Seos projektijuhtimise ja aja jälgimise (või projekti aja juhtimine) ei vaja mõnede inimeste jaoks mingit selgitust. Kui nad mõtlevad "projekti", näevad nad "aega" või "aja jälgimist". See artikkel on teistsugune.
"Miks ma peaksin seda tegema?" kuni "OK, kuidas ma alustan?" - see aja jälgimise juhend näitab teile selle protsessi eeliseid ja õiget viisi, kuidas seda teha. Viimane osa on eriti oluline, sest kui ajaarvestust ei rakendata õigesti, võivad teie töötajad olla ülekoormatud ja tegelikult ei ole nad isegi mitte veidi produktiivsemad.
Mida saate selle artikliga:
- Kuidas jälgida projekti edenemist ja projekti ressursse
- Nende ettevõtete nimed, kes kasutavad projektijuhtimise aja jälgimise vahendeid projektide aja jälgimiseks (allosas)
- Projekti ja projekti roll ja tähtsus töötaja aja jälgimise tarkvara projekti planeerimise protsessis
Miks
Veebi- ja tarkvaraarendusmeeskonnad kaotavad igal aastal keskmiselt üle $18 000, kui nad ei kasuta tööaja jälgimist - see üksi on üsna veenev argument. Lisaks sellele võivad kõik tarkvaraarenduse protsessis osalevad inimesed aja jälgimisest tegelikult kasu saada:
Tegevjuht ja rahandus
Aja jälgimine tähendab, et neil on suurem kontroll oma meeskondade tõhususe üle, mis omakorda aitab hinnata kulumiskiirust ja sellest tulenevalt teha strateegilisi otsuseid võetud projektide kohta.
Arendajad
Paljud võivad keskenduda tootlikkuse aspektile, kui neilt küsitakse IT-tööaja jälgimise põhjuste kohta. Lõppude lõpuks sunnib kella tiksumine enamikku meist keskenduma konkreetsele ülesandele. Kuid peamine põhjus aja jälgimiseks on arengu soodustamine.
Ülesannete täitmise tempo jälgimine aitab välja tuua, kui mõni nende oskustest vajab lisatööd; järelikult on lihtsam tegeleda oskuste puudustega, enne kui need muutuvad tõeliseks probleemiks ja mõjutavad tõsiselt meeskonna kiirust. Lisaks võimaldab aja jälgimine arendajatel võrrelda oma hinnanguid tegeliku tööajaga. Selle tulemusena oskavad nad oma töökoormust paremini hinnata.
Kvaliteedi tagamine
Koodikontrolli ajaline jälgimine aitab kindlaks teha kontrollimise määra ja teha tulevasi prognoose täpsemaks.
Kliendid
Aja jälgimine ja projekti edenemise jälgimine tõestab kliendile, et ta saab oma raha eest tasu. Kui projekti ajaline jälgimine toimub, saavad kliendid ise näha, kui palju aega kulub selleks, et jõuda määratud tähtajani. projekti vahe-eesmärgid- sel viisil teavad nad täpselt, mille eest nad maksavad.
Projektijuhid
Lõpuks, teie, projekt ja Ressursside juhid: projektide ajaseireseadmete kasutamine võimaldab teil jälgida projektide meeskonna tulemuslikkus ja lihtsustab tulevaste iteratsioonide hindamist, sest see annab teile ajaloolisi andmeid nende varasemate tulemuste kohta.
Kõik töötunnid ei ole võrdsed- või nii võib tunduda. Kui tasuliste tundide väärtus (need hõlmavad tegelikke ülesandeid, kohtumisi ja kõnesid) on üsna iseenesestmõistetav, siis tasustamata tundide arvestamine on palju raskem - ja mõnikord võivad need moodustada olulise osa tööst.
Näiteks, kas peaksite kliendile arveid esitama tundide eest, mis teie arendajad kulutasid projekti jaoks vajaliku uue tehnoloogia õppimiseks?
Ühest küljest oli see projekti jaoks hädavajalik, teisest küljest on see tõenäoliselt investeering, mis on kasulik ka tulevikus, nii et 100% tasu võtmist arendaja uute oskuste omandamise eest võib pidada lihtsalt ebaõiglaseks.
Veel üks juhtum on see, kui teie meeskond peab enne projekti sukeldumist uurima täiesti uut tehnoloogiat. Näiteks võib teie meeskond olla sunnitud uurima uuenduslikku tehnoloogilist kombinatsiooni, mis on projekti otsustavaks või katkestavaks: ei ole teada, kas see kombinatsioon töötab, seega peab klient otsustama, kas ta on valmis jätkama ideed, mis võib osutuda täielikuks flopiks.
Selliseid küsimusi peaksite alati eelnevalt kliendiga arutama, nii ajakava kui ka kulude huvides. Kui teie ettevõte kasutab ajaseiret, saavad nad jälgida arvele võetavate ja mittearveleantavate tundide suhet ja leida teenuste keskmise määra.
Kuidas
Ei ole võimalik mööda minna sellest, et tööaja jälgimine ise nõuab aega ja vaeva, et uusi kasutajaid tööle võtta ja veenduda, et nad jälgimistarkvara ka tegelikult kasutavad. Kuna aga üle 38% potentsiaalsest arveldatavast tulust läheb kaduma, sest jälgimata aeg kulub e-kirjadele ja koosolekutele ning ajakuluaruannete täitmisega hilinetakse, on see mäng kindlasti küünalt väärt. Järgides neid 6 reeglit IT-meeskonna ajaarvestuse tutvustamisel, ei lihtsusta need mitte ainult rakendamist, vaid soodustavad ka tõhusamat protsessi:
1. Valige parim töötaja aja jälgimise tarkvara
Veenduge, et kasutatav ajaseireprogramm vastab teie ettevõtte vajadustele. Kõige ilmsemad tegurid, mida tuleb arvesse võtta, on ettevõtte suurus ja juba kasutatavad vahendid. Kui ettevõte kasvab kiiresti, vajate tööriista, mis suudab koos sellega skaleeruda. Samamoodi, kui teatud vahendid on juba kasutusel, siis kasutage tarkvara, mis võib saada süsteemi lahutamatuks osaks.
