Kui te küsite endalt, mis on ressursside juhtimine, siis olete täiesti õiges kohas. Projekti juhtimisel ei halda sa ainult neid ülesandeid, mida on vaja projekti elluviimiseks. See, kuidas te oma meeskonda planeerite, organiseerite ja juhite, mõjutab oluliselt projekti edu. Pole ime, et ressursijuhtimise parimate tavade järgimine võib töökohal tõelist vahet teha.
Mida saate selle artikliga:
- Kuidas ressursside haldamise tarkvara suurendas projekti ressursside juhtimise tõhusust
- Ressursside juhtimise roll projektijuhtimises
- Projekti planeerimise meetodid
- Erinevused ressursside planeerimise vahel, ressursside eraldamineja ressursside planeerimine
Miks on projekti ressursside juhtimine?
Kuna soovime heita helget valgust projekti ressursside juhtimise olemusele, peame tutvustama väikest akadeemilist vestlust, mille eesmärk on valgustada meie põhiteemaga seotud mõisteid.
Kuid siin on ka teine põhjus nende tülide jaoks. Ilma selge arusaamata projekti ressursihalduse põhielementidest ja teguritest on igaühe otsused suurema veaohuga. Vead, mis on seotud projekti siseste protsesside või isegi projekti ressursside haldamise suurendamiseks vajaliku tarkvara valikul.
Kui teil on suur pilt, siis te ei hakka ekslema mõistete labürindis ja ebaselgetes seostes teadmiste valdkondade vahel, mis põhimõtteliselt toetavad projektijuhtimist.
Alates projektist, projektijuhtimisest kuni projekti ressursside haldamiseni
IT-projektide juhtimine, turundusprojektide juhtimine, projektijuhtimine kinnisvaratööstuses või loovagentuuri projektijuhtimine - või ükskõik, millise tööstusharu puhul lisate sõna "projektijuhtimine" ette, on etapid, protsessid ja sammud enamasti samad. Kuid enne, kui te sellest teada saate, tuleb teha väike sissejuhatus.
Nagu me teame, õpivad inimesed kiiremini, kui nad näevad pilte või näiteid - midagi on võimalik haarata meelte abil, eelkõige silmadega. Niisiis - enne kui puutume kokku arvukate küsimustega, mis on seotud iga mõiste tähendusega allpool esitatud definitsioonides - alustame projektijuhtimise perekonda kuuluvate fantaasiarikaste ja kergesti kohandatavate näidetega.
Alustades vähem keerulisest ja võttes vähem aega:
- ehitades 4 nädalaga hea müügieduga veebilehe, millel on palju interaktiivseid elemente, mis ei aeglustu mobiilseadmetes - 4 nädalaga;
- õllefirma pudelite disaini ümberkujundamine ja selle valmistamine enne suve algust - 3 kuu jooksul;
- müügi laienemine uuele turule, mis hõlmab kontorite üürimist, uute spetsialistide leidmist, valimist, palkamist, turundusplaani koostamist ja selle rakendamist kohaliku nõudluse jaoks - 6 kuu jooksul;
- luua midagi sellist 48 kuu jooksul - luua maailma suurim tamm. See näide seisab maailma suuruselt kolmandal jõel - Hiina Jangtse jõel.
Kokkuvõtteks, kui te mõtlete "projektile", peab teil olema pilt sellest, kui palju inimesi, oskusi, alltöövõtjaid, tööriistu ja kokkuleppeid projekt sisaldab. Kui palju ressursse, sõltuvusi, väikseid samme ja miljon ülesannet ning ajakava on kaasatud projekti iga illustratsiooni lõpuleviimiseks?
Jätkates meie teemat, on aeg süveneda mõistetesse. Alustame siis millestki lihtsamast, mida on lihtsam vastu võtta. Kujutame ette, et räägite lapsega ja tahate talle kirjeldada, mida tähendab projektijuhtimine. Sellises kontekstis võiksite hõlpsasti nõustuda määratlusega aadressil projectmanager.com:
Projektijuhtimine on projektide planeerimise, elluviimise ja lõpetamise distsipliin.
Eespool nimetatud arusaam näeb projektijuhtimist kui protsessi ja jaotab selle 3 sammuks. Loomulikult sisaldab igaüks neist veel mõned elemendid, protsessid, ülesanded ja - alati alahinnatavad, alati ettearvamatud - igaühega seotud väljakutsed.
Kuid see on väga lihtsustatud versioon projektijuhtimise elutsüklist - sest nii nimetavad spetsialistid seda protsessi. Kõige populaarsem on 5 faasiga versioon. PMI poolt välja töötatud on kontseptsioon ja algatamine, planeerimine, teostamine, tulemuslikkus/järelevalve ja projekti lõpetamine.
