Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PMid ise tunnistavad, et seda ei juhtu kuigi sageli: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas õigel ajal või algse eelarve piires.
Mida saate sellest artiklist:
Rollid ressursside haldamise tarkvara ressursimahu planeerimise protsessides
Ressursimahu planeerimise eesmärk
Teadmised erinevuse kohta ressursside planeerimine ja võimsuse planeerimine
Mida teha, et lähendada tõhusat võimsuse planeerimist
Ressursimahu tõhus juhtimine võib aidata ettevõtetel neid numbreid suurendada. Selles artiklis saate rohkem teada ressursimahu planeerimisest projektijuhtimises, kuid puudutame ka ettevõtte tasandi võimsuse juhtimise eeliseid. Alustame mõnest vajalikust määratlusest.
Oskustel põhinev otsing ja inimeste määramine ülesannetele [ressursside planeerimise tarkvara ekraan]
Ilma asjatu sissejuhatuseta viitab võimekus võimele saavutada, täita või toota. Kui me kasutame ettevõtte vaatenurka, siis tähendab see võimet saavutada või toota teatud aja jooksul. Kuid kui me kaevume sügavamale ja kasutame ettevõtte vaatenurka, saame teada, et võimsuse all mõistetakse sisendressursside kogust, mis on saadaval suhtelise toodangu tootmiseks teatud aja jooksul - saame lugeda managementstudyguide.com. Seda nimetatakse sageli tootmisvõimsuseks, mis hõlmab klientide nõudluse rahuldamiseks vajalike ressursside, sealhulgas tooraine, seadmete ja tööjõu mahtu.
Kuid see ei ole ainus tähendus, mis on seotud selle peatüki teemaga. Võrdleme mõned teised arusaamad võimsuse planeerimisest.
Projectmanager.com-is loeme, et võimsuse planeerimine on protsess, mis stabiliseerib olemasolevad ressursid, et rahuldada taotlusi või ülesande võimsuse vajadusi. Mida võib mõista kui mingisugust olemist kellegi vahel, kellel on juurdepääs piisavatele ressurssidele ja projektidest tulenevatele nõudmistele ning selle ressurssidega seotud ootustele.
Tundub, et ka Saviom - meie konkurendid ressursimahu planeerimise tarkvara turul - jagavad sama seisukohta: Ressursivõimsuse planeerimine on ressursside võimsuse ja nõudluse vahelise lõhe prognoosimine. Mavenlinki vaatenurgast lähtudes eeldab ressursimahu planeerimine selle protsessi 3 aspekti. Esiteks, selle määratlemine, kui palju tööd on ressursid võimelised tegema. Teiseks, selle kindlaksmääramine ja märkimine, millist tööd need ressursid suudavad teha. Kolmas - nende ressursside sobitamine sellest rühmast praegu kasutatavate ressurssidega, et vastata projekti ootustele ja nõudmistele.
Nagu me Wrike'i blogist lugeda võime: Võimsuse planeerimine on organisatsiooni või kliendi tulevaste ärivajaduste prognoosimise protsess. Võimsuse planeerimise eesmärk on ka tagada, et vajalike oskustega ressursid oleksid kättesaadavad, et rahuldada klientide ja ettevõtte arenevaid nõudmisi Sellest vaatenurgast - mis esindab ka meie lähenemist - ei tähenda ressursid seadmeid, tarkvara, sülearvuteid, ehitusmaterjale, ruume, eelarvet jne. Kui te vaatate projektijuhtimise võimsuse planeerimist, siis näete üksikisikut, meeskonnaliiget ja töötajat. Te näete üksikisikuid, kellel on teatud oskused. Kedagi, kellel on asjakohased oskused, mis on vajalikud projekti nõuete täitmiseks.
Tõhus võimsuse planeerimine tähendab, et tagatakse sobivate, konkreetsete oskustega ressursside olemasolu.
Projekti tasandil tähendab võimsuse planeerimine seda, et määratakse kindlaks, kas teil on piisavalt ressursse konkreetse projekti lõpuleviimiseks. Selle ülesanne on veenduda, et ettevõttel (või ühendusel) on projekti või ülesande jaoks eeldatavalt vajalikud ressursid, mida oodatakse prognoositud ajal ja mis on võimelised projekti eeldatavate nõuetega eeldataval ajahetkel lõpule viima.
