Paljud ettevõtted otsivad praegu ideid kulude optimeerimiseks, et reageerida ülemaailmsele pandeemiale ja selle majanduslikele tagajärgedele. Püüdes personalikulusid minimeerida, otsustavad meeskonnad rakendada töölevõtmise külmutamist või kasutada oma personalitehnoloogiat tõhusamalt, et jääda kasumlikuks ja vältida koondamisi. Olemasoleva tehnoloogia parema kasutamise vaimus tahame teile näidata, kuidas ettevõtted saavad vähendada ärikulusid, kasutades selleks projekti ressursside juhtimine.
Meie nõuanded sobivad paljudele eri valdkondadele, kuid ettevõtted, kes töötavad korraga mitme kliendi jaoks (agentuurid, konsultatsioonifirmad, tarkvarafirmad), leiavad need ehk eriti kasulikud. See on nii, sest kui žongleerite mitme projektiga samaaegselt, on ressursside planeerimine ja haldamine väga keeruline.
Kõigepealt defineerime ressursside haldamise.
Meie juhend projekti ressursside juhtimine, määratlesime selle järgmiselt teie käsutuses olevate piiratud ressursside võimalikult tõhus kasutamine. Millistest ressurssidest me räägime? Loomulikult inimestest, aga ka seadmetest, ruumidest, sõidukitest või millestki muust, olenevalt teie ettevõtte iseloomust. Selles blogipostituses keskendume aga inimressursside juhtimisele.
Oma ressursside võimalikult tõhus kasutamine tähendab, et kasutate neid tõhusalt, suunata õiged inimesed õigetesse projektidesse (ressursside eraldamine), ja analüüsida oma meeskonna tööd, et leida optimeerimisvõimalusi. Need sammud on ärikulude vähendamiseks üliolulised, nagu näete järgmistes lõikudes.
Kasutades hea ressursside planeerimise tarkvara aitab teid tohutult. Loomulikult ei tee rakendus kogu tööd sinu eest ära, kuid see võimaldab sul asju tõhusalt teha, säästes sellega aega ja raha. Selles blogipostituses näete ekraanid alates Teamdeck, rakendust, mida kasutavad meeskonnad kogu maailmas.
Arendamine Teamdeck, täielik ressursside haldamise rakendus, räägime oma klientidega sageli sellest, milline on ressursside haldamise mõju nende eelarvele.
Apptension oli üks esimesi ettevõtteid, kes kasutas Teamdeck'i oma töötajate töö planeerimiseks ja haldamiseks. Piotr Bandosz, Apptensioni finants- ja personalijuht, ütles meile:
Ilma Teamdeckita oleme igakuiselt raisanud $11,130 töötajate aega, et tegeleda tavaliste juhtimisprobleemidega. Teamdeck aitas meil vähendada seda raiskamist $1 249,50-ni, mis säästab meile $9 880,50 kuus.
Apptension on 50-liikmeline meeskond, nii et kui teil on suurem ettevõte, võite oodata veelgi suuremat kokkuhoidu. Kuidas on see võimalik? Hüppame üksikasjadesse - kuidas säästate raha, kui rakendate ressursihaldust?
Miks on ressursside kasutamine nii oluline? Lühidalt: see on kasulik nii tööandjale kui ka töötajatele. Mõelge näiteks alarakendamisele. Tööülesandeid ootavad inimesed tekitavad ettevõttele kulusid, kuid võivad ka muutuvad ise väga pettunuks. Teisest küljest võib liigne kasutamine põhjustada töötajate läbipõlemine ja lisakulud tööandjale, kui te maksate rohkem eest ületunnid. See on üsna lihtne: optimaalse kasutuse korral ei tekita sa tarbetuid kulusid ja sinu meeskonnaliikmed saavad nautida tasakaalustatud meeskonna töökoormus.
Ressursside juhtimine on ressursside hea kasutamise säilitamise võti. See eeldab, et pöörate tähelepanu ressursside planeerimine ja tööde määramine töötajatele, kes saavad rohkem ülesandeid täita. Kui näete kõigi oma meeskonnaliikmete broneeringuid aadressil ressursside kalender, on palju lihtsam märgata inimesi, kes on alakasutatud või ülekasutatud.
Üks põhjus, miks ressursside juhtimine mõjutab projektide kasumlikkust, on see, et see aitab teil valida antud ülesande jaoks parimad inimesed. See tundub piisavalt lihtne, kui teie meeskonnas on näiteks kümme inimest. Aga mis siis, kui te juhite 200+ töötajat?
Ressursside haldamise vahendid nagu Teamdeck annavad teile hea ülevaate andekatest töötajatest. Te näete, kes on uue projektiga liitumiseks saadaval, kuid saate oma meeskonnaliikmeid filtreerida ka oskuste, ametikoha vanuse või asukoha järgi. Kui projektis töötavad parimad võimalikud inimesed, on suurem tõenäosus, et see on edukas.
Isegi kui teie tipptalendid suudavad projekti tähtajaks ja eelarve piires valmis saada, võib selguda, et see on vaevalt kasumlik. Kõik taandub kliendiga kokku lepitud eelarvele ja arveldusmeetodile.
