Sellesse blogipostitusse oleme kogunud paar tehnikat, kuidas strateegiliselt kõige olulisemaid ülesandeid valida. Alustuseks räägime projektide prioritiseerimisest üldiselt.
Mida meie lugejad saavad teada:
- Ülesannete prioritiseerimine nõuab mõne strateegia tundmist
- Abistava roll ressursside haldamise tarkvara
Nagu Projektijuhtteie peamine eesmärk on projekti edukas elluviimine. Tavaliselt tähendab see, et projekt viiakse lõpule õigeaegselt, eelarve piires ning kõigi vajalike funktsioonide ja omadustega. Selle eesmärgi saavutamiseks on teil aga vaja luua oma meeskonnale mõistlik ajakava ja täita erinevaid ülesandeid järjekorras. Millistele neist peaks teie meeskond esimesena lähenema? Millised neist on kõige olulisemad? Ülesannete prioritiseerimine on vältimatu, kuid seda saab teha kas edukalt või riskida viivituste või ressursikonfliktide tekkimisega.
Mida tähendab ülesannete tähtsuse järjekorda seadmine?
Kas teile on tuttav väljend "kõigepealt"? Uskuge või mitte, aga see selgitab kenasti prioriteetide seadmise protsessi.
Peate kindlaks tegema "esimesed" asjad: kõige olulisemad ülesanded, kõige pakilisemad tegevused jne ja seejärel täitma need esimesena.
Sisuliselt tuleb vaid kindlaks teha, milline ülesanne on kõige olulisem. See võib tunduda kergemini öeldud kui tehtud. Tegelikkuses saate siiski kasutada allpool kirjeldatud tehnikaid ja teha selle otsuse kindlalt.
Enne kui hakkate ülesannetele prioriteete määrama...
...veenduge, et teil on täielik ülevaade sellest, mida tegelikult on vaja teha, et konkreetne projekt ellu viia. Projekti ulatuse määratlemine ja kontrollimine on hädavajalik, nii väga, et oleme isegi pühendanud terve blogipostituse sellele, et projekti ulatuse juhtimine.
Kui olete kogunud projektinõuded ja allkirjastanud projekti ulatuse erinevate sidusrühmadega, saate kirja panna kõik vajalikud ülesanded. Koguge need dokumenti või oma projekti planeerimise vahend. Siinkohal võite jagada need erinevatesse kategooriatesse (nt projekti etappidesse) ja hiljem prioriseerida ülesandeid nende rühmade sees.
Pidage oma meeskonnaliikmeid kursis:
- nad peavad täielikult mõistma teie projekti eesmärke ja seda, mida erinevad sidusrühmad tahavad äriliselt saavutada,
- nad peaksid teadma nii projekti ulatust kui ka ülesannete nimekirja juba enne projekti alustamist. See on kasulik vähemalt kahel põhjusel. Esiteks aitab see edendada projekti läbipaistvus algusest peale. Teiseks, teie meeskonnaliikmed, kes on oma töövaldkonnas kogenud, võivad aidata teil tööd tähtsuse järjekorda seada või anda väärtuslikke teadmisi.
Lisaks projekti eesmärkidele ja ulatusele peaksid meeskonnaliikmed olema teadlikud ka ülesannete vahelistest sõltuvustest ja võimalikest piirangutest. See teave tuleb kasuks, kui hakkate töötama projekti ajakava ja ülesannete järjekorra kallal.
Kuidas seada ülesanded tähtsuse järjekorda? Kõige populaarsemad strateegiad prioriteetide seadmiseks
Kõrge prioriteediga ülesande eristamine peaaegu tähtsusetust ülesandest võib olla lihtne. Samasuguse prioriteetsusega ülesannete järjestamine võib aga osutuda palju keerulisemaks. Ometi tuleb teil välja pakkuda teatud järjekord, kui soovite, et projektiülesanded saaksid tehtud.
Õnneks võimaldavad mitmed tehnikad teil projektijuhina tööd edukalt tähtsuse järjekorda seada. Vaatame mõned neist ükshaaval läbi.
Eisenhoweri maatriks
See on üks kõige populaarsemaid strateegiaid, mille abil saab valida olulisi tegevusi, millele keskenduda. Kõik ülesanded tuleb vaid jagada nelja rühma vastavalt nende tähtsusele ja kiireloomulisusele:
- Kiireloomuline ja oluline
- Ei ole kiireloomuline ja oluline
- Kiireloomuline ja mitte oluline
- Ei ole kiireloomuline ega oluline.
Lihtsalt oma Eisenhoweri maatriksit vaadates näete, milliseid ülesandeid tuleb esimesena lahendada (kiireloomulised ja olulised) ja millistele keskenduda hiljem (mitte kiireloomulised ja olulised).
Mis saab kahest teisest rühmast? Tavaliselt saab 3. rühma delegeerida ja 4. rühma kuuluvad ülesanded, mida saate hõlpsasti oma ülesannete nimekirjast välja jätta.
See näeb veidi teisiti välja projekti seadetes, kus teil ei ole tingimata võimalust tööülesandeid delegeerida või kõrvaldada. Kuid juba ainuüksi teadmine, et antud ülesanne ei ole kriitiliselt oluline, võib aidata teil leida sellele projekti meeskonna ajakavas koha.