Veelgi enam, ressursimahu planeerija peab suutma anda selge ülevaate sellest, kui palju ressursse on vaja teatava eesmärgi (alamülesanne, ülesanne, projekt) saavutamiseks.
Teisisõnu, ressursside võimsuse planeerimine tähendab ressursside võimsuse ja nõudluse vahelise intervalli prognoosimist. Niisiis, need, kes kontrollivad tootmisvõimsuse planeerimist, võtavad arvesse selliseid tegureid nagu tööaeg, meisterlikkus, oskused ja keskmine kogu tööaeg. Selleks, et arvutada oma meeskonna võimsust, peate teadma nende kättesaadavust ja praegust töökoormust.
Üks samm ressursimahu planeerimise protsessist [Screen from Teamdeck]
Otse öeldes: kui võrrelda võimsuse ja ressursside planeerimine ressursside juhtimisele, esimene neist võib taanduda "tulevaste ärivajaduste prognoosimisele ja tagada, et meil on projekti alustamiseks vajalikud ressursid". Kuigi ressursside planeerimine on "ressursside valimine ja määramine konkreetsed ressursid projekti või ülesande jaoks ja selle ajal".
Võib ka öelda, et võimsuse planeerimine on selle kontrollimine, kas meeskonnaliikmed, rollid ja vajalikud oskused on kahtlemata olemas, et teha saabuvat tööd enne tööde tegelikku planeerimist. Samas kui ressursside planeerimine on valimine, määramine ja ajakava koostamine sellest valikukastist. Juhtimisstrateegia hõlmab ülemäärase võimsuse loomist prognoositud nõudluse rahuldamiseks, tagades, et ressursid on kättesaadavad kasvava nõudluse ja tulevaste projektide jaoks.
Võimsuse planeerimise, ressursside planeerimise ja ressursside planeerimise võrdlus. [Allikas: www.kelloo.com]
Ressursside planeerimine tähendab pigem tööjõu koordineerimist reaalajas: te määrate inimesi projektidele, jälgides samal ajal ressursside kasutamist. Nagu näeme, tähendab ressursside planeerimine ülesande või projekti täitmiseks vajalike ressursside haldamist, juhtimist ja koordineerimist.
Mida te tavaliselt teete, kui teile antakse ülesanne juhtida uut projekti? Kuidas panete kokku meeskonna ja veendute, et teie meeskonnaliikmete kättesaadavus on piisav kõigi ülesannete täitmiseks? Projektijuhid, kes püüavad tagada, et nende käsutuses on piisavalt ressursse, peaksid täitma järgmised sammud:
Projekti nõuete ja hinnangute kogumine. Peate mõistma, mida tuleb teha, et projekt edukalt ellu viia. Milline on tehniline ulatus? Millised rollid on projektimeeskonnale vajalikud? Millised on selle projekti ajalised hinnangud?
Määrake kindlaks olemasolevad ressursid. Analüüsige ressursside kättesaadavust ja tehke kindlaks, millised inimesed, kes vastavad teie projekti kriteeriumidele, võivad teie projektimeeskonnaga liituda.
Viia suutlikkus vastavusse projekti vajadustega. Otsustage, kes määratakse projektile ja mitu tundi nad peaksid olema broneeritud. Ideaalis peaksite need ressursid reserveerima, isegi kui teie projekt ei ole veel alanud. Kaaluge viivitusstrateegia kasutamist, mis hõlmab pigem tegeliku kui prognoositud nõudluse rahuldamist.
Tootmisvõimsuse planeerimise näitena võib tuua toidutootja, kellel on vaja suurendada tootmist tipphooajal. Nad planeerivad oma tööjõudu ja ressursse, et vastata suurenenud nõudlusele. Samamoodi võib IT-agentuur eraldada projektile täiendavaid arendajaid, et tagada õigeaegne tarne.
