Paar kuud tagasi avaldas tuntud veebiplatvorm projektijuhtidele - Project-Management. com - loo, mis käsitleb 10 peamist projekti ebaõnnestumise põhjust. Lihtsalt seda teksti skaneerides ei leia te midagi projekti ulatuse juhtimisest. Ometi, kui te loete seda põhjalikult, näete, et autori kirjeldatud tegurid on väga tihedalt seotud projekti ulatuse määratlemise ja kontrollimisega.
Mida sa saad tänu sellele artiklile:
- Kuidas planeerida projekti ulatuse juhtimise protsessi
- Mõiste "ulatus" projektijuhtide jaoks
- Mida projekti ulatuse juhtimine hõlmab
- Mõju ressursside haldamise tarkvara projekti ulatuse tõhusast juhtimisest
Halb ettevalmistus peeti ebaõnnestumise põhjuseks number 1, millele järgnesid ebapiisav dokumentatsioon ja jälgimine. Nimekiri on suletud projekti hoiatusmärke eirates. Me mainime neid, sest see blogipostitus on mõeldud selleks, et aidata teil neid ohte vähendada või kõrvaldada projekti ulatuse tõhusa juhtimise abil.
Loe edasi, et näha, et projekti ulatuse juhtimine algab ettevalmistamisega ning on lahutamatult seotud nõuetekohase dokumentatsiooni ja projekti edenemise jälgimisega. Mis on projekti hoiatusmärgid? Näete, et üks kurjakuulutavamaid märke on ulatuse kerkimine (scope creep). Õnneks aitab edukas ulatuse juhtimine seda vältida.
Alustame kõigepealt kõige olulisemate terminite määratlemisega, mida me selles juhendis kasutame:
Mis on projekti ulatuse juhtimine?
Milline on reguleerimisala?
Nagu filosoofid tavatsevad öelda, ilma mõistete mõistmiseta, mida me kasutame, ei ole üldse mõistmist. Mida tähendab siis "ulatus"?
Alustame määratlusega, mille on andnud institutsioonid väljastpoolt projektijuhtimise ringi - Oxfordi sõnaraamat. Tänu neile saame lugeda kahest tähendusest ulatus mõiste. Esiteks, reguleerimisala on lihtsalt potentsiaal, võimalus, võimalus. ressursside võimsus, võimalus muutuda, saavutada, teha midagi. Kuid teine tähendus on piisavalt lähedane projektijuhtimise ühiskonnale, mis muudab selle tsiteerimist väärivaks. Scope on:
(...) hulk asju, millega mingi teema, organisatsioon, tegevus jne. tegeleb.
(Oxfordi sõnaraamat)
Milline on projektijuhtimise ulatus?
Kui me võrdleme ülaltoodud määratlust sellega, mida esindab hästi äratuntav projektijuhtide institutsioonis näete seost.
Tänu projektijuhtimise assotsiatsioonile saame teada, et "ulatus" viitab tulemuste, tulemuste ja kasu ning projektide elluviimiseks vajaliku töö terviklikkusele. Võib öelda, et see on töö ja/või asjakohaselt kvalifitseeritud töötajad, mis on vajalikud kõigi selle projekti nõuete väljundiks (st toote edukaks tarnimiseks).
Väärib mainimist, et vältida arusaamatusi. See tähendus on pisut laiem kui kõlaline sarnasus - see tootevalik. Toote ulatus - üldiselt - kirjeldab üksikasjalikult toote või teenuse omadusi ja funktsioone. Kuigi:
Projekti ulatus on töö, mis tuleb teha selleks, et tarnida toode vastavalt toote ulatusele (nõutavad funktsioonid ja omadused).
(Wrike.com)
Mis on projekti ulatuse juhtimine?
Seda silmas pidades, mis on projekti ulatuse juhtimine? Projektijuhtimise ühingu jaoks:
Ulatuse juhtimine on protsess, mille käigus määratakse kindlaks, määratletakse ja kontrollitakse väljundid, tulemused ja kasu. Projektijuhtimises kasutatakse terminit "ulatus", mis tähistab väljundite, tulemuste ja kasu kogumit ning nende saavutamiseks vajalikku tööd.
(APM Body of Knowledge, 7. väljaanne)
Kuid vanemas versioonis, alates PMBOK® juhend, 6. väljaanne Projekti ulatuse juhtimine on protsess, mis võimaldab tagada, et projekt hõlmab järgmist. kogu vajalik töö ja ainult vajalik töö.
Lihtsustatult öeldes võib projekti ulatuse juhtimist tänu 7. väljaandele tõlgendada kui aega ja samme (protsessi), mille käigus omandatakse ja dokumenteeritakse teadmised projekti kõigi aspektide kohta. Ja projekti ulatuse juhtimise protsessi tulemus on nimekiri kõigest, mida projektiplaan peaks sisaldama (ülesanded ja alamülesanded, eelarved, vastutus jne).
