Märkus: Nagu näete, on siin diagrammil nähtav ainult üks projektidest. See tuleneb sellest, et me oleme kasutanud filtrit ja otsustanud analüüsida ainult seda konkreetset projekti:
Nüüd lisame tabeli, kus saame arvutada projekti maksumuse meie ressursside tööajatabelite põhjal.
Alustage oma aruandele tabeli lisamisega. Vaikimisi on sellel paar veergu, kuid võite need kõik eemaldada, välja arvatud tööajatabelid. Nüüd tuleb lisada kaks uut veergu - üks tööde tunnitasu ("tunnitasu") ja üks kogumaksumuse ("projekti kulud") määramiseks.
Mõlemad veerud koosnevad väärtustest, mida Teamdeckis vaikimisi ei koguta: me peame selle kas käsitsi sisestama (tunnitasud) või looma automaatse arvutuse (aja- ja tunnikulude korrutamiseks). Klõpsake nupule "meetrika" ja seejärel "lisa kohandatud".
Nüüd näete kolme erinevat võimalust - selgitame kiiresti, kuidas need toimivad:
Lisame nüüd veerud!
Kõigepealt klõpsake nupule "lisa kohandatud väärtuse veerg" ja andke sellele nimi (meie puhul on see "tunnitasu"). Seejärel valige andmete tüüp, mida siia salvestatakse.
Kui salvestate selle veeru, peaks see ilmuma teie aruandesse. Klõpsake tühjal lahtril ja sisestage oma meeskonna töötunni väärtus. Kas te ei saa siin ühte väärtust välja tuua, sest kõigil teie meeskonnaliikmetel on erinevad tunnitasud? Ärge muretsege! Me käsitleme seda stsenaariumi veidi hiljem.
Lisame esialgu veeru projekti üldkulude kohta. Vajutage nupule "Lisa kohandatud arvutusväli" ja kasutage järgmist valemit:
Tööajatabelid: Aeg / 60 * Kohandatud väärtused: Tundide arv
Te võite imestada, miks me peame esimese väärtuse jagama 60-ga. Põhjus on lihtne: tööajatabelid on meie süsteemis salvestatud minutite kujul, nii et neid saaks käsitleda tundidena, tuleb need jagada 60-ga.
Teie laud on valmis:
Mis siis, kui projektis töötavad erineva tunnitasuga ressursid?
Võite jätta sama tabeli ülesehituse nagu eelmistes punktides, kuid peate määrama igaühe tariifid. Juurdepääs inimeste nimekirjale, klõpsates projekti nime kõrval oleval noolega:
Nüüd kirjutage iga isiku määr nende rea tühja lahtrisse. Märkate, et arvutatud väli hakkab täituma iga töötaja tekitatud kuludega.
Loomulikult soovite näha ka üldkulusid. Selleks, et võtta kokku kõik konkreetsete ressursside kulud, tuleb teil klõpsata lahtris "projekti kulud" lahtris kokku rida ja sisestage järgmine valem:
=sum(nested(rühm: inimesed, kohandatud valemid: projekti kulud))
Klõpsake enter - viimasel real kuvatakse nüüd iga isiku kulude summa:
Teamdeck võimaldab teil analüüsida ka ainult tasuline või mittekohustuslik tundi (loe, kuidas arvutada tasustatavaid tunde). Iga teie ressursside poolt salvestatud ajakulu saab asjakohaselt kategoriseerida (kasutades nn tööajatabelite silte). Kõik, mida te peate tegema, et luua näiteks arvele võetavad kulud, on filtri sisestamine:
Samamoodi saate keskenduda ainult mitte-arveleantavatele tundidele ja selle tulemusena arvutada sisekulud.
Teadmine, kui palju raha on vaja maksta mittearvutatavate tegevuste eest, võib aidata teha mõningaid otsuseid kulude optimeerimise kohta nii projekti eelarve osas kui ka nt. vähendades ebavajalikud koosolekud.
Võib juhtuda, et te ei suuda teatavaid suundumusi andmetes lihtsalt numbreid vaadates seletada. Seepärast saate oma aruandesse lisada veeru tööaja kirjelduste jaoks. Kirjeldused on kommentaarid, mida teie töötajad teevad konkreetse ajakande registreerimisel. Kirjeldust vaadates saate täpselt öelda, mida konkreetne meeskonnaliige on näiteks ületunnitööde sissekirjutamisel teinud.
Tõenäoliselt soovite oma eelarvearuannet jagada teiste inimestega: kliendi, juhtide ja oma meeskonnaga. Teamdeckiga saate luua oma aruandele lingi ja saata selle asjaomastele inimestele. Mängige selles blogipostituses meie koostatud aruandega siin.
Loodame, et see õpetus aitab teil luua oma projektide jaoks kulude jälgimise aruannet. Kui teil on mõni kuluaruandluse vajadus, mida me selles blogipostituses ei käsitlenud, julgustame teid planeeri kõne Anielaga. Ta näitab teile hea meelega, kuidas saate luua automaatse ajakohastamise aruande, mis sobib ideaalselt teie meeskonna vajadustega.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...
Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Suurbritanniast - oleme harjunud töötama absoluutselt...