Märkus: mõnes ettevõttes vastutab ressursihaldur suurema osa tootmisvõimsuse planeerimise protsessi eest. Projektijuhil palutakse taotleda konkreetseid rolle või oskusi ja ressursijuht analüüsib ressursimahtu.
Projektijuhid peaksid olema võimelised hindama oma projektide nõudeid, kuid ressursside kättesaadavuse analüüs võib olla keerulisem, kui puudub ülevaade töötajaskonnast. Õnneks on organisatsioonide käsutuses sageli ressursivõimsuse planeerija, mis võib lihtsustada kogu projekti ressursside juhtimine protsessi, töötada tõhusalt mitme projekti kallal ja valmistada ette pikaajalisi võimsuse planeerimise strateegiaid.
Tööriistade mahu planeerimine on oluline tulevaste tööde jaoks vajalike tööriistade ja seadmete kindlustamiseks ja eraldamiseks. See hõlmab ressursivajaduse prognoosimist, arusaamist, milliseid uusi tööriistu võidakse vajada, ning selle tagamist, et tööriistu kasutatakse õigesti ja et need on investeeringut väärt.
Ressursimahu planeerijad, nagu Teamdeck, pakuvad teile ühtset ressursikogumit koos teabega igaühe kättesaadavuse ja töökoormuse kohta (loe lähemalt töökoormuse juhtimine). Projektijuhina saate filtreerida välja oma projekti nõuete täitmiseks vajalikud rollid ja kontrollida, millal need inimesed on saadaval.
[/vc_column_text]
Kogu ettevõtet hõlmav ressursikalender on eduka võimsuse planeerimise võtmetähtsusega vahend.
Et vältida ressursikonflikte, saate valitud meeskonnaliikmed ette broneerida. Kui teie projekt ei ole veel 100% kinnitatud, saate lisada esialgsed broneeringud. Teised projektijuhid näevad, et need inimesed määratakse tõenäoliselt teie projekti, kui see lõpuks toimub. Kui saate rohelise tule, on teil rühm inimesi, kes on valmis projektiga tööle hakkama, ning lisaks on ajakava teistele juhtidele nähtav teie ettevõtte ressursihaldusrakenduses.
Lisage esialgsed broneeringud, et planeerida oma projekti ajakava aegsasti ette.
Ressursside haldamise tarkvara** lihtsustab ressursimahu hindamist. Te ei näe mitte ainult seda, kas inimesed on juba määratud teistesse projektidesse, vaid saate ka nende puhkused või pangapäevad oma kontole kanda. Saate välja arvutada oma meeskonna tegeliku võimsuse ja otsustada, kas olete valmis projekti kavandatava aja jooksul ellu viima.**
Teil on ka võimalus võtta arvesse rahaasju. Mõned ressursside haldamise rakendused (sh Teamdeck) võimaldavad salvestada teavet oma meeskonna tariifide kohta. Kasutage Teamdecki aruandeid, et arvutada, kui palju raha peate eelarves eraldama, et kindlustada oma projekti jaoks broneeritav personal. Enne kui võtate selle meeskonna tööle, veenduge, et saate neid oma praeguse projekti-eelarvega endale lubada. Ressursside mahu ja hinnanguliste kulude ristkontrollimine on veel üks viis, kuidas tagada oma projekti edu.
Mõlemal meeskonnal on piisav võimekus konkreetse projekti elluviimiseks. Hinnangulised kulud erinevad siiski märkimisväärselt. Õnneks saate Teamdeckiga hinnata mitut stsenaariumi.
Võimekuse planeerimine peaks aitama vältida meeskonna ületöötamist ja alakasutamist. Siiski on kasulik regulaarselt jälgida ressursside kasutamist projekti käivitamisel. Vaadake meie juhendit meeskonna kasutamise mõõtmine. Või - kui olete uudishimulik projektijuhtimise aspektide kohta - lugege raamatut võimsuse planeerimise vahendid ja tehnikaid käsitlev artikkel.
