Projekti kavandamisel tuleb alati mõelda selle lõpuleviimiseks vajalike ressursside peale. Projekti elluviimiseks vajalike rollide ja oskuste loetelu koostamine, sobivate inimeste otsimine teie ettevõttes, nende ajakava ja töökoormuse haldamine - kõik see on seotud ressursside haldamisega. Kuidas seda edukalt teha? Selles blogipostituses tutvustame teile mõningaid parimaid tavasid ressursside haldamiseks projektipõhises keskkonnas.
Mida sa saad tänada seda artiklit:
Märkus: Ressurss võib olla teatud kvalifikatsiooniga inimene, seade või isegi mingi aja- või rahasumma. Käesolevas artiklis keskendume siiski ainult ressursihaldusele, mida mõistetakse projektimeeskonna haldamisena.
Uusim PMBOK® juhend ütleb seda kenasti, öeldes:
PProjekti ressursside haldamine hõlmab protsesse, mille abil määratakse kindlaks, hangitakse ja hallatakse projekti edukaks lõpuleviimiseks vajalikke ressursse. Need protsessid aitavad tagada, et õiged ressursid on kättesaadavad projektijuhile ja projektimeeskonnale õigel ajal ja õiges kohas.
Sellisena, projekti ressursside juhtimine nõuab teilt erinevate protsesside läbimist: alates projekti vajaduste määratlemisest ja sobivate ressursside hankimisest kuni meeskonna juhtimise ja tulemuslikkuse mõõtmiseni kogu projekti vältel.
Tõhus ressursside juhtimine tähendab, et projekt viiakse edukalt ellu: õigeaegselt, eelarve piires ja vastavalt nõuetele. Seda ei ole lihtne saavutada. Õnneks on olemas mitu sammu, mida saate projekti elutsükli eri etappidel teha, et suurendada töö lõpuleviimise võimalusi. Selles artiklis vaatleme lähemalt mõningaid eduka ressursihalduse parimaid tavasid.
Projektijuhina või ressursihaldur, peate olema üsna uudishimulik projekti enda suhtes. Mis on selle taga olev äriline eesmärk? Milliseid kasutajate vajadusi püütakse täita? Mis on kliendi lõppeesmärk? Kui olete nendele küsimustele vastanud, saate te projektist paremini aru kui ainult selle ulatuse teadmine (mis on muidugi samuti vajalik). Lisapingutused, mida te selles etapis ettevalmistuse nimel teete, võivad hiljem ära tasuda: alustuseks on teil rohkem argumente, kui arutate kliendiga erinevaid stsenaariume, kuid pidage meeles, et hästi informeeritud PM on äärmiselt kasulik ka meeskonnale.
Püüdke saada palju teavet ka klientide/ sidusrühmade kohta. Võib-olla on mõni teie kolleegidest nendega juba koostööd teinud? Mida rohkem te teate, mida oodata eelistatud protsesside, vahendite ja tööeetika osas, seda paremini olete valmis tulevikus väljakutsetega toime tulema.
Lõpuks küsige ka võimalike piirangute kohta. Kui olete teadlik ajakava või eelarvega seotud kaalutlustest, aitab see teil teha paremaid otsuseid.
Kui teil on hea ettekujutus sellest, mida projekt endast kujutab, olete valmis alustama projekti kalkulatsioonide koostamist. Peate koostama nimekirja ressurssidest (nt rollidest), mida on vaja projektiülesannete täitmiseks. Seejärel peate hindama, millises mahus neid vajatakse.
Tõsi, te saate siin kasutada oma PM-kogemust ja aidata kaasa hinnangute koostamisele. Kuid ärge kartke ka teisi inimesi paluda selles protsessis osaleda ja anda oma eksperthinnanguid.
See on koht, kus asjad võivad muutuda pisut üle jõu käivaks. Miks? Noh, sõltuvalt teie ettevõtte suurusest ja struktuurist võib teil olla vaja uurida sadadest või tuhandetest töötajatest koosnevat reservi.
Õnneks on ka seda protsessi osa suhteliselt lihtne hallata ressursihaldustarkvara abil. Kujutage ette, et teil on olemas ressursside nimekiri koos nende võimekuse, kättesaadavuse ja pädevusega. Teil tuleb vaid broneerida need ressursid, mis vastavad teie projekti nõudmistele. Ressursside planeerimise tarkvara, meie enda Teamdeck on üks neist, teevad just seda.
