Ettevõtluses saame kindlaks teha mitu kriitilist ressurssi, mis määravad teie ettevõtte kasvu. Üks olulisemaid on võimsus, st kui palju te suudate antud aja jooksul ära teha. Sellist olulist tegurit ei saa jätta kontrollimata, mistõttu on välja töötatud palju võimsuse juhtimise vahendeid. Kuid kuidas valida parim?
Selles artiklis saate teada:
Olulised omadused võimsuse planeerimise vahendi valimisel
Mõned soovitused parimate tavade kohta ressursimahu planeerimine protsess
Kuidas ressursside planeerimise tarkvara muuta võimsuse planeerimise protsess tõhusamaks
Võimsuse juhtimine ei ole lihtne ülesanne, peamiselt seetõttu, et see üks tegur koosneb mitmest teineteisega seotud tegurist. Töötajate arv, nende aeg, kättesaadavus ja pädevus - kõik need andmed mõjutavad teie ettevõtte võimsust. Seepärast on võimsuse planeerimise vahendid olulised.
Seda ei ole lihtne mõista vaid kümne töötajaga. Ja kuidas on lood siis, kui teie organisatsioonis on 100 või 200 inimest? Et vältida kitsaskohti, kaost ja pettumust, vajate spetsiaalse rakenduse tuge - eriti lahinguvälja igast ressursside planeerimise protsessis osalevast liikmest.
Tasakaalustamine olemasolevate ressursside (töötajate) ja projekti või kliendi nõudmiste vahel on paljude jaoks projektijuhtimise puhul võimsuse planeerimise (või kui soovite, siis võimsuse juhtimise) põhiolemus. Võimsuse planeerimise tähtsus tuleneb selle tugevast seotusest teiste projektijuhtimise valdkondadega: aeg, meeskond, töö ja projekti ressursside juhtimine. Aga alustame üldisest küsimusest võimsuse kohta.
Võimekus on määratletud kui võime saavutada, salvestada või toota. Organisatsiooni puhul oleks võimsus antud süsteemi võime toota toodangut teatud aja jooksul.
"Võimekus" näib olevat võimsuse planeerimise põhiküsimus, eriti kui võrrelda seda allpool esitatud määratlustega. Püüdes anda väga head, põhjendatud vastust küsimusele "kas meil on võime saavutada?" ei lase kunagi järele ja innustab pidevalt optimeerimiste, analüüside jms tegemiseks. Seetõttu võivad võimsuse planeerimise vahendid olla abiks.
Oskustel põhinev ressursside otsing [Allikas: Teamdeck - ressursside juhtimise ja võimsuse planeerimise vahend]
Selleks, et olla täielikult teadlik sellest, kas teie ettevõttel või konkreetsel töötajal on piisavalt kõvad ja pehmed pädevused, mis ei lase teid alt vedada - seda määratletakse kui "võimet saavutada" -, peate olema temaga üsna lähedane.
Antud ülesannete täitmisele kulunud aeg, kättesaadavus või küpsus ja eeldatav kogemus antud valdkonnas - need on mõned kriteeriumid, mida võetakse arvesse ajal, mil ressursimahu planeerimine protsess, mille käigus püüate välja selgitada, kas ressurss on põhjus arvata, et märgitud töötajal või teie meeskonnal või ettevõttel on "võime saavutada", eriti võimsuse planeerimise vahendite abil.
Et asi oleks raskem, teame vaid, et oleme ärikeskkonnas. Nii et aeg ei ole ainus ja ainus näitaja, mis määrab teie otsuseid. Ja meie konkurendi - tootmisvõimsuse planeerimise vahendite müüja - sõnul, millega me nõustume:
Võimekuse planeerimine on juhtimisprotsess, mis tagab, et teie organisatsioonil on olemas vajalikud oskused ja ressursid, et viia projektid lõpule õigeaegselt, eelarve piires ja kliendi ootustele vastavalt.
