Paremad sammud projektiportfelli haldamisel (PPM)

Projekti juhtimisel on teie eesmärk selle edukas elluviimine: õigeaegselt ja eelarve piires, säilitades samal ajal kliendi ja meeskonna kõrge rahulolu. Mis juhtub siis, kui teie ettevõte saab töötada mitme projektiga korraga? Ühe projekti tasandil jääb eesmärk samaks, kuid kõrgemal tasandil soovite olla kindel, et teie meeskond töötab õigel ajal ja õigetes projektimeeskondades õigete projektidega. See tundub keeruline asi, kuid õnneks on projektiportfellihaldus (PPM) siin abiks.

Tänu sellele artiklile meie lugeja saab:

• PPM - projektiportfelli juhtimise tähtsus ärianalüüsis
• Sammud, kuidas saavutada strateegilisi eesmärke organisatsiooni projektiportfelli haldamisega
• Põhjused, miks spetsiaalne projektiportfelli haldamise tarkvara on ärijuhtimise jaoks nii kasulik

Mis on projektiportfelli juhtimine ja millised on selle peamised eelised?

Projektiportfelli haldamist võib kirjeldada kui ettevõtte projektiportfelli tsentraliseeritud haldamist ja äristrateegiat. Portfoolio on kogum kokku rühmitatud projektidest, mis ei pea olema omavahel seotud. Oluline, projektide portfell on kavandatud teenima strateegilist ärieesmärki ja tuua teie ettevõttele mingisugust väärtust.

Loomulikult oleks nimetatud äriline väärtus üks projektiportfelli juhtimise peamisi eeliseid. Lisaks sellele on see strateegia ka suurepärane meede, et juhtida riske, mis on seotud mitme projekti elluviimisega. Kui järgite allpool kirjeldatud samme, on teil võimalus oma ettevõtte potentsiaalsed projektid hoolikalt läbi vaadata juba enne nende elluviimisele pühendumist. Selle tulemusena on teie hinnangud tõenäoliselt täpsemad ja võimalikud probleemid võetakse eelnevalt arvesse.

PPM-lähenemisviisi kasutuselevõtu tulemusel saavad ettevõtte juhid ka selgema tervikpildi projektidest ja nende tulemuslikkusest. Lisaks sellele propageerib see strateegia konkurentsi asemel koostööd erinevate projektimeeskondade vahel.

Projektiportfelli juhtimise protsess ja sammud

Need on etapid, mida peate arvestama, kui soovite oma ettevõttes kasutusele võtta projektiportfellihalduse.

1. Töötage välja oma organisatsiooni strateegilised eesmärgid

PPM-protsess algab väljapandud äristrateegiast või strateegilistest eesmärkidest. Strateegilised eesmärgid on teie juhtfoorumiks ettevõtte portfelli kuuluvate projektide valimise protsessis. On oluline, et te teaksite, millised need on. Teie ärieesmärgid võivad olla seotud tulude suurendamise, kasumlikkuse säilitamise või tuluvoogude mitmekesistamisega. Teisest küljest võib aga olla hoopis teistsugune eesmärk, mida teie ettevõte soovib saavutada. Ärge arvake, et peate välja tooma ühe ainsa kõikehõlmava eesmärgi - on täiesti okei, kui loetlete neist paar.

2. Võimalike projektide väljaselgitamine ja analüüsimine

Enne kui hakkate piiritlema projekte, mis võiksid sattuda teie ettevõtte portfelli, peate teadma, kui suur on teie projektivaru. Koguge kokku kõik projektitaotlused, selgitage välja, millised on müügivõimalused, ja loetlege kõik võimalikud projektid. Nüüd vaadake igaüht neist lähemalt. Peate teadma, milliseid ressursse (inimressursse või muid ressursse) nad vajavad, milline on nende ajakava, millised on riskid ja võimalikud probleemid jne) Hinnake nendest projektidest saadavat võimalikku kasumit.

Kui teil on väga hea ülevaade potentsiaalsetest projektidest, mis võiksid kuuluda teie meeskonna portfelli, peate tegema kooskõlastusanalüüsi: kontrollige, kas need projektid on kooskõlas teie üldise strateegiaga.

Püüdke hinnata oma nimekirjas olevaid projekte teie ettevõtte ärieesmärkide seisukohalt: kas need toetavad neid eesmärke või seavad need võib-olla ohtu? Millised on võimalused, et teie meeskond suudab konkreetse projekti lõpule viia ja saavutada soovitud ärilist väärtust? Portfellijuhid peavad valima projekte, mis sobivad hästi kokku nii ärieesmärkide saavutamise kui ka meeskonna töökoormus ja ressursside eraldamine. Teate, millised projektid vastavad teie kriteeriumidele? On aeg teha rohkem planeerimist enne nende käivitamist!

3. Prioriteedi seadmine organisatsiooni valitud projektid

Sel hetkel peaks teil olema nimekiri projektidest, mis võivad saada osa kogu teie ettevõtte portfellist. See on hea hetk, et seada need tähtsuse järjekorda ja vajaduse korral viia sisse mõned muudatused. Hea uudis on see, et olete leidnud oma ettevõttele sobivad projektid. Väljakutse seisneb selles, et teil võib olla vaja kohandada nende ajakava või eelarvet, et saaksite need projektid koos käivitada.

Mõtle ressursside haldamine samuti: otsustage, millised meeskonnaliikmed peaksid igas projektis osalema ja kui kaua. Projektiportfellihaldurina peate selles etapis tõenäoliselt tegema koostööd ressursside või projektijuhtidega. Võtke aega, et analüüsida oma uute projektide ajakavasid - võib-olla on teil vaja mõned asjad ümber paigutada, et vältida ajakavakonflikte.

