Nüüd, kus te olete siin, mõtlete ilmselt, mida saaksite oma meeskonna planeerimisel paremini teha. Olete märganud, et liiga palju aega libiseb teie käest läbi, projektid hilinevad mõnikord ja töötajatele tundub, et valitseb kaos. Ärge muretsege, sellised probleemid on osa igast organisatsioonist. Õnneks on nende lahendamiseks mitu võimalust. Üks neist on projekti planeerimise tarkvara ehk projektijuhtimise planeerimise tarkvara - tõesti huvitav projekti planeerimise tööriist.
Sellest artiklist saate teada:
Projektijuhi soovitused tarkvaraarendusettevõtete poolt
Kiireloomuline projekti ajakava juhtimine tööriistad ja nende põhiomadused
Mida otsida projekti ajakava valimisel ja ressursside haldamise tarkvara
Mis on projekti planeerimine, projektijuhtimine, projekti ajaplaneerimine ja projekti jälgimine ning mille poolest need erinevad?
Miks projekti planeerimise tarkvara, mis tähendab, et projekti planeerimise vahend on juhtide jaoks nii oluline
Väike sissejuhatus enne, kui räägime projekti planeerimise tööriista kasutamise olulistest asjadest. Projekti planeerimise tarkvara, ressursside planeerimise tarkvara, töötajate haldamise tarkvara, projektijuhtimise planeerimisvahend või ajakava haldamise tarkvara - need terminid tähendavad sama. Ja igaühe peamine eesmärk on sama. Üldiselt, rääkimata paljudest muudest omadustest ja funktsionaalsetest erinevustest, aitavad nad ajakava koostamisel, ressursside eraldamine (töötajad) ja laiaulatuslikku projektiplaneerimist.
50% organisatsioonidest määrab enamasti või alati oma projekti ajakava kindlaks. Olenemata sellest, kas olete algaja projektijuht või on teil ajakava haldamine käeulatuses, vajate süsteemi, mis aitab teil kõik protsessid kokku viia. Mitte, et te ei suudaksite seda teha teisiti - paljud ettevõtted püüavad oma tööd juhtida, planeerides seda tahvlil või Excelis.
Probleem on selles, et selline strateegia toimib ainult teatud piirini. Ja see hetk saabub väga kiiresti iga ettevõtte jaoks, kes on arengunäljas ja kellel on ambitsioonid kasvada. Kaasaegse tarkvara puhul arendusettevõtted, ei ole enam olemas küsimust "kas tasub kasutada ajakava haldamise tarkvara". Selle asemel küsivad nad endalt "millist ajakava haldamise tarkvara valida". Ja siinkohal tasub tähele panna mõningaid kriteeriume.
1. Projekti planeerimise vahendite intuitiivne kasutajaliides - kõige tõenäolisem põhjus, miks projektiplaanimisvahend tagasi lükatakse, on lihtsalt UX ja kasutatavus. Seega on täiesti selge, et enne ostmist - proovige seda, proovime inimesed, kes seda kasutavad. Tööriist peaks tegema teie töö lihtsamaks, mitte keerulisemaks, seega veenduge, et teil on paneelil navigeerimine mugav.
2. Aja jälgimine / Ajaplaneerimine - tõhus projektijuhtimine on võimatu, kui te ei tea, mille kallal teie meeskond töötab ja kui palju aega see võtab. Projekti planeerimise tööriistad võivad tõesti aidata.
[Allikas: ressursihalduse ja projekti planeerimise tarkvara ekraan]
3. Puhkuste haldamine / puudumiste haldamine / meeskonna kättesaadavus - töötajatel on õigus puhkusele ja vabadele päevadele, kuid nende puudumine mõjutab kogu töökorraldust ja tööde planeerimist. Hea projektiplaanimisvahend annab teile täieliku ülevaate teie meeskonna kättesaadavusest.
