Projektijuhi rollis on midagi, mis paneb inimesi mõtlema: töö- ja eraelu tasakaalustatus. Lihtsalt googeldage seda ja te näete arvukalt artikleid ja teemasid, mis viitavad sellele, et PM-id võivad sageli üle pingutada ja stressi saada.
Üldiselt ollakse üksmeelel, et töö- ja eraelu tasakaalu saavutamine võib olla keeruline, kui vastutate projektimeeskonna eest. Mõned isegi usuvad, et projektijuhi või ressursihaldur nõuab töö eelistamist isiklikule elule. Ma ei usu, et viimane on tõsi. Ja kuigi peaministrid võitlevad sageli pika tööaja ja üleküllastunud postkastiga, on võimalusi selle koormuse vähendamiseks.
Enne, kui hakkame tutvuma mõnede nõuannetega projektijuhtidele, püüame kõigepealt käsitleda "töö- ja eraelu tasakaalu" tähendust. Sellest on saanud üldmõiste ja peaaegu kõigil on sellest erinev arusaam.
Alates "mitte kunagi kauem kui 8 tundi tööl" kuni "ei pea pärast tööpäeva mõtlema tööle" - teie arvamus võib erineda. On ka neid, kes ütlevad, et täiuslikku töö- ja eraelu tasakaalu ei ole olemas.
Sõltumata teie seisukohast, on mõned ühised alused, millega me tõenäoliselt saame nõustuda. Ei ole tore, kui peate tegema tohutult ületunde, et oma tööga järele jõuda. Või kui püüad vestelda mitme inimesega korraga, kes kõik nõuavad oma küsimusele kiiret lahendust. Või kui teie projekt on kasvanud koletiseks, mida ei ole realistlikult võimalik õigeks ajaks valmis saada, ja teil tekib kohutav tunne, et lähenev hukk on käes. Või kui... ma olen kindel, et sa saad aru.
Selles artiklis annan nimekirja töö- ja eraelu tasakaalu nõuannetest projektijuhtidele, kes soovivad muuta oma vaikimisi staatuse "hõivatud" asemel "tõhusaks". Nagu paljud asjad selles ametis, algab ka see korralikust planeerimisest.
Tõhususe kava
Lühiajaline üle pikaajalise
Kuigi teie projekti olemus võib määrata, millise ulatusega plaane teil on vaja koostada, väidan, et lühiajalised plaanid on see, mida peate esmatähtsaks pidama. Enamikul juhtudel ei saa te tõesti planeerida iga detaili aastapikkuses plaanis. Selle asemel keskenduge järgmisele tööosale: kui te järgite Scrumi raamistikku, oleks see teie järgmine sprint. Veenduge, et suudate tõesti pühenduda sellele, mis on teie plaadil järgmise versiooni jaoks ja järgige plaani. See annab teile palju rohkem paindlikkust ja meelerahu. Tõenäoliselt peate tõenäoliselt planeerida mõned projekti vahe-eesmärgid ka edaspidi, ütleme, et täielik projekti teekaart. Erinevus seisneb selles, et tegevuskava ei ole kivisse raiutud, nii et teil ja teie meeskonnal on praegu palju realistlikum eesmärk, millele keskenduda: teie lühiajaline plaan.
Automatiseeri oma töö
Teete midagi rohkem kui kaks korda? Automatiseeri see! Märkimisväärne osa projektijuhi töökoormusest on seotud mõnevõrra korduvate ülesannetega. See ei tähenda, et need oleksid vähemtähtsad, vastupidi! Kahjuks võivad need olla ka aeganõudvad. Analüüsige oma igapäevaseid, iganädalasi, igakuiseid ülesandeid ja mõelge, kuidas neid saaks automatiseerida.
Mida ma mõtlen asjade automatiseerimise all? Hea algus võiks olla malli või kontrollnimekirja-taolise menetluse loomine. Kui soovite luua täielikke töövooge, võite kasutada Zapier või IFTTT (programmeerimisalaseid teadmisi ei ole vaja!). Isegi väikesed ajasäästud vähendavad teie hõivatust (ja parandavad teie tõhusust). Kui olete Slacki kasutaja, siis vaadake meie artiklit teemal parimad Slacki rakendused projektijuhtidele, kust leiate ka mõned ideed tootlikkuse suurendamiseks.
Milline on teie TQ?
TQ ehk tehnoloogiakvoot on teie võime kohaneda tehnoloogiaga, seda hallata ja integreerida. PMTQ (Project Management Technology Quotient) on tunnustatud Projektijuhtimise Instituut kui uus projektide edu võtmetegur:
Kõigile, kelle ülesanne on muuta strateegia reaalsuseks maailmas, mida tehnoloogia pidevalt ümber kujundab,
PMTQ saab olema hädavajalik, mis muudab oskused kohustuslikuks.
