Kas kasutate Exceli tabeleid projektijuhtimiseks? Võib-olla tahate uuesti järele mõelda.

 

Internetis sirvides leiate erinevaid Exceli projektijuhtimise malle: Gantti diagrammi malli, eelarve malli, projekti ajagraafiku malli jne.

Ilmselt toetuvad paljud ettevõtted oma projektide planeerimisel ja haldamisel ikka veel tabelitele. Rääkides ressursside haldamise tarkvara kasutajad, saame sageli teada, et nad kasutasid aja jälgimiseks tabeleid või jälgida töötajate vaba aega. 

Mis on siis nii suur asi? Kui Microsoft Exceli mallid töötavad ettevõtte jaoks, kas nad peaksid ikkagi investeerima spetsiaalsesse PM-vahendisse? Selle blogipostituse eesmärk on võimaldada teil hinnata, kas tabelarvutusprogrammid on teie organisatsiooni jaoks tõesti praktilised. Kui nad on, siis suurepärane, kuid tõenäoliselt näete nende kasutamisega seotud varjatud kulusid, sest projekti- ja ressursside juhtimine.

Miks kasutavad ettevõtted projektijuhtimiseks tabeleid?

Enne, kui arutame arvukaid probleeme, millega võite kokku puutuda, kui toetute projekti jälgimise või projekti ja ressursside planeerimine, räägime nende kasutamise põhjustest. Meie arvates otsustavad ettevõtted oma projekte juhtida Exceli abil, sest tabelarvutus tundub kättesaadav, lihtne kasutada ja tasuta. Lõppude lõpuks on ju põhimõtteliselt igaühel oma masinasse paigaldatud tabelarvutusrakendus. Pilveteenuse alternatiivid, nagu Google Sheets, on samuti laialdaselt kättesaadavad. Asi on selles, et kuigi tabelarvutusprogrammid on populaarsed, ei ole need mõeldud projektijuhtimise eesmärgil. Seetõttu võib nende kasutamine sellisena olla kõike muud kui lihtne, tasuta ja tõhus.

"Exceli projektijuhtimise" peamised lõkse

Räägime suurimatest probleemidest, millega projektijuhid peavad toime tulema, kui nad kasutavad arvutustabeleid projektiplaani koostamiseks või jooksvate ülesannete haldamiseks.

Tabelid on:

• aeganõudev kasutada. Ütleme, et teie meeskond on leidnud tõhusa viisi projektide planeerimiseks ja haldamiseks töölehtede abil. Võib-olla olete isegi koostanud projektijuhtimise Exceli mallid, mis teie ettevõtte jaoks hästi toimivad. Siiski võib tabelite korraldamine, ajakohastamine ja ühendamine olla väga tüütu ja aeganõudev protsess. Kujutage ette, et rakendate oma Exceli Gantt diagrammi isegi kõige väiksemaid muudatusi ja peate hunniku lahtreid ümber värvima. See on nagu täiskasvanute värvimisraamatuga suhtlemine, kuid mitte lõbusal viisil.

• ei sobi projektide reaalajas jälgimiseks. Kui toetute Exceli failidele, ei saa olla kindel, et need on ajakohased või et neist ei ole ringluses mitu versiooni. Pilvepõhiste tabelite puhul on olukord parem, kuid siin kehtivad endiselt muud tabelite piirangud.

• ei ole lihtne omandada. Kuna kõigil on mingi kogemus tabelite kasutamisega, peaksid need olema intuitiivne töövahend teie meeskonnaliikmetele, eks? Muidugi, kui me räägime väga lihtsatest tabelitest ja nimekirjadest. Kuid puuduvate PM-funktsioonide kompenseerimiseks peate tõenäoliselt lisama täiustatud valemid või lisad, mis võivad teie töötajate jaoks olla järsu õppimiskõveraga.

• piiramine. Jällegi, tabelid ei ole mõeldud projektijuhtimiseks või ressursside haldamiseks. Seega ei ole üllatav, et neil puuduvad paljud kasulikud funktsioonid, mida teie meeskonnaliikmed sageli vajavad. Seal ei saa salvestada faile, lisada märkmeid ega koguda tagasisidet. Nüüd, me oleme kindlad, et mõned teist hakkavad sellele väitele vastu ja ütlevad: "Muidugi saab neid asju teha. Te peate lihtsalt tegema mõned ümberkaudsed lahendused". Kuid selliste ümberkaudsete lahenduste ehitamine võib võtta palju aega ja seega maksta tõsist raha. Lisaks ei pruugi need lõppkokkuvõttes olla nii tõhusad kui lihtne PM-rakendus võiks olla.

