Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust veebipõhise ressursiplaneerija kohta. Selle juhendi eesmärk on aidata teil valikuprotsessis orienteeruda, esitades olulised küsimused, mis suunavad teid teie meeskonna jaoks parima ressursside planeerimise vahendi poole.
Mida saate selle artikliga:
Ressursside planeerimise tarkvara roll projektijuhtimises.
Viis peamist kaalutlust ja küsimust, mida esitada tõhusa ressursside planeerija otsimisel.
Näiteid ettevõtetest, kes on valinud Teamdeck.io kui nende peamine ressursside planeerija.
Strateegiad võimsuse planeerimise, projektiülesannete ja äriprotsesside tõhusaks haldamiseks.
Ressursside planeerija, ressursside planeerija, ressursside planeerimise tarkvara, projektikalender, online kalendriplaneerijajne. - on terminid, mis kirjeldavad üldiselt sama. Ressursside planeerimise vahend võimaldab teil hallata ressursse ja jaotada õiged meeskonnaliikmed õigetele projektidele/ülesannetele/klientidele.
Ressursside planeerimine on lahutamatu osa ressursside haldamine, mis on ettevõtte ressursside võimalikult tõhusa kasutamise protsess. (allikas: Ärisõnastik). See võimaldab teil oma meeskonda paremini ära kasutada ja tagada, et igaüks töötab millegi sellise kallal, milleks ta on hästi varustatud. Ressursimahu tulemusena on teie projektid ja kohustused suurema tõenäosusega edukad.
Vaade meeskonnaliikmetele, projektimeeskonnale, projektile ja ülesannetele linnulennult.
Pange tähele, et selles blogipostituses keskendume ainult veebipõhisele haldustarkvarale - ressursside planeerimiseks mõeldud rakendustele, ressursside planeerimineja muud ressursihaldusvahendid. Meeskonnaliikmete tööjaotuseks on võimalik kasutada tabelit (või muud teile sobivat vahendit).
Siiski usume, et selleks loodud tarkvara muudab projektiportfelli haldamise protsessi lõppkokkuvõttes tõhusamaks ja tulemuslikumaks. Lisaks on võimalik leida ressursiplaneerijaid eri hinnaklassides (sealhulgas tasuta võimalusi, eriti väikeste meeskondade jaoks). Peaksite leidma midagi, mis vastab teie eelarvele ja vajadustele.
Ressursside planeerimise vahendid on aastate jooksul märkimisväärselt arenenud, liikudes lihtsatest planeerimise abivahenditest keerukate platvormideni, mis pakuvad mitmesuguseid funktsioone, mis on mõeldud tõhususe ja tootlikkuse suurendamiseks. Uurime põhjalikumalt, kuidas need tööriistad töötavad ja milliseid funktsioone nad pakuvad.
Kaasaegsed ressursside planeerimise vahendid pakuvad tsentraliseeritud armatuurlauda, kus juhid saavad vaadata ja hallata kõiki ressursse. See terviklik vaade sisaldab üksikasju käimasolevate projektide, ressursside eraldamise ja eelseisvate tähtaegade kohta. Võimalus näha kogu seda teavet ühes kohas aitab kiiresti teha teadlikke otsuseid.
Näide: Turundusagentuur, mis töötab mitme kampaania kallal samaaegselt, saab tsentraliseeritud armatuurlaua abil jälgida, millised meeskonnaliikmed millise kampaaniaga töötavad, milline on nende praegune töökoormus ja millised on eelseisvad tähtajad. Selline nähtavus tagab, et ükski projekt ei jää tähelepanuta ja et ressursse kasutatakse optimaalselt.
Tõhusad ressursside planeerimise vahendid hõlbustavad meeskonnaliikmete koostööd reaalajas. Sellised funktsioonid nagu jagatud kalendrid, kiirsõnumid ja dokumentide ühine redigeerimine tagavad, et kõik jäävad samale lehele, olenemata nende füüsilisest asukohast.
