Online kalendriplaneerija - planeeri oma meeskonna ajakava paremini

Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline, ning selle ajakohasena hoidmine ja muutustele reageerimine on keerulisem. Olukord muutub veelgi keerulisemaks, kui paljud töötajad töötavad eemalt.

Mida õpite sellest artiklist:

• Kuidas online kalendriplaneerija aitab projektijuhtimisel

• Kuidas Teamdeck ressursside haldamise tarkvara kasutatakse veebipõhises planeerimises

• Erinevused veebipõhise ajakava planeerija ja veebipõhise kalendriplaneerija vahel

Online kalendriplaneerija ja selle perekond

Enne kui saate päris hea ülevaate sellest, kuidas veebipõhine kalendriplaneerija töötab, peate teadma, milline näeb välja turg.

Kõigepealt veebipõhine kalendriplaneerija, kalendriplaneerija tarkvara, projekti planeerimise vahend, projekti planeerimise kalender, kalender planeerimisvahend, veebipõhine ajakava planeerija või ressursside planeerimise tarkvara - on sama roll. Nad peavad aitama teil korraldada teie ja teie meeskonnaliikmete tööd.

Veebipõhine kalendriplaneerija või traditsiooniline kalender?

Teiseks on alati vaja arvesse võtta projektijuhtimise protsesse ning nendega seotud väljakutsete ja ootuste mitmekesisust. Kui juhid kasutavad mingit projektijuhtimislahendust või lihtsalt veebipõhist ajakava planeerijat, siis nad pööravad tähelepanu sellistele funktsioonidele nagu:

• Täielik meeskonna, ülesannete ja aja läbipaistvus (meie tööstuses kasutatakse seda tänu fraasile A bird's-eye view)

• Kohandamisvõimalused ja kohandatavad aruanded

• Töötajate tööaja jälgimine ja tööajatabelite haldamine, sealhulgas arvete esitamise protsesside toetamine

• Varasemast lihtsam meeskonna planeerimise ja ülesannete määramise protsess

• Võimalus hallata töötajaid erinevatest ajavöönditest

• Kättesaadavuse või puudumiste haldamine

• Märgistamine, värvikodeerimine, prioritiseerimise funktsioonid

• Puhkuse haldamise süsteemi tarkvara - sest iga projekt peab olema õigeaegne

Kolmas, veebipõhine kalendriplaneerija on vaid üks osa suurest projektijuhtimisvahendite perekonnast. Wrike'i - meie konkurendi online-kalendriplaneerijate turul - artikli kohaselt pakub projektijuhtimise tarkvara 4 tüüpi online-kalendriplaneerijaid.

1. Tehtud ülesannete nimekirjad

2. Online-kalendri planeerijad

Veebipõhine kalendriplaneerija, veebipõhine ajakava tegija või veebipõhine ajakava planeerija - kuidas iganes te seda nimetate, ühisteks omadusteks on tahvel, ülesanded ja neile määratud inimesed. Nendel planeerijatel on sageli drag and drop-funktsioon, mis võimaldab kasutajatel hõlpsasti ülesandeid määrata ja ajakavasid ümber korraldada.

[Allikas: [Source: Teamdeck - ressursside haldamise tarkvara põhineb kalendriplaneerija online]

3. Gantt diagrammid

Gantti diagramm on kahe teljega diagramm. Horisontaalne näitab projekti ajaskaalat. Vertikaalne näitab kõiki ülesandeid, mis näevad välja nagu tulbad.

4. Kanban-tahvlid

Visuaalne tahvel jaotab ülesanded/projektid erinevatesse kategooriatesse ja iga kategooria illustreerib erinevaid projekti etapid. Kõige tüüpilisemad ülesehitusviisid on "teha", "pooleli" ja "valmis", mida täiendavad teised.

[Allikas: Trello - meeskonnajuhtimise lahendus koos kalendri vaatega]

Mis on veebipõhine kalendriplaneerija

Vaatamata erinevustele on eesmärk sama. Veebipõhine kalendriplaneerija või - nagu me eelistame - veebipõhine ajakava planeerija on tarkvaravahend, mis võimaldab teil planeerida ja lisada ülesandeid, projekte ja sündmusi kalendrivaates/kalendrilaual. 

Kõlab lihtsalt, kuni kasutame teist terminit - lihtsalt "kalendriplaneerija". Ja see peaks olema impulss, mis käivitab uue küsimuse: kas on mingit vahet? Mille poolest erineb planeerija veebikalendrist (nt Google Calendar)?

Neil kahte tüüpi rakendustel on erinevad eesmärgid:

• kalender võimaldab teil planeerida sündmusi (nt koosolekuid) ja toimib nende meeldetuletusena,

• veebipõhine planeerija võimaldab teil samuti sündmusi planeerida (nt lisada ülesandeid, määrata meeldetuletusi, lisada sündmusi, muuta sündmusi, lisada märkmeid), kuid lisaks on sellel ka võimsad töö planeerimise funktsioonid. Selliste funktsioonide hulka võivad kuuluda kättesaadavuse haldamine, ülesannete vaheliste sõltuvuste jälgimine, aja jälgimine ja projektianalüüs.

