Mõnikord hästi valdatud ajajuhtimise strateegiad ei piisa. Aga kuidas jälgida töötajate töötunde? Kuidas jälgida töötajate töötunde? Kas te kasutate töötaja aja jälgimise tarkvara ja analüüsida aruandeid? Kas teil on Exceli tabel või tegelik paberkandjal tööajatabel, mis on pühendatud tundide registreerimisele? Või äkki te ei jälgi üldse erinevatele projektidele kulutatud aega?
Artikkel sisaldab:
- Kuidas luua tööajatabel teatab
- Video ületundide aruande kohta
- Rolli roll ressursside planeerimise tarkvara tööajatabelite aruandluses ja tööajatabelite haldamine protsess
Me teame Teamdeckis, et tõhus töölehtede haldamine pakub eeliseid ettevõttele endale, kuid on kasulik ka töötajatele. Mõlemale poolele on parem, kui protsess on läbipaistev ja tõhus. Selles artiklis, õpid, kuidas luua võimsa tööaja aruande, kasutades Teamdecki aruandlusfunktsioone.. Selle aruande põhjal saate arvutada palgafondi, esitada klientidele arveid ja mõista oma meeskonna tootlikkuse mustreid.
Kuid enne, kui me näitame, kuidas luua tööajatabelite aruannet, paar sõna tööajatabelite endi kohta. Tööajatabel on tabel, mis sisaldab andmeid, mis sisaldavad jälgitavaid aegu, mida konkreetne töötaja on töötanud teatud ajavahemiku ja/või ülesande või projekti jooksul teatud kliendi jaoks. Selle eesmärgi saavutamiseks kasutatakse mitmeid erinevaid meetodeid tööajatabelite salvestamiseks. Alates paberist, spetsiaalsest töölehe tarkvara, töötaja tööaja jälgimise rakendus või ressursiplaner, millel on tööaja jälgimise ja töölehe aruannete funktsioonid.
Ehitage lihtne tööaja aruande aruanne
Selleks, et luua oma meeskonna tööajatabelite põhjal põhiaruanne, peate pääsema ligi nende registreeritud töötundidele. Teamdeck pakub tööaja jälgimise funktsioone (sealhulgas mobiilne ajaseire), nii et saate luua aruandeid, kasutades oma töötajate jälgitud ajaandmeid.
Ei ole kindel, kuidas Teamdeckiga aega jälgida? Meie teadmistebaas peaks aitama.
Kas olete valmis alustama oma tööaja aruande koostamist? Logige Teamdecki sisse ja minge aruandluse sektsiooni - leiate selle ülemisest menüüst. Nüüd, kui klõpsate nupule Loo uus aruanne, teil on kaks võimalust:
- kasutada aruande malli
- luua kohandatud analüüs
Kuigi aruandlusmallid on kindlasti kasulikud ja võivad teie tööd kiirendada, saate selles artiklis teada, kuidas luua tööajatabelite aruandeid nullist. Minge edasi ja klõpsake luua kohandatud.
Nüüd, kui olete loonud tühja aruande, saate seda hõlpsasti andmetega varustada. Ärge unustage nimetada seda ja valida sobiv kuupäevade vahemik (mõlemat elementi saab igal ajal muuta).
Alustame uue tabeli lisamisega (klõpsake nuppu lisada tabel) koos põhiteabega teie meeskonna aja kohta. Te märkate, et ajaregistrid on juba teie uues tabelis koos broneeringute, vabade kohtade ja puhkuste andmetega. Kui soovite analüüsida ainult tööajatabelite andmeid, saate teised veerud eemaldada, klõpsates prügikasti ikoonil. Lõpuks peaks teil olema tabel, mis on jaotatud erinevate projektide kaupa.
Kas soovite näha konkreetse kasutaja ja töötaja logitud töötunde oma meeskonnas? Muutke lihtsalt andmete rühmitamise viisi oma tabelis:
Vaadake ülaltoodud ekraani. Sõltuvalt teie vajadustest saate rühmitada teavet inimeste, projektide, nädalate jne kaupa, et saaksite paremini aru oma meeskonna töökoormusest ja meeskonna tulemuslikkusest (lisateave teemal töökoormuse juhtimine).