Kuid see määratlus ei tõstatanud teemat, kes. Konkreetselt öeldes - inimene, spetsialist ja tema pädevus, kogemus või küpsus.
Vastavalt samale PMI-le, mida me siin sageli mainime, pakkusid nad välja definitsiooni, mis toob esile midagi iga projekti taga. Tegemist on inimestega, alates projektijuhtidest kuni projekti töövõtjate ja projektis osaleva tööjõuga. Inimesed, kes planeerivad, aga ka need, kes on valitud projekti mingis etapis osalema ja kellele on määratud ülesanded.
Parafraseerides nende sõnu, on projektijuhtimine umbes kasutades spetsiifilised teadmised, anded, oskused, seadmed, vahendid, meetodid, protsessid ja tehnikad, et pakkuda inimestele midagi "väärtuslikku".
Nagu me näeme, on siinkohal tegemist pigem pädevustega (ka pehmed pädevused), teabe omamisega ja oskusega neid teadmisi rakendada. Või - kui kasutada ütlust, mis on võetud, ütleme, motivatsiooniraamatukogust - muuta mõtlemine tegevuseks ja saada asjad tehtud.
Käesoleva peatüki kokkuvõttes kasutame Association for Project Management institute'i ettepanekut. See ei ole kõige valutum meelde jätta või isegi mõista projektijuhtimise definitsiooni, kuid pärast ülaltoodut lugedes võib kergesti ette kujutada, mis autoril oli meeles. Kuid, siin on midagi, millega me ei nõustu. Siiski:
Projektijuhtimine on protsesside, meetodite, oskuste, teadmiste ja kogemuste rakendamine konkreetsete projekti eesmärkide saavutamiseks vastavalt projekti vastuvõtukriteeriumidele kokkulepitud parameetrite piires. Projektijuhtimisel on lõpptulemused, mis on piiratud ajakava ja eelarvega.
Paar sõna kommentaaridest. Me näeme mõningaid sarnasusi varem välja pakutud ettepanekutega, nii et selle kohta ei ole vaja rohkem midagi öelda. Uus on piiratud aeg ja eelarve ning vastuvõtukriteeriumid. Alustades viimasest, on teie kliendil tavaliselt teatud ootused selle kohta, mida ta tahab lõpptulemusena näha, kuidas see peaks toimima ja kuidas see peaks aitama lahendada tema probleeme. Ta ei saa nõustuda teie töö tulemusega. Ja mis siis?
Kuid vastuolu on raske tekitada - vastuvõtukriteeriumid võivad muuta projekti eeldatust kauem kestvaks. Kuid me ei saa nõustuda väitega, et eelarve ja aeg on tingimused, mis muudavad projektijuhtimise projektijuhtimiseks kvalifitseeritavaks.
Piiratud ajakava ja eelarve on see, mis eristab projektijuhtimist lihtsalt juhtimisest [Ekraan ülalpool = mitme ülesande aja jälgimise ülevaade projekti ressursihaldussüsteemi kaudu].
Igaüks teab, et kaks viimast aspekti, mida iga esimees, ülemus või otsustaja, kes teeb mis tahes projekti, peab arvesse võtma, on eespool nimetatud aeg ja eelarve - sest need ei ole piiramatud. Kuid ainult investeeringu tasuvus, oodatav tulu oodatava aja jooksul mõjutab äriotsuseid kõige rohkem kui ükski teine tegur. Ja paljude ettevõtete seisukohalt on põhiline osa äritegevusest raha. Sest kui teil on piisavalt raha, ei pea te tegema rutiinseid otsuseid ja ootama, mida konkurendid teevad, kes võitlevad järgmiste klientide eest.
Kui me nõustume viimase väitega, siis ei saa me nõustuda väitega, et projektijuhtimine on midagi muud kui "juhtimine", mis näitab, et mõlemat eristav võtmetegur on see, et projektijuhtimisel on lõpptulemus ja piiratud ajavahemik, erinevalt juhtimisest, mis on pidev protsess.
Me ei ole kindlad, kas see töötab ainult nii. Kas äri eesmärk on, et on palju kliente, eriti palju kliente, mis võimaldab äri käivitada? Kas äri vajab pidevat suhtlemist potentsiaalsete klientidega? Kas turundusosakond rakendab vajaliku aja jooksul väiksemaid ülesandeid või suuremaid projekte, et teha paremat suhtlust, veebisaidi külastajate arvu ja juhtide arvu? Kas turunduse ja kommunikatsiooni eest vastutavad inimesed ei pea kord kuus või paar korda aastas teavitama tulemustest?
Vastus küsimusele Miks on projekti ressursside juhtimine
Kas sa mõistad nüüd, kui oluline on projekti ressursside juhtimine?
Milline on projekti ressursside juhtimise roll?
