Mis on projektijuhi töös kõige keerulisem? Mitme ülesande žongleerimine? Sidusrühmade ootuste haldamine? Navigeerimine keerulistes olukordades? On ütlematagi selge, et projektijuhtidel ei ole lihtne. Lõppude lõpuks on iga projekt, millega nad tegelevad, erinev.
Mida sa saad tänu sellele artiklile:
- kõige levinumad projektijuhtimise probleemid IT-ettevõtte teadmiste põhjal
- abistav roll ressursside haldamise tarkvara projektijuhtimise probleemidega tegelemisel
- lahendusettepanekud vastavalt projektijuhtimise väljakutsetele
Muidugi on mõned projektiga seotud probleemid peaaegu vältimatud, kuid te võite nendeks valmis olla! Täna arutame mõningaid tavalisi projektijuhtimise väljakutseid ja näitame, kuidas neid vältida või nendega toime tulla.
Üldised projektijuhtimise probleemid:
Ebaselged ootused
Siinkohal räägime teie ootustest oma meeskonnaliikmete suhtes ja sidusrühmade ootustest seoses meeskonna tööga. Kuigi need kaks juhtumit on veidi erinevad, saate mõlema probleemi lahendamiseks kasutada sarnaseid strateegiaid.
Kui tegemist on teie klientidega, veenduge, et te mõistate projekti aluseks olevat ärilist eesmärki. Mida nad tahavad saavutada? Kuidas see projekt aitab neil seda eesmärki saavutada? Kui teil ei ole vastuseid, tekitab see alati projektijuhtimise probleeme.
Ärge kartke küsida küsimusi ja kui olete valmis valideerima projekti ulatus, arutada ka ootusi. Mõnikord on isegi kasulik konkreetselt kirjeldada, mis jääb väljapoole tööülesandeid. Selleks, et teie meeskond mõistaks projekti ootusi, peaksite julgustama neid ka küsimusi esitama ja selgitama selgelt erinevate ülesannete põhjuseid. Pidage meeles, et teie meeskonnaliikmed peaksid põhjalikult mõistma ka projekti ärilisi eesmärke.
Ebapiisavad ressursid
Ressurssidega seotud probleemid projektides võivad olla tõsiste tagajärgedega. Lõppude lõpuks vajate oma projekti elluviimiseks piisavalt pädevaid inimesi. Probleemid võivad siinkohal alata juba projekti planeerimise etapis, kui soovite meeskonda kokku panna.
Kui teie ettevõte ei kasuta ressursside kalender juhtida kõiki töötajaid, võib teil olla väga raske leida sobivaid ressursse, kes liituksid projektimeeskonnaga. Ideaalis tahaksite, et saaksite otsida näiteks konkreetseid oskusi oma ettevõtte ressursside hulgast. Loomulikult peate ka veenduma, et inimesed, keda soovite oma meeskonda kaasata, on konkreetsel ajal tööks kättesaadavad.
Ka siin on ressursikalender väga kasulik. Kui teil on ülevaade oma ressursside võimsusest (loe lähemalt teemal ressursimahu planeerimine) ja kättesaadavus on riskijuhtimise oluline element. Kui näiteks üks teie meeskonnaliikmetest muutub ettenägematute asjaolude tõttu kättesaamatuks, saate kiiremini leida asendaja.
Tõhus ressursside prognoosimine on oluline ka siis, kui soovite vältida ressursside puudujääki. Kas olete kindel, et teil on projekti elluviimiseks piisavalt inimesi?
Loe, kuidas kasutada ajaloolisi projektiandmeid inimressursside prognoosimine.
Ebatäpsed hinnangud
Tõsi, projektide hindamine on keerukas element projekti- ja ressursside juhtimineja hinnangud on harva väga täpsed. See ei tähenda siiski, et peaksite lihtsalt alla andma ja eeldama, et teie meeskonna prognoosid jäävad kaugele kõrvale. On asju, mida saate teha, et kaalukausid enda kasuks kallutada:
- Koguge kõik nõuded kokku, enne kui hakkate hindamist tegema. Arutage neid sidusrühmadega, et te ja teie meeskond mõistaksite täielikult nende olemust ja võimalikke sõltuvusi.