4. Kohandatud aruandlus - igal ettevõttel on erinevad prioriteedid ja erinevad mõõdikud on nende jaoks olulised. Projekti planeerimine tarkvara peab teile vajalikke aruandeid genereerima.
5. Planeerimine reaalajas - üks kõige olulisem asi töö planeerimisel on vahetu ajakohastamine. Plaanimuudatused, mis tehakse alles mõne aja pärast, tekitavad asjatut kaost, seega peab teie tööriist neid kohe uuendama, seega tasub huvitavaid projektiplaanide tööriistu kasutada.
6. Töökoormuse juhtimine - Selleks, et ajakava toimiks, peate teadma, kellel on aega konkreetse ülesande täitmiseks. Ideaalne tööriist näitab teile töötajate võimekust.
Noh, me oleme teile juba rääkinud, miks te vajate projektijuhtimise tarkvara, mida tuntakse projekti planeerimise tööriistadena, ja mida otsida, kui valite selle ühe ja ainukese.
Nüüd on aeg tuua mõned näited.
"Ressursside planeerimise tarkvara, mille tarkvaramaja on välja töötanud oma vajaduste jaoks, sobib seega kõige paremini tööstuse vajadustele." - üks tõeliselt huvitav projektiplaneerimise tööriist.
Teamdeck on ressursi- ja projektiplaneerimise tarkvara koos aja jälgimise ja kättesaadavuse haldamise funktsioonidega.
Hind (standardpakett): $3.60 / meeskonnaliige / kuus
Plussid:
Kohandatud organisatsiooni tööaeg ja kättesaadavus.
Võimalus määrata inimestele ja projektidele kohandatud väljad, st ametinimetused, oskused, tehnoloogiad jne.
Läbipaistev vaade tööplaanile ja kättesaadavusele erinevate osakondade ja ametikohtade jaoks, kasutades kalendrivaadet
Kohandatud sildid
Exceli-sarnane kohandatud aruandlus
Automaatsed pangapäevad mitme asukoha puhul
Saadaval mobiiliversioonis
Andmeturbe süsteem
Integratsioon teiste süsteemidega, nagu Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier ja REST API.
Miinused
Mobiilirakendus tundide jälgimiseks ei võimalda näha ainult aktiivseid projekte
Broneeringu tegemiseks ei ole sõltuvusi
Puudub töölaua stardi-stopp ajavõtja (ainult mobiilirakenduses)
"nTask on üks projekti planeerimise tööriistadest, mis on mõeldud ettevõtetele mõeldud koostöövahendina, mis on täielik projektijuhtimise lahendus." - G2
Hind (standardpakett): $3 / meeskonnaliige / igakuiselt
Plussid:
Lihtne ja intuitiivne kasutajaliides
Ülesannete haldamine
Projektijuhtimine
Riskijuhtimine
Aja jälgimine
Tööajatabelite haldamine
Koosolekute juhtimine
Kanban-tahvlid
Gantt diagrammid
Miinused:
Kohandamise puudumine
Aruandluse puudumine
"Resource Guru on spetsiaalselt loodud selleks, et vähendada liigset töökoormust, parandada meeskonna moraali, vähendada töötajate voolavust ja aidata teil teha oma parimat tööd."
Projektikalendrid aitavad tuvastada ja visualiseerida ülesandeid kogu projekti jooksul.
Hind (standardpakett): $4.16 / meeskonnaliige / igakuiselt
Plussid:
Ressursside kättesaadavus
Meeskonna koostöö
Kasutajasõbralik kasutajaliides
Kättesaadavuse paneel ja ressursimahu planeerimine valik
Juhtimine ajakonfliktid
Aruandlus ja prognoosimine
Puhkuse haldamise süsteem funktsioonid
Projekti ja ressursside planeerimine
Konverentsiruumide broneerimissüsteem
Seadmete jälgimine
Integratsioon Slacki, Gmaili, Outlooki, Google'i kalendriga
Andmeturbe süsteem
Miinused:
Puudub võimalus sorteerida ressursse kogemustasemete järgi
Puudub "tagasivõtmise" funktsioon broneeringu sektsioonis
Ei ole võimalik kopeerida ressursiülesandeid
Puudub võimalus otsida broneeringuid märksõnade järgi
"Lisage oma projektid ja meeskond ning olete valmis! Klõpsake ja lohistage ükskõik kuhu ajakavas, et alustada ülesannete määramist."