See määratlus rõhutab, et täpselt kvalifitseeritud ressursid (töötajad) peavad vastama kolmele väljakutsele: (piiratud) aeg, (piiratud) eelarve ja kliendi ootused (teisisõnu, projekti nõudmised). Või teisisõnu, need oskused peavad olema piisavalt head, et aidata lahendada nimetatud väljakutseid. Ja võimsuse planeerimise eest vastutava isiku roll on tagada täpne arv täpselt kvalifitseeritud töötajaid. Seoses sellega on olulised võimsuse planeerimise vahendid.
Osa võimsuse planeerimise protsessist on tegelikult selle kindlaksmääramine, mida meil on ja kui kiiresti ja kust me saame täpseid ressursse.
Tootmisvõimsuse planeerimine on protsess, mille käigus tehakse kindlaks, kas teil on töö tegemiseks vajalikud ressursid ja oskused või pakkumine, mis vastab nõudlusele.
Nagu me näeme, võimsuse juhtimine ei ole lihtne ülesanne, peamiselt seetõttu, et see üks tegur koosneb mitmetest teistest teguritest, mis on omavahel seotud. Töötajate arv, nende aeg, kättesaadavus, tootlikkus, kasutamine ning kõvad ja pehmed pädevused - kõik need andmed mõjutavad teie ettevõtte võimekust. Seepärast ongi parimad võimsuse planeerimise tööriistad abiks.
Seda on raske mõista vaid 5 töötajaga. Ja kuidas on lood siis, kui teie organisatsioonis on 15, 35 või 50 inimest?
Võib-olla ei ole seda eespool mainitud - selle artikli autorid on inimesed tarkvaramajast. Iga allpool toodud ressursimahu planeerimise vahend on meie poolt kontrollitud - tegevjuhid, projektijuhid, arendajad, turundajad jne. Mõned neist siis, kui me kuulusime praegusesse ettevõttesse, ja mõned meie karjääri varasemates etappides.
Hind: $ 3.99 / Täielik liige / igakuiselt
Meeskonna kättesaadavus Meeskonna kasutamise ülevaade Teamdeck.io - ressursside haldamise vahend koos ressursimahu planeerimise funktsioonidega.
Meeskonna aja jälgimise vahend ja tööajatabelid
Ressursside ja projektide planeerimine
Töökoormuse juhtimine
Projekti planeerimine
Kohandatud organisatsiooni tööaeg ja kättesaadavus
Võimalus määrata inimestele ja projektidele kohandatud väljad, st ametinimetused, oskused, tehnoloogiad jne.
Läbipaistev vaade tööplaanile ja kättesaadavusele erinevate osakondade ja ametikohtade jaoks, kasutades kalendrivaadet
Kohandatud sildid
Puhkuse haldamise heakskiitmise protsess
Automaatsed pangapäevad mitme asukoha puhul
Saadaval mobiiliversioonis
Integratsioon teiste süsteemidega, nagu Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier ja REST API.
Tasuta prooviperiood
Puudub funktsioon värbamisprotsesside kontrollimiseks
Töövoogude planeerimise funktsioonid puuduvad
Mobiilirakendus tundide jälgimiseks ei võimalda näha ainult aktiivseid projekte
Hinnakujundus: $12.5 jaoks Ressursside planeerimine + aja jälgimine inimese kohta
Lihtsalt kasutatav lohistamispaneel
Mitme projekti planeerimine
Tulevaste projektide kavandamine
Rollide, osakondade, pädevuste ja staatuse määramise võimalus
Kohandatud kättesaadavus
Prognoosimine ja aruandlus
Saadaval mobiiliversioonis
Täiendavad funktsioonid: ressursside planeerimine, puhkuse haldamise süsteem
Integratsioon teiste süsteemidega, nagu Jira, Teamwork, Asana, Trello.
