Ressursihalduse probleemid on seotud meeskonnatöö olemusega. Sageli on vaja planeerida tööd ja ressursse mitme projekti haldamine korraga. Protsesside korraldamine, jälgimine ja parandamine on projekti ressursside juhtimise olulised osad, mis võivad teie projektid kas muuta või hävitada. Tundub, et sellega on üsna palju tegelda? Jagame need väljakutsed hallatavateks osadeks ja vaatame, kuidas neid oma töös ületada.
Projektile sobivate oskuste äratundmine
Uue projekti alustamine, peate leidma õigete oskustega töötajad. Nii lihtne kui see ka ei tundu, võib see olla väljakutse, kui teil ei ole selget ülevaadet oma ressurssidest. Kui teil on töötajate nimekiri, mida saate sorteerida nende oskuste või ametikoha järgi, on see kasulik, sest nii saate kiiresti leida inimesed, kes suudavad konkreetse projekti ellu viia.
Seejärel uurige, kas nad on hinnangulise ajakava ajal saadaval. Võite kasutada ka oskuste maatriksit või RACI diagramm (ehk vastutuse määramise maatriks), et märkida, mille eest nad vastutavad.
Meeskonna kättesaadavuse ja suutlikkuse kooskõlastamine projekti ajakavaga
Töötajate kättesaadavus, nende võimekus ja suutlikkus graafikust kinni pidada on tihedalt seotud. Vaatame, kuidas saate oma projekti ressursside ja ajakava planeerimisel riske hallata.
Tea oma meeskonna kättesaadavust
Teades, kas keegi töötab täistööajaga või on vabakutseline, kes arvutab tunnipõhiselt, saate hinnata tema kättesaadavust. Mis on siin tõeline väljakutse, on see, et see kättesaadavus võib teie jaoks vähemalt sobival hetkel muutuda.
Riskide juhtimine enne nende tekkimist
Ressursside planeerimine, mitte ainult topeltkontrollige oma meeskonna kättesaadavust, vaid teil peab olema ka B-plaan juhuks, kui mõni ressurss peaks kaduma.
Kas on mõni teine sarnaste oskustega töötaja, kes võiks selle ülesande üle võtta? Või äkki saate töö vabakutselisele allhankijale?
Mõlemal juhul on hea, kui te teate oma alternatiive juba ette, selle asemel, et jääda keset projekti ilma ressurssideta ülesande täitmiseks. Saate kontrollida ka riiklikke pühi ja kavandatud isiklikke vabu päevi, et saaksite need oma ajakavasse lisada.
Võtke arvesse oma meeskonna võimekust
Parimal juhul, kasutades alt-üles hindamist koos oma meeskonnaliikmetega, siis neil võib olla varasemate kogemuste põhjal ettekujutus, kui kaua iga ülesanne kestab. Kui mitte, siis peaksite arvestama varasemate andmetega.
Nii saate hinnata ajakulu hinnanguid oma meeskonna varasemate tulemuste põhjal, vähendades nende võimekuse ületamise riski.
Vältige ebarealistlikke ajakavasid
Kui võtate arvesse ressursside kättesaadavust ja nende võimekust, saate vältida veel ühte probleemi - ebarealistlike ajakavade koostamist. Teades, millal teie töötajad on kättesaadavad ja kui palju tööd nad saavad antud aja jooksul teha, planeerige oma projekti täpsemalt.
Töökoormuse haldamine ilma ressursside hõivamiseta
Töö planeerimine ja seejärel selle jälgimine, et vältida ala- või ülekoormust, on väga oluline teie meeskonna tootlikkuse tagamiseks. Vastasel juhul võivad töötajad, kellel on liiga palju tööd, võivad hakata end läbipõlenud tundma, samas kui liiga vähene töö teeb nad õnnetuks.ka.
Korrigeerige töökoormust kohe, kui märkate, et keegi on ülekoormatud, samas kui teistel ei ole nii palju ülesandeid. Vaadake, kas teil on võimalik tööd jagada, näiteks kasutades ressursside tasandamist. See on projekti planeerimise tehnika kus te jagate või ühendate tegevusi vastavalt ressursside kättesaadavusele. Olge aga teadlik, et see võib avaldada negatiivset mõju teie projekti ajakavale ja eelarvele.
Vältida ressursside hõivamist
Tööde ja ressursside planeerimisel võib tekkida kiusatus lisada rohkem tööjõudu, kui tegelikult vaja on. See "igaks juhuks" ressursside eraldamine peetakse siiski veaks, mida projektijuhid sageli teevad.
Vajalikust suurema hulga ressursside lisamine moonutab hinnangulist aega ja eelarvet, blokeerides töötajaid ka teiste PMide jaoks. Selle tulemuseks võib olla rohkem tööd neile, kes olid varem broneerinud või alatäitmist.
Püüdke määrata ainult need meeskonnaliikmed, keda te teate, et teil on vaja. Kui midagi muutub, on alati parem pidada läbirääkimisi töötaja üle teise PMiga.
Kokkuvõte
Selleks, et vältida tavalisi ressursihalduse probleeme, püüdke neid ideid oma töösse kaasata:
- Olge realistlik - tehke plaane, mis vastavad projekti nõuetele, ja ärge lisage rohkem broneeringuid kui vaja.
- Usaldage andmeid rohkem kui oma oletusi - kasutage uute projektide kavandamisel varasemate projektide sisendeid ja aruandeid.
- Omandage ülevaade oma ressurssidest - teadke, milliseid ressursse võite kasutada, millised on nende oskused ja milline on nende kättesaadavus.
- Viige oma projektid vastavusse ettevõtte võimekuse ja tööplaaniga - kaasake alati ka teised projektid ja prioriteedid, et oleksite teadlik võimalikest kokkupõrgetest ja muudatustest.
- Olge oma meeskonna jaoks olemas - koosolekud oma meeskonnaga aitavad teil varakult avastada nende valusid ja probleeme, nii et teil on aega reageerida ja parandada.