- Paluge hindamissessioonil osaleda erialaspetsialistidel (nt tarkvaraarendajad, kvaliteedi tagamise spetsialistid jne). Nende panus on väga väärtuslik ja aitab teil saada täpsemaid hinnanguid.
- Kasutage tõestatud tehnikat projekti hindamisest. Siin saate rohkem teada projektide hindamine koos planeerimispokkeri ja jutupunktidega.
Ulatuse muutumine (Scope creep)
Kui projektijuhtidelt küsitakse projektijuhtimise probleemide kohta, siis on nende nimekirjas tõenäoliselt esikohal ulatusest kõrvalekaldumine. See on üsna tavaline nähtus, mis juhtub siis, kui projekti ulatus kasvab kontrollimatult. Selle põhjuseks võib olla halvasti määratletud projekti ulatus, väliste ja sisemiste sidusrühmade surve või määratletud muudatuste juhtimise protsessi puudumine.
Õnneks on teil projektijuhina mitmeid strateegiaid, et hallata ulatuse vähenemist või isegi ennetada seda. Kõik algab hästi ettevalmistatud töömahust. Tõhus projekti ulatuse juhtimine aitab teid tohutult: kui olete määratlenud ja valideerinud kõik projekti nõuded, võite olla projekti ulatuse suhtes kindlam.
Mis siis, kui tunnete, et teie projekti ulatus on väljunud kontrolli alt? Leiad mõned kasulikud nõuanded meie juhendist, mis käsitleb projektijuhtimise mahu vähenemine.
Kehv kommunikatsioon
Isegi - ütleme - turundusprojektide juhtimine tööstusharudes või lihtsalt kommunikatsioonile spetsialiseerunud ettevõtetes, on raske vältida arusaamatusi, kui esineb nõrk juhtimine ja kehv kommunikatsioon.
Projektijuhid peavad tõhusalt suhtlema oma projektimeeskonna liikmete, aga ka klientide, teiste sidusrühmade või isegi omaenda juhtidega. Kõik need osapooled võivad vajada erinevat suhtlusstiili ja erinevaid kanaleid, et nendega ühendust võtta. On hädavajalik, et projektijuht koostaks kommunikatsiooniplaani ja jagaks seda kõigi asjaosalistega.
Määrake kindlaks sidekanalid, kehtestage mõned reeglid seoses projekti uuendustega (nt. projekti seisuaruanded) ja, mis on oluline, vältida ebaefektiivsed koosolekud! See aitab säilitada õiget taset projekti läbipaistvus ja vältida kommunikatsiooniprobleeme oma projektides.
Kuna paljud meeskonnad läksid ülemaailmse pandeemia tõttu üle kaugtööle, võis suhtlemine muutuda keeruliseks isegi nende ettevõtete jaoks, kes olid sellega seni hästi hakkama saanud. Isegi kui on olemas suurepärane kaamera zoomi koosolekute jaoks ei pruugi olla piisav. Kas see on nii ka teie meeskonna puhul? Lugege meie blogipostitust, et saada rohkem teavet parimad tavad kaugsidepidamise kohta.
Planeerimiskonfliktid
Arusaadavalt võivad sedalaadi projektijuhtimisprobleemid kogu projekti kiiresti nurjata. Kui teie ettevõte vastutab korraga ainult ühe projekti eest, võib tunduda lihtsamini vältida konflikte projekti ajakava koostamisel.
Kui te siiski ei kooskõlasta oma projekti broneeringuid oma ressursside kättesaadavusega, võite sattuda raskustesse. Mis siis, kui selgub, et üks teie projektimeeskonna võtmeisikutest on planeerinud kahenädalase puhkuse ja te ei ole seda ajakava planeerimisel arvesse võtnud?