Teil on palju projektijuhtimisest, nii et te ei pea rohkem teavitama. Me teame ka juba, kus alati leida projektijuhtimise elutsükli 5 etapi hulgast koht projekti ressursside haldamiseks.
- Algatamise ja kontseptsiooni faas
- Planeerimine - alati siin
- Käivitamine ja täitmine - alati siin
- Järelevalve ja kontroll - alati siin
- Projekti lõpetamine
See on meie uurimise särava tähe - projektiressursside juhtimise - jaoks. Me juba teame, mida tähendab projekt. Millised on siis ressursid?
Tänu APMi teadmiste kogum, me teame, et ressursse mõistetakse laialt - inimeste (ja nende oskuste) all, aga ka raha, masinate, materjalide, tehnoloogia ja kõige muu all, mida on vaja oodatud tulemuse saavutamiseks. Samuti võib öelda, et ressurss on kõik, mida on vaja ülesande või projekti täitmiseks.
Loomulikult on paljude ettevõtete, eriti teenustele orienteeritud ettevõtete jaoks ressursside haldamine seotud inimestega. Inimesed ja nende oskused.
Nende jaoks on projekti ressursside juhtimine:
(...) projekti jaoks vajalike ressursside, näiteks inimeste ja nende oskuste, rahaliste vahendite, tehnoloogia, materjalide, masinate ja loodusvarade hankimine, eraldamine ja haldamine. Ressursside haldamine tagab, et sisemisi ja väliseid ressursse kasutatakse tõhusalt, õigeaegselt ja eelarve kohaselt.
See ei ole päris lihtsaim definitsioon, mis on kunagi tehtud, sest selle terminid on mitmetähenduslikud, seega võiks see olla päris hea akadeemilise doktoritöö jaoks. Aga mitte selles blogis. Projectmanager.com'il saame teada sirgjooneliselt. Ilma et räägiksime kvaliteedist, nõudmistest ja ootustest, mis tulevad sidusrühmadelt, või isegi ajast ja eelarvest.
Ressursihaldus on ressursside planeerimise, ajastamise ja eraldamise protsess, et viia projekt lõpule.
Hea ressursihaldus toob kaasa selle, et õiged ressursid on õigel ajal kättesaadavad õigeks tööks. Ja ressursihalduri roll on - parafraseerides APM-i sõnu - määrata kindlaks vajalikud ressursid (asjakohaste oskuste ja kogemustega töötajad) tööde teostamiseks, mis on osa planeerimisest, ja määrata ajakava abil kindlaks, millal ressursse vajatakse.
Nagu näeme, on määratlused - välja arvatud nende esitamise vorm - üldiselt sarnased. Kui me püüame võrrelda projekti ressursijuhtimise määratlusi, saame rohkem valgustust, kui näeme, mis neil kõigil ühiselt on. Noh:
- eelplaneerimine/planeerimine
- eraldamine/planeerimine/vastavus
- jälgimine/mõõtmine
- optimeerimine
Senise arutelu kokkuvõtteks võib öelda, et projekti ressursside juhtimine on kahtlemata kõige nõudlikum ja keerulisem element projektijuhtimise protsessis. Selle roll seisneb - üldiselt öeldes - inimeste töö planeerimises, korraldamises, kontrollimises ja mõõtmises.
Projekti ressursside juhtimine tähendab - lihtsustatult öeldes - teie käsutuses olevate piiratud ressursside võimalikult tõhusat kasutamist. Või - kui öelda, kuidas asjad tegelikult käivad - kasutada maksimaalselt olemasolevaid ressursse, mis on eelnevalt kindlaks määratud ja sobivate oskuste osas kontrollitud, et viia projekt lõpule oodatud aja jooksul ja oodatud tulemusega.
Ressursside planeerimise, ressursside jaotamise ja projekti ressursside juhtimise vahel
Et vältida liiga pikka sissejuhatust, tuleb arvestada, et mõned projektijuhid ja akadeemilised esindajad mõistavad kolme eespool nimetatud terminit eraldi ja igal neist on oma tähendus.
Kuid mõnede inimeste jaoks tähendavad ressursside planeerimine ja ressursside eraldamine sama ja mõlemad on osa millestki suuremast - ressursside juhtimisest. Kuid paljude meie teemat käsitlevate allikate hulgast võib leida ka määratlusi, mis soovitavad samastada "ressursihaldust" ja "ressursside planeerimist" (vaadake Vikipeedia määratlust). Niisiis, on aeg paar sõna selgituseks.
Oleme nõus Saviomi ettevõttega - meie konkurendiga projekti ressursihaldussüsteemide turul -, et:
Ressursside eraldamine, mida nimetatakse ka ressursside planeerimiseks, tunneb ära ja määrab ressursid teatud perioodiks erinevatele tegevustele.