Mõelge oma suhetele tehnoloogiaga. Üks asi on juhtida projekti, mis on lahutamatult seotud tehnoloogiaga, näiteks tarkvaraarendusega. Teine asi on oskus kasutada tarkvara enda ja projekti kasuks. Veebipõhiste vahendite arukas kasutamine säästab palju aega ja parandab projekti läbipaistvust.
Kaitske oma aega
Määrake oma kättesaadavus
Tundub, et projektijuhtidel on kalduvus olla esimesed, kes kontorisse tulevad, ja viimased, kes sealt lahkuvad. Üheks põhjuseks on võimaluste otsimine tegeliku töö tegemiseks (vt järgmine punkt). Teine põhjus on aga vajadus jälgida meeskonda ja olla võimeline reaalajas suhtlema. Välja arvatud hädaolukordades, ei tohiks teie pidev kohalolek olla vajalik. Soovitan tungivalt määrata kindlaks oma kättesaadavuse ja sellest kinni pidada.
Sügavtöö ja kontoritöö
Ma olen maininud, et mõnedele peaministritele meeldib varakult kontorisse tulla/ülevaatlikuks jääda, sest siis saavad nad tegelikult ilma katkestusteta tööle keskenduda. Tõsi, projektijuhina töötamine nõuab tervet annust suhtlemist, kuid ei ole vaja olla oma meeskonna Siri ja olla alati valmis vastama "kiirele küsimusele". Konteksti vahetamine rikub teie keskendumist. Kui te ei suuda suurema osa päevast keskenduda, ei saa te oma ülesandeid tehtud.
Püüdke oma päeva ajaliselt planeerida ja määrata ajavahemikud, mille jooksul saate katkestusteta töötada. Võiksite isegi määrata kontoriaja: aeg, mil teie meeskonnaliikmeid julgustatakse teie poole küsimustega pöörduma. Läbipaistva, hästi dokumenteeritud projekti puhul peaks see olema edukas strateegia.
Loomulikult on lisaks improviseeritud suhtlusele ruumi ka planeeritud suhtluseks: meeskonnakoosolekud. Siin on pall teie väljakul. Just teie, projektijuht, olete see, kes vastutab koosolekute poliitika kehtestamise eest (ja juhib eeskujuga). Esimene reegel? Planeeri koosolekud ainult siis, kui need on vajalikud, ja loo neile selge eesmärk. Teiseks, jälgige kella ja kasutage aega maksimaalselt. Olete planeerinud selle koosoleku eesmärgi saavutamiseks, püüdke keskenduda sellele eesmärgile ja kulutada aega tõhusalt. Põhjus, miks paljud töötajad vihkavad koosolekuid on, et see on "aja raiskamine". Veenduge, et see ei ole nii teie meeskonna ja teie aja puhul.
Töötage oma mõtteviisi kallal
Paljud projektijuhid püüavad täita teatud ootusi. Nad tahavad, et kõik oleks kontrolli all, et nad oleksid alati "meeskonna jaoks olemas" ja et nad oleksid pidevalt kliendi jaoks kättesaadavad.
Probleem on selles, et need ootused on täiesti ebarealistlikud. Kui te tahate üldse hakata mõtlema töö- ja eraelu tasakaalust, peate unustama, et kõik, alati, pidevalt. See ei ole hea tööeetika ja kindlasti ei ole see hea eeskuju teie meeskonnale.
Lõpuks, te ei saa olla jah-mees, isegi kui te tahate oma klienti õnnelikuks teha. See on tavaline dilemma, kuid ulatuse muutumine võib projekti rööbastelt välja viia ja rikkuda teie töö- ja eraelu tasakaalustamise pingutused.
Nende nõuannete järgimine ei garanteeri, et te ei jää kunagi kauemaks kontorisse, kuid see annab teile kindla aluse, millele tugineda. Aja jooksul, kui võtate kasutusele rohkem tootlikkust suurendavaid protsesse, peaksite märkama olulist muutust oma hõivatuse tasemes.
Sisuliselt on need nõuanded töö- ja eraelu tasakaalustamiseks ka teie sammud parema tulemuslikkuse saavutamiseks tööl. "Õige" tasakaalu leidmine on raske, kui mitte võimatu. Niikaua, kuni tunnete, et teie töötamine tundub tasakaalustatum, teete kindlasti edusamme. Jätkake seda!