Kui kaalul on mitu projekti, võib ajakonfliktide vältimine olla isegi keerulisem, kuid see on võimalik. Kõige olulisem on anda kõigile projektijuhtidele ülevaade iga projekti ajakavast ja ressursside kättesaadavusest.
Kui see teave on käepärast, on ajakava probleemid vähem tõenäoline. Võite kasutada online kalendriplaneerija mitme projekti planeerimine ilma kokkupõrgeteta.
Ebakindlus seoses projekti edenemisega
Iga projektijuht peab olema võimeline jälgima projekti seisu. Sellest on mitmeid eeliseid: saate hoida eelarvet käes, kontrollida, milline on teie meeskonna töökoormus, ja potentsiaalselt tuvastada parendusvaldkondi. Näiteks saavad turundusprojektide juhid kasutada SEO tööriist koos ressursside planeerimise tarkvara analüüsida töötajate töö tulemuslikkust ja tuvastada lüngad nende töö tulemuslikkuses. Teades, kus asjad võimaldavad teil teha andmepõhiseid projektijuhtimise otsuseid. Samuti saate kiiremini reageerida, kui asjad ei lähe plaanipäraselt.
On palju erinevaid viise, kuidas saab mõõta oma projekti tervislikku seisundit. Soovitame jälgida järgmisi näitajaid:
- Põlemiskiirus - projektijuhtide jaoks on väärtuslik kontrollida, kui kiiresti eelarve kulub, sest nii saab kiiresti kontrollida, kas projekt on õigel teel.
- Hinnangud vs. tegelikud - hinnanguliste töötundide võrdlemine töötajate tegeliku tööajaga on suurepärane meetod võimalike probleemide varajaseks avastamiseks.
- Ressursside kasutamine - see võimaldab teil hinnata oma meeskonnaliikmete töökoormust. Näete, kellel on liiga palju tööd ja keda ähvardab ületöötamise oht. Samuti saate teada, kes võiks rohkem ülesandeid võtta.
Ebasobiv tööriistakast
Projekti planeerimise vahendid on mõeldud selleks, et aidata teil ja teie meeskonnal projekte edukalt ellu viia. Selleks peate aga kasutama oma ettevõtte jaoks õigeid vahendeid. Vastasel juhul võite raisata palju aega oma töötajate sisseelamisega rakendustesse, millel ei ole nende tööle käegakatsutavat mõju.
Kujutage ette olukorda, kus mõned inimesed teie projektimeeskonnast veedavad aega liikvel, näiteks reisides kliendi juurde. Kui palute neil jälgida aega projektijuhtimistarkvaraga, millel puudub mobiiliversioon, on see väga ebamugav. Veelgi enam, nende tööajatabelid on tõenäoliselt ebatäpsemad, sest nad täidavad neid tagantjärele.
Enne kui otsustate lisada oma meeskonna tööriistakasti uue rakenduse, alustage oma vajaduste loetelust. Seejärel kontrollige, kas konkreetne tööriist vastab neile. Kas see integreerub teiste tööriistadega, mida teie meeskond kasutab? Kas seda saab kohandada vastavalt teie ettevõtte protsessidele? Tööriistade kasutamine, mis toetavad teie meeskonna töökorraldust, teeb meeskonna ja projektijuhi elu lihtsamaks.
Isegi kui teil on ulatuslik projektijuhtimise koolitus või märkimisväärset erialast kogemust, võivad eespool kirjeldatud probleemid kergesti teie rattasse lüüa ja teie projekti negatiivselt mõjutada. Projektijuhina on kasulik teada, kuidas nende tagajärgi ennetada või ületada.
See blogipostitus on justkui lähtepunkt: me oleme kirjeldanud mõningaid üldisi väljakutseid projektijuhtimises, kuid tasub siiski iga konkreetse teema kohta lähemalt lugeda. Loodame, et iga eespool mainitud väljakutse juures loetletud lingid aitavad teil oma projektijuhtimisalaseid teadmisi edasi arendada.