Silmapilkselt võib näha, et seda määratlust võiks käsitleda ka ressursside haldamise määratlusena. Kas pole? Sellegipoolest püüame käesolevas artiklis säilitada korra, mille kohaselt projekti ressursihaldus ja kogu selle protsess sisaldab oma osadena ajakava ja jaotamist.
Me võiksime jätkata seda diskursust nüansside määratlemise üle, kuid see ei ole eesmärk. Selle peatüki eesmärk on anda teile laiem ülevaade terminoloogilistest kaalutlustest ja väljakutsetest, mis on seotud huvipakkuva terminiga.
Projekti ressursside haldamise peamised näitajad, väljakutsed ja tarkvara abistav roll
Projekti ressursside juhtimise peamised näitajad
A. Töötaja hinnanguline vs. tegelik töötundide arv
Kas projekt kulgeb plaaniga - see on pidev küsimus iga projektijuhi peas. Eeldatava hinnangulise väärtuse (näiteks tunnid, mis töötaja peab mingi ülesande täitmiseks kulutama) võrdlemine tegelike jälgitud tundide arvuga on viis edusammude kontrollimiseks. Tänu sellele meetodile on teil võimalik varakult märgata projekti hilinemise märke ja teha jooksva või tulevase projekti jooksul mõningaid muudatusi.
B. Hinnangulised vs. tegelikud kulud meeskonnaliikme kohta (ressursikulude erinevus)
Meeskonna tööga kaasnevad kulud on veel üks tegur, mis sunnib projektijuhte intensiivselt mõtlema. Head projektiressursside haldamise süsteemid võimaldavad määrata igale meeskonnaliikmele tunni- või isegi päevamäära ja koostada projekti kulude jälgimine nende ja teie meeskonna tööajatabelite põhjal koostatud aruanded.
C. Arveldatavad vs. mitte-arveldatavad tunnid
Projektide mittearvutatavate ja arvete esitamise tundide jagunemine aitab jälgida ettevõtte kasumlikkust. Kontrollige, mitu tundi teie meeskonnaliikmed kulutavad sellistele tegevustele nagu koosolekud, haldusülesanded jne.
D. Ressursside kasutamine / töötajate kasutamine
Ressursside kasutamine on üks olulisemaid tulemuslikkuse põhinäitajaid, mida jälgitakse ettevõtetes. Te ju ei taha, et teie meeskond oleks ülekoormatud või ülekoormatud. Ja - muidu - ei tohiks keegi ilma ülesannetest jääda. On olemas 2 võimalust arvutamiseks ressursside kasutamineja neid tuleks kasutada projekti elutsükli kahes erinevas etapis.
Projekti ressursihaldusprotsesside käigus tekkivad väljakutsed
A. Puudub lihtne juurdepääs ressursside pädevusele ja ressursikogumile
Mida suurem on projektide arv, seda suurem on ka kaasatud töötajate arv. Mida suurem on töötajate arv, seda raskem on kiiresti leida sobivaid töötajaid, keda projektile määrata. Piisava projektiressursside planeerimise süsteemi roll on aidata leida ressursse, millel on eeldatavad oskused, küpsus, kogemused, pädevused, asukoht, kuluprofiil, ajavöönd jne.
B. Puuduva ressursi tulemuslikkuse ülevaade
Tootlikkuse mõõtmine on endiselt peamine väljakutse ettevõtetes - nii uutes kui ka pikaajalise traditsiooniga ettevõtetes. Tööaja analüüs - nii produktiivne kui ka mitteproduktiivne, töötajate konkreetsetele ülesannetele kulutatud aja jälgimine on viis, mis aitab töö optimeerimisel ning aja ja eelarve prognoosimisel.
C. Konfliktid ajakava koostamisel
Planeerimiskonfliktid ei ole midagi haruldast isegi väga hästi korraldatud ettevõttes. Eriti tarkvaramajades, reklaamiagentuurides ja muudes teenustele orienteeritud ettevõtetes, kus töötavad isegi vaid mõned projektijuhid, kes otsivad sobivaid ressursse. Projekti ressursihaldussüsteem hoiatab broneeringute kattumise ja - töötaja seisukohalt - ülebroneerimise eest.
D. Ebapiisav ressursside võimsuse planeerimine
Ressursimahu planeerimine võib vältida viimase hetke viivitusi. Võimsus määrab konkreetse ülesande täitmiseks saadaolevad ressursid.
Kui olete projekti teostanud õigeaegselt ja eelarve piires, siis olete õigel teel. Paljud organisatsioonid ei suuda projekti algfaasis ressursimahtu visandada, mistõttu on keeruline planeerida ressursside jaotamist.