Selline tabel võib olla aluseks töötajate palgaarvestuse arvutamisel. Samuti saate andmeid filtreerida, et lisada näiteks ainult teatud projektid. Selline aruanne on siis suurepärane täiendus teie kliendiarvele, kui te võtate tasu tunnipõhiselt.
Klõpsake paremas alumises nurgas oleval plussikoonil, kui soovite oma aruandesse lisada rohkem elemente. Visualiseerige tööajatabelit, luues joon- või tulpdiagrammi. Samuti võite kontrollida erinevate projektide osakaalu oma meeskonna kogu registreeritud tööajast. Siinkohal on abiks pirukadiagramm:
Andmete analüüsimine erinevate visualiseerimismeetoditega võib aidata teil avastada uusi teadmisi - näiteks asjaolu, et üks projekt kulutab 30% teie meeskonna ajast, kuigi see on vaevalt nii tulutoov kui teised asjad, mis teil on töös.
Jagage oma töögraafikud kohandatud kategooriatesse (tasulised/mittekohustuslikud tunnid jne).
Juurdepääs oma töötajate registreeritud töötundidele on kindlasti väärtuslik, kuid nende andmete põhjalikum uurimine võib osutuda veelgi kasulikumaks. Olles lugenud eespool toodud lõike, teate, kuidas rühmitada oma andmeid põhikategooriatesse (inimesed, projektid, ajavahemikud). Nüüd on aeg minna veidi keerulisemaks ja võtta kasutusele kohandatud kategooriad, mida saate ise luua. Neid kohandatud ülevaateid saab luua kasutades:
- ajalehe sildid
- kohandatud väljad
Mis vahe on neil kahel? Iga jälgitava aja sissekande juurde võib lisada tööaja sildid, seega kirjeldavad need ise registreeritud tunde. Tavalised näited tööajatabelite siltide kohta on järgmised tasustatavad, mitte tasustatavad ja ületunnid kuid te saate lisada oma sildid, et anda tööajatabelite vaates rohkem teavet. Kohandatud väljad seevastu kirjeldavad kas projekte või inimesi.
Enamik meie kliente kasutab kohandatud välja "Töö nimetus", et nad saaksid oma töötajaid nende pädevuse alusel erinevatesse kategooriatesse rühmitada. Samuti võite rühmitada oma projektid erinevatesse "Kliendi" kategooriatesse, eriti kui töötate mitme ettevõtte jaoks mitme projekti kallal.
Organisatsiooni seadetes saate hallata nii silte kui ka kohandatud välju.
Miks on kasulik omada kohandatud kategooriaid, millesse saab kõiki andmeid rühmitada?
Esiteks võimaldab see luua vaate, mis on 100% teie ettevõtte jaoks mõistlik. Näiteks saate võrrelda oma ettevõtte eri kontorite tööajatabelid.
Tööajatabelite sildid võimaldavad teil andmeid täpsustada ja jälgida valitud kategooriat: näiteks saate rühmitada tööajatabelid, mis on sildistatud kui ületunnid, tasuline tööaeg või isegi kodukontor, kui antud jaotus on teie organisatsiooni jaoks mõistlik.
Soovite saada veelgi rohkem teavet oma meeskonna tööajatabelite kohta? Saate lisada veeru "Tööajatabelite kirjeldus", et importida iga ajakande kirjeldus oma aruandesse. Kirjeldused on kommentaarid, mida teie meeskonnaliikmed teevad oma tööajatabelisse sissekannete registreerimisel. Nende kirjelduste nägemine aitab teil mõista, mis täpselt põhjustas teatud suundumusi teie meeskonna tööajatabelites.
Broneerige konsultatsioon Teamdecki ekspertidega. Me aitame teil luua ka kõige keerukamaid aruandeid.
Analüüsige oma meeskonna ületundide määra
Üks tööaja jälgimise eeliseid on see, et saate jälgida oma töötajate ületunde. Me juba mainisime, et üks võimalus seda Teamdeckiga teha oleks paluda oma töötajatel kasutada tööajatabelit. ületunnid iga kord, kui nad teevad ületunde.
Siiski saate ka ületunde arvutada, ilma et peaksite toetuma korrektsele märgistamisele. Kuidas? Kõik, mida vajate, on hinnanguline töötundide arv (või vabade tundide arv) ja muidugi tegelike/protokolliga hõlmatud tundide arv.