Alternatiivselt mõelge, kas teil on mõtet valida töötajate tööaja jälgimise tarkvara, mida saab kasutada ka muudel töötajatega seotud eesmärkidel: ressursside planeerimine või kättesaadavus / puhkuse haldamine (Apptension'is, tarkvaramaja, kus ma töötan, tulime välja rakendusega, mis hoolitseb kõikide projekti ressursside juhtimine-orienteeritud ülesanded, sealhulgas aja jälgimine).
Lõpptulemus: veenduge, et seda kasutatakse korralikult ja et sellest ei saa järjekordne "riiulitükk". Kui teil on vaja argumenti tarkvara raiskamise vastu, siis mõelge sellele: rohkem kui neli viiest Ühendkuningriigi lühikese ja keskmise suurusega ettevõttest ei kasuta tarkvara, mille eest nad maksavad, kusjuures nelja aasta jooksul kulutati kokku üle 5,7 miljardi naelsterlingi.
2. Selgitage alati miks
Ärge koguge ühel päeval lihtsalt oma meeskonnaliikmeid ühte ruumi ja öelge: "Nüüdsest alates kasutame me seda IT-tööaja jälgimise tarkvara, et näha, kuidas teie töö edeneb. Kliki siia, nüüd kliki sinna, täiuslik, aitäh, koosolek on lõppenud" - see tähendab, kui te ei taha iga kord, kui lähete kööki, põrkuda kokku rühmaga, kes klatšivad. Inimesed tahavad, et neid koheldaks õiglaselt: kui te kehtestate mõned muudatused, selgitage nende põhjuseid. (Vastasel juhul mõtlevad nad lihtsalt ise välja ja tõenäoliselt ei meeldi teile nende versioon).
3. Keskendu protsessile, mitte tootele
Kui selgitate, miks soovite jälgida oma meeskonnaliikmete poolt antud ülesannetele kulutatud aega, keskenduge pigem enesehindamisele ja pidevale arengule kui numbritele. Lõppude lõpuks peaks see olema ajaseire peamine põhjus: oma töö paremaks muutumine. Kui edendate õppimiskultuuri, siis on tõhususe paranemine suur lisaboonus.
4. Jälgige, kuidas inimesed kasutavad oma jälgimisseadmeid
Kui te olete projektijuht, peaks teil olema ülevaade teie arendajate jälgimisest. Iga viie minuti arvestamine on hullumeelne, kuid kui keegi jätab pidevalt oma jälgimisseadme ühe ülesande juures tööle, olles samal ajal juba teise juurde üle läinud, või hoiab mitu jälgimisseadet samaaegselt tiksumas, siis tahate kindlasti selle inimesega rääkida.
5. Tuleta inimestele meelde, et nad jälgiksid oma aega (palju).
Aja jälgimine on harjumus ja harjumused ei teki kergesti; esialgu peate inimestele pidevalt meelde tuletama, et nad jälgimisseadet kasutaksid. Olge kannatlik ja mõistev: harjumust ei saa luua ühe päevaga. Kui teie arendajad ei ole varem aega jälginud, võtab harjumine nädalaid või kuid . Pikemas perspektiivis tasub see aga ära.
6. Kasutage projekti andmeid
Aja jälgimine annab teile andmeid teie meeskonna töö tulemuslikkuse ja eri liikmete vahelise dünaamika kohta; loodetavasti saate seda kasutada kõigi töö tulemuslikkuse parandamiseks. Ajaloolised andmed peaksid vastama ühele või mitmele järgmisele küsimusele:
Oskuste puudujäägid. Kas on mõni vajalik oskus, mis konkreetsel meeskonnaliikmel puudub? Kas see aeglustab nende tööd või takistab ülesande täitmist? Kas saate anda neile aega ja vahendeid selle oskuse omandamiseks?
Meeskonna tõhusus. Kuidas on teie hinnanguline kiirus antud meeskonna puhul võrreldav nende tegeliku tulemuslikkusega? Kui te hindate alati kasutaja lugusid, kasutades nt loo punkte, kas te saate arvutada oma meeskonna kiirust?
Meeskonna dünaamika. Kas konkreetne liikmekonfiguratsioon sobib hästi konkreetse projekti jaoks? Kas keegi teeb meeskonnas mahajäämust või on töövoog sujuv?
Järeldused
Siin ongi see: projektijuhtimise aja jälgimise juhend, mis peaks teid õigele teele suunama.
Pidage meeles, et aja jälgimine võib tuua oskuste kasvu ja tõhususe kasvu, kui nimetada vaid mõned. Kuigi aja jälgimise alustamine võib olla konarlik, muutub see palju lihtsamaks, kui keskendute rakendamise põhjenduste selgitamisele ja aitate meeskonnaliikmetel pidevalt uue vahendiga harjuda.
Hoiduge riiulitarkvarast - pidage meeles, et tööriist oleks pidanud olema loodud teie sarnast ettevõtet silmas pidades. Võib-olla tasub arvesse võtta spetsiaalseid jälgimisseadmeid, nagu näiteks agentuuri tööaja jälgimise tarkvara, turundusressursside haldamise tarkvaravõi muude tööstusharude jaoks.
