Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et see ei juhtu väga sageli: viimase Kutsekoja küsitlus "Pulse of the Professionvähem kui 60% projektidest viiakse lõpule kas õigeaegselt või esialgse eelarve piires.
Mida saate sellest artiklist:
- Rollid ressursside haldamise tarkvara ressursimahu planeerimise protsessides
- Ressursimahu planeerimise eesmärk
- Teadmised erinevuse kohta ressursside planeerimine ja võimsuse planeerimine
- Mida teha, et lähendada tõhusat võimsuse planeerimist
Ressursimahu tõhus juhtimine võib aidata ettevõtetel neid numbreid suurendada. Selles artiklis saate rohkem teada ressursimahu planeerimisest projektijuhtimises, kuid puudutame ka ettevõtte tasandi võimsuse juhtimise eeliseid. Alustame mõnest vajalikust määratlusest.
Mis on ressursimahu planeerimine?
Ilma asjatu sissejuhatuseta viitab võimekus võimele saavutada, teostada või toota. Kui me kasutame ettevõtte vaatenurka, siis tähendab see võimet saavutada või toota teatud aja jooksul. Kuid kui me kaevume sügavamale ja kasutame operatiivset vaatenurka, leiame, et võimsust mõistetakse järgmiselt olemasoleva sisendressursi summana et toota suhtelist toodangut teatud aja jooksul - saame lugeda edasi managementstudyguide.com.
Kuid see ei ole ainus tähendus, mis on seotud selle peatüki teemaga. Võrdleme mõned teised arusaamad võimsuse planeerimisest.
Projectmanager.com leheküljel loeme võimsuse planeerimist on protsess, mis stabiliseerib olemasolevad ressursid, et rahuldada taotlusi või ülesande võimsusvajadust. Mida võib mõista kui mingisugust olemist kellegi vahel, kellel on juurdepääs piisavatele ressurssidele ja projektidest tulenevatele nõudmistele ning selle ressurssidega seotud ootustele.
Tundub, et ka Saviom - meie konkurendid ressursimahu planeerimise tarkvara turul - jagavad sama seisukohta:
Ressursimahu planeerimine on lõhe prognoosimine võimsuse ja ressursinõudluse vahel.
Mavenlinki vaatenurgast lähtudes eeldab ressursimahu planeerimine selle protsessi 3 aspekti. Esiteks, määratleda kui palju tööjõudu on võimalik teha. Teiseks, identifitseerimine ja märge millist tööd saavad need ressursid teha. Kolmas - sobitamine sellest rühmast need ressursid, mis vastavad projekti ootustele ja nõudmistele, koos praegu kasutatavate ressurssidega.
Nagu me Wrike'i blogist lugeda võime:
Võimsuse planeerimine on organisatsiooni või kliendi tulevaste ärivajaduste prognoosimise protsess. Võimsuse planeerimise eesmärk on ka tagada, et klientide ja äritegevuse muutuvate nõudmiste rahuldamiseks on olemas vajalike oskustega ressursid.
Sellest vaatenurgast - mis esindab ka meie lähenemisviisi - ei tähenda ressursid seadmeid, tarkvara, sülearvuteid, ehitusmaterjale, ruume, eelarvet ja nii edasi. Kui te vaatate projektijuhtimises võimsuse planeerimist, näete te inimest, meeskonnaliiget ja töötajat. Te näete konkreetsete oskustega isikud. Keegi, kellel on asjakohased oskused, mis on vajalikud projekti nõuete täitmiseks.
Projekti tasandil tähendab võimsuse planeerimine seda, et määratakse kindlaks, kas teil on piisavalt ressursse konkreetse projekti lõpuleviimiseks. Selle ülesanne on veenduda, et ettevõttel (või ühendusel) on projekti või ülesande jaoks eeldatavalt vajalikud ressursid, mida oodatakse prognoositud ajal ja mis on võimelised projekti eeldatavate nõuetega eeldataval ajahetkel lõpule viima.
Veelgi enam, ressursimahu planeerija peab suutma anda selge ülevaate sellest, kui palju ressursse on vaja teatava eesmärgi (alamülesanne, ülesanne, projekt) saavutamiseks.
Teisisõnu, ressursside võimsuse planeerimine tähendab ressursside võimsuse ja nõudluse vahelise intervalli prognoosimist. Niisiis, need, kes kontrollivad tootmisvõimsuse planeerimist, võtavad arvesse selliseid tegureid nagu tööaeg, meisterlikkus, oskused ja keskmine kogu tööaeg. Selleks, et arvutada oma meeskonna võimsust, peate teadma nende kättesaadavust ja praegust töökoormust.