Teamdeck aitab ületundide haldamine samuti. See võimaldab teil salvestada nii olemasolevaid tunde (nagu teie töötajate kättesaadavus samuti hinnanguline tööaeg (broneeringud). Kui teil on olemas sellised andmed, saate koostada täpse aruande oma meeskonna ületundide kohta. Loome selle samm-sammult.
- Alusta uus aruanne (kohandatud aruanne).
- Lisage uus tabel ja jätke Broneeringud ja Tööajatabelid veerud seal (broneeringute asemel võiks kasutada käsku Availability).
- Nüüd peame looma uue veeru ületundide jaoks. Selle loomiseks tuleb klõpsata nuppu mõõdikud, siis lisada kohandatud ja lisada kohandatud arvutusvälja. See valik võimaldab teil määratleda omaenda mõõdikud, mis on tuletatud Teamdeckis kättesaadavatest andmetest. Kuidas arvutada ületunde? Seda saab määratleda kui töötatud tundide arvu, mis lisandub planeeritud tundidele. Seega, kui teie tööajatabelis olev aeg on suurem kui broneeritud aeg, tähendab see, et te töötasite ekstra.
Seespoolt Lisa kohandatud arvutusvälja vormi, muutke andmete formaat selliseks, et Aeg ja sisestage järgmine valem: Tööajatabelid: Aeg - broneeringud: Aeg:. Klõpsake Salvesta ja kohaldatakse.
- Te peaksite nägema, et teie tööajaaruandes on nüüd uus veerg: Ületunnid. Siiski võite märgata, et seal on mõned negatiivsed väärtused ridades, kus Timesheet andmed olid tegelikult väiksemad kui Bookings andmed. See ei ole tõenäoliselt midagi, mis katkestaks tehingu, kuid on võimalus seda puhastada.
- Kui soovite, et teie Ületunnitöö veerus kuvatakse ainult positiivseid numbreid, saate selle määrata tagasi kohandatud arvutusvälja vormil. Meil on vaja luua If-lause, mida saab kirjeldada järgmiselt: kui on ületunnid (seega on tööajaarvestuse tundide arv suurem kui broneeringute arv), sisestage ületunnide väärtus, vastasel juhul sisestage "0". Selle If-avalduse täpne valem on järgmine (palun kirjutage see arvutusväljale, seda ei saa otse sisse kleepida):
if ((Tööajatabelid:ajaraamatud:aeg)>0,Tööajatabelid:ajaraamatud:aeg,0)
Prognoositud värbamisvajadused
Olenemata sellest, kas otsustate kasutada ületundide tunnusmärki ületundide märgistusena või arvutate ületundide veeru ise, saate ikkagi andmeid erinevalt rühmitada, et paremini mõista, kes ja millistel asjaoludel pidi tegema ületunde.
Üks potentsiaalne kasutusjuhtum võiks olla oma tabeli rühmitamine ametinimetuste järgi (see on kohandatud väli) ja seejärel näha, millistel rollidel oli lisatunde tööle kulutatud. Nii saate te inimressursside prognoosimine ja värbamisvajadusi või parandada oma ressursside eraldamine.
Vaadates ülaltoodud ületundide aruannet, võib ilmselt öelda, et see ettevõte peaks palkama täiendavaid turundusspetsialiste, sest praegused töötajad selles rollis teevad palju ületunde.
Kas olete valmis tegema otsuseid, mida toetavad andmed? Teamdeckiga koostatud tööaja aruanne
Kui olete Teamdeckis aruande salvestanud, jääb see teie armatuurlauale. Vaadake oma aruannet regulaarselt uuesti, et näha uusi mustreid andmetes ja märgata võimalikke parandamisvaldkondi.
Kas soovite neid teadmisi oma meeskonnaga jagada? Tehke seda otse rakenduses, klõpsates share. Samuti saate andmeid eksportida või luua lingi oma aruandele, nii et see oleks kättesaadav ka välisorganisatsioonide inimestele, nt teie klientidele või palgaspetsialistidele.
Teamdecki aruannetega on võimalik teha ja analüüsida praktiliselt piiramatult. Kõige tähtsam on see, et aruandlusfunktsioonid on kättesaadavad kõigile rakenduse kasutajatele. Sõltumata sellest, kas teil on 15 või 150 inimest, saate kasutada jõulisi tööajaaruandeid enda kasuks.
