Esimene element tõhus projektimeeskond ja meeskonnajuhtimine on meeskonna struktuuri tundmine. See on hädavajalik, et planeerida ressursse ja jagada ülesandeid õigesti ning rakendada protsessid, mis on kõige tõhusamad erinevate rollide vajaduste jaoks. Põhilised rollid täielik projektijuhtimismeeskond, on:
Projektijuht
Sõltumata sellest, kas me räägime IT-projektide juhtimisest või turundusressursside juhtimine, on juhi roll sama. See on projekti juhtroll, mis keskendub otsuste tegemisele, ülesannete jaotamisele, edusammude kontrollimisele, teabe edastamisele kliendi, juhtkonna ja meeskonnaliikmete vahel ning selle tagamisele, et projekt vastab oma eesmärkidele ja ulatusele. Kui meeskond oleks orkester, oleks projektijuht selle dirigent.
Väikeettevõtetes ja suuremates ettevõtetes on tarkvara asendamatu osa teekonnast projektimeeskonna juhtimisega.
See on inimene, kes kannab kõige suuremat vastutust ja peab tagama, et kõik oleks nii, nagu peab. Vajadus hoolitseda nii paljude projekti aspektide eest ei oleks võimalik ilma korraliku toetuseta, mistõttu on tööjuhtimistarkvara, mis aitab kontrollida projekti elutsüklit, kalendrit, ülesandeid ja edusamme, hädavajalik.
Otsid rohkem ekspertide nõuandeid projektijuhtimise kohta? Vaadake meie TASUTA sprindi planeerimise kontrollnimekiri nüüd!
Meeskonna juht
Väga keerulise projekti kõiki aspekte on raske samaaegselt juhtida, mistõttu selle kallal töötavad inimesed jagatakse tavaliselt meeskondadeks. Iga meeskond hoolitseb toote mõne osa eest ja kuigi projektijuht vastutab üldpildi eest, on meeskonnajuhid need, kes jälgivad osi.
See on väga oluline roll, sest meeskonnajuht on otseselt seotud kogu protsessiga ja osaleb selles koos teiste meeskonnaliikmetega. See isik osaleb igapäevastel koosolekutel ja projekti- või ressursside planeerimineon esimene kontaktisik probleemide korral ning tegutseb vahendajana meeskonna ja projektijuhi vahel. See annab meeskonnale rohkem paindlikkust ja autonoomiat, vältides mikrojuhtimist ja olukordi, kus kõik otsused sõltuvad ühest inimesest.
Meeskonnajuhil on suur tähtsus ühtekuuluvustunde loomisel ja kõrge moraali säilitamisel isegi kriisiolukordades. Piisavad meeskonnajuhtimisstrateegiad, mida käsitleme hiljem selles artiklis, on juhi igapäevatöös väärtuslikuks toeks.
Meeskonna liige
Meeskonnaliikmed on projekti tuumik, kes vastutavad tööde teostamise eest. Nad on eri valdkondade spetsialistid: arendajad, disainerid, kirjutajad ja testijad, kelle ülesanne on toote konkreetsete aspektide rakendamine. Nende ekspertteadmised ja kogemused võimaldavad rakenduse või tarkvara loomist.
Igaühel neist on erinev pädevus ja spetsialiseerumine, seega peavad nad tegema koostööd, et saavutada kavandatud eesmärk. Hea meeskonnajuhtimine võimaldab nende potentsiaali täielikult ära kasutada ning halb on pettumuse ja läbipõlemise allikas.
A ressursihaldur on isik, kes vastutab vahendite eraldamine ettevõttes. teeb tihedat koostööd projektijuht ja personaliosakond. RS tunneb projektinõudeid ja töötajate pädevusi, tänu millele saab ta oskuslikult moodustada projektimeeskondi ja teatada värbamisvajadustest. Ressursihaldustarkvara on selle ametikoha igapäevane töövahend.
Sageli on ressursijuhi kohustused jagatud projektijuhi ja personaliosakonna vahel, kuid suuremate ettevõtete ja kaugelearenenud projektide puhul on eraldi positsiooni toetus hindamatu.
Ärianalüütik
See ekspert vastutab projektiplaani äripotentsiaali määratlemise, selle kasumlikkuse hindamise ja turupositsiooni analüüsi, sealhulgas nõudluse ja konkurentsi analüüsi eest. Samuti aitab ta projekti tegevuste eelarve optimeerimisel.