Float aitab ka projektiülesannete ja ülesannete sõltuvuste seadistamisel.
Hind (standardpakett): $ 10 / meeskonnaliige / igakuiselt
Plussid:
Paindlik ja hõlpsasti kasutatav ressursihalduspaneel
Lihtne navigeerimine ja filtreerimine
Visuaalne, drag-and-drop liides ressursside planeerimine
Aja jälgimine, mis on eelnevalt täidetud käimasolevate ülesannetega
Mitme projekti planeerimine
Aruandlus ja prognoosimine
Integratsioon Jira, Teamwork, Asana, Trello, Jira, Trello
Miinused:
Ebamugav projekti ajaskaalal navigeerimine.
Mõned integratsioonid ei toimi ootuspäraselt.
Töötajate nimekirja aeganõudev ajakohastamine.
Iga kasutaja saab lisada ja muuta andmeid, mis põhjustavad segadust.
"Sihtotstarbeline tehnoloogia selguse, kontrolli ja usalduse saavutamiseks."
Mavenlink on ka meie projekti planeerimisvahendite võrdluses, mis aitab projekti edukalt lõpule viia.
Hind (standardpakett): Individuaalne hinnakujundus
Plussid:
Täiustatud ressursside haldamise paneel
Äriuuringute funktsioonid
Projekti reaalajas mõõdikute kasutamine
Võimalus määrata rolle ja erinevaid õigusi
Andmekaitse
Ressursid, mis on integreeritud projekti ja ressursside planeerimine
Täiendavad klienditeenused, nagu nõustamine, juhendamine, coaching ja kliendi eduprogramm.
Tootekoolitus ja 24/7 tugi
Integratsioon Slacki, Jira, GSuite'i, Oracle'iga
Miinused:
Tasuta prooviperioodi ei ole
Kohandatud aruannete keerukas loomine
Täiustatud funktsioonid ainult Premier ja Enterprise pakettide puhul
Liiga palju e-posti teateid
Palju viise täpselt sama efekti saavutamiseks, mis muudab süsteemi tarbetult keeruliseks.
"Kohandage Wrike'i, et see sobiks teie organisatsioonile kõige paremini. Alates kohandatud armatuurlaudadest ja töövoogudest kuni meeskonnapõhise automatiseerimiseni, et protsessid sujuvamaks muuta."
Ülesannete haldamine Wrike'iga on projekti planeerimise tarkvara.
Hind (standardpakett): $ 9,80 / meeskonnaliige / kuus
Plussid:
Tasuta versioon põhifunktsioonidega
Interaktiivsed Gantt diagrammid
Süsteemi suur kohandatavus.
Spetsiaalsed funktsioonide rühmad.
Kanban-tahvlid
Täiustatud analüütika
Ajaplaneerimine, projektijuhtimine, tööaja jälgimine ja dokumentide üleslaadimine ühes vahendis
Andmeturbe süsteem
Miinused:
Keeruline kasutada
Puudub võimalus projektijuhtimiseks võrguühenduseta
Kõrged riistvaranõuded muudavad selle kasutamise vanemates arvutites ebamugavaks
Kõige arenenumad funktsioonid on premium-paketis, mis on kallis.
"Viia globaalsed meeskonnad vastavusse, luua ja skaleerida äritegevusest lähtuvaid lahendusi ning võimaldada IT-l juhtida riske ja säilitada vastavust dünaamilise töö platvormil."