MoSCoW meetod
See meetod nõuab jällegi, et te rühmitaksite oma võimalikud ülesanded. Te kasutate kategooriaid, mis on seotud konkreetse ülesande asendamatusega projektis..:
- Peab olema
- Peaks olema
- Oleks võinud
- Ei ole-ei ole
Kuigi see on kasulik tehnika ülesannete prioritiseerimiseks, võib see olla veelgi kasulikum kui osa ulatuse juhtimise protsessist. Võite paluda sidusrühmadel nimetada projektinõudeid nende nelja rühma järgi. Näete, kus on nende prioriteedid.
Hinnata potentsiaalset väärtust
Igaüks, kes on kunagi töötanud projektijuhtimisega, teab tõenäoliselt Pareto põhimõtet. Selle kohaselt on 80% mõju tingitud 20% põhjusest. Teisisõnu, 20% ülesannetest võib tuua 80% projekti kasu.
Teie eesmärk? Määrake kindlaks, et 20% ülesandeid. Selleks võite proovida ette kujutada, millist väärtust võib iga ülesande täitmine luua. Nii peaksite suutma eristada põhitööd kelladest ja viledest.
Mis siis, kui neid ei tehta?
Võite proovida ka vastupidist lähenemist, et hinnata saadavat väärtust: mõelge, mis juhtub, kui teie meeskond ei täida konkreetset ülesannet. Enamasti suudate tuvastada punktid, mis tuleb lihtsalt ära teha, sest muidu ei saa projekt olla edukas. Need on teie esmatähtsad ülesanded.
Mõtiskle selle üle, kuidas sa neid ülesandeid tajud
Projektiülesannete tähtsuse järjekorda seadmisel püüdke teadvustada, kuidas te isiklikult nende suhtes suhtute. Teil võib tekkida kiusatus märgistada midagi madala prioriteediga, sest te lihtsalt ei soovi selle kallal töötada. Samuti võib teie meeskond lükata edasi ülesandeid, mis on küll olulised, kuid mitte eriti põnevad. Projektijuhina peate arvestama nende tundeid ja ootusi, kuid hindama ülesandeid ka objektiivselt.
Ärge unustage sõltuvusi ja piiranguid.
Ükskõik, millise meetodi te ka ei valiks, pöörake tähelepanu ülesannetele, millel on muid sõltuvusi. Teil võib olla ülesandeid, mille täitmisel sõltuvad teised elemendid. Seadke need vastavalt tähtsuse järjekorda.
Sama kehtib ka projekti piirangute kohta (nt ressursside nappus). Kui te eeldate, et need piirangud mõjutavad mõnda teie ülesannet kuskil projekti ajalises plaanis, siis võiksite need planeerida sellesse aega, mil need on tõenäolisemalt teostatavad (nt praegu).
Rühmana prioriteetide seadmine
Teie meeskond võib olla väga abiks erinevate projektiülesannete prioriteetide määramisel. Atlassian on avaldanud grupi prioriteetide seadmise harjutuse retsepti osana oma Meeskonna mänguraamat. Saate seda kontrollida siin.
Projektiülesannete prioritiseerimine: võtke muutus omaks
Muutused on projektijuhtimises vältimatud. See kehtib ka prioriteetide kohta - ka need võivad muutuda. Hea mõte on vaadata regulaarselt üle oma tööülesannete prioriteetsete punktide nimekiri ja hinnata, kas see järjekord on ikka veel asjakohane. Ärge unustage oma meeskonnaga suhelda, kui midagi muutub: nad peavad teadma, et prioriteedid on muutunud.
Veel üks asi: kuigi te peaksite olema valmis muutusteks, ei tähenda see, et te peaksite nendega lihtsalt nõustuma, ilma küsimusi esitamata. Teie ülesanne on uurida iga suurema projekti muudatuse põhjuseid. Miks? Esiteks peate alati olema teadlik praegustest ärieesmärkidest. Teiseks võib prioriteetide muutumine olla hoiatusmärgiks projekti ulatuse suurenemisele (projekti ulatuse ootamatu/kontrollimatu kasv).
Siin on nimekiri tehnikatest, mida saate kasutada projektiülesannete prioritiseerimiseks. Mida teha, kui olete prioriteetide määramisega valmis? Te peaksite need otsused kirja panema: tavaliselt on teie projektijuhtimisvahendis olemas väli "ülesannete prioriteetsuse" jaoks.
Samuti saate jälgida oma prioriteetide seadmise tulemusi oma meeskonna ressursside kalender. Mõned ressursside haldamise vahendid (sealhulgas Teamdeck) võimaldavad teil märgistada oma jälgitavat aega (ja broneeringuid) "kõrge prioriteediga" või "madala prioriteediga" siltidega. Kui teie meeskond kasutab ajaregistri märgiseid, saate koostada aruande ja analüüsida, kui palju nende aega kulub kõige olulisematele ülesannetele. Kas nad kulutavad palju aega mitteolulistele töödele? See on teie märguanne, et midagi ette võtta.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