Sidusrühmad
Sidusrühm on isik, keda projekt mingil viisil mõjutab. See võib olla sihtkasutaja, kliendipartneri ettevõte, investor, töötaja või tarnija. Isegi kui sidusrühmad ei ole otsustajad või juhid, on nende hääl toote loomise protsessis väga oluline, et täita.
Klient
Sageli peetakse klienti kõrvalseisjaks ja mitte meeskonna liikmeks. Kuid kui klienti ei oleks, ei oleks ka projekti, sest klient on see, kes esitab nõudluse, määratleb eesmärgid ja annab raha.
Projekti edukuses ja arendusprotsessis osalevad kõik osapooled, seega tuleb klienti või tooteomanikku pidada meeskonna oluliseks osaks, kes osaleb koosolekutel ja otsustab, mida on vaja. Loomulikult on selle koostöö olemus teistsugune kui sama organisatsiooni töötajate vahel, kuid võite olla kindel, et kliendi kaasamine projekti elutsüklisse ja arendusprotsessi ning heade suhete loomine muudab koostöö paremaks.
Edukas meeskond on grupp, kus on palju käsi ja üks mõistus."
Bill Bethel
Meeskonda saab juhtida erinevalt. Neid viise nimetatakse juhtimisstiilideks või juhtimisstiilideks. Need on kombinatsioon sellistest teguritest nagu organisatsiooni hierarhia, motivatsiooni suurendamine, vastutuse jagamine, suhtlemine ja üldine lähenemine koostööreeglitele. Kuna ainult 48% töötajatest peab oma ettevõtte juhtimist "kvaliteetseks" (Zippia, 2022), on tõhusa stiili omaksvõtmine väga oluline kogu tööprotsessi ja meeskonna juhtimise jaoks. On olemas mitu peamist juhtimisstiili.
1. Autokraatlik, mis tähendab, et "teete seda, mida ma ütlen".
Selles stiilis on ülemus, mitte juht. Suhtlemine käib ühes suunas, juhilt töötajatele. Hierarhia on meeskonnas väga selgelt välja toodud, lamedat struktuuri ei ole. Töö käik on rangelt kontrollitud ja töötajad vastutavad eelkõige tulemuste ja tulemuslikkuse eest.
Sellise stiili puhul ei julgustata meeskonnaliikmeid küsimusi esitama, algatusi välja mõtlema või oma kahtlusi edastama - nad on pigem tegijad kui otsustajad või loovad isikud. Selle stiili valdkonnaks on mikrojuhtimine; ülemus reguleerib iga tööelementi ja töötajatele ei anta usaldust ega vastutust.
Selline juhtimisstiil võib olla kasulik kohtades, kus distsipliin ja ranged protseduurid on esmatähtsad, näiteks kui olete kirurg, kes juhib operatsiooni. Või kui te koolitate sõjaväes värvatuid. Aga arendusmeeskonnas? Mõelge selle peale kaks korda. Või ärge mõelge selle peale üldse.
Plussid
Miinused
2. Laissez-faire ehk "tee, mida tahad".
Sellise lähenemisviisi puhul ei ole juht tegelikult... juhtima. Meeskonnal on täielik kontroll lahenduste kasutuselevõtmise ja probleemide lahendamisega seotud otsuste üle, sest juht usaldab nende pädevust ja kogemust. Omandamine on selle stiili tunnuslause.
Juhi roll on koordineerida ja jagada ülesandeid, inspireerida ja luua visioon ning motiveerida ja kontrollida, kas projekt edeneb, kuid kogu teostamise osa on samuti meeskonna õlgadel.
Juht on kaasatud, kui meeskond vajab tema abi või toetust, kuid muidu ei sekku loomingulisse protsessi. Kuna ta ei ole nii aktiivne, võib ta olla korraga seotud mitme projektiga. See stiil võimaldab tõeliselt lamedat struktuuri ja toimib hästi, kui meeskond on kogenud, sõltumatu ja asjatundlik.
Plussid
Miinused
3. Demokraatlik, mis tähendab, et "me teeme seda, mis meie arvates on parim".
See stiil on midagi autokraatliku ja laissez-faire'i vahel. Juht küsib meeskonnaliikmetelt tagasisidet, arvestab nende arvamusega ning julgustab neid kaasama ja ideid välja pakkuma. Kuigi juht teeb otsuseid ja vastutab lõpptulemuse eest.
