Ületunnid, st planeeritust suuremad töömahud, on liiga keeruline teema, et anda lihtsalt nõuandeid "vältida iga hinna eest". Tegelikult võib lisatööde tegemine olla ainus viis projekti päästmiseks, kui ilmnevad ootamatud komplikatsioonid.
Te ei taha, et ületunnid muutuksid regulaarseks, sest see võib kahjustada teie ettevõtet nii rahaliselt kui ka kultuuriliselt. Õnneks on olemas mõned järeleproovitud tavad, mis aitavad teil ületunde mõistlikult hallata. Selles artiklis vaatame need ükshaaval läbi.
Mida sa saad tänada seda artiklit:
- Ületundide jälgimise roll projektijuhtimises
- Asjaomase töökoormuse ja ületunnitööde haldamise roll
- Kes kasutab ressursside planeerimise tarkvara ületundide haldamise lahendusena
Planeeri tasakaalustatud töötaja töökoormus, et vältida ületunde
Tõhus ületundide juhtimine (ja ajajuhtimise strateegia) algab tasakaalustatud töögraafiku planeerimisega. See on koht, kus võite teha kulukaid vigu, mis mitmekordistuvad kogu projekti jooksul. Kuidas neid vältida? Kui võimalik, proovige paindlik planeerimine, mis võimaldab alternatiivseid stsenaariume ja ajalisi kohandusi.
Samuti võiksite analüüsida kõigi oma töötajate kavandatud töökoormust: pöörake erilist tähelepanu unikaalsete oskustega inimestele, kelle ülesandeid ei saa üle kanda teistele meeskonnaliikmetele. Kui nende töökoormus on suur, on tõenäolisem, et ületunnitöö tekib, sest keegi teine ei ole abiks.
Üks idee selle vältimiseks oleks luua vabakutseliste võrgustik, keda saaks vajadusel projekti kaasata. Teine võimalus on palgata uus sarnaste oskustega inimene, kes saaks osa tööülesannetest enda peale võtta. Tootlikkuse suurendamine 9-st 5ni
Kuigi töökoormuse jälgimine on oluline samm, ei ole see alati piisav, et vältida ületunde. Tiheda ajakava ja muutumatute tähtaegadega projektidel on väga vähe mänguruumi, kui midagi läheb valesti.
Haigestunud töötaja või tehniline probleem võib kiiresti kaasa tuua selle, et meeskond peab tegema lisatunde. Selleks, et vähendada ületunnitööd, saate rakendada paar reeglit, mis aitavad inimestel keskenduda oma 9-5 tööülesannetele.
Kõigepealt tahate veenduda, et teie meeskond teab, millised on nende eelseisvad ülesanded. Nii ilmselgelt kui see ka ei kõla, ei ole see alati nii. Meeskonnaliikmed, kes ei tea oma ülesandeid (või ei mõista täielikult nende ulatust), kaotavad tõenäoliselt palju väärtuslikku aega enne töö alustamist.
Järgmine samm oleks vähendada kõiki kohtumisi, mis ei ole hädavajalikud. Kui te järgite projektijuhtimisele agiilset lähenemist, saate planeerida scrumi koosolekud. Nende eesmärk on katta olulised punktid ilma aega ja ressursse raiskamata.
Teine võimalus tõhususe suurendamiseks on hõlbustada meeskonnaliikmete vahelist suhtlust. Turul on palju koostöövahendeid: alates vestlusrakendustest (nt. Slack) kuni projektijuhtimise tarkvarani (nt. JIRA).
Kui tööriistad on valitud, proovige neid omavahel integreerida, et luua sujuvad töövood. Üks näide oleks JIRA teavituste paigaldamine Slacki: nii näevad meeskonnaliikmed uuendusi reaalajas ja saavad vastavalt reageerida.
Halda ületunde kogu projekti jooksul ületundide jälgimise või ressursiplaneerija abil.