Mis vahe on võimsuse planeerimisel ja ressursside planeerimisel?
Otse öeldes: kui võrrelda võimsuse planeerimine ressursside planeerimisele (või ressursside juhtimisele), esimene võib taandada "tulevaste ärivajaduste prognoosimisele ja tagada, et meil on projekti alustamiseks vajalikud ressursid". Kuigi ressursside planeerimine on "ressursside valimine ja määramine konkreetsed ressursid projekti või ülesande jaoks ja selle ajal".
Võib ka öelda, et võimsuse planeerimine on selle kontrollimine, kas meeskonnaliikmed, rollid ja vajalikud oskused on kahtlemata olemas, et teha saabuvat tööd enne tööde tegelikku planeerimist. Samas kui ressursside planeerimine on valimine, määramine ja ajakava koostamine sellest valikukastist.
Ressursside planeerimine tähendab pigem tööjõu koordineerimist reaalajas: te määrate inimesi projektidele, jälgides samal ajal ressursside kasutamist. Nagu näeme, tähendab ressursside planeerimine ülesande või projekti täitmiseks vajalike ressursside haldamist, juhtimist ja koordineerimist.
Kolm sammu eduka ressursimahu planeerimiseks
Mida te tavaliselt teete, kui teile antakse ülesanne juhtida uut projekti? Kuidas te panete kokku meeskonna ja veendute, et teie meeskonnaliikmete kättesaadavus on piisav, et kõik ülesanded täita? Projektijuhid, kes püüavad tagada, et nende käsutuses on piisavalt ressursse, peaksid täitma järgmised sammud:
- Projekti nõuete ja hinnangute kogumine. Peate mõistma, mida tuleb teha, et projekt edukalt ellu viia. Milline on tehniline ulatus? Millised rollid on projektimeeskonnale vajalikud? Millised on selle projekti ajalised hinnangud?
- Määrake kindlaks olemasolevad ressursid. Analüüsige ressursside kättesaadavust ja tehke kindlaks, millised inimesed, kes vastavad teie projekti kriteeriumidele, võivad teie projektimeeskonnaga liituda.
- Viia suutlikkus vastavusse projekti vajadustega. Otsustage, kes määratakse projektile ja mitu tundi nad peaksid olema broneeritud. Ideaalis peaksite need ressursid reserveerima, isegi kui teie projekt ei ole veel alanud.
Märkus: mõnes ettevõttes vastutab ressursihaldur suurema osa tootmisvõimsuse planeerimise protsessi eest. Projektijuhil palutakse taotleda konkreetseid rolle või oskusi ja ressursijuht analüüsib ressursimahtu.
Võimsusnõuete jaoks ressursside võimsuse planeerija kasutamine
Projektijuhid peaksid olema võimelised hindama oma projektide nõudeid, kuid ressursside kättesaadavuse analüüs võib olla keerulisem, kui puudub ülevaade töötajaskonnast. Õnneks on organisatsioonide käsutuses sageli ressursivõimsuse planeerija, mis võib lihtsustada kogu projekti ressursside juhtimine protsessi, töötada tõhusalt mitme projekti kallal ja valmistada ette pikaajalisi võimsuse planeerimise strateegiaid.
Ressursimahu planeerijad, nagu Teamdeck, pakuvad teile ühtset ressursikogumit koos teabega igaühe kättesaadavuse ja töökoormuse kohta (loe lähemalt töökoormuse juhtimine). Projektijuhina saate filtreerida välja oma projekti nõuete täitmiseks vajalikud rollid ja kontrollida, millal need inimesed on saadaval.
[/vc_column_text]
Et vältida ressursikonflikte, saate valitud meeskonnaliikmed ette broneerida. Kui teie projekt ei ole veel 100% kinnitatud, saate lisada esialgsed broneeringud. Teised projektijuhid näevad, et need inimesed määratakse tõenäoliselt teie projekti, kui see lõpuks toimub. Kui saate rohelise tule, on teil rühm inimesi, kes on valmis projektiga tööle hakkama, ning lisaks on ajakava teistele juhtidele nähtav teie ettevõtte ressursihaldusrakenduses.
Ressursside haldamise tarkvara lihtsustab ressursimahu hindamist. Te ei näe mitte ainult seda, kas inimesed on juba määratud teistesse projektidesse, vaid saate ka nende puhkused või pangapäevad oma kontole kanda. Saate välja arvutada oma meeskonna tegeliku võimekuse ja otsustada, kas olete valmis projekti kavandatud aja jooksul ellu viima.