Nüüd, kui te teate, millised projektid kuuluvad teie portfelli ja kuidas neid ajaliselt või ressursside mõttes ellu viia, saate planeerida nende käivitamist. Mis juhtub pärast seda, kui projektimeeskonnad hakkavad oma projektidega tegelema?

4. Projektide haldamine

Portfelliprojektide käivitamine ei ole projektiportfelli juhtimise protsessi lõpp. Muidugi, nüüd keskendutakse projektijuhtimisele, kuid kuna projektijuhid teevad oma projektidega mõningaid edusamme, on hea vaadata projektiportfelli kõrgemalt tasandilt - pöörduge järgmisesse ossa, et teada saada, kuidas saate oma projekte jälgida.

See on ka hea hetk, et korrata asjaolu, et kõik konfliktid (ressursipõhised või muud) ja muutmistaotlused tuleks lahendada portfelli ja selle strateegilisi eesmärke silmas pidades.

5. Jälgib pooleliolevaid projekte ja annab aru nende paranemisest

Projektijuhid peaksid regulaarselt jälgima oma projekti KPIsid ja jälgima oma meeskonnaliikmete töökoormust/ajatabelit, see on iseenesestmõistetav. Kuid projektiaruandlus on ka projektiportfelli juhtimise oluline osa, sest see võimaldab lihtsalt kindlaks teha, kas konkreetne projekt kulgeb plaanipäraselt ja kas kavandatud väärtus saavutatakse.

Mida peaksite oma projektiportfelli puhul mõõtma?

• Ressursside kasutamine (projektide raames ja üldiselt)
• Projektirühmades töötavate inimeste poolt registreeritud aeg
• Hinnangud vs. tegelikud (planeeritud tunnid vs. jälgitud tunnid)
• Projektide läbipõlemine või läbipõlemine,

Kas teil on vaja projektiportfelli haldamise tarkvara?

Tõenäoliselt puutute kokku mitme rakendusega, mis uhkeldavad oma projektiportfelli haldamise funktsioonidega. Need funktsioonid hõlmavad tavaliselt järgmist:

• Projektijuhtimise funktsioonid (ülesannete planeerimine, Gantt diagrammid)
• ressursside haldamise funktsioonid (ressursside planeerimine, tööaja jälgimine, puudumiste jälgimine)
• Aruandlusfunktsioonid
• Projekti arhiiv

Ehkki kõik need on tõhusa projektiportfelli haldamise puhul äärmiselt mugavad, näete tõenäoliselt, et sarnaseid võimalusi on võimalik leida ka projektijuhtimise rakendustes, mida te tõenäoliselt juba kasutate. Projektiportfelli on võimalik hallata ka selliste vahenditega, mis ei ole iseenesest PPMile pühendatud. Veenduge, et teil on võimalik:

• visualiseerida oma projektide edenemist - see võib toimuda Gantt diagrammi, Kanbani tahvli või kasutades ressursside kalender vaade koos kavandatud tundidega projekti kohta või isegi projekti arenguaruanded. Oluline on teada, kus teie projektid on ja kui palju tööd on veel teha.
• jälgida valitud põhinäitajaid - olgu see siis ressursside kasutamine või projekti kohta kulunud aeg, soovite, et saaksite öelda, et teie portfelli projektid kulgevad hästi või et mõnes valdkonnas tuleks teha parandusi.
• teha koostööd projektijuhtide, klientide ja teiste meeskonnaliikmetega antud tööriista abil: on suurepärane, kui projektile keskenduvale rakendusele on juurdepääs rohkematel inimestel kui projektijuhil (või projektiportfellijuhil). See ühtlustab suhtlust ja soodustab läbipaistvust.
• integreerida oma tarkvara teiste igapäevaselt kasutatavate vahenditega - seda ei saa ülehinnata: integreerimine on hädavajalik, kui soovite luua tõhusa portfellihaldusprotsessi (või projektihaldusprotsessi). Milliseid integratsioone me silmas peame? Kõigepealt - teie lemmik suhtlusrakendust (Slack, Skype või *sõna* e-kiri), et saaksite sealt olulisi teateid ja uuendusi. Samuti peaksite mõtlema portfellihaldusvahendi ühendamisele teie ettevõtte kasutatava CRM-iga - nii saate ülevaate müügiputkast ja teate, millised projektid tõenäoliselt peagi teie projektivaramuga liituvad. Lõpuks, kui töötate tarkvaraarendusprojektidega, võiksite integreeruda arendajate vahenditega, nagu BitBucket või GitHub: te ei taha jääda ilma olulistest repositooriumi probleemidest. Rakenduste integreerimine kõlab hirmuäratava ülesandena, mis on reserveeritud programmeerimisoskustega inimestele, kuid saate seda teha ka ise, kasutades üht ülesannete automatiseerimise rakendust, nagu Zapier.
• kohandage tarkvara oma vajadustele vastavaks - muidugi võib teie portfellihaldusprotsess olla kõigi projektide puhul sarnane, kuid võite siiski soovida kasutada tööriista, mida saab muuta ja kohandada vastavalt teie töövoogudele. Õnneks on paljude rakenduste puhul olemas kohandamisvõimalused: kohandatud väljade lisamine, oma kategooriate ja siltide loomine, kohandatud aruannete või projektivaadete koostamine. Ainult siis, kui tööriistad on teie protsessile hästi kohandatud, võib kogu asi olla tõeliselt tõhus.

Loodame, et see projektiportfelli juhtimise juhend aitas teil seda strateegiat paremini mõista ja lihtsustas selle kasutuselevõttu teie organisatsioonis. Kui teil on küsimusi tõhusa projekti- ja ressursihalduse kohta, siis pingutage meile chat'i kaudu: me anname teile hea meelega mõned nõuanded ja juhatame teid meie toote kaudu.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]