Juht ei reguleeri kõiki töö aspekte; ta annab suuniseid ja jagab ülesandeid, kuid töötajatel on teatav vastutus ja nad täidavad ülesandeid iseseisvalt. Juht koordineerib tööd, kontrollib projekti etappe ning kavandab strateegiat ja projekti ajakava. Sel viisil on tööl teatav struktuur ja hierarhia, kuid on ka ruumi loovusele ja algatusvõimele.
Plussid
Miinused
Meeskonna juhtimine on oskus, kuid ka kunst. 86% juhtivatel ametikohtadel olevatest töötajatest nimetavad koostöö puudumist peamiseks tööalaste ebaõnnestumiste põhjuseks (Zippia, 2022).
Hästi motiveeritud rühm inimesi, kes oskavad koos töötada, on rahul ja tunnevad end ettevõttesse kuuluvana, suudab kõike saavutada ja eesmärke kiiremini, tõhusamalt ja paremini täita kui halvasti juhitud meeskond.
Küsimus on selles, kuidas leida ideaalne tasakaal, kuidas viia juhtimisstiil vastavusse meeskonna olemusega ning kuidas mitte lasta end ülekoormata teabe ja vastutuse üleküllusega. Meil on mõned tehnikad, mis teevad meeskonna juhtimise teie jaoks lihtsaks.
Ei ole olemas ühtset lahendust. Turundusstrateegiat kavandades arvestate kliendi eesmärke, turuolukorda, konkurentsi, eelarvet ja sihtrühma. Sama kehtib ka toote teekaardi koostamisel.
Lähenemisviis sõltub muutujatest. Sama kehtib ka meeskonnajuhtimise kohta - selleks on vaja andmeid. Ja need andmed on teave selle kohta, kes on töötajad, millised on nende oskused, milline on nende tööstiil, nende omavahelised suhted, mida neile meeldib teha ja mis neid ärritab. Kuigi alati ei ole võimalik leida kõigile sobivat lahendust, aitavad teadmised oma meeskonna kohta leida parima võimaliku lahenduse.
Meeskond on dünaamiline struktuur. Projektid muutuvad ja koos nendega ka nõudlus konkreetsete pädevuste järele. Värbamine on seega projektimeeskonna juhtimise põhielement. Õige võimaldab teil arendada oma potentsiaali ja töötada tõhusamalt, samas kui vale võib viia pettumuse ja kriisini.
Ideaalse kandidaadi leidmine on eelkõige meeskonnajuhtide ja juhtide huvides, seega osalege protsessis. Viige läbi 1:1 intervjuu, korraldage kohtumine teiste meeskonnaliikmetega, andke värbamisülesanne ja rääkige kandidaadiga tema kogemustest, aga ka tema väärtustest, vajadustest, püüdlustest, tugevatest ja nõrkadest külgedest. Isegi parim värbaja ja personalispetsialist ei tunne teie meeskonda paremini kui teie, seega tehke värbamisprotsess üheks oma prioriteediks.
On hea, kui sul on püüdlusi. On hea seada ambitsioonikaid eesmärke, mis paljastavad inimeste potentsiaali ja talendi sügavamaid kihte - see on suurepärane motivatsioon. Aga ebarealistlikud eesmärgid toimivad just vastupidi - need näitavad inimestele, et töö ei lõpe kunagi ja ükskõik kui palju nad ka ei pingutaks, sellest ei piisa kunagi.
Seega jagage suured eesmärgid väiksemateks sammudeks ja need sammud - üksikuteks ülesanneteks ja alamülesanneteks. Siinkohal sobib suurepäraselt tööplaanimisvahend, mille abil saate jaotada ülesanded ja määrata vahe-eesmärgid, mille täitmine annab võimaluse tähistamiseks ja meeskonnakoosolekuks.
Samadel ametikohtadel töötavatel inimestel võivad olla erinevad oskused. See on eriti nähtav lamedas organisatsioonistruktuuris, kus noorem-, kesk- ja vanemametnike asemel on lihtsalt spetsialistid, kes on kogenud teistes töövaldkondades.
Üks tähtsamaid elemente hea meeskonnajuhtimise juures on seega õigete ülesannete määramine õigetele inimestele. Arendajad tunnevad erinevaid programmeerimiskeeli ja spetsialiseeruvad erinevatele toodetele, copywriters võivad end paremini tunda artiklite, sotsiaalmeedia sisu, dokumentatsiooni või veebikirjutamise puhul. Töö optimeerimiseks arendage oma meeskonna potentsiaali.