Stsenaarium: Tehnoloogiline idufirma, mille meeskonnad asuvad erinevates ajavööndites, saab neid funktsioone kasutada töö sujuvaks koordineerimiseks. Meeskonnaliikmed saavad ajakohastada oma kättesaadavust, teatada muudatustest ja kohandada ajakavasid reaalajas, vähendades viivitusi ja arusaamatusi.
Aruandlus ja analüüs on kriitilise tähtsusega, et mõista, kuidas ressursse kasutatakse ja kus on võimalik teha parandusi. Paljud ressursside planeerimise vahendid pakuvad üksikasjalikke aruandeid ressursside jaotamise, projekti edenemise ja meeskonna tulemuslikkuse kohta. Need teadmised on strateegilise planeerimise ja ressursside kasutamise optimeerimise jaoks hindamatu väärtusega.
Juhtumiuuring: Ehitusettevõte kasutab täiustatud analüütikat, et jälgida rasketehnika ja tööjõu kasutamist eri objektidel. Neid aruandeid analüüsides saavad nad tuvastada alakasutatud seadmed või ülekoormatud töötajad, mis võimaldab ressursside paremat jaotamist ja kulude kokkuhoidu.
Ressursside planeerimise tarkvara mängib projektijuhtimises keskset rolli, tagades, et ressursid jaotatakse tõhusalt ning projektid viiakse lõpule õigeaegselt ja eelarve piires. Siin on kirjeldatud, kuidas see integreerub projektijuhtimise protsessidega:
Ressursside planeerijad aitavad projektijuhtidel koostada üksikasjalikke ajakavasid, mis arvestavad meeskonnaliikmete kättesaadavust ja võimeid. Selline planeerimine läheb kaugemale lihtsast ülesannete määramisest, hõlmates selliseid tegureid nagu oskused, kogemused ja töökoormuse tasakaal.
Mõistmine: Tarkvaraarenduses on tõhususe seisukohalt väga oluline ülesannete jagamine õigete oskustega meeskonnaliikmetele. Ressursside planeerija aitab sobitada arendajaid ülesannetega, mis vastavad nende oskustele ja kogemustele, tagades, et keeruliste kodeerimisülesannetega tegelevad need, kes on nende lahendamiseks kõige paremini varustatud.
Töökoormuse tasakaalustamine on oluline, et vältida läbipõlemist ja tagada, et kõik meeskonnaliikmed töötavad optimaalselt. Ressursside planeerimise vahendid pakuvad töökoormuse jaotuse visuaalset esitust, mis võimaldab hõlpsasti tuvastada, kui mõni meeskonnaliige on ülekoormatud või alakoormatud.
Näide: Advokaadibüroos võivad mõned advokaadid olla kohtuasjadega ülekoormatud, samal ajal kui teistel on kergem graafik. Ressursiplaneerija aitab jaotada kohtuasjad ühtlasemalt, tagades, et kõigi advokaatide töökoormus on hallatav ja kliendid saavad õigeaegselt tähelepanu.
Sageli on projektides ülesandeid, mis on üksteisest sõltuvad, mis tähendab, et üks ülesanne ei saa alustada enne, kui teine on lõpetatud. Ressursside planeerimise tarkvara aitab neid sõltuvusi ja võimalikke kitsaskohti eelnevalt kindlaks teha, võimaldades juhtidel vastavalt planeerida ja hoida projekti graafikus.
Stsenaarium: Filmitootmismeeskond kasutab ressursside planeerijat, et hallata filmivõtete ajakava, tagades, et näitlejad, lavastajad ja varustus on kõik õigel ajal kättesaadavad. Sõltuvusi ennetades saab vältida kulukaid viivitusi ja tagada sujuva tootmisprotsessi.
Enne kui otsite oma meeskonnale uue ressursiplaneerija, peate mõistma eeliseid, mida ressursside haldamine (ja eriti tõhusat ressursside planeerimist ja kavandamist) võib pakkuda. Erinevad ettevõtted hindavad ressursside kättesaadavusest erinevat kasu ja seepärast seavad ressursside planeerimise või projektijuhtimise tööriista otsimisel prioriteediks konkreetsed funktsioonid, millel on need funktsioonid.