Gantti diagrammid on abiks projekti ajakava koostamisel ja ülesannete sõltuvuste visualiseerimisel.
Hind (standardpakett): $24.80 / meeskonnaliige / kuus
Plussid:
pühendunud loov- ja turundusmeeskondade sisuhaldusele
Kasutajasõbralik kasutajaliides jaotab ressursse, jälgib edusamme või aega
Projekti töökorraldus automatiseerimine
Täiustatud juhtimise armatuurlaud
Meeskonna koostöö
Mugav suhtlus ja andmevahetus teiste meeskonnaliikmetega
Intelligentne projekti töökorralduse juhtimine
Andmeturbe süsteem
Andmete sünkroniseerimine
Ajagraafiku haldamine
Mitme projekti planeerimine
Miinused:
Kõrge hind
Põhipakett kuni 25 töötajale
Mõned funktsioonid puuduvad või ei ole kättesaadavad
Tööriist on raske ja mõnikord on see mahajäämus
Mõnede kasutajate jaoks loetamatu ülesannete paneel
"Ühendage oma projektid, ressursid ja finantsandmed ühes AI-natiivses platvormis."
Projekti planeerimisprotsessi tõhusaks juhtimiseks on prognoosimine paljude juhtide jaoks asendamatu
Hind (standardpakett): $30 / meeskonnaliige / igakuiselt
Plussid:
Automatiseerimine ja tehisintellektil põhinev funktsionaalsus
Lihtne kasutada
Projekti planeerimise, jälgimise ja projekti planeerimise tarkvara
Täiustatud puhkuse haldamise süsteem
Jälgida iga projekti kulusid ja kasumit
Ulatuslikud kohandamisvõimalused
Automaatne planeerimine vastavalt töötaja kättesaadavusele
Integratsioon Asana, BambooHR, Azure'iga
Aruandlus ja prognoosimine
Miinused:
Kõrge hind
Puuduvad mõned kasulikud funktsioonid
Liiga palju projekti visualiseeringuid muudab andmed loetamatuks
Ajaplaneerimine on väga range ja ei ole ideaalne agiilsete ettevõtete jaoks.
Tööriist on esteetiliselt meeldiv, kuid mitte väga intuitiivne.
Digitaalses maailmas, andmeturve on kõik, eriti kui töötate nii suure hulga konfidentsiaalse teabega. Ideaalne projektijuhtimise planeerimistarkvara peaks tagama teie andmebaaside turvalisuse. Lisaks peab see vastama GDPR-ile - 2018. aastast kehtivale Euroopa andmekaitseseadusele. See sisaldab väga rangeid eeskirju sellise teabe kogumise, töötlemise ja kasutamise kohta, nii et õige süsteem võtab seda arvesse.
Milleks oleks vaja tarkvara, mida te ei oska kasutada? Isegi kõige revolutsioonilisem funktsionaalsus on häda, mitte abi, kui te ei oska selle potentsiaali kasutada. Hea projekti ajakava planeerija hoolitseb oma klientide eest mitte ainult siis, kui neid tuleb veenda seda ostma, vaid ka kogu koostööprotsessi vältel - hea projekti planeerimise vahendid on olulised. Veenduge, et teie valitud äripartner pakub teile nõuetekohast sisseelamisprotsessi, et saaksite kasutada kõiki võimalusi, mille eest te maksate.
On loomulik, et teie ettevõte kasvab... ja projektiplaneerimise tarkvara ei tohiks seda protsessi aeglustada. Või vähemalt on see kindlasti üks teie ärieesmärkidest. Küsimus on selles, kas teie valitud projektiplaani planeerija suudab teiega sammu pidada. Ideaalse tööriista valimisel mõelge edasi, mitte ainult oma praeguste vajaduste peale, vaid ka selle peale, mida te tulevikus vajate.