Ressursimahtu saab analüüsida ressursi jälgimisega. Tänu mõnele universaalsele ressursihaldusele koos projektijuhtimise vahenditega, mis võib seda väljakutset lihtsustada.
Sõltuvalt teie meeskonna suurusest, ettevõtte profiilist ja projektijuhtimise metoodikast, mida te järgite, saate valida erinevate ressursside haldamise vahendite vahel. Tegelikult võite alguses kasutada selleks isegi lihtsat arvutustabelit (kuigi ma soovitaksin teile teisiti, sest arvutustabelid võivad teie ettevõtte kasvades muutuda ebaefektiivseks).
Selle peatüki kokkuvõttes võiks ideaalis korralik ressursside haldamise vahend peaks koosnema ajakavast (nt. lihtsa ressursside kalender vaade), teie ressursside kättesaadavus, nende praegused broneeringud ja tööajatabelid.
Kasulikud on ka kohandatud kategooriad või sildid, mis lihtsustavad navigeerimist hetkel vajalike ressursside juurde, filtreerivad vaateid konkreetsete rollide või projektide järgi jne.
Lõpuks võiksite valida tööriista, millel on integreeritud aruannete osa, kus saate hõlpsasti kasutada kogutud andmeid analüüsimiseks. meeskonna töökoormus, projekti eelarvedvõi ettevõtte investeeringu tasuvus.
Mida terviklikum (ja samas selgem) on vaade, seda parema ülevaate saate sellest saada.
Millise projektiga on seotud ressursihaldur? Millised on tema sõltuvused?
Projekti ressursijuhi roll ja kohustused
Alates betterteam.com - personalitööstuse ettevõte:
Ressursijuhid abistavad projektijuhte personaliplaneerimisel ja personali jaotamisel. Nad määravad kindlaks ettevõtte suutlikkuse täita projektide personalivajadust, määravad töötajaid projektidele ja võtavad tööle uusi töötajaid. Samuti võivad nad hallata palgaarvestust ja koolitada töötajaid.
Selle peatüki peategelase - ressursside planeerija - paremaks visualiseerimiseks kasutame võrdlust. Võrdlus põhineb lihtsustatud erinevusel ressursihaldurite ja projektijuhtide vahel. Niisiis, projektijuhid tegutsevad projekti tasandil - nad koordineerivad projektide rühma (enamasti omavahel seotud) või lihtsalt ühte projekti. Nad vastutavad selle eest, et projektimeeskond saaks selle valmis. Samas kui ressursijuhid tegutsevad ettevõtte tasandil. Nad valivad, jaotavad ja sobitavad sobivalt kvalifitseeritud ressursse mitmetele projektidele.
Association for Project Managers poolt suu Kirsten Bird ettepaneku selline tähendus meie täht.
Projekti spetsialist peab planeerimise käigus kindlaks määrama tööde teostamiseks vajalikud ressursid ja määrama ajakava abil kindlaks, millal neid ressursse vajatakse.
Mida me tahaksime äärmiselt rõhutada, on esimene osa, kus öeldakse "peab tuvastama...". Miks see on nii oluline? Kõigepealt, kuid mitte kõige tähtsam, sest see on lähtepunkt. Rääkides ressursihalduse aspektidest, enamasti rõhutatakse selle tuumiku ajakava. Siin näeme, mis on hea planeerimise alus - pehmed oskused, eriti hea silm ja tunne inimestega.
Nüüd on aeg Ressursijuhi kohustused:
- oskustel põhinev töötajate kättesaadavuse kontrollimine ja nende määramine projektidele, mis hõlbustavad projekti lõpetamist ettenähtud aja ja eelarve piires.
- Töötajate kasutuse, töökoormuse ja ületundide jälgimine
- Protsesside dokumenteerimine ja dokumentide säilitamine
- Koostöö sisemiste osakondadega ja asjakohase hulga asjaomaste töötajate tagamine
- Projektijuhtide varustamine pideva ressursihaldusega seotud toetusega.
- Ressursimurede leevendamine töötajate ümberpaigutamise, eesmärkide läbivaatamise või täiendava meeskonna määramise teel.
- uute inimeste töölevõtmine vastavalt ettevõtte või projekti nõuetele
- personaliprotsesside, näiteks arvete koostamise, töötajate koolituse, palgaarvestuse ja hüvitiste haldamise jms abistamine.
- Hoides end kursis ressursside juhtimise ja tööõiguse suundumustega.
Projekti ressursijuhi teadmiste ulatus on sõltuvuses järgmisest
Projektijuhtimise teadmiste kogumikus (PMBOK) esitatud teadmiste valdkonnad.
- Integratsiooni juhtimine: Võtab erinevaid projektijuhtimise protsesse ja metoodikaid, et luua strateegia, mis aitab meeskondadel paremini koos töötada.