Planeerimiskonfliktide vältimine - üks ressursside planeerija paljudest rollidest.
Näiteks kui töötate organisatsioonis, mis tegeleb mitme projektiga samaaegselt, on väga oluline, et teil oleks vahend, mis võimaldab teil koordineerida oma projektiportfelli ja viia mitu ajakava vastavusse projektide elluviimiseks.
Millised on siis ressursside planeerimise peamised eelised spetsiaalse rakenduse abil?
Allpool toodud piltidel on näidatud Teamdeck, meie loodud ressursside planeerimise tarkvara. Kui teil on küsimusi tööriista kohta, andke meile teada!
Muidugi, see on vaevata eraldada ressursse antud ülesandele, kasutades ajakava planeerimise rakendust, kuid sama kehtib ka selle üleskirjutamine paberile või tabelisse. Ressursiplanerite tegelik eelis seisneb selles, et nende abil saate muuta oma meeskonna ajakava. Paindlik planeerimine on palju lihtsam, kui teate, et saate oma ressursse kiiresti ümber paigutada või proovida erinevaid ajakava valikuid. Paljud ressursihaldusrakendused võimaldavad erinevaid ülesandeid lohistada - see on mugav, kui peate asju kiiresti ümber paigutama.
Ressursihaldusrakendused aitavad teil parandada projekti ajakava konfliktid ajakava kiire redigeerimise teel, kuid need võimaldavad teil neid ka vältida. See on võimalik, sest näete oma töötajate kättesaadavust (sh. osalise tööajaga töötajad või teie ettevõtte heaks töötavate vabakutseliste). See ülevaade võimaldab teil tööd edukamalt planeerida. Lõppude lõpuks ei üllata teid ootamatud puhkused või muud kohustused.
Ressursside juhid või PMid tahavad tagada, et meeskonnaliikmetel oleks tööd, kuid nad ei oleks ülesannetega ülekoormatud. Ressursside planeerimise tööriistad aitavad teil leida siin õige tasakaalu: saate jälgida inimeste töökoormust ja vajadusel jaotada töötajad ümber tulevastesse projektidesse.
Kui võtate oma organisatsioonis kasutusele ressursihaldusvahendi või rakenduse, annate kõigile parema ülevaate sellest, mis ettevõttes toimub - kõik on ühel ja samal lehel. Juhid saavad hinnata erinevate projektide ajakavasid, samas kui töötajad ja iga meeskonnaliige näevad, mis neil on eelseisvatel päevadel ees ootamas, millised on teised projekti etapid.
Parem töö ja projekti läbipaistvus tänu ressursside planeerijale. Broneerimine, töökoormuse juhtimine, jäta jälgimine.
Enne, kui hakkate üldse analüüsima erinevaid ressursihaldustarkvara tööriistadpeaksite mõtlema hetkeks oma ettevõtte vajaduste üle. Teadmine, mida te otsite, muudab otsustusprotsessi lihtsamaks.
Võite alustada järgmiste küsimustega:
Milliseid ressursse soovite planeerida (nt inimesed, seadmed, kontoriruumid)?
Mida soovite planeerida (nt projektid, vahetused, üritused)?
Kas te kasutate mingeid muid vahendeid?
Milline on teie meeskonna struktuur?
Millised on teie meeskonna harjumused?
Vaatame iga küsimust lähemalt. Esimene asi, mille üle te peate mõtlema, on see, millist tüüpi ressursse soovite planeerida.. Ilmselt olete märganud, et me oleme kogu selle blogipostituse vältel viidanud peamiselt ressursside ja protsesside haldamise vahenditele. Te võite samuti soovida luua ajakavasid mitteinimlike ressursside jaoks. Ütleme, et teil on vaid käputäis konverentsiruume, mis tuleb iga päev eri inimestele eraldada. Või et teil on mõned seadmed, mis tuleb ette broneerida.