Veenduge, et tarkvara vastab teie praegustele ja tulevastele nõuetele. Samuti on väga oluline kontrollida, kuidas muutub teenuse hinnakujundus - võib selguda, et mõni tööriist on väikeettevõtte jaoks parim lahendus, samas kui keskmise või suure tarkvaramaja jaoks on see täiesti kahjumlik. Võtke arvesse oma organisatsiooni arengusuunda, et valik oleks kõige optimaalsem.
Kujutage ette väikest ettevõtet, kus kõik töötavad täistööajaga kontoris ja mis tegeleb korraga maksimaalselt 3 projektiga. Nüüd kujutage ette teist ettevõtet, rahvusvahelist korporatsiooni, kus töötavad inimesed üle kogu maailma. Enamik neist kaugtöö erinevates ajavööndites. Mõned töötavad täistööajaga, mõned osalise tööajaga ja mõned on vabakutselised. Üheaegselt tegeletakse kuni mitme tosina projektiga.
Nagu võite ilmselt ette kujutada, on nende kahe ettevõtte tööprotsess täiesti erinev, kuid see ei tähenda sugugi, et nad peaksid kasutama erinevaid projektiplaneerimise vahendeid. Ideaalne projektijuhtimise ajaplaneerimise tarkvara on piisavalt paindlik, et kohaneda iga ettevõtte ootustega.
Pöörake tähelepanu sellele, kas tarkvara võimaldab teil hõlpsasti andmeid lisada, kustutada ja muuta, teha kohandatud seadeid, lubada ja keelata tööaja jälgimise süsteemi vastavalt vajadusele, lisada andmeid iga töötaja kohta ja isikustada kättesaadavust, näiteks kui keegi töötab osalise tööajaga või on puhkusel. Samuti peaks süsteem võimaldama anda üksikutele töötajatele individuaalseid rolle ja õigusi, näiteks kes saavad võtta vastu puhkusetaotlusi, määrata isikutele ülesandeid, seada vahe-eesmärke, aktsepteerida ajakava jne.
Te ei saa oma tööd parandada ilma andmeteta selle kohta, mis töötab ja mis mitte, mistõttu on projektiplaneerimise tarkvara üks põhifunktsioone aruandlus. Veenduge, et süsteem genereerib põhiaruandeid, mis annavad teile kõige olulisemad andmed, ja et aruandeid saab kohandada vastavalt teie individuaalsetele vajadustele.
Jah, me teame, et pikk integratsioonide nimekiri süsteemi lehel on alati muljetavaldav. Kuid tarkvara valides ärge vaadake ainult integratsioonide arvu. kohandatud logod, vaid ka seda, kui kiiresti saab tööriistaga uusi integratsioone kasutusele võtta.
Okei, ütleme, et praegusel hetkel on tarkvaral olemas integratsioonid kõigi suuremate rakendustega, mida te kasutate, aga mis siis, kui turule tuleb uus rakendus? Kas tööriist suudab uue integratsiooni rakendada mõne päeva, nädala või kuu jooksul? Integratsiooni kiirus ja paindlikkus on süsteemi valikul väga olulised kriteeriumid.
Iga ettevõte püüab teid veenda, et nende lahendus on parim ja keerab teie mõtlemise töö planeerimisest pea peale. Tõde on aga see, et enne, kui te seda ise ei testi - te ei saa seda kindlalt teada. Ettevõtted, kes on oma teenuse kvaliteedis kindlad, ei karda pakkuda teile tasuta prooviperioodi.
Nad ei taha, et ostaksite nende toodet pimesi, vaid ütlevad lihtsalt: "Vaadake, see on meie süsteem, vaadake, kas see töötab teie jaoks, ja kui see töötab, siis kutsume teid koostööle." Tasuta prooviperiood on kõige tõhusam viis kontrollida, kas lahendus sobib sulle, seega ära kõhkle seda kasutada ja otsi ettevõtteid, kes seda pakuvad.