Tasuta prooviperiood
Float projektijuhtimisvahendi miinused
Hind - $6 - $10 inimese kohta
Värbamisprotsesside kontrollimise funktsionaalsuse puudumine.
Float on väga äratuntav projektijuhtimistarkvara, mis aitab ka ressursimahu planeerimisel.
Hinnakujundus: $40 kasutaja kohta kuus
ProjectCOR - rakendus meeskonna suutlikkuse haldamiseks ehk ressursside haldamiseks.
AI-põhine
Reaalajas nähtav kättesaadavus meeskonna ja liikme kohta
Projekti planeerimise vahend funktsioonid
Vajaliku pädevuse ja aja hindamine
Võimalus määrata rolle ja oskusi
Läbipaistev ülevaade projekti staatusest ja suutlikkusest
Tsentraliseerib teabe, teabevahetuse ja failid ühte kohta
Muud funktsioonid, nagu automaatne aja jälgimine, äriinfo paneel
Tasuta prooviperiood
Aruandlus puudub
Puhkuse haldamine puudub
Integratsioonid puuduvad
UX on sageli põhjus, miks mõned neist lükatakse tagasi kohe pärast projektijuhtide poolset katsetamist.
Kõik - nii eraisikud kui ka ettevõtjad - kasutavad paljusid rakendusi. Äris kasutame sõltuvalt ametikohast palju liideseid. See teeb harjumusi. Ja see on üks põhjus, miks ressursimahu planeerimine tööriista funktsioonid on ärrituse allikas.
Seega võtke arvesse, kas tootmisvõimsuse planeerimise vahend sisaldab ainult tõesti kasulikke funktsioone, kas kasutajaliides on arusaadav kõigile ettevõtte töötajatele, kas see on kõrge automatiseerituse tasemega ja kas see on piisavalt paindlik, et vastata teie ettevõtte spetsiifilistele vajadustele. Ja - viimasena, kuid mitte vähemtähtsana - uurige, kas tööriist on endiselt kasulik, kui teie ettevõtte struktuur või ärieesmärgid muutuvad.
Tänapäeva äris on üha harvemini võimalik kasutada standardset töömudelit, kus kontoris ollakse kella 9-st kuni 17-ni. Inimesed töötavad erinevatel aegadel, osalise tööajaga, erinevates ajavööndites.
Ressursside kättesaadavuse haldamine on kohandatud seadete abil palju lihtsam. [Ekraan võimsuse planeerimise tarkvarast]
Need muutujad ja seadistused on võimsuse täpseks arvutamiseks kriitilise tähtsusega, seega peab ideaalsel tööriistal olema võimalus kohandada iga töötaja kättesaadavust ja seda alati, kui see on vajalik. Samuti on oluline, et tootmisvõimsuse planeerimise vahendite kasutajad saaksid muuta oma kättesaadavust ja tööaega alati, kui see muutub.
Mõnel tootmisvõimsuse planeerimise tarkvara pakkujal on pakkuda palju aruandeid, kuid ainult mõned neist on kohandatavad.
Ettevõtted kasutavad ettevõtte tõhususe mõõtmiseks erinevaid mõõdikuid (võimsuse planeerimise vahendeid) sõltuvalt tööstusharust või ettevõtte struktuurist. Paljud süsteemi pakkujad pakuvad etteantud aruandeid, mis on - võib öelda - pakkumise lahutamatu osa... nii lahutamatu, et seda ei saa muuta või - mis veelgi hullem - seda ei saa kohandada vastavalt projektimeeskondade ootustele.
Seega jälgige, millised võimsuse planeerimise tööriistade pakkujad pakuvad aruandeid, mis mitte ainult ei vasta teie ootustele, vaid ei ole ka avatud muudatustele, kui teie organisatsioon kasvab. Kas aruanded on piisavalt kohandatavad? Kas neid saab jagada ja eksportida? Ettevõtte häid tavasid on lihtsam arendada, et leida nõrgad ja tugevad kohad, kui saate andmeid analüüsida. Ideaalsel tööriistal peaks olema rikkalik aruandlusfunktsioon.