Enamik ressursside haldamise rakendusi võimaldab sisestada süsteemi nii inimressursse kui ka mitteinimlikke ressursse, kuid paljud vahendid on loodud spetsiaalselt inimressursside planeerimiseks. Kui teie esmane keskendumine tootmisvõimsuse planeerimisel on elututele ressurssidele, ärge muretsege: selleks on tõenäoliselt olemas spetsiaalne ressursiplaneerija (nt, seadmete haldur või büroopindade planeerija)
Tõsi, üldiselt võiksime öelda, et iga ettevõte töötab mingi projektiga. Ometi tuleb teil süveneda oma tööga seotud nõuetesse. Kas soovite planeerida pikaajalisi projekte (nt, tarkvaraarendus)? Või on teil vaja planeerida igapäevaseid töövahetusi või ühekordseid esinemisi. Erinevatel tööstusharudel on siinkohal erivajadused ja te võiksite otsida muid tööülesandeid: näiteks restoranide vahetuste planeerija.
Esimesed kaks küsimust peaksid piiritlema teie otsingu konkreetse turusegmendi. Nüüd on aeg hinnata selle segmendi erinevate tööriistade omadused.
Kõigepealt peate veenduma, et uus ressursside planeerija sobib teie meeskonna tööriistakasti. See on eriti oluline, kui teie meeskond kasutab mitmeid veebipõhiseid vahendeid (näiteks projektijuhtimistarkvara, chat või sisu loomise rakendused). Te soovite, et uus planeerija integreeruks sujuvalt teie olemasoleva ökosüsteemiga. Küsige, kas hinnataval rakendusel on piisavalt integratsioone, laiendusi või võimalusi selle kohandamiseks (näiteks API abil).
Seejärel analüüsige oma projektijuhtide ja meeskondade (inimesed, kes planeerija kasutavad) struktuuri. Võimalik, et soovite anda erinevatele meeskonnaliikmetele eri liiki õigusi. Veenduge, et saate seda rakenduses teha.
Lõpuks võtke arvesse oma töötajate ressursijuhtide harjumusi. Näiteks kui teie meeskonnad veedavad suure osa oma tööajast liikvel olles, on mõistlik kasutada tööriista, millel on töökindel mobiilirakendus.
Alati on kasulik võrrelda arvesse võetavat rakendust teiste populaarsete, kuid parimate projektiplaneerimisvahenditega. Paljud rakendused pakuvad spetsiaalseid võrdluslehti (me oleme loonud sellised leheküljed inimestele, kes otsivad alternatiive Resource Guru, Monday ja Wrike'ile).
Isegi kui te arvate, et antud rakendus on tootekirjeldust lugedes igati sobiv, on hädavajalik seda proovida. Nii saate aimu kasutajakogemusest ja saate katsetada erinevaid funktsioone, enne kui seda kogu meeskonnale tutvustada.
Üks võimalus on kasutada tasuta prooviperioodi, mida paljud tooted pakuvad. Registreeruge ja uurige rakendust ise, enne kui tutvustate oma meeskonnale. Teise võimalusena võite küsida toote demotuuri - see on suurepärane võimalus hinnata konkreetse ettevõtte kliendituge.
Teamdeckis pakume kahte võimalust:
Registreeru 30-päevaseks TASUTA prooviperioodiks. Saate täieliku juurdepääsu rakendusele ja saate pärast prooviperioodi lõppemist sujuvalt üle minna lisatasu liikmeks. Vihje: kui soovite näha, milline on Teamdecki kasutamine reaalsetes stsenaariumides, saate oma kontole importida näidisandmeid ja mängida.
Lepi kokku kõne Anielaga. Ta arutab teie vajadusi, näitab teile meie ressursside planeerija erinevaid võimalusi, ressursiaruandeid, kuidas planeerida ressursse ja projekte ning aitab teil otsustada, kas see sobib teile.
Hankige 30-päevane TASUTA prooviperiood
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...