Näiteks kui te esitate arveid tunnipõhiselt (time & material), tasub analüüsida oma meeskonna arveldatavat ja mitte-arveldatavat aega. Töötajate tööaja jälgimine on ressursside haldamise oluline aspekt. See võimaldab teha parandusi nii isiklikul tasandil (nt oma töökoormuse kohandamine) kui ka projekti või isegi organisatsiooni tasandil.
Mine oma meeskonna tööajatabelite aruanne ja vaata, kuidas jagunevad tasustatavad ja mitte tasustatavad tunnid. Seejärel mõelge hetkeks, kuidas saaksite seda suhet enda kasuks parandada. Näiteks võite märgata, et teie projektimeeskonnad kulutavad palju aega pikkadele koosolekutele või administratiivsetele ülesannetele, näiteks projektiaruandlusele. Näete sõna otseses mõttes, kus te kaotate raha.
Kuidas seda parandada? Üks idee on parandada oma ettevõtte sisemisi protsesse. Teine võimalus oleks läheneda tulevastele eelarvetele teisiti ja näiteks eraldada suurem puhver.
Kommunikatsioon on kriitilise tähtsusega, eriti ettevõtete puhul, kes on läinud üle kaugtööle. Kui olete sellises olukorras, võiksite vaadata meie blogipostitust teemal tõhus kommunikatsioon kaugtöötajate jaoks.
Samas on ka tõsi, et suhtlemine võib olla frustreeriv ja aeganõudev. Näide? Kujutage ette, et olete meeskonna juht ja teil on oma kolleegiga järgmine vestlus:
Veel üks näide on see, kui inimesed ei ole kindlad, millele nad peaksid konkreetsel päeval keskenduma. See võib kõlada üllatavalt, kuid see ei ole sugugi haruldane, eriti rollide puhul, mis toetavad mitu projekti nädalas (nt illustreerijad, DevOps-spetsialistid).
See tundub küllaltki süütu, kuid samasugused vestlused võivad teie töötajate nädalate arvelt võtta tunde. Kas ei oleks tore, kui saaksite need edasi-tagasi vestlused kaotada ja selle asemel oleks teil tõhusad süsteemid töö- või puhkuseaja planeerimiseks ja haldamiseks? Siinkohal tulevadki ressursihaldusvahendid kasuks.
Kui teie meeskond on pühendunud ressursside juhtimisele, on töötajatel lihtne kontrollida oma eelseisvate päevade prioriteete. Ka puhkusetasusid ja -taotlusi saab käsitleda sujuvalt. Säästate ettevõttena raha ja teie meeskonnaliikmed saavad keskenduda neile olulisele suhtlusele.
Kas olete kunagi käinud läbi kalli värbamisprotsessi, et võtta tööle töötaja, kes ei olegi nii palju tööd teinud? Või olete ehk kindlustanud paar projekti, et siis aru saada, et teil pole piisavalt palju võimsus nende tarnimiseks ja pidid lisakulu eest palgata vabakutselisi töötajaid või allhankijate meeskondi? Mõlemaid stsenaariume oleks saanud vältida ressursside prognoosimisega. See tähendab, et püüate prognoosida, kui palju ressursse teil on vaja ja millal.
Kuidas saab ressursihaldus teid aidata inimressursside prognoosimine?
Esiteks on teie juhtidel parem ülevaade teie meeskonna võimsusest ja praegusest töökoormusest, nii et nad saavad tootmisprotsessi vastavalt planeerida. Teiseks saate analüüsida oma meeskonna tööajatabelite ajaloolisi andmeid, et tuvastada mustreid. Näiteks on paljudel agentuuridel hooajaline ressursinõudlus: on kuid, mil tööd on lihtsalt rohkem. Selle eelnev teadmine võimaldab teil valmistuda ressursipuuduseks ja alustada värbamisprotsessi või pidada läbirääkimisi parema lepingu sõlmimiseks allhankija ettevõttega. Nii optimeerite oma kulutusi ja saate oma rahaasju paremini planeerida.
Kriisiolukorras võib teie esimene instinkt olla kulutuste piiramine. Investeerimine ressursside haldamise rakendusse võib tunduda vastunäidustatud, kui soovite meeleheitlikult raha säästa, eks? Tegelikkuses, kui teie juhtkond on pühendunud tõhusale ressursside planeerimine ja juhtimine, peaks investeeringu tasuvus olema suur.
Näiteks Apptension, ettevõte, mis säästab tänu Teamdeckile hinnanguliselt $10k kuus. Kui palju nad selle peale kulutavad? Ühe inimese litsents maksab $3,99, seega 50-liikmeline meeskond maksab iga kuu $199,50. Nagu näete, on see vaid murdosa sellest säästust, mida nad suudavad tänu oma ressursside tõhusale juhtimisele saavutada.
Mõtlete, milline oleks investeeringu tasuvus teie ettevõtte jaoks? Räägime sellest! Plaani kõne Anielaga: ta arutab teie ressursside haldamise vajadusi ja näitab teile, kuidas Teamdeck aitab teil vähendada ärikulusid.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...
Tarkvaramajana oleme testinud paljusid, võib-olla parimaid ajajuhtimise rakendusi. IT- ja tarkvaraäris - millel on peamiselt ärikliendid USAst ja Suurbritanniast - oleme harjunud töötama absoluutselt...