Võimsusplaani puhul on tõhus võimsuse planeerimine ja/või võimsuse planeerimise strateegia läbipaistvus kriitilise tähtsusega.
Juurdepääs andmetele, kasutades tootmisvõimsuse planeerimise vahendeid, peaks võimaldama keskenduda väikesele ajavahemikule, kuid saada ka perspektiivi laiema ajavahemiku kohta. Meeskonnajuhid ja projektijuhid planeerivad oma meeskonna kohustusi seoses vajalike oskuste, aga ka esialgsete või kinnitamata projektide osas.
Samuti on oluline uute töötajate nähtavus ja see, millal nad ettevõttega liituvad ja tööks kättesaadavad on. Erinevate osakondade ja meeskondade töö on tihedalt seotud, seega peaks valitud vahend andma ülevaate kogu olulisest teabest. Eriti müügiosakonna andmed.
Võimsuse hindamisel ei ole oluline mitte ainult aeg ja töötajate arv, vaid ka nende pädevus.
Sildid juhtimine in Teamdeck.io - võimsuse haldamise tarkvara.
8 tundi vanema töötaja ja 8 tundi praktikandi jaoks on tehtud töö poolest täiesti erineva väärtusega. Samuti, kui tegemist on konkreetsete ülesannete täitmisega - kui teil on vaja graafilist disaini, siis ei aita see, et teie personalispetsialistil juhtub olema lihtsalt veidi aega.
Selleks, et optimaalselt planeerida võimsust ja jaotada õiged inimesed projektidesse, on vaja parimaid võimsuse planeerimise vahendeid ja lisateavet, nagu oskused, ametinimetused, osakonnad ja muud sildid, et määrata igaühe roll projektis. Samuti on oluline, et iga teabeosa saaks märgistada, st et eristada tasustatavaid ja mitte tasustatavaid projekte või jälgida koosolekutele kulutatud aega, et aruandlusfunktsioonide abil paremini arvutada määrasid.
Jäta juhtimise funktsioon, kasutades parimaid võimsuse planeerimise vahendeid. Üks levinumaid vigu tootmisvõimsuse hindamisel on puhkuste ja puhkepäevade arvestamata jätmine. Hästi juhitud organisatsioonis on iga töötaja oluline ja mõjutab mitte ainult igapäevast töökorraldust, vaid üldiselt ka projektide ja ressursside töökorraldust.
Et planeerida oma meeskonna töökoormus ja projekti tööprotsess optimaalselt on vaja süsteemi, mis võtab arvesse erinevaid puhkusetüüpe: puhkus, haiguspuhkus, rasedus- ja sünnituspuhkus ja pangapäevad (mis võivad olla rahvusvahelise asutuse iga lokaliseeringu puhul erinevad).
Jooksvad värbamisprotsessid. Iga ettevõte seisab silmitsi töötajate voolavusega.
See on tänapäeva reaalsuses täiesti normaalne, kuid te ei tohi lasta sellel oma ettevõtet halvata. Tootmisvõimsuse planeerimise vahendid peaksid arvestama käimasolevaid värbamisprotsesse ja etteteatamisperioode. Nii näete ühe pilguga, kui palju inimesi teil on tööks valmis, sealhulgas nõuetekohane töölevõtmise protsess.
Integratsioonid. Võtke arvesse mitte ainult logosid, vaid ka API potentsiaali ja võimet kiireteks integratsioonideks.
Ärge laske end eksitada veebisaitidel säravate logode arvust. Uute tööriistade arv kasvab endiselt, seega kasvab ka logode arv. Seega ei ole oluline, kui palju logosid te näete, vaid see, kui kiiresti suudab võimsuse planeerimise tarkvara tarnija uue tehnoloogilise lahendusega integreeruda.