Saate oma organisatsiooni ressursse filtreerida oskuste/kontori asukoha/vanemuse või mis tahes muude vajalike kohandatud mõõtmete järgi. Sobivate inimeste hulgast valite lihtsalt need, kes on teie poolt projekti jaoks ette nähtud ajavahemikul saadaval. Valmis!
Teamdeck võimaldab teil filtreerida olemasolevaid ressursse ametinimetuste või projektihindade järgi. See lihtsustab oluliselt ressursside eraldamine.
Kui otsustate, kellele määrata projekt, võiksite võtta arvesse järgmisi kaalutlusi:
Ütlus, et hea esmamulje jätmiseks on ainult üks võimalus, võib olla klišee, kuid tõhusa ressursihalduse puhul on projekti algus etapp on absoluutselt oluline. See on aeg, mil te tutvute oma meeskonnaga ja kehtestate oma kohalolu. Kindlasti katke järgmised punktid:
Vaadake seda nimekirja ressurssidest, mis võivad olla kasulikud kogu projekti elutsükli jooksul, kuid eriti uue projekti alguses:
Kui te kasutate agiilset projektijuhtimise metoodikat, ei karda te tõenäoliselt projekti muutusi. Tervislik annus paindlikkust on töö lahutamatu osa ja reageerimine näiteks saabuvale kasutajate tagasisidele on see, mis lõppkokkuvõttes mõjutab projekti edukust.
Teised muudatused ei ole aga kindlasti nii teretulnud: ressursimahu planeerimine oleks siinkohal hea näide. Inimesed haigestuvad, vahetavad töökohti, murravad jalgu jne. Te peate olema valmis selleks, et eraldada oma meeskonnale uusi ressursse või muuta praeguste meeskonnaliikmete võimekust.
Paindlik projekti planeerimine on siinkohal samuti kasulik: kui te koostate suurejoonelisi hinnanguid, mis põhinevad halvimal/parimal juhul, siis on teil tõenäoliselt muutuste toimumise korral palju vajalikku liikumisruumi.
Andmepõhine projektijuhtimine saab tõenäoliselt lähituleviku projektides palju populaarsust, sel lihtsal põhjusel, et see muudab projektijuhtide tegevuse tõhusamaks. Andmed on teabe ja mustrite allikas teie meeskonna kohta. Samuti võivad need kinnitada või ümber lükata teie ettekujutusi. Lõpuks, ei ole paremat argumenti, kui püütakse midagi välja tuua. Kui te suudate oma otsuseid andmetega toetada, tunnete end nende elluviimisel palju mugavamalt.
Teisest küljest, kui kogute andmeid, teadmata, mida ja kuidas mõõta, siis on oht, et kaotate end müra sees. Alustuseks võiksite koguda andmeid, mis võimaldavad teil mõõta oma projekti ressursside tulemuslikkust (muide, kõiki neid aruandeid saab Teamdeckiga hõlpsasti koostada):
Kuna tulpade kõrgus tähistab kasutuse taset, saate kiiresti märgata inimesi, keda võiks paremini kasutada.
Efektiivne ressursside planeerimine ja juhtimine hõlmab projekti väga head mõistmist ja aktiivset jälgimist, mitte ainult ülesannete täitmise, vaid ka optimaalse töökoormuse ja meeskonna kasutamise säilitamise osas. See on mitmetahuline protsess, kuid selle keerukusega saab õigete tehnoloogiate abil edukalt toime tulla.
Teamdecki missioon on muuta tõhus ressursside juhtimine võimalikuks - teha see erineva suurusega meeskondade jaoks palju lihtsamaks. Oleme väga uhked, et meie rakendust kasutatakse meeskondade koostamiseks, kes töötavad ambitsioonikate ehitusprojektide kallal, avardavad loovuse piire või muudavad sõna otseses mõttes maailma paremaks mõjusate mittetulunduskampaaniatega.
Kui soovite oma tegevust täiustada ressursside eraldamine ja vältida ajakonfliktid, võib Teamdeck olla just teie jaoks õige tööriist - registreeruge juba täna. Meil on rohkem kui hea meel tervitada teid meie klientide hulka.
Säästa aega ja raha projekti abil ressursside planeerimise tarkvara ja suurendada ressursihaldusprotsesside tõhusust
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...