Teil on ka võimalus võtta arvesse rahaasju. Mõned ressursside haldamise rakendused (sh Teamdeck) võimaldavad salvestada teavet oma meeskonna tariifide kohta. Kasutage Teamdecki aruandeid, et arvutada, kui palju raha peate eelarves eraldama, et kindlustada oma projekti jaoks broneeritav personal. Enne kui võtate selle meeskonna tööle, veenduge, et saate neid oma praeguse projekti-eelarvega endale lubada. Ressursside mahu ja hinnanguliste kulude ristkontrollimine on veel üks viis, kuidas tagada oma projekti edu.
Võimekuse planeerimine peaks aitama vältida meeskonna ületöötamist ja alakasutamist. Siiski on kasulik regulaarselt jälgida ressursside kasutamist projekti käivitamisel. Vaadake meie juhend meeskonna kasutamise mõõtmine. Või - kui olete uudishimulik projektijuhtimise aspektide suhtes - lugege raamatut võimsuse planeerimise vahendid ja tehnikaid käsitlev artikkel.
Ressursimahu planeerimine ettevõtte tasandil
Projekti nõudluse ja meeskonna suutlikkuse vastavusse viimine on projektijuhtimise oluline osa, kuid suutlikkuse planeerimise strateegia on kasulik kogu organisatsioonile, mitte ainult tootmismeeskondadele. Laia projektportfelli haldamisel ei tohiks unustada võimsuse haldamist. See võimaldab teil teha paremaid otsuseid ressursside jaotamise kohta, kuid toetab ka teie ettevõtte teisi osi:
- Personalimeeskondadel on selge ülevaade värbamisvajadustest ja neil on piisavalt aega uute töötajate palkamiseks või koolitamiseks. Võimekuse planeerimine aitab tulevikus vältida ressursside kitsaskohti.
- Müügimeeskonnad saavad rohkem ülevaadet tootmisprotsessi kohta, nii et nad teavad, kas antud perioodil on ruumi rohkemate projektide jaoks.
- Finantsspetsialistid saavad arvutada kasumiprognoosid, mis põhinevad kavandatud võimsusel ja töötajatele määratud tegelikel projektidel.
Mõtle: Kas teie ettevõttes on kehtestatud menetlused liiga suure või liiga väikese meeskonnavõimekuse jaoks? Kui ei, siis tõstatage see küsimus järgmisel projektijuhtimismeeskonna koosolekul. Võib-olla saate välja mõelda lahendused, näiteks teadus- ja arendustegevuse algatused selleks, kui teil on vabu töötajaid, kuid ei ole projekte, millega töötada? Lõppude lõpuks, alakasutamine ei ole töötajate moraalile hea.
Kaitske oma töötajaid võimsuse planeerimisega
Võimsuse planeerimist hindavad ka töötajad. Selline strateegiline lähenemine ressursside juhtimisele tähendab, et meeskonnaliikmetelt ei oodata, et nad töötaksid üle oma võimsuse. Lisaks sellele teavad töötajad, et nende kättesaadavus on nähtav ja juhid austavad neid. Nad ei saa tõenäoliselt keset suvepuhkust kiireloomulist projekti.
Lõpuks, kui teie ettevõte kasutab ressursihaldusrakendust, teavad teie töötajad, mis on nende ajakavas tulemas: milline on järgmine projekt, mille kallal nad töötavad, kui kaua see kestab jne.
Planeeri oma meeskonna võimekust hõlpsasti!
Loodame, et see artikkel veenis teid, et võimsuse planeerimine on nii hallatav kui ka vajalik. Kui unustate oma meeskonna suutlikkuse kontrollimise, on teie projekt ohus: ilma piisava hulga kvalifitseeritud inimesteta ei suuda te tõenäoliselt projekti õigeaegselt valmis saada. Samal ajal võite ületada oma eelarve, kui jõuate lisatööjõu allhankelepingu sõlmimiseni. Õnneks saab mõlemat stsenaariumi vältida, kui võrdlete võimsust ja nõudlust. Pidage meeles, et kogu protsessi tõhustamiseks kasutage projektiressursside haldamise tarkvara.
Kas soovite näha, kui lihtne on Teamdecki abil võimsuse planeerimine? Plaani kõne Anielaga, üks meie kliendi edu ekspertidest. Ta näitab teile, kuidas saate tänu tõhusale projektiressursside juhtimisele teha paremaid strateegilisi otsuseid.