Seega, kui otsite integratsiooni ja tööriista, mis peaks olema avatud uutele - ütleme - ühendustele, võtke arvesse mitte ainult logosid, vaid ka API paindlikkust.
Tootmisvõimsuse planeerimise vahendid reklaamivad end kui sellised, mis "optimeerivad teie töökorraldust", "viivad teie organisatsiooni täiesti uuele tasemele" ja "võimaldavad teil saavutada tulemusi nagu kunagi varem". Need on kõik kenasti kõlavad loosungid, kuid lähme asja juurde. Mida võimsuse planeerimise tööriistad teile TÕELISELT annavad?
Tänu võimsuse planeerimise vahenditele näete, mida iga töötaja, meeskond ja osakond praegu teeb ja kui palju neil on teha. See aitab teil otsustada, kellele anda rohkem ülesandeid, et ei tekiks olukorda, kus ja mõned inimesed on tööga ülekoormatud ja teistel on liiga vähe ülesandeid.
Võimsuse olukord on väga dünaamiline. Puhkused, ülesannete täitmine, uued projektid, uued töötajad. Need on väga olulised tegurid, mis mõjutavad teie töö planeerimise otsuseid, mistõttu oleks teil ilma piisavate teadmisteta väga raske seda tõhusalt teha.
Tootmisvõimsuse planeerimise tarkvara saadab teile jooksvaid teateid muudatuste või võimalike kitsaskohtade kohta teie ettevõttes. Loomulikult on paljude võimsuse planeerijate jaoks väga oluline, et ressursihaldustööriist võimaldab otsustada, millised teavitused tuleks sisse või välja lülitada.
See võimsuse planeerimise vahendite funktsioon võimaldab teil jälgida, kui palju aega teie töötajad kulutavad konkreetsetele ülesannetele, kas neil on ruumi või teevad hoopis ületunde. See teadmine on teile hädavajalik, et hinnata meeskonna võimsust ja otsustada, millised projektid ja osakonnad vajavad rohkem tuge ning kellele saab anda uusi ülesandeid.
Iga ettevõtte projektidel on erinevad prioriteedid ja tähtajad. Projektijuhina peate kindlasti rohkem kui üks kord otsustama, mis on hetkel kõige olulisem ja vajab lepingu täitmiseks kõiki käsi. Võimekuse planeerimise tööriist võimaldab teil jälgida oma projektide seisu ja jaotada ressursid vastavalt vajadusele.
Sa ei saa midagi parandada või säilitada häid strateegiaid, kasutades võimsuse planeerimise vahendeid, kui sa ei tea, kas need on tõhusad. Ja kõike ei saa järeldada lihtsast vaatlusest. Üks võimsuse planeerimise vahendi olulisemaid funktsioone on anda teile andmeid töö planeerimisega seotud põhinäitajate kohta. Nende hulka kuuluvad:
St teie ettevõtte võimsus võrreldes selle vajadustega.
St kui palju teie organisatsiooni potentsiaali kasutatakse, kas mõni pädevus või ressurss on puudu või isegi liiga palju.
St prognoosid selle kohta, kuidas teie võimekus tulevikus välja näeb, lähtudes tutvustatud teabest (kavandatud projektid, eelseisvad sündmused, uued värbamised jne).
Näitab, millised isikud on määratud antud projektile, nende kättesaadavus, positsioon ja pädevus.
Me oleme juba arutanud, kuidas täpselt valida parim võimsuse planeerimise vahend ja kuidas need aitavad meie ettevõtet. Hea tööriist teeb peaaegu kogu räpase töö teie eest ära, kuid selleks, et sellest kõige rohkem kasu saada, peate kõigepealt mõistma võimsuse planeerimise protsessi. Arutame seda nüüd samm-sammult.