[/vc_column][/vc_row][/vc_row]
Projekti nõudluse ja meeskonna suutlikkuse vastavusse viimine on projektijuhtimise oluline osa, kuid suutlikkuse planeerimise strateegia on kasulik kogu organisatsioonile, mitte ainult tootmismeeskondadele. Laia projektportfelli haldamisel ei tohiks unustada võimsuse haldamist. See võimaldab teil teha paremaid otsuseid ressursside jaotamise kohta, kuid toetab ka teie ettevõtte teisi osi:
Tööjõuvõimekuse planeerimine on oluline, et tagada nõudluse rahuldamiseks piisav arv õigete oskustega ja õigetes ametikohtades töötavaid töötajaid. Samuti aitab see tuvastada personalivajadusi, kaaluda töötajate arvu vähendamist või ümberpaigutamist, et saavutada organisatsiooni eesmärke ja vältida tööga läbipõlemist.
Personalimeeskondadel on selge ülevaade värbamisvajadustest ja neil on piisavalt aega uute töötajate palkamiseks või koolitamiseks. Võimekuse planeerimine aitab tulevikus vältida ressursside kitsaskohti.
Müügimeeskonnad saavad rohkem ülevaadet tootmisprotsessi kohta, nii et nad teavad, kas antud perioodil on ruumi rohkemate projektide jaoks.
Finantsspetsialistid saavad arvutada kasumiprognoosid, mis põhinevad kavandatud võimsusel ja töötajatele määratud tegelikel projektidel.
Mõtle: Kas teie ettevõttes on kehtestatud menetlused liiga suure või liiga väikese meeskonnavõimekuse jaoks? Kui ei, siis tõstatage see küsimus järgmisel projektijuhtimismeeskonna koosolekul. Võib-olla saate välja mõelda lahendused, näiteks teadus- ja arendustegevuse algatused selleks, kui teil on vabu töötajaid, kuid ei ole projekte, millega töötada? Lõppude lõpuks, alakasutamine ei ole töötajate moraalile hea.
Võimsuse planeerimist hindavad ka töötajad. Selline strateegiline lähenemine ressursside juhtimisele tähendab, et meeskonnaliikmetelt ei oodata, et nad töötaksid üle oma võimsuse. Lisaks sellele teavad töötajad, et nende kättesaadavus on nähtav ja juhid austavad neid. Nad ei saa tõenäoliselt keset suvepuhkust kiireloomulist projekti.
Lisaks sellele võib liigse võimsuse kaasamine planeerimisse aidata katta suurenenud nõudlust ja vältida mahu suurenemist, tagades, et nõudluse prognoosimisel prognoositud ressursivajadused täidetakse.
Lõpuks, kui teie ettevõte kasutab ressursihaldusrakendust, teavad teie töötajad, mis on nende ajakavas tulemas: milline on järgmine projekt, millega nad töötavad, kui kaua see kestab jne.
Loodame, et see artikkel veenis teid, et võimsuse planeerimine on nii hallatav kui ka vajalik. Kui unustate selle kontrollimise, kui suur on teie meeskonna võimsus, on teie projekt ohus: te ei suuda seda tõenäoliselt õigeaegselt ellu viia, kui teil ei ole piisavalt kvalifitseeritud inimesi. Samal ajal võite ületada oma eelarve, kui jõuate lisatööjõu allhankelepingu sõlmimiseni. Õnneks saab mõlemat stsenaariumi vältida, kui võrrelda võimsust ja nõudlust. Pidage meeles, et kogu protsessi tõhustamiseks kasutage projektiressursside haldamise tarkvara.
Kas soovite näha, kui lihtne on Teamdecki abil võimsuse planeerimine? Plaani kõne Anielaga, üks meie kliendi edu ekspertidest. Ta näitab teile, kuidas saate tänu tõhusale projektiressursside juhtimisele teha paremaid strateegilisi otsuseid.
Tõhus suutlikkuse planeerimine ei ole eraldiseisev tegevus; see peab olema integreeritud organisatsiooni laiemasse strateegilisse raamistikku. Kui organisatsioonid viivad võimsuse planeerimise kooskõlla üldiste ärieesmärkidega, saavad nad tagada, et nende projektijuhtimise jõupingutused aitavad kaasa pikaajalisele edule. Siin on kirjeldatud, kuidas integreerida võimsuse planeerimine strateegiliselt oma organisatsiooni:
Viia vastavusse strateegiliste eesmärkidega: Võimekuse planeerimine peaks toetama organisatsiooni strateegilisi eesmärke. See hõlmab arusaamist, kuidas ressursside jaotamine on kooskõlas laiemate ärieesmärkidega, näiteks turu laienemine, tootearendus või tegevuse tõhusus. Veenduge, et kavandatavad projektid on kooskõlas nende strateegiliste eesmärkidega, ja kohandage ressursside eraldamist vastavalt sellele.