- Ulatuse haldamine: Projekti ülesanded, väljundid ja vahe-eesmärgid määratakse kindlaks, määratletakse ja kontrollitakse protsessi kaudu, mis hõlmab sidusrühmade nõuete kogumist, tööjaotusstruktuuri (WBS) loomist ning seejärel muudatuste jälgimist ja haldamist.
- Ajagraafiku haldamine: loob realistliku ajakava projekti eesmärkide saavutamiseks.
- Kulude juhtimine: Protsess, mis juhib projektiga seotud kulude planeerimist ja kontrollimist. See tähendab kulude kogumist, analüüsimist ja aruandlust, et prognoosida ja jälgida projekti eelarvet, et vältida ülekulutamist.
- Kvaliteedijuhtimine: Kõikide projekti tulemuste loomisega seotud tegevuste jälgimine, et tagada nende vastavus kvaliteedinõuetele. Selleks mõõdetakse kvaliteeti kogu projekti elluviimise ajal ja korrigeeritakse kõik kvaliteedinõuete kõrvalekalded.
- Ressursside haldamine: Projekti elluviimiseks vajalike inimeste, materjalide ja seadmete maksimaalne kasutamine, jaotades ja ümber paigutades ressursse vastavalt vajadusele.
- Kommunikatsiooni juhtimine: Projekti selgete sõnumite edastamiseks kasutatakse erinevaid protsesse. See hõlmab kanalite loomist, sagedust ja õigeid sõnumeid, et tagada nende õigeaegne vastuvõtmine ja arusaadavus.
- Riskijuhtimine: projekti riskide tuvastamine, hindamine ja ennetamine või leevendamine, olenemata sellest, kas tegemist on negatiivsete riskidega, mida tuleb vältida, või positiivsete riskidega, mida tuleb ära kasutada.
- Hangete juhtimine: Suhete loomine ja säilitamine teie projektis vajalike välisressurssidega. See hõlmab müüjaid, kes müüvad projekti eesmärkide saavutamiseks vajalikke tooteid ja teenuseid.
- Sidusrühmade juhtimine: Projekti sidusrühmade tuvastamine, nende ootuste ja mõju kindlaksmääramine ning seejärel strateegiate väljatöötamine nende juhtimiseks ja nende kursis hoidmiseks edusammudega.
Projekti ressursside juhtimise strateegiad
A. Ressursside eraldamine
Võttes arvesse teie töötajate oskusi ja kättesaadavust, peaks teil olema nimekiri töötajatest, kes on valmis projektile määramiseks. Kui teie projektiga liitumiseks juba valitud töötajate nimekiri on olemas, saate neid broneerida oma valitud tööriistaga.
Nagu ressursside eraldamine on protsess, mille käigus kasutate olemasolevaid ressursse maksimaalselt ära, siis peaksite jälgima nende tulemuslikkust ja kasutamist. See inimressursside juhtimise aspekt aitab teil vältida alarakendamist või ülekasutusest ja vältida töötajate läbipõlemist.
Muud ressursside eraldamise eelised on järgmised:
- kõigi ressursside parem nähtavus kogu ettevõttes
- täpsemad broneeringud
- lihtsamad läbirääkimised broneeringute üle teiste PM-idega
B. Ressursside kasutamine
Sa hoiad silma peal, kui palju tööd teevad sinu inim-, tehnilised, mehaanilised ja muud ressursid, jälgides samal ajal ka nende tehtud töötunde. Eriti palju muret valmistavad teile ressursid, mis on "alakasutatud" või "ülekasutatud" (overallocation).
C. Ressursside tasandamine
Kui teil on võimalik projekti ajakava kohandada, et pidada kinni projekti tähtajast, võite kasutada ressursside tasandamist. Et muuta ajakava ressursside tasandamise abil, jagage või ühendage tegevused vastavalt ressursside kättesaadavusele, nii et ei oleks alakasutatud või ülekasutatud projektimeeskonna liikmeid.
D. Ressursside prognoosimine
Ressursijuht, kes teeb oma tööd hästi ja tunneb oma numbreid, suudab mõistliku kindlusega ennustada, kui palju tööd tema meeskond suudab teatud aja jooksul teha. See võimaldab meeskonnal ja ettevõttel täpselt valmistuda ja planeerida eelseisvaid kohustusi.
Kõrgetasemeline planeerimine ja projekti ressursside juhtimine
Nüüd, kui te teate, mis on ressursside juhtimine, peate koostama plaani. Ja mitte ükskõik milline plaan - selleks, et hallata tõhusalt ressursse mitme projekti puhul, on vaja iga projekti jaoks kõrgetasemelist plaani.
