Raske on ette kujutada agentuuri, tarkvarafirmat või isegi tootekeskse idufirma ilma projektijuhita. Nad hoolitsevad selle eest, et projektid (kuidas iganes neid konkreetses ettevõttes ka ei määratletaks) viiakse edukalt ellu: õigeaegselt ja eelarve piires.
Mida meie lugejad saavad tänu sellele artiklile:
- erinevused ressursijuhtide ja projektijuhtide oskuste ja rollide vahel
- tähtsus ressursside haldamise tarkvara . projekti ressursside juhtimine
Ressursijuht on seevastu roll, mida ei näe projektijuhtimismeeskondades nii sageli. Mitte sellepärast, et nende töö ei ole nii oluline: vastupidi. Enamasti aga mitte, projekti ressursside juhtimine jõupingutused on jagatud mitmele rollile. Selles artiklis heidame rohkem valgust ressursihalduri rollile ja ehk isegi veename teid, et kui teil on inimene, kes vastutab ainult juhtimise ja projekti ressursside planeerimine on teie organisatsiooni jaoks väärtuslik investeering.
Milline on ressursihalduri roll?
Ressursijuhi otsimine projektijuhtimise protsessis
Enne kui saate teada, milline on ressursijuhi tähtsus, oskused, teadmised ja ülesanded, peate teadma, kus ta asetseb projekti ja projektijuhtimise kontekstis.
Nagu paljud teavad, mõistame projekti all - eriti projektijuhtimise ühiskonnas - paljusid asju, mis hõlmavad palju erinevaid ressursse. Alates materjalidest ja varustusest kuni kõige tähtsama - inimesteni ja nende oskusteni. Projekti jaoks peaksite kujutama:
- veebisaidi arendamine,
- pudelite disaini ümberkujundamine - näiteks õlletööstuses;
- müügi laienemine uuele turule,
- tami ehitamine mingi jõe äärde jne.
Nagu te võite ette kujutada, tähendab iga vahend paljud isikud, käsitöö, alltöövõtjad, seadmed, tööriistad, konfiguratsioonid, sõltuvused, väikesed sammud ja ülesanded, mis hõlmavad projekti. Kuid ükski projekt ei eksisteeri ilma kõige olulisema elemendita - inimesteta. Inimesed - need, kes selle tellivad, ja need, kes seda teostavad. Nagu Project Management Institute soovitab:
Projektijuhtimine on konkreetsete teadmiste, oskuste, vahendite ja tehnikate kasutamine, et pakkuda inimestele midagi väärtuslikku.
Alates juhtidest kuni tööjõu ja alltöövõtjateni. Inimestest, kes koostavad ajakava, kuni inimesteni, kes on valitud projekti mingis etapis osalema.
Loomulikult ei ole projektid sarnased ja vajavad palju erinevaid pädevusi. Kuid kuigi neil on palju erinevusi, on neil midagi ühist.
Olenemata sellest, kas olete spetsialist või juht turundusprojektide juhtimine, kas te esindate projektijuhtimine loovagentuuridele, iga projekt on korraldatud ja organiseeritud protsess. Selleks, et kujutada seda lihtsal viisil, mis on projektijuhtimine, kasutame lihtsat määratlust, mille on andnud projectmanager.com.
Projektijuhtimine on projektide planeerimise, elluviimise ja lõpetamise distsipliin.
Selle määratluse iga mõiste võiks teeselda eraldi teemat, kuid seda me ei tahaks rõhutada. Mida te peaksite nägema, on protsess.
Eespool esitatud määratluse kohaselt on projektijuhtimine protsess, mis koosneb kolmest etapist. Kuid seda protsessi võib jagada 4, 5 ja 6 sammuks. Sellest hoolimata sisaldab igaüks neist veel mõningaid elementide rühmi, väiksemaid protsesse, ülesandeid ja - loomulikult - väljakutseid.
Protsessil on oma termin. See on projektijuhtimise elutsükkel. Ja tenim levinud on 5-faasiline versioon. Projektijuhtimise Instituudi poolt välja töötatud sisaldab
- kontseptsioon ja algatamine,
- planeerimine,
- täitmine,
- tulemuslikkus/järelevalve,
- ja projekti lõpetamine.