Kuid 6. väljaanne rõhutab vajalikku tööd (ja/või õiget kogenud töötajat), projektiga nõutavat tööd. Viimasest vaatenurgast peaks projektijuht keskenduma inimestele või - nagu peaks ütlema - ressurssidele, kes on võimelised (tänu oma oskustele ja kogemustele) viima projekti oodatud nõuetele vastavaks oodatud ajaks ellu.
Selle peatüki lõpus võtame kokku tsitaadiga, mis pärineb aastast Projektijuhtimise teadmiste kogumiku juhend
Projekti ulatuse haldamine on peamiselt seotud selle määratlemise ja kontrollimisega, mida projekt hõlmab ja mida mitte.
(PMBOK® Guide, 7. väljaanne)
Kuidas saate kasu tõhusast projekti ulatuse juhtimisest?
Meie konkurent ja ka tuntud projekt ressursside haldamise tarkvara teenusepakkuja teavitab oma veebilehel, mis on projekti ulatuse juhtimise protsessi tulemus ja eesmärk.
Projekti ulatuse juhtimine on protsess, mis aitab kindlaks määrata ja dokumenteerida kõigi projekti eesmärkide, ülesannete, tulemuste, tähtaegade ja eelarvete nimekirja(...).
(Kissflow.com)
Nagu me näeme, See on inventuur kõigest, mida projektiplaan peaks sisaldama. Ja projekti ulatuse juhtimise peamine eelis on see, et see aitab teil projekti edukalt ellu viia. Tänu sellele protsessile teate, mida on vaja teha (ja mida mitte), nii et saate oma meeskonda kindlamalt juhtida.
Selle protsessi muud eelised on järgmised:
- koos reguleerimisala avaldus ja tööde jaotusstruktuuri olemas, on projekti elluviimiseks vajalikke töid palju lihtsam planeerida,
- strateegiline tõhus ressursside juhtimine on võimalik, kui te teate projekti ulatust,
- saate vältida või leevendada ulatuse suurenemist (olukord, kus projekti ulatus kasvab dünaamiliselt ja kontrollimatult),
- see annab teile võimaluse kehtestada head kommunikatsiooni- ja projektijuhtimise standardid juba projekti elutsükli alguses,
- teades projekti ulatust, saate paremini hinnata selle praegust arengut ja oma meeskonna tulemuslikkust.
Plaan ja sammud, mida kaaluda, kui mõeldakse pprojekti ulatuse juhtimine
Allpool loetletud sammud põhinevad projektijuhtimise teadmistekogumil (PMBOK®). Vaadake kindlasti nende juhiseid, kui otsite terviklikku ulatuse juhtimise plaani. Allpool leiate ulatuse juhtimise protsessi, mis peaks võimaldama teil seda oma eelseisva projekti puhul rakendada.
Projekti ulatuse juhtimise kava koostamine
Ulatuse juhtimise planeerimine peaks algama teie eelneva ettevalmistusega. Juba enne nõuete kogumist ja projekti ulatuse koostamist planeerige, kuidas te kavatsete seda teha. Nimetage peamised, kuid parem kõik sidusrühmad ja inimesed, kellel on selle projekti ulatuse kohta midagi öelda.
Kohtuge oma meeskonnaga ja leppige kokku, milline on reguleerimisala loomise protsess. Abiks oleks, kui te mõtleksite ka võimalike muudatuste peale projekti ulatusse. Loomulikult ei saa te sel hetkel tõenäoliselt teada, mis võib muutuda, kuid te saate kindlaks määrata, mis juhtub, kui muudatused toimuvad.
Koguge kõik otsused, mida te siin teete, reguleerimisala haldamise kavasse. See on teie juhtdokument ülejäänud protsessi läbiviimisel.
Nõuete kogumine ja projekti ulatuse määratlemine
On aeg koguda projektinõuded: asjad, mida tuleb teha, et saavutada projekti eesmärgid. See ei ole nii lihtne, kui lihtsalt minna oma kliendi juurde ja küsida kuidas soovite, et lõpptoode näeks välja ja käituks? Nõuete kogumine on avastamisprotsess, sest sidusrühmad ei pruugi sel hetkel isegi teada, millised konkreetsed funktsioonid peaksid nende tootes sisalduma (eriti kui teil on ülesanne juhtida tarkvaraarendusega seotud projekti. )
Tõsi, teie klientidel ei pruugi olla täpset nägemust lõpptootest, kuid nad on tõenäoliselt teadlikud ärilistest eesmärkidest, mida see projekt peaks saavutama. Saate luua rea töötubasid ja intervjuusid, et selgitada välja kasutajate vajadused ja selle tulemusel kehtestada nõuded.