Võimsuse planeerimise vahenditega töötamise lähtepunktiks on teada, milline see protsess organisatsioonis praegu välja näeb. Alles seejärel saate hinnata tugevusi ja nõrkusi ning otsustada, mida vajate. Kontrollige, milline on teie ettevõtte võimekus: kui palju töötajaid teil on, milline on nende kättesaadavus ja millised on nende oskused.
Järgmisena peate kasutama võimsuse planeerimise vahendeid, et hinnata oma ettevõtte vajadust erinevate ressursside järele. Võrreldes seda tegurit teie võimsusega, saate hõlpsasti näha, millistest ressurssidest teil puudu on. See on oluline teie kasvustrateegia planeerimisel.
Selles etapis kontrollige, kas kõik teie ettevõtte ressursid on kõige tõhusamalt planeeritud. Võib-olla on mõnel töötajal pädevusi, mida ei kasutata, või teatavad protsessid võtavad rohkem aega kui peaksid, näiteks pikad koosolekud või ülevaatused.
Suure ettevõtte juhina ei ole teil võimalik kõike teada ja märgata ning see on täiesti normaalne. Siiski on kasulik teada võimalikult palju ja keegi ei saa teile ettevõtte protsessidest nii palju rääkida kui töötajad, kes nendega tegelevad. Tehke regulaarselt 1:1-kohtumisi ja küsige oma meeskonnalt tagasisidet selle kohta, mis neid häirib, teeb asjad keeruliseks, raiskab nende aega või on ebaefektiivne. Nende vaatenurk võib avaldada suurt mõju teie strateegiale, kasutades võimsuse planeerimise vahendeid.
Nüüd, kui te teate, mis teie organisatsioonil on ja mida ta vajab, on aeg planeerida lahendusi. Valmistage ette strateegia, milles kirjeldatakse, mis peab toimuma, et ettevõte saaks optimaalselt toimida. Võib-olla on vaja palgata rohkem inimesi, määrata töötajaid teiste projektide toetamiseks või restruktureerida teatavad protsessid ümber. Lisage oma plaani ka peamised eesmärgid ja vahe-eesmärgid. Nii on teil lihtsam jälgida oma edusamme.
Tootmisvõimsuse juhtimise optimeerimine on väljakutse, millega seisab silmitsi peaaegu iga ettevõte. Mõnel läheb paremini, teisel halvemini, sest nad valivad eesmärgi saavutamiseks erinevaid viise, mis ei ole alati seotud nende ettevõtte individuaalsete vajadustega. Meil on siiski mõned universaalsed nõuanded, et saada võimsuse planeerimise meistriks.
Kasutage head tootmisvõimsuse planeerimise vahendit, et pidevalt kontrollida olemasolevaid ressursse ja nõudlust ning koguda kogu oluline teave ettevõtte kohta ühte kohta.
Planeeri hästi läbimõeldud strateegia, selle asemel et teha ad hoc muudatusi
Prognoosige oma tulevast võimsust ja nõudlust, et optimeerida kasutust.
Koguge töötajatelt tagasisidet protsesside kohta, mida saate parandada.
Vältida aja raiskamist ebaefektiivsetele protseduuridele ja vähendada tööaega.
Kasutage täielikult ära oma töötajate potentsiaali ja olge teadlik nende oskustest.
Planeerida värbamisprotsessid, mis põhinevad iga osakonna suutlikkusel.
Võimsuse juhtimine on üks olulisemaid protsesse igas organisatsioonis. See võimaldab teil suurendada tõhusust, kasutada paremini oma eelarvet, suurendada töötajate rahulolu ja tootlikkust, ennetada võimalikke kitsaskohti ja õppida tundma oma ettevõtte töökorraldust. See on palju tööd, kuid selle mõju ei saa ülehinnata. Ja turg pakub suurepäraselt kavandatud vahendeid, mis muudavad selle protsessi mugavaks ja intuitiivseks.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...