Kui te otsite internetist teavet ajakava juhtimise ja projekti planeerimise vahendite kohta, olete kindlasti kohanud selliseid mõisteid nagu projekti planeerimine, projekti jälgimine ja projektijuhtimine. Need kõik tunduvad sarnased, esinevad samas kontekstis - tarkvaramaja optimeerimine - ja toovad teie ettevõttele sarnast kasu. Me teame, et selles on lihtne eksida, seega enne kui läheme edasi, valgustame seda segadusttekitavat terminoloogiat.
Võib-olla te veel ei tea, kuid projekti planeerimine ja ressursside juhtimine on projektijuhtimise elutsükli või - kui öelda, et seda on palju lihtsam omaks võtta - projektijuhtimise protsessi osad. Aga enne, kui sellest lähemalt räägime, alustame põhialustest. Kuidas projektijuhid mõistavad projektijuhtimist ja miks nad kasutavad projekti planeerimise vahendeid?
Parafraseerides projektijuhtimise instituudi (PMI) määratlust, tähendab projektijuhtimine (konkreetsete) teadmiste, pädevuste, oskuste, vahendite, tööriistade, meetodite, tehnikate ja kõige muu kasutust, mis on vajalik "väärtuse loomiseks inimestele". Jättes kõrvale sõnastuse "väärtus inimestele" mitmetähenduslikkuse, võib öelda, et projektijuhtimine tähendab oma ressursside (nii materiaalsete kui ka mittemateriaalsete) kasutamist, et luua ja rakendada midagi - ütleme - kasulikku (mitte tingimata kõigile).
Nagu näeme, on eespool nimetatud arusaam üsna suur. PMI vaatenurgast projektijuhtimise tulemus - tundub, et - võib aby kõike. Midagi, mis on inimestele kasulik. Muidugi, et asi keerulisemaks muuta, võiksime küsida, kas vähemalt kaks inimest, kes on midagi (materiaalset või immateriaalset) loonud ja kellel on sellest kasu, on projektijuhid ja nende töö on projekt? Või kui paljud neist peavad saama kasu antud loomingust, et seda saaks nimetada projektiks?
Jättes sellised küsimused vahele, tuleb öelda, et ülaltoodud definitsioon ei ütle midagi absoluutselt fundamentaalsest. Võib öelda, et iga projekti põhialused hõlmavad planeerimist ja ajakava koostamist. Ja põhialused, mis erinevad projektijuhtimise ja juhtimise vahel. Me ei saa unustada ka ülesannete juhtimist.
Projektijuhtimine on protsesside, meetodite, oskuste, teadmiste ja kogemuste rakendamine konkreetsete projekti eesmärkide saavutamiseks vastavalt projekti vastuvõtukriteeriumidele kokkulepitud parameetrite piires. Projektijuhtimisel on lõpptulemused, mis on piiratud ajaliste ja eelarveliste piirangutega. Projektide planeerimise tarkvara võib olla selle juures abiks.
Siin on 3 projektijuhtimise aspekti, mida PMI definitsioonis ei ole. Esimene neist on "projekti vastuvõtukriteeriumid", teine - aeg ja kolmas - eelarve.
Kasutame näitena koostööd kliendiga. Nagu me teame, tellitakse projekte, kas ettevõttesiseselt või -väliselt - kellegi poolt teie ettevõttest või väljastpoolt, kliendi poolt. Ta teeb äritellimuse. Tal on ootused seoses toodetega ja sellega, kuidas need aitavad seda aidata tema praegust või uut äri. Ja - mis on kõige olulisem - ta ei saanud elus piiramatut aega ja Warren Buffeti rahakotti.