Kõrgetasemeline planeerimine
Kõrgetasemeline planeerimine on projektijuhi vaade oma:
- eesmärk,
- ärieesmärgid,
- piirangud,
- inimesed, keda on vaja selle edastamiseks,
- ajakava ja eelarve.
Projekti ressursside haldamisel aitab kõrgetasemeline plaan vastata küsimusele: "Milliseid rolle vajan ma, et viia projekt edukalt ellu õigel ajal ja eelarve piires?".
Kõrgetasemelise plaani koostamisel ei pea te veel koostama üksikasjalikku nimekirja kõigist ülesannetest. Selle asemel peate lisama:
- Eesmärgid -nad annavad teile arusaama sellest, mida projektis tuleb saavutada.
- Ajastus - aitab teil mõista milline on projekti elluviimise ajakava ja kas see on võimalik teie käsutuses olevate vahenditega.
- Meeskond - see võimaldab teil aru saada, milliseid rolle te projekti jaoks vajate.
Kui teil on kõrgetasemeline plaan, saate parema ülevaate oma ressursside suutlikkusest ja projekti ulatusest.
Ressursside planeerimine
Kõrgetasemelise plaani abil on teil suur ülevaade sellest, mida on vaja projekti elluviimiseks. Samuti ütlesime juba, et see aitab teil mõista, milliseid rolle on vaja selle elluviimiseks. Aga kuidas täpselt neid rolle enne nende määramist uuele projektile kindlaks teha?
Vastavalt rahvusvaheliselt tuntud projektijuhtimise instituudi poolt koostatud standardile PMBOK®, ressursside planeerimine on "määrata kindlaks, milliseid ressursse (inimesed, seadmed, materjalid jne) ja millistes kogustes tuleks projekti tegevuste teostamiseks kasutada".
Kasutades tööde jaotusstruktuur, hinnanguline kestus või ajaloolised andmed, saate kindlaks teha:
- nimekiri töötajatest, kellel on projekti elluviimiseks vajalikud oskused,
- nende praegused broneeringud ja saadavus,
- nende kättesaadavus kogu projekti jooksul.
Kui olete koostanud nimekirja töötajatest, keda võite broneerida ilma ajakonflikte tekitamata, olete valmis neid oma projektile määrama.
Tulevaste projektide tõhus planeerimine kui projekti ressursside planeerimise põhieesmärk
Kui teil on kõigi käimasolevate projektide jaoks kõrgetasemelised plaanid ja ettekujutus sellest, kuidas te oma ressursse hetkel kasutate, siis teate oma võimekust ja ettevõtte tootmisvõimsust.
Nüüd, kui teie ettevõte saab uusi projekte, saate kiiresti vastata järgmistele küsimustele:
- Kas olete võimeline neid projekte läbi viima, ilma et peaksite näiteks palkama rohkem inimressursse (olgu need siis ettevõttesisesed või vabakutselised)?
- Millal saab alustada ja kuidas see mõjutab teie tulemust? Seda saate kontrollida, arvutades näiteks oma projekti kasumlikkust, aga ka võimalike värbamisprotsesside maksumust.
Projekti sisseelamine kui osa tõhusast projektiressursside juhtimisest
Projekti alustamine on oluline osa tõhus ressursside juhtimine. Tutvustage oma meeskonnaliikmetele projekti eesmärke, ülesandeid ja tulemusi, mille kallal nad töötavad. Selline strateegia suurendab projekti läbipaistvus ja aitab teil oma meeskonnaga usaldust luua PMina.
See osa protsessist koosneb 4 etapist:
- Projektiinfo edastamine meeskonnale - dokumendid, mida saate kasutada, sisaldavad loetelu tulemustest (nt, Ärinõuete dokument), projekti ajakava, praegune töökava (SOW) ja iganädalane projekti seisuaruanne.
- Määrake meeskonnaliikmed õigesse projekti, mis on ressursside haldamise vahend mida te kasutate (kui te seda juba teinud ei ole).
- Seadistage koostöövahendid ja suhtluskanalid ning andke meeskonnaliikmetele juurdepääs neile, mida nad projekti kallal töötades vajavad.
- Korraldage sisseelamiskoosolek.
Projekti- ja ressursiplaneerimise meetodid
Projekti ajakava, olemasolevate ressursside ja ulatuse kooskõlastamiseks kasutage ressursside planeerimist. See on ülioluline, sest see ütleb teile, millal täpselt vajate antud ressursse, nii et saate oma broneeringuid vastavalt planeerida. Ärge unustage, et jälgige ressursside kättesaadavust, kui määrate inimesi projektidele.
On mitmeid projekti planeerimise meetodid võite kasutada:
A. Kriitilise tee meetod
The Kriitilise tee meetod (CPM) on meetod, mida kasutatakse projekti pikima võimaliku valmimisaja määramiseks. Loetledes kõik ülesanded ja liigitades need kriitilisteks ja ujuvateks, saate arvutada ajakava ja märkida ülesannete vahelised sõltuvused.
