Igaüks, kes on kunagi meeskonda või ettevõtet juhtinud, ütleb teile, et projekti on äärmiselt raske lõpule viia, ilma et oleks planeeritud, kes seda peaks tegema ja millal seda saab teha. Ometi tuginevad paljud ettevõtted ad hoc ressursside eraldamine ja "loodame, et see toimib" suhtumine.
Mida saavad lugejad tänu sellele artiklile:
- teadmised: 62% organisatsioonidest kasutavad alati või sageli ressursside hindamiseks ja jaotamiseks ressursside haldamise tarkvara.
- tõsised soovitused: sammud, kuidas vältida projekti ebaõnnestumist ja pilvepõhise tarkvara roll selles protsessis
- meelelahutus: ressursside planeerija ekraanid, mis on segatud gifidega alates giphy.com
Project Management Institute võtab kokku uuringu ressursihaldustarkvara rolli kohta projektijuhtimise protsessides
Tegelikult on ainult 62% organisatsioonidest projektijuhtimise instituudi poolt läbi viidud uuring tunnistasid, et nad kasutavad alati või sageli ressursihaldust oma ressursside hindamiseks ja jaotamiseks.
See on eriti murettekitav, sest seesama uuring näitab, et ebapiisav ressursside eraldamine on see, mis seab paljud projektid ohtu. Kui küsiti nende varasemate projektide ebaõnnestumise peamiste põhjuste kohta, nimetas 23% vastanutest "ebapiisavat ressursside prognoosimist" ja "ressursisõltuvust".
Tõsi, see ei ole kõige levinum küsimus, kuid võrreldes "organisatsiooni prioriteetide muutumisega" (mida mainis 41% vastanutest), tundub ressursside planeerimine olevat tegur, mis on väga suures osas teie kätes.
Ressursside juhtimine ei pruugi olla kõige suurem asi, millele keskenduda noortele ettevõtetele, kes mõistetavalt keskenduvad kasvule.
Kui see kasv toimub, peavad nad aga kiiresti oma ajakava parandama, et areneda. Eriti kehtib see ettevõtete puhul, kes tegelevad korraga mitme projektiga - agentuurid, konsultatsioonifirmad või tarkvarafirmad.
Ebapiisav ressursside eraldamine toob kaasa kommunikatsioonikaose ja seab projektid ohtu.
Olen suur pooldaja ressursihaldusprotsesside kehtestamisel, olenemata teie meeskonna suurusest. Tegelikult võib läbimõeldud meeskonnaplaneerimine kiirendada teie kasvu varakult ja säilitada terve ettevõtte.
Käsitleme kõige olulisemaid samme, mida on vaja teha, et ressursihalduse eeliseid nautida.
Suurendada meeskonna nähtavust, et hoida edukaid projekte eemal ebaõnnestunud projektidest
Paljud meeskonnad võitlevad piiratud meeskonna nähtavusega, mis toob kaasa töötajate ületöötamise, projekti hilinemise või erinevate projektijuhtide vahelise mittesuhtluse.
Ülemaailmne ressursikalender on ettevõtete jaoks hädavajalik, olenemata nende suurusest. Kas olete oma ettevõttes ainuisikuliselt vastutav isik ressursside jaotamise eest? Teil on ikkagi vaja täpselt näha, kes on teil tööl ja milline on nende töökoormus (projektijuhtidena... me teame, kui oluline on töökoormuse juhtimine).
Töötajate nimekiri on algus, kuid ma soovitan tungivalt määrata atribuute nagu ametinimetus, ametiaeg või asukoht (kui te töötate virtuaalne meeskond), et saaksite oma ressursse hõlpsasti filtreerida. Projektijuhid, kes ei ole veel töötanud konkreetsete meeskonnaliikmetega, ei pruugi nende oskusi teada, seega aitab selline globaalne projektiplaan koos kohandatud siltidega neil otsustada, keda antud projektile määrata.
Veel üks asi, mida peate silmas pidama, kui püüate parandada oma ressursside jaotamise tõhusust, on töökoormus. Ei ole ebatavaline, et ettevõtted sõltuvad liigselt mõnest töötajast, jättes samal ajal kõrvale teised, kes võiksid antud ülesannet täita. Vaadates ajakava, saate märgata nii üle- kui ka alakasutatud inimesi ja seejärel tasandada nende ülesandeid.