• ei sobi koostööks. Projektide haldamisel arvutustabeli abil on eriline paradoks. Ühest küljest soovite kaasata oma meeskonnaliikmeid protsessi ja lasta neil osaleda ülesannete haldamises või ressursside eraldamine. Teisest küljest võib tabelite struktuur ja neis kasutatavad valemid olla väga lihtne ära rikkuda, nii et te ei pruugi lasta mitmel inimesel nende kallal koostööd teha.

• kipuvad muutuma keeruliseks. Jah, on võimalik planeerida projekti üksikuid aspekte arvutustabeli abil. Kuid kui teie ettevõte töötab suurte projektidega, kasvab tabeli struktuur varsti mitme faili/lehe peale. Selle põhjuseks on see, et ühe lehe sees on raske kajastada projektide mitmeid sõltuvusi ja seoseid. Loomulikult võib keerulises tabelistruktuuris olla väga raske orienteeruda, eriti uutele meeskonnaliikmetele.
• ei ole teie klientidele esitluskõlblik. Tüüpiline on, et kliendid soovivad saada ülevaadet projekti edenemisest või eelarve hetkeseisust. Keerulise ja salapärase tabeli saatmine ei ole optimaalne lahendus. Selle tulemusena kulutavad projektijuhid tunde, et kirjutada üles projekti seisuaruanded ja klientidele esitluste koostamine. See on lisatöö, mida võiks väga hästi vältida (kuidas? Vt selle blogipostituse järgmist osa).

Kuidas asendavad ressursside planeerijad arvutustabeleid projektijuhtimine?

Esiteks, pühendunud projekti ja ressursside planeerimise vahendid lahendada eelmises punktis esitatud probleemid. Need on loodud just neid protsesse silmas pidades, seega on neil loomulikult funktsioone, mis toetavad projektide planeerimist, ressursside planeerimist või projekti ajakava ajakohastamist. Lisaks sellele pakuvad nad tavaliselt järgmisi funktsioone, mis võivad teie meeskonna tulemuslikkust veelgi suurendada ning säästa palju aega ja raha:

• Projektiaruanded. Kujutage ette, et saate kiiresti genereerida projektijuhtimise armatuurlaud hoida silm peal kriitilistel näitajatel või eksportida visuaalselt atraktiivne aruanne oma kliendile. PM- ja ressursihaldusrakendused võimaldavad teil hõlpsasti arvutada peamisi KPIsid, nagu näiteks läbipõlemismäära, ressursside kasutamise määrvõi kasumimarginaalid. Te ei saa mitte ainult avaldada oma klientidele muljet täpsete aruannetega, vaid saate neid analüütikaid kasutada ka oma organisatsiooni siseste optimeerimisvõimaluste leidmiseks.
• Reaalajas teavitamine. Muidugi, te saate seadistada arvutustabeli teated, kasutades mõningaid loomingulisi lahendusi või rakendusi nagu Zapier. Siiski pakuvad projektijuhtidele mõeldud tööriistad tavaliselt sisseehitatud teateid ja integratsiooni. Näiteks saate teate iga kord, kui mõni ülesanne on täidetud või kui teie töötaja esitab uue puhkuse taotluse.

Loomulikult aitab töökindel projektijuhtimistarkvara teil lahendada palju rohkem probleeme, millega te praegu silmitsi seisate. Oluline on valida rakendus, mis vastab teie meeskonna vajadustele ja on mõistlik teie ettevõtte eelarve jaoks.  

Alternatiivid tabelite ja Exceli asemel projektijuhtimises

Paljud organisatsioonid küsivad endalt, kas nad peaksid kulutama raha rakendustele, kui on olemas tasuta alternatiiv, nagu Microsoft Excel. Õnneks on turul palju tasuta või väga taskukohaseid rakendusi. Mõned näited leiate meie blogipostitustest:

• Võimsuse planeerimise vahendid
• Projekti planeerimise tarkvara
• Puhkuse haldamise süsteem - kuidas valida

Pidage meeles, et rakenduse eest tasumine võib pikemas perspektiivis tähendada raha kokkuhoidu. Kujutage ette, et tänu võimsale PM-vahendile säästab teie meeskond igal nädalal paar tundi. Korrutage see arv oma töötajate tunnitasuga ja arvutage välja investeeringu tasuvus - võite olla üllatunud. Üks Teamdeck'i kasutav ettevõte hindas, et nad säästavad ca. $10k iga kuu tänu üleminekule spetsiaalsele ressursihaldusrakendusele - saate lugeda täielikku juhtumiuuringut. siin.

Otsite alternatiive tabelitele projektijuhtimises?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]