Võib öelda, et ka veebipõhised kalendritööriistad aitavad teil oma tööd planeerida. Ja see on tõsi, vähemalt isiklikuks kasutamiseks. Kui teil on aga vaja teha tähtaegu või luua ajakava oma meeskonnale (või mitmele meeskonnale), vajate rohkem funktsioone, kui enamik kalendreid pakub.

Mida projektijuht väldib, kui ta kasutab veebipõhist kalendriplaneerija

Räägime eelistest: millised on veebipõhiste kalendriplaneerijate kasutamise käegakatsutavad eelised? Oleme otsustanud jagada need paari kategooriasse:

1. Aja ja kulude raiskamine 

Kas olete kunagi mõelnud, mitu tundi kulub teie meeskonnal tarbetult edasi-tagasi arutlemisele oma praeguste ülesannete või eelseisvate ülesannete üle? Apptension, 50-liikmeline tarkvaraarendusettevõte on välja arvutanud, et nad kaotasid igal kuul üle $11k küsimuste nagu "millega ma peaksin täna tegelema?", "kas minu puhkusetaotlus kiideti heaks?". Veebipõhise kalendriplaneerija abil on neil õnnestunud seda arvu vähendada peaaegu $10k võrra! 

2. Läbipaistvuse puudumine

Kui otsustate oma organisatsioonis/meeskonnas rakendada veebiplaneerija, saab sellest ühtne tõeallikas seoses ajakavade, projektide, edusammude, vastutuse jne kohta. Paljude planeerijate kasutajaliidese vasakul poolel on töö edenemise jälgimiseks ja ülesannete planeerimiseks vastav veerg. See on oluline, eriti hajutatud meeskondade jaoks, et oleks läbipaistev ülevaade meeskonnas toimuvast tööst.

Töötajate määramine (broneerimine) oskuste ja kättesaadavuse alusel. Iga nädala vaade ja määramine kuvatakse veebipõhises kalendriplaneerijas. [Allikas: Teamdeck]

3. Ebapiisava kontrolli all olevad projektid

Soovitame tungivalt kasutada veebipõhiseid planeerijaid, mitte planeerida tööd Excelis või paberil. Põhjus on selles, et kui muutusi juhtub - ja neid juhtub peaaegu paratamatult -, saate interaktiivse tööriista abil kiiresti reageerida ja hõlpsasti plaani muuta. Tabelid ja tekstidokumendid võivad kiiresti vananeda, kui te neid regulaarselt ei uuenda.

4. Jäme koostöö

Kujutage ette, et teie ettevõttes on korraga mitu projekti. Iga projektijuht peab kokku panema meeskonna ja planeerima projekti alguskuupäeva vastavalt nende kättesaadavusele. Kalendriplaneerija abil saavad nad ka näha, mida teised PMid planeerivad, ja vältida projekti ajakava konfliktid.

5. Ülekasutus, alakasutus

Projekt ja ressursside planeerimine rakendused on vahendid õnneliku meeskonna loomiseks. Töötajad tahavad olla kursis, millised on nende tulevased ülesanded. Samuti tunnevad nad end paremini, kui juhid saavad näha ja planeerida nende kättesaadavust või töökoormust. Ületöö või alakasutuse võimalus on palju väiksem, kui kasutate töökindlat veebiplaneerijat. Lugege, kuidas mõõta ressursside kasutamine ja selle roll projektijuhtimise protsessides. 

Kuidas planeerida oma meeskonna tööd Teamdecki ja selle veebipõhise kalendriplaneerija abil meeskonna töö planeerimiseks?

Nüüd, kui te teate, millised on peamised eelised töö planeerimisel veebipõhiste kalendritööriistadega, tahame teile näidata, kuidas te saate seda Teamdecki abil praktikas teha.

Teamdeck on veebipõhine kalendriplaneerija (või - ressursside haldamise tarkvara, kui soovite), mis ühendab veebipõhise kalendriplaneerija funktsioonid teiste võimsate funktsioonidega, nagu tööaja jälgimine, puudumiste haldamine ja projektiaruandlus.

Nii saab Teamdeckiga oma meeskonna nädala planeerimine lihtsamaks:

1. Vaata, kes on saadaval ja kes on hõivatud.

Enne kui hakkate oma nädalaplaani koostama, peate saama ülevaate oma meeskonna kättesaadavusest. See on lihtne: kõik, mida peate tegema, on vaadata välja ressursside kalender.

Samuti saate kasutada kohandatud välju lisateabe, näiteks rollide, vastutuse ja konkreetsete projektiatribuutide registreerimiseks ja korrastamiseks.

Siin saate jälgida üksikasju oma meeskonna kättesaadavuse kohta kahel erineval tasandil:

• igapäevane kättesaadavus/tööaeg (see on eriti kasulik, kui töötate osalise tööajaga töötajate ja vabakutseliste töötajatega),

• planeeritud puhkused ja eri liiki puhkused (nt rasedus- ja sünnituspuhkus).

Samuti saate kontrollida inimeste praeguseid ülesandeid ja näha, kas nad on määratud mõnda projekti ja kui pikaks ajaks. Kui inimestel on juba niigi palju ülesandeid, ei tohiks neid veel rohkemate töödega üle koormata.

[/vc_column_text]