Meeskonna suuremat nähtavust hindavad ka teie müügi- ja tootemeeskonnad. Kui nad peavad läbirääkimisi uute tehingute üle või otsustavad teie rakenduse lisafunktsioonide üle, saavad nad teha teadlikke otsuseid ajakava kohta.
Suurendada meeskonna nähtavust, et hoida edukaid projekte kaugel ebaõnnestunud projektidest
Oletame, et teil on kolm ettevõttesisest disainerit, kellel ei ole otseseid ülesandeid ja kes võiksid seega töötada äsja võidetud projektiga. Kui võtta arvesse ainult töökoormuse ajakava, siis on teil kõik korras või isegi võimalused rikutud. Nagu aga selgub, on üks neist disaineritest haiguslehel, teine on puhkusel ja kolmas disainer on just palunud sel kuul töötada osalise tööajaga.
Ja just nii on teie projekt ohus ning te peate seda võib-olla edasi lükkama või tellima täiendavaid projekteerijaid. Mõlemad võimalused mõjutavad tavaliselt teie lõpptulemust.
Ressursside edukaks jaotamiseks on väga oluline, et teil oleks ülevaade oma meeskonna kättesaadavusest.
Olenemata sellest, kas teie töötaja võtab pikema aja jooksul puhkust või on tegemist vaid poolepäevase puudumisega, peate teie ja teie projektijuhid teadma, kes saab reaalselt uusi ülesandeid täita.
Ideaaljuhul kuvatakse nii teie meeskonna ülesanded kui ka kättesaadavuse andmed ühes ajakavas, et saaksite projektide planeerimisel mõlemat arvesse võtta. Paluge oma osalise tööajaga töötajatel ja vabakutselistel, kellega te sageli koos töötate, jagada teiega oma igapäevast kättesaadavust.
Teamdeck töötab nii, et töötajad saavad ise sisestada oma vaba aega ja isegi taotleda vabu päevi. Seejärel kiidavad juhid nende taotlused heaks või lükkavad need tagasi ja ajakava ajakohastatakse kohe.
Kasutage kogutud andmeid
On midagi, mida võib öelda selle kohta, et ressursside prognoosimine ja jaotamine on osaliselt teadus, osaliselt kogemus. Selleks, et kasutada täielikult ära selle valemi teaduslikku osa, peaksite kasutama ajaloolisi andmeid - see on ilmselge, kuid mitte kunagi lihtne.
Paljude ettevõtete jaoks on aja jälgimine midagi, milles nad on oma klientidega kokku leppinud. Teised arvavad, et see on ettevõtte reliikvia, mis ei sobi päris hästi nende rajatava kultuuri juurde.
Minu seisukoht tööaja jälgimise kohta on, et kui seda tehakse õigesti, on see töötajate jaoks mitte pealetükkiv ja juhtide jaoks sisukas. Soovitan jälgida tööd reaalajas või vähemalt täita tööajatabelid samal päeval. See suurendab andmete täpsust.
Uue projekti jaoks ressursside eraldamisel analüüsige oma meeskonnaliikmete varasemate ülesannete raames kulunud aega. Kui nad ületavad korduvalt hinnanguline aeg, võivad nad sobida halvasti pingelise tähtajaga projektile.
Alternatiivina saate hinnata oma meeskonna kasutust (võrreldes inimeste broneeringuid nende töögraafikutega) ja näha, millised töötajad on viimastel projektidel ülekoormatud. Võib-olla on vaja palgata uus sarnaste oskustega inimene.
Muutustega kohanemine
Te olete võib-olla kõik kastid ära kontrollinud ja oma meeskonna jaoks parimad ajakavad välja mõelnud. Kuid paratamatult muutub midagi ja mõjutab teie plaane: see võib olla projekti ulatus või ajakava. Inimesed võivad haigestuda või lahkuda ettevõttest keset projekti.
On äärmiselt oluline olla valmis muutusteks ja suutma nendega silmitsi seistes kiiresti tegutseda. Üks asi, mis aitab minu ettevõttel juhtida korraga mitut erinevat projekti, on meie reaalajas koostatud ajakava. Iga projektijuht saab näha igaühe praegust kättesaadavust ja töökoormust.
Üks probleem on tabelite ja dokumentidega, mida te enne projekti algust hoolikalt ette valmistate. Need aeguvad kohe, kui midagi muutub. Enamiku projektide puhul on see tõesti varsti. Saate kontrollida vaid piiratud määral, seega valmistuge parem muutuste vastuvõtmiseks.