Või teisest küljest soovib ta saada oma tellimuse tulemuse kiiresti ja odavalt. Otse öeldes - toodete kvaliteet, aeg, mil ta lõpuks selle kätte saab, ja - mis kõige tähtsam - hind määrab potentsiaalsete ja praeguste klientide äriotsused. Kui kliendi vastuvõtukriteeriumid ei vasta töötulemustele, siis algab siit teine, palju hullem probleem...
Nagu APM viitab, on erinevus lihtsalt "juhtimise" ja projektijuhtimise vahel selles, millal projekt on valmis või juba ellu viidud. Kui juhtimine on pidev protsess, siis projektijuhtimine annab lõpptulemuse piiratud aja jooksul. Siinkohal on meil mõned kommentaarid, sest me ei ole kindlad, kas "piiratud ajavahemik" on parim viis jagada projektijuhtimist ja lihtsalt juhtimist.
Kasutame näiteks turundusosakonda või lihtsalt PPC-spetsialisti. Mõlemad vastutavad juhtimisteenuse loomine tegevused - see on projekti eesmärk, juhtide kogumine. Eesmärk hõlmab kampaania optimeerimist, maandumislehe optimeerimist, sisu loomist jne - need on ülesanded. Sellele on oma eelarve pühendatud. Kui iga kuu kogutud juhtide arv ei ole piisav, hakkab ettevõttel olema suur probleem. Siit edasi, kui projektijuht PPC-spetsialisti näol ei saavuta eesmärki oodatud aja ja eelarve piires, siis projekt ebaõnnestub. Seega, nagu näeme, ei ole mõnikord küsimus mitte ajas, vaid eelarves - sest see viimane on projekti tugevam aspekt, mis otsustab selle kasumlikkuse. Projekti planeerimise tööriist võib olla tõesti abiks.
Seda märkust silmas pidades, võtame veel mõned õppetunnid.
Seega on projektijuhtimine - nagu APM viitab - meetodite ja protsesside rakendamine. Internetist leiab igaüks projektijuhtimise protsessi etappideks jaotatuna. Mõnikord on see 3 faasi, mõnikord 4, 5, 6 või isegi 7 faasi. Meie kasutame kõige populaarsemat, mis sisaldab 5 faasi.
Algatamine ja kontseptsioon
Projekti planeerimine
Käivitamine ja täitmine
Järelevalve ja kontroll
Projekti lõpetamine
Kitsamast vaatenurgast, projektijuhtimine vastutab KUIDAS saavutada üksikisik projekti eesmärgid kõigi üksikasjadega. See on töö juhtimise teostamise osa ja selle eesmärk on panna meeskond eesmärke saavutama. Tegemist on projekti juhtimisega algusest lõpuni, võttes arvesse kõiki üksikuid etappe, kõiki ülesandeid kindlaksmääratud eelarve raames ja kvaliteedieesmärke. Vastutab selle eest, kuidas ulatus täidetakse. Projektijuhtimise elemendid on muu hulgas järgmised:
projekti kontseptsiooni loomine ja arendamine,
kogu meeskonna töö juhtimine,
projekti elluviimise protsessi ja meetodite üle otsustamine,
ülesannete nimekirjade koostamine ja nende tähtsuse järjekorda seadmine,
ülesannete määramine ja ülesannete täitmise tähtajad,
kvaliteedikontroll ja probleemide lahendamine,
eelarve haldamine,
kliendi rahulolu kontroll,
tehtud töö tõhususe hindamine.
Nüüd on tegemist terminoloogiliste küsimustega, sest projekti planeerimine, projekti planeerimine ja mõnikord isegi projekti jälgimine on omavahel asendatavad käsitletavad terminid.
Nagu allpool olevast graafikust nähtub, on projekti planeerimine üks projektijuhtimise elutsükli osadest. See on üks ülesannete rühm, mis kuulub nii projekti planeerimise kui ka teostamise faasi.
Tipptasemel projektide planeerimise tarkvara osaleb peaaegu igas projektijuhtimise elutsükli etapis.