Miks me räägime projektijuhtimise elutsüklist?
Kuna selle artikli põhiteema on kahe rolli - projektijuhi ja ressursijuhi - kokkupõrkamine, tasub korraks peatuda ja ülaltoodud pilti lähemalt vaadata. Miks? Sest ressursihaldur osaleb paljudes ülaltoodud etappides ja protsessides, mis on seotud iga etapiga.
Miks on ja mis on ressursihaldus?
Et visualiseerida ressursijuhtimise (või ressursijuhi - et seda otse öelda) tähtsust, kasutame kokkuvõtet iga-aastasest uuringust The State of Project Management, mille on esitanud Wellington'i ettevõte.
Tänu APMi teadmiste kogum ressursside haldamine on:
(...) projekti jaoks vajalike ressursside, näiteks inimeste ja nende oskuste, rahaliste vahendite, tehnoloogia, materjalide, masinate ja loodusvarade hankimine, eraldamine ja haldamine. Ressursside haldamine tagab, et sisemisi ja väliseid ressursse kasutatakse tõhusalt, õigeaegselt ja eelarve kohaselt.
See ei ole päris lihtsaim definitsioon, mis on kunagi tehtud, sest selle terminid on mitmetähenduslikud, seega võiks see olla päris hea akadeemilise doktoritöö jaoks. Aga wurossijuhi üldine roll on planeerida, planeerida ja jaotada kõige kasulikumad, kõige sobivamad ressursid (enamasti sobivad kvalifitseeritud töötajad või alltöövõtjad), et viia projekt lõpule nõutud ootuste ja eelnevalt määratletud aja ja eelarvega.
Kui me võrdleme projektijuhtimise ja ressursijuhtimise määratlusi, näeme - esmapilgul - palju sarnasusi nende kahe vahel. Kuidas on siis projektijuht seotud ressursijuhiga?
Ressursside haldaja vs. Projektijuht - Mis on nende erinevus?
Ilmselt on kõige lihtsam mõista erinevust ressursijuhtide ja projektijuhtide vahel, kui analüüsida tasandit, millel nad tegutsevad:
- Projektijuhid tegutsevad projekti tasandil: nad juhivad ühte projekti (või paari projekti). Nad vastutavad selle eest, et projektimeeskond viiks selle lõpule.
- Ressursijuhid tegutsevad ettevõtte tasandil: nad vastutavad asjakohaste ressursside eraldamise eest mitmetele projektidele.
Veel üks aspekt, mis eristab projektijuhte RMidest, on asjaolu, et projektijuht tegeleb tavaliselt mitme ajaliselt piiratud protsessiga. Nende projektidel on kindlad ajakavad või näiteks sprintkalendrid, mida nad järgivad. Ressursijuht seevastu töötab pidevalt, kuna ta on tavaliselt seotud kõigi ettevõttes toimuvate projektidega.
Tüüpilised projektijuhi ülesanded:
Projektijuhi roll hõlmab:
- Projektijuhtimise kava koostamine ja projekti elluviimise koordineerimine.
- personalivajaduse kindlakstegemine (RM saab selliseid taotlusi hallata).
- Töötajate tööaja jälgimine ja kulude hindamine.
- Projekti meeskonnale ootuste seadmine.
- Suhtlemine klientidega/sidusrühmadega.
- Meeskonna tulemuslikkuse juhtimine, jälgides regulaarselt projekti põhinäitajaid.
- Järelevalve ja projekti eelarve jälgimine.
- Projekti riskide ja võimaluste tuvastamine kogu projekti elutsükli jooksul: vajalike ettepanekute ja paranduste tegemine.
- Aruandlus projekti edenemisest.
- Projekti dokumenteerimine.
- Töö sujuvamaks muutmine ja projekti läbipaistvuse säilitamine projektijuhtimistarkvara abil.
- Koostöö välismüüjate ja/või vabakutseliste töötajatega.
- Projektimeeskonna juhtimine: protsesside optimeerimine, töötajate kaasamise edendamine ja tagasiside julgustamine.
- Ja nagu projektijuhid, jälgivad ka ressursside haldajad aega, planeerivad projektide eelarvet ja kontrollivad konkreetsete töötajate kättesaadavust konkreetsete projektide jaoks.