Osakondadeülese koostöö edendamine: Tõhus võimsuse planeerimine nõuab koostööd erinevate osakondade vahel. Näiteks peab finantsrühm kooskõlastama eelarveprognoosid ressursside eraldamisega, samas kui personalitöötaja peab kooskõlastama värbamis- ja koolituspüüdlusi. Soodustage regulaarset suhtlust ja koostööd osakondade vahel, et tagada ressursside planeerimine on terviklik ja kooskõlas üldiste ärivajadustega.
Rakendada agiilsed praktikad: Kergete tavade integreerimine võimsuse planeerimisse võib suurendada paindlikkust ja reageerimisvõimet. Kergete meetodite puhul rõhutatakse iteratiivset planeerimist ja kohanemisvõimet, mis võimaldab meeskondadel kohandada ressursse vastavalt projekti nõuetele. Selline lähenemisviis aitab juhtida ebakindlust ja parandab võimet reageerida muutuvatele projektinõuetele.
Andmeanalüütika kasutamine: Kasutage andmeanalüüsi, et teavitada võimsuse planeerimise otsuseid. Ajaloolised projektiandmed, ressursikasutuse näitajad ja tulemuslikkuse analüüs võivad anda väärtuslikku teavet ressursivajaduste ja suundumuste kohta. Täiustatud analüüsivahendid võivad aidata prognoosida tulevasi võimsusvajadusi ja optimeerida ressursside jaotamist andmepõhiste andmete põhjal.
Võimsuse planeerimise raamistiku väljatöötamine: Kehtestada ametlik suutlikkuse planeerimise raamistik, milles kirjeldatakse protsesse, kohustusi ja vahendeid. See raamistik peaks sisaldama suuniseid prognoosimiseks, ressursside eraldamiseks ja järelevalveks. Struktureeritud lähenemisviis tagab võimsuse planeerimise järjepidevuse ja tõhususe kogu organisatsioonis.
Hoolimata oma tähtsusest on võimsuse planeerimine sageli seotud mitmete väljakutsetega. Nende probleemide tõhus lahendamine võib oluliselt parandada planeerimise tulemusi:
Ettearvamatu nõudlus: Üks suurimaid väljakutseid tootmisvõimsuse planeerimisel on prognoosimatu nõudluse juhtimine. Selle leevendamiseks lisage oma tootmisvõimsuse planeerimise protsessidesse paindlikkus. Kasutage stsenaariumide planeerimist, et valmistuda erinevateks nõudluse stsenaariumideks ja töötada välja situatsiooniplaanid, et tulla toime võimalike kõikumistega projektinõuetes.
Ressursipiirangud: Piiratud ressursid võivad piirata teie võimet täita projekti nõudeid. Seadke projektidele prioriteedid strateegilise tähtsuse alusel ja jaotage ressursid vastavalt sellele. Kaaluge töötajate ristkoolitust, et suurendada ressursside mitmekülgsust ja vähendada sõltuvust konkreetsetest oskustest.
Andmete täpsus: Täpsed andmed on tõhusa tootmisvõimsuse planeerimise jaoks üliolulised. Veenduge, et planeerimisel kasutatavad andmed on ajakohased ja usaldusväärsed. Rakendage protsessid andmete regulaarseks ajakohastamiseks ja valideerimiseks, et säilitada ressursside kättesaadavust ja töökoormust käsitleva teabe täpsus.
Kommunikatsioonilüngad: Kommunikatsioonilüngad projektijuhtide ja teiste sidusrühmade vahel võivad viia ressursside valesti jaotamiseni. Kehtestage selged kommunikatsioonikanalid ja regulaarsed kontrollkäigud, et tagada kõigi sidusrühmade teavitamine ressursivajadustest ja projektinõuetest.