Veel üks võimalus andmetel põhinevate nõuete kogumiseks on prototüüpide testide läbiviimine, et näha, millised funktsioonid ja omadused saavad sihtrühmalt kõige positiivsema vastukaja.
Võite teha ka võrdlusuuringuid, et võrrelda oma võimalikke nõudeid valdkonna parimate tavadega.
Kui teil on lõpuks erinevate nõuete (funktsioonid ja funktsioonid, ärieesmärgid, toote tarnimiseks vajalikud protsessid, vastuvõtukriteeriumid) nimekiri, võite proovida määratleda ulatust. Pidage meeles, et tavaliselt ei jõua kõik algselt kogutud elemendid lõplikku projekti ulatusse.
Projekti ulatuse määratlemine tähendab niinimetatud ulatusdeklaratsiooni dokumendi koostamist. Projekti ulatuse kirjeldus on dokument, milles dokumenteeritakse projekti ulatus, mis koosneb järgmistest osadest:
- projekti tulemused,
- nende tulemuste saavutamiseks vajalik töö,
- võimalikud piirangud,
- vastuvõtukriteeriumid.
TIPP: võib olla hea mõte dokumenteerida ka välistused kohaldamisala avalduses (me ei hõlma projekti ulatusse X ja Y). Need on abiks, kui peate hiljem ootusi juhtima ja pidama läbirääkimisi muudatuste üle.
Tööde jaotusstruktuuri (WBS) loomine
See samm aitab teil ulatust paremini visualiseerida ja jaotada selle väiksemateks elementideks. Tööde jaotusstruktuur on hierarhiline raamistik, mis koosneb projekti väljunditele vastavatest väljunditest.
Traditsiooniliselt kirjeldab WBS mida ja mitte kuidas, seega peaksite keskenduma tegevuste asemel tulemustele (nt, makse mitte kavandada/arendada/testida makseviisi). Teine viis sellest mõelda on see, et WBS kirjeldab "mida klient saab", mitte "milliseid tegevusi projektimeeskond teeb". Mõned projektijuhid käsitlevad seda aga pigem ülesannete ja alamülesannete jaotust, mis on samuti kasulik dokument.
Miks peaksite üldse vaeva nägema WBSi loomisega? Esiteks on ajakava lihtsam koostada, kui näete, et saavutatavad tulemused on jaotatud väiksemateks osadeks. Samuti saate mugavamalt luua ja jaotada ülesandeid, kui teil on olemas WBS, millele saate toetuda.
Lõpuks muudab selline hierarhiline struktuur projekti ulatuse kiiremini mõistetavaks, eriti kui inimene on visuaalne mõtleja. Kas te ei ole kindel, kas olete selline? Vaadake meie juhendit Sketchnoting projektijuhtidele et näha, kuidas saate visuaalsest mõtlemisest projektijuhtimises kasu saada.
projekti ulatuse kinnitamine ja selle kontrollimine projekti elutsükli jooksul
Teil on olemas projekti ulatuse kirjeldus ja tööajakava, nii et te teate, mida projekt peaks sisaldama. Nüüd on vaja, et sidusrühmad kinnitaksid ja allkirjastaksid ulatuse. Vaadake see läbi, et näha, kas selles on ebaselgusi, ja püüdke see enne projektitööde algust lõplikult vormistada. Nii saate vähendada ulatuse muutumise võimalusi.
Kui projekt on käimas, peate kontrollima selle ulatust. Jälgige, mida on tehtud vs. mida pidi tegema. Selle protsessi käigus on teile tõenäoliselt kasulikud järgmised vahendid:
- Projekti planeerimise vahendid - siin näete, millised ülesanded on lõpetatud ja millised on veel pooleli. ülesanded kategooria.
- Ressursside haldamise lahendus võimaldab teil näha oma meeskonna töökoormuse osas väljendatud edusamme ja võrrelda seda hinnanguliste tundidega.
- Võimsuse planeerimise vahendid
- Puhkuse haldamise süsteem - kättesaadavus, puudumiste haldamine
Võrdle projektiaruanded ulatuse ja projektijuhtimise ajakavaga, et näha, kas ajakava, töökoormus, täidetud ülesanded jne on kooskõlas teie hinnanguga.
Projekti ulatuse haldamise protsess võib tunduda keeruline, eriti arvestades selle ettevalmistamise mahtu. Kui te seda aga kord proovite, näete, et dokumendid, mida te juba väga varases etapis loote (projekti ulatuse juhtimise plaan ja projekti ulatuse kirjeldus), aitavad teid tohutult edasi ja võimaldavad teil pakkuda toodet või teenust, mille kallal teie meeskond töötab.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][/vc_row]