Loomulikult nõuavad erinevad projektid erinevaid ülesandeid, mida PM-id peavad täitma. Nende töö kriitiline aspekt on siiski projekti eduka elluviimise tagamine.
Tüüpilised ressursijuhi ülesanded:
Ressursihaldur vastutab tavaliselt järgmiste ülesannete eest:
- Ressursside planeerimine ja jaotamine. Inimeste määramine projektidesse nende oskuste, varasemate kogemuste, kättesaadavuse või projekti eelarve alusel.
- Ressursimahu planeerimine. Ressursijuht peab veenduma, et tema organisatsiooni ressursid on piisavalt võimekad, et täita eelseisvaid projekte.
- Projektijuhtide toetamine käimasolevate projekti ressursside juhtimine jõupingutusi. Projektijuht on sageli esimene, kes märkab probleeme: töötajate ülekoormust, ebaühtlast töökoormust või ületunde. Ressursijuht saab sekkuda ja aidata projektijuhti, jaotades ressursse ümber, kohandades eesmärke või nõudeid või määrates meeskonda uusi inimesi.
- Uute töötajate töölevõtmine. Teades iga projekti nõudeid, on ressursihaldur sageli parim isik, kes saab tööle võtta projektile sobiva kvalifikatsiooniga inimesi.
Ressursijuhid võivad vastutada ka personaliga seotud protsesside eest: palgaarvestus, töötajate hüvitised ja koolitus. Kõik sõltub konkreetse ettevõtte organisatsioonilisest struktuurist.
Ressursijuhid teevad organisatsioonides koostööd mitme meeskonnaga:
- Personalijuhtimine - nad peavad tegema tihedat koostööd, et võtta tööle sobivaid inimesi ja määratleda nende rollid.
- PMO/Tootmine - konkreetsete töötajate ülesannete määratlemine projekti raames.
- Müük - meeskonna mahu planeerimine ja värbamisvajaduste prognoosimine.
Olenevalt ettevõtte suurusest ja struktuurist võivad ressursijuhid eeldada, et nad teevad koostööd ka teiste osakondadega. Nagu Neil Whitten sõnastas selle: RESSURSIJUHATAJA on peaaegu võimatu töö - nõudmised tulevad igast mõeldavast suunast -, kuid see on töö, mis võib organisatsiooni edule sügavalt mõjuda.
Millal määrata ressursihaldur?
Tõhus ressursside juhtimine on eduka projektijuhtimise oluline tegur. Projekti on palju lihtsam koordineerida, kui teil on meeskond, mis on võimeline vastama selle nõudmistele (nii oskuste kui ka kättesaadavuse poolest). Ettevõtjad hakkavad tavaliselt märkama halva ressursihalduse negatiivseid tagajärgi, kui nad kasvavad. Väikeses organisatsioonis on PM-idel täiesti võimalik määrata oma meeskonnad või saada nõu juhtkonnalt, kui tekib ressursikonflikt. Kui projekte, töötajaid ja PM-e on rohkem, on hea aeg võtta oma meeskonda kasutusele ressursihaldur.
Pidage meeles, et spetsiaalne ressursihaldur on tohutu abi, kuid see ei ole ainus viis, kuidas teha paremaid otsuseid ressursside planeerimise kohta. Juba enne esimese ressursihalduri palkamist saate toetada oma projektijuhte, andes neile juurdepääsu spetsiaalsele SaaS ressursihaldustarkvara.
Tutvustage oma ettevõtte ressursihaldurit Teamdeckiga
Ressursside planeerimise eksperdid ja edukad projektijuhid nimetavad Teamdecki oma lemmikuks ressursside haldamise vahendiks. Meie rakendus aitab planeerida ressursse, jälgida nende töökoormust ja mõõta nende tulemuslikkust. Teamdecki ressursikalender näitab, kes on saadaval, kes on hõivatud ja kes on puhkusel: inimeste määramine projektidele on nii palju lihtsam. Soovite näha meie tööriista töös? Lepige kokku kõne Anielaga.
Täielik ressursside haldamise lahendus kontori- ja kaugtöötajate jaoks