Kasutage töö- või ressursside planeerimise tarkvara kus täidate iga töötaja profiili tema pädevuste kohta. Nii saate olla kindel, et töö läheb sellele töötajale, kes seda kõige paremini teeb.
See, et teie inimesed töötavad kauem, ei tähenda, et nad on tõhusamad. Vastupidi, ülekoormus ja ületunnid põhjustavad motivatsiooni ja tootlikkuse vähenemist, halvemat keskendumist, suuremat pettumust ja isegi voolavust. Veenduge, et teie meeskonnal on ruumi tööpausideks ja puhkamiseks. Kasutage tööajatabelit ja tööaja jälgimist jälgida, kas teie töötajatel on liiga palju ülesandeid ja kas nad vajavad toetust. Puhkuse haldamise süsteem on samuti väga kasulik. Nii tagate, et kõik saavad võtta hästi teenitud puhkust ja samal ajal hoida töövooge käimas. ressursside eraldamine targalt.
Väga paljud arusaamatused ja vead meeskonnas tulenevad kehvast suhtlemisest. Inimesed ei ole protsessiga korralikult kursis, neil on puudulik teave, mistõttu võivad nad täita ülesandeid valesti või isegi töötada ühe ja sama asja kallal samaaegselt.
Kommunikatsiooni parandamine on eriti oluline kaugtöö ajal, kui teabe ja arusaamade jagamine on raskem. Veenduge, et teil on õige süsteem, näiteks struktureeritud, jagatud drive ja slack-kanal, mida kõik regulaarselt kontrollivad.
Kaasaegne meeskonnajuhtimine tähendab usaldust ja vastutustunnet. Teie inimesed ei ole robotid, kes peavad käske täitma, vaid kvalifitseeritud spetsialistid, kes teavad oma tööd ja on teie kõige olulisemad äripartnerid. Andke neile tunne, et neil on oma osa otsustusprotsessis. Korraldage ajurünnakuid ja koosolekuid, kus otsite parimaid lahendusi.
Samuti küsi neilt inspiratsioonidest ja huvitavatest projektidest, mida nad on näinud - ehk osutub mõni neist sinu töö jaoks väärtuslikuks? Võite olla kindel, et teie meeskonna motivatsioon ja rahulolu suureneb, kui nad tunnevad, et te hindate ja austate neid.
Kujutage ette, et töötate ettevõttes, kus te ei tea kunagi, kas te tegite midagi õigesti või valesti või kas kellelgi on teie suhtumisega probleeme või eelistaks, et te teeksite midagi teisiti. Te ei tea seda, aga te tunnete seda, sest atmosfäär või teie suhe teistega muutub. Selline olukord põhjustab segadust ja ei lase teil edasi liikuda, sest te ei tea, milline suund on õige.
Seepärast on tagasiside nii oluline osa meeskonna juhtimisest. Rääkides oma töötajatega nende töötulemustest, tähelepanekutest ja muljetest, annate neile enesekindlust. Töötajad, kes saavad tagasisidet, saavad areneda, teha oma tööd tõhusamalt ja mõista paremini, mida te neilt ootate.
See on väga oluline protsess läbipaistva suhtluse loomiseks ja arusaamatuste vältimiseks. Näiteks kui meeskonnaliige hakkab äkki halvemini töötama, hilineb koosolekutele ja teeb vigu, on teie esimene reaktsioon tõenäoliselt rahulolematus. Te võite muutuda kriitilisemaks, kaotada usalduse inimese vastu ja hakata isegi kaaluma selle töötaja vallandamist.
Teisest küljest, kui annate kohe tagasisidet, võite teada saada, et tal on raske isiklik olukord, ta tunneb end ülekoormatuna ja see mõjutab tema tööd. Sellises olukorras saate koos otsida lahendust ja tugevdada vastastikust usaldust ning pikemas perspektiivis isegi parandada töö kvaliteeti.
Pidage meeles, et tagasiside ei toimi ainult ühel viisil. Teie töötajatel peaks olema võimalus teile ka avalikult öelda, kui neile midagi ei meeldi, ning väljendada oma vajadusi ja arvamusi.