Ülesandevoo loomiseks CPM-meetodi abil on vaja:
- projekti ulatus,
- loetelu kõigist selle täitmiseks vajalikest ülesannetest.
B. Programmi hindamise ja läbivaatamise tehnika
Programmi hindamise ja läbivaatamise tehnika (PERT) on CPM-iga sarnane meetod, kuid see kasutab võimalike tähtaegade arvutamiseks pigem kaalutud keskmist kestust kui hinnanguid.
PERTi abil peate koostama ka ülesannete nimekirja koos nendevaheliste sõltuvustega, sealhulgas vahe-eesmärgid ja iga ülesande hinnangulise kestuse. Selle teabe põhjal saate hinnata oma projekti ajakava kolmel usaldustasemel:
- Optimistlik ajastus
- Kõige tõenäolisem ajastus
- Pessimistlik ajastus
C. Kiirendatud jälgimine
Kiireloomine on lihtne ajaplaneerimise meetod, mida projektijuhid kasutavad, et määrata kindlaks, milliseid ülesandeid saab käsitleda samaaegselt. Teades projektiülesannete omavahelisi sõltuvusi, teate, millised tööd vajavad teiste ülesannete eelnevat täitmist. Samamoodi saate loetleda ülesanded, mis võivad vähemalt osaliselt kattuda, et kiirendada projekti valmimist.
D. Kokkupõrge
Kui kiirkorralduse kasutamine ei ole andnud soovitud aja kokkuhoidu, võite kasutada crashing-tehnikat. Sellel on aga oma hind, sest projekti kiirendamiseks peate lisama aega. Selleks on näiteks tasulise ületunnitöö lisamine - lõpuks on projekti maksumus suurem, kuid te suudate siiski tähtajast kinni pidada.
Mõõtmine ja aruandlus
Ressursihalduse rakendamisega kogutud andmete, näiteks töötajate broneeritud aja, ajakannete ja kättesaadavuse põhjal saate mõõta nende töö tulemuslikkust ja muid ärimõõdikuid.
Ressursside kasutamise mõõtmine
Mõõtke ressursside kasutamist järgides lihtsat valemit:
Ressursi kasutamine = hõivatud aeg / vaba aeg
Kas te kasutate tabelit või ressursihaldusvahendit, saate sellega võrrelda broneeringuid vabade kohtade arvuga. Saadud mõõdik näitab teile, kas kasutate oma töötajate aega tõhusalt või kas nad on üle- või alakasutatud.
Samamoodi saate seda mõõdikut kasutada, et võrrelda arveldatavat aega töötajate registreeritud tööajaga. Nii saate kindlaks teha, kas kasutate oma ressursse produktiivselt.
Projekti eelarve arvutamine
Kui kogute broneeringute ja tööajatabelite andmeid, saate arvutage oma projekti eelarveka. Saate neid isegi kasutada eelarve jälgimiseks kogu projekti jooksul ja näha, kas jääte hinnangulise maksumuse piiridesse või mitte.
Näiteks saate võrrelda broneeringuid tööajatabelitega, et näha, kas registreeritud tööaeg vastab teie hinnangule või mitte. Seejärel, teades oma töötajate tunnitasusid, saate arvutada nende poolt projektile kulutatud aja tegeliku kulu, et määrata kindlaks tegelik eelarve.
Jällegi võite kasutada selleks tabelit, bo on palju mugavam kasutada ressursihaldusvahendit koos aruandlusfunktsioonid.
Alustage oma meeskondade tõhusamat juhtimist juba täna - kasutage ressursihaldussüsteemi
Projekt ressursside haldamine säästab raha. Kuigi see võib esmapilgul tunduda keeruline, ei ole see tegelikult nii raske, kui sa saad sellest aru. Tehke sellest osa oma meeskonna projektijuhtimise protsessist ning kasutage alati õigeid ressursse ja õiget aega.
Saate säästa end palju vaeva, kui rakendate ressursihaldussüsteemi. Teamdeck on näide sellisest projekti ressursside haldamise tarkvara, mis ühendab ressursside planeerimise, tööaja jälgimise, puhkuste haldamise ja kohandatud aruanded. Selle tööriista abil saate hõlpsasti lisada broneeringuid, registreerida ajakandeid, hallata ja kohandada kalendrit ning arvutada nende andmete põhjal teie valitud mõõdikuid.
Tahad olla tõhus ressursihaldur? Otsin tasuta ressursid projektijuhtidele? Kas sa tahad teada miks ettevõtted valivad Teamdecki kui nende projekti ressursside haldamise postilahendus? Ikka ei tea, miks projekt ressursside haldamine on oluline?