Kui projekt on käivitatud, peate jälgima nii tulemuste kui ka tegeliku töökoormuse edenemist (loe lähemalt töökoormuse juhtimine). Kuidas seda teha? Tõhus viis oma töötajate tööajast teadlikuks saamiseks on kasutada tööaja jälgimise tarkvara. See on tegelikult ka meeskonnale mugav.
Tänu tööajatabelitele saavad teie meeskonnaliikmed olla kindlad, et näete nende lisapingutusi. Mis on juhtide jaoks kasulik? Mida varem te teate ületundidest, seda kiiremini saate jõuda algpõhjani.
Selleks, et jälgida tõhusalt oma meeskonna tööajatabelit, on kõige parem kasutada automaatset ajakohastavat tööajatabelite aruanne. Jälgitud ajaandmeid vaadates on kasulik analüüsida ka tööajatabelite kirjeldusi. Kirjeldused on kommentaarid, mida teie töötajad saavad sisestada konkreetse ajakande registreerimisel. Kirjelduste kontrollimine võib anda teile väärtusliku ülevaate teie meeskonna ületunnitöö mustritest:
Ülaltoodud pildil on näha, et Rose tegi märkimisväärset ületunnitööd ainult siis, kui tal olid ülesanded, mis nõudsid kliendiga suhtlemist (seminarid, varade ülevaatused). Võib-olla on see midagi, mida tasub uurida?
Sõltuvalt ületundide põhjusest saate kas kohandada projekti ajakava (loe lähemalt projekti planeerimise meetodid) või ühendage lisaabi. Kui te usute, et mõningaid ületunde on võimatu vältida, siis edastage oma ootused kindlasti meeskonnale.
Arvutage hüvitis lisatöö eest
Kuigi paljud töötajad on valmis tegema lisatööd, toob nende ületunnitöö kaasa negatiivse töö- ja eraelu tasakaalu. Seetõttu maksab enamik ettevõtteid tavalisest tööajast pikema aja eest lisatasu. Kuna kõik kulud peaksid olema projekti eelarves kajastatud (loe lähemalt projekti eelarve jälgimine), on oluline teada, kui palju raha läheb ületunnitöökompensatsiooniks.
Mõned ressursside haldamise vahendid teeb selle ülesande lihtsamaks, pakkudes aruandeid, mida saab tõmmata välja ajalehed. Teamdeckis saate luua automaatselt ajakohastuva hüvitisearuande, mis aitab teil hallata ületunde.
Valige lihtsalt vajalikud andmepunktid ja sisestage oma meeskonna ületunnitööde määrad. Võite kasutada erinevaid määrasid erinevate meeskonnaliikmete jaoks. Projekti edenedes peate vaid avama oma aruande ja kontrollima jooksvaid ületunnikulusid. Võite jagada aruande linki isegi oma palgaarvestusmeeskonnaga, et muuta ka nende töö lihtsamaks.
Kui olete kehtestanud asjakohase ületundide haldamise poliitika, ärge unustage oma meeskonnale ootusi edastada. Töökoht ja projekti läbipaistvus on siinkohal eriti oluline, sest see aitab vältida töötajate läbipõlemine.
Hiljutine Gallupi uuring näitas, et kuigi kontrollimatu töökoormus tõepoolest on üks 5 tegurist, mis korreleerub läbipõlemisega, nii et on juhtide vähene suhtlemine ja toetuse puudumine ja ebamõistlik ajasurve. Avatud suhtlemine, projekti ajaliste piirangute mõistmine ja selged eeskirjad ületunnitöö hüvitamiseks on vajalikud selleks, et teie meeskonnaliikmed tunneksid oma praegust töökoormust paremini.
Teamdeck lihtsustab teie meeskonna ületundide haldamist. Tööajatabelite ja ületunnitööde hüvitamise aruannete abil saate samal ajal jälgida oma meeskonna töökoormust ja projekti eelarvet. Lepige kokku kõne Anielaga ja õppige, kuidas oma meeskonda tõhusalt juhtida!