Tagasisidest rääkides ei pea see alati olema midagi halba. Kahjuks seostub üks-ühele kohtumine meeskonnajuhiga sageli negatiivselt. Inimesed satuvad stressi, ootavad kriitikat ja kardavad avalikult rääkida. Väga oluline on näidata teistele meeskonnaliikmetele suhtlemist ja seda, et te hindate nende pühendumust ja tööd. Andke positiivset tagasisidet individuaalselt, aga ka grupina. Lihtne "Hästi tehtud meeskond, tänan teid viimasel ajal tehtud pingutuste eest, me saime hakkama!" soodustab ühtekuuluvustunnet, edusammude mõõtmist ja meeskonnatööd.
Kui kaugtöö, tunnevad paljud inimesed ettevõttes end anonüümsetena. Ja ometi teevad nad olulisi ja vajalikke asju! Kasutage ettevõtte koosolekut kui võimalust rääkida, mida teie meeskond on teinud, ja kiitke neid kõigi ees.
Töötaja tuleb ettevõttesse teatud oskustega, mis on tema ametikohale piisavad. Kuid lõppude lõpuks ei ole töö ainult nende asjade tegemine, mida sa juba oskad. See on võimalus inimestel arendada oma oskusi ja õppida uusi.
Küsige töötajatelt, mida nad sooviksid õppida, ja andke neile ülesandeid, mis võimaldavad neil oma tiibu avardada. See on ka võimalus süvendada sidemeid meeskonnas, sest töötajad saavad üksteist toetada pädevuste arendamisel ja teadmiste vahetamisel. Samuti on hea mõte luua arengueelarve, mida töötajad saavad kasutada huvitavate koolituste, konverentside, kursuste, programmide ja raamatute jaoks.
Isegi kõige paremal töökohal tuleb ette kriise ja raskeid hetki. Pidage aga meeles, et teie kui meeskonnajuhi roll on toetada meeskonda ja näidata, et pole olemas sellist probleemi, millega te ei saa hakkama.
Siinkohal on väga oluline säilitada tasakaal aususe ja rahulikkuse vahel. Kui juhtub raske olukord, rääkige sellest oma meeskonnaga, rääkige neile, mis juhtus ja mida saate teha. Kaasake nad lahenduse leidmisse, kuid andke neile ka turvatunnet. Inimesed peavad teadma, et kusagil on lahendus olemas - te peate selle lihtsalt leidma.
Kaasaegsed organisatsioonid on nii keerulised struktuurid ja nende haldamine nõuab digitaalsete vahendite tuge, eriti projektijuhtimise vahendid. Paljud projektid, millest igaüks jaguneb etappideks, ülesanneteks ja alamülesanneteks, sajad erineva pädevuse ja kättesaadavusega töötajad ja vabade töötajate, vabade päevade, koosolekute ja ressursside olemasolu - see on tohutu hulk teavet ja muutujaid, mis mõjutavad otsuseid ja töövooge.
Meeskonnajuhtimise optimeerimiseks on vaja süsteemi, mis muudab teie protsessid lihtsaks ja läbipaistvaks. Mõelge läbi, mida vajate, ja valige ideaalne tööriist, mis muudab teie meeskonnajuhtimise tõhusaks.
Siinkohal lubage meile väike enesereklaam 😉 Tahaksime teile näidata, kuidas meie tarkvara toetab meeskonnajuhte nende töö juhtimisel. Teamdeck on ressursside haldamise tarkvara välja töötatud tootedisaini ja tarkvaraarendusettevõte maja, pidades silmas ka kõige keerulisemate organisatsioonide vajadusi, kus kõik elemendid peavad töötama koos.
Meie eesmärk on muuta teie töö lihtsamaks, mitte lisada veel üks tööriist, millega peate vaeva nägema, mistõttu paneme suurt rõhku sõbralikule ja intuitiivsele kasutajaliidesele. Me usume, et rohkem ei ole alati parem, mistõttu leiate Teamdeckist ainult tõeliselt kasulikud funktsioonid, mitte kümneid ebavajalikke lisasid, mis ainult raskendavad süsteemis navigeerimist.
...kuid see on seda kindlasti väärt, sest panused on suured. Suurem tootlikkus, paremad meeskonnasuhted, õnnelikumad töötajad, aja ja raha kokkuhoid, teie enda korraldus- ja juhtimisoskuste parandamine ning teie kui juhi, mitte ülemuse võimestamine - on vaid mõned suurepärase meeskonnajuhtimise eelised. Ja need on juba rohkem kui piisav põhjus, et seda teha!
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...