Integratsioon olemasolevate süsteemidega: Võimsuse planeerimise integreerimine olemasolevate projektijuhtimise ja ressursside haldamise süsteemidega võib olla keeruline. Veenduge, et teie võimsuse planeerimise vahendid ühilduvad teiste süsteemidega ja et andmed liiguvad nende vahel sujuvalt, et vältida dubleerimist ja vigu.
Kuna tehnoloogia ja projektijuhtimise tavad arenevad, kujundavad mitmed suundumused ressursimahu planeerimise tulevikku:
Tehisintellekt ja masinõpe: Tehisintellekti ja masinõpet kasutatakse üha enam võimsuse planeerimise tõhustamiseks. Need tehnoloogiad suudavad analüüsida tohutuid andmehulki, et prognoosida ressursivajadusi, optimeerida jaotamist ja tuvastada võimalikke probleeme enne nende tekkimist. Tehisintellektipõhised tööriistad võivad pakkuda täpsemaid prognoose ja soovitusi, mis põhinevad varasematel andmetel ja mustritel.
Integreeritud ressursihaldusplatvormid: Suundumus integreeritud ressursihaldusplatvormide suunas on kasvamas. Need platvormid ühendavad projektijuhtimise, ressursside planeerimise ja finantsjuhtimise üheks lahenduseks. Selline integreerimine parandab nähtavust, tõhustab protsesse ja parandab otsuste tegemist, andes tervikliku ülevaate ressursimahust ja projektinõudlusest.
Kaug- ja hübriidtöö mudelid: Kaug- ja hübriidtöö mudelite levik toob kaasa uusi kaalutlusi ressursside võimsuse planeerimisel. Organisatsioonid peavad kohandama oma planeerimisprotsesse, et võtta arvesse kaugtöötajate, erinevate ajavööndite ja paindliku töökorralduse vajadusi. Virtuaalset koostööd ja ressursside haldamist toetavad vahendid ja strateegiad muutuvad üha olulisemaks.
Suurendatud keskendumine töötajate heaolule: Töötajate heaolule pööratakse võimsuse planeerimisel üha suuremat tähelepanu. Organisatsioonid tunnistavad töö- ja eraelu tasakaalu olulisust ja lisavad need kaalutlused oma ressursside planeerimise protsessidesse. See suundumus hõlmab töökoormuse jälgimist, et vältida läbipõlemist ja tagada, et ressursside eraldamine toetaks tervislikku töökeskkonda.
Reaalajas ressursside jälgimine: Reaalajas toimuv ressursside jälgimine on muutumas üha levinumaks, mis võimaldab organisatsioonidel pidevalt jälgida ressursside kasutamist ja kättesaadavust. See võime võimaldab dünaamilisemat ja reageerivamat võimsuse planeerimist, kuna juhid saavad teha kohandusi reaalajas andmete ja tekkivate vajaduste põhjal.
Ressursimahu planeerimine on eduka projektijuhtimise oluline osa ja selle tähtsus ulatub kaugemale üksikutest projektidest, mõjutades kogu organisatsiooni. Strateegiliselt integreerides võimsuse planeerimise laiematesse äritavadesse, tegeledes ühiste probleemidega ja olles kursis tulevaste suundumustega, saavad organisatsioonid parandada oma võimet viia projektid ellu õigeaegselt ja eelarve piires. Tõhusaks ressursside võimsuse planeerimiseks on oluline kasutada täiustatud vahendeid ja tehnoloogiaid, edendada osakondade vahelist koostööd ja keskenduda töötajate heaolule. Nende tavade omaksvõtmine toob kaasa edukamad projektid, optimeeritud ressursikasutuse ja tugevama üldise organisatsiooni tulemuslikkuse.
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...
Kui te ei kasuta suurepärast ressursiplaneerimise tarkvara, siis vaadake parem planeerimistehnikaid. Planeerimistehnikad aitavad viia projekti ajakava, ulatust ja teie ressursse vastavusse. Ajagraafik peab sobima kindlaksmääratud ajakavaga ja...