Projekti planeerimine on projektijuhtimise protsessi osa, mis vastab küsimusele MIS ON TEHTAVAL PROJEKTIL TEGUTSEMINE. Selles kirjeldatakse visiooni ja projekti lõpuleviimiseks vajalikke põhietappe. Selle eesmärk on määratleda tegevused ja metoodika, mis võimaldavad teie meeskonnal oma eesmärke saavutada. See on horisontaalne vaade projektile, mis ei ole veel väga üksikasjalik. Planeerimisetapp koosneb sellistest elementidest nagu:
projekti sponsorite, sidusrühmade ja klientide kirjeldus,
projekti ulatuse, eelarve ja tähtaja kirjeldus,
eesmärkide saavutamiseks vajalike projektielementide kindlaksmääramine,
võimalike probleemide ja ohtude tuvastamine,
projektiplaani esitamine investoritele, klientidele või teistele sidusrühmadele.
Projekti planeerimise eesmärk on koostada ametlik, heakskiidetud dokument, mida kasutatakse nii projekti teostamise kui ka kontrolli suunamiseks. Seega on projekti ajakava eesmärk - vastavalt PMI PMBOKi juhendile - näidata "tegevuste teostamise kavandatud kuupäevi ja vahe-eesmärkide saavutamise kavandatud kuupäevi". Nagu loeme Project Cubicle'i veebisaidil:
projekti ajakavades on esitatud tegevused, kestused, sõltuvused, vahe-eesmärgid, algus- ja lõpukuupäevad, kalendrid ja kriitiline tee diagrammi kujul.
Projekti planeerimine (või ressursside planeerimine või ajakava haldamine) on ülesannete määramise ja ressursside eraldamine nii, et projekt saaks lõpule viia kindlaksmääratud aja ja eelarve piires.
See protsess seisneb selles, et hinnatakse olemasolevad võimsused ja lisaressursid mis on vajalik igas projekti etapis ning planeerida, millal peavad konkreetsed ülesanded ja projektietapid olema lõpetatud, et pidada kinni deklareeritud tähtajast. Ajagraafiku juhtimise elemendid on järgmised:
projekti jagamine etappideks ja vahe-eesmärkide määratlemine,
projekti raames ülesannete määratlemine lähtuvalt projekti ulatusest,
olemasolevate ressursside ja nõudluse kindlaksmääramine,
ressursside eraldamine,
konkreetsete ülesannete täitmiseks vajaliku aja (projekti ajakava) hindamine, et tähtaegadest kinni pidada.
Lõpuks tuleb välja tuua projekti jälgimine, sest seda terminit peetakse samuti millekski sarnaseks projekti planeerimisele.
Projekti jälgimine on projekti edenemise jälgimise protsess (see on projektijuhtimise elutsükli järelevalveprotsess). Projekti jälgimine on seotud või isegi sama mis ülesannete jälgimine - see keskendub ülesannete edenemisele, mis on muidugi kogu projekti element.
See ei ole sama, mis töötajate tööaja jälgimine, mis jälgib, milliste ülesannete täitmisele töötajad oma tööaega kulutavad. Kui kõik tööd on planeeritud, eesmärgid seatud ja ressursid eraldatud, on aeg kontrollida, kas projekti täitmine kulgeb nii, nagu peaks, kas ajakava on õigesti täidetud, kas ei ole lahendamata probleeme ja kas kitsaskohad ei takista töö edenemist.
Projekti jälgimine on projektijuhtide ja klientide jaoks väga oluline protsess, sest see võimaldab neil kontrollida, kas kõik kulgeb sujuvalt ja kas algsed plaanid toimivad või tuleb neid muuta, näiteks meeskonda laiendada või uusi ülesandeid lisada.
Eespool nimetatud mõistete jäik jaotamine on väga keeruline, sest nad kõik on omavahel seotud ja on projektijuhtimise osad. Mõnikord on igale etapile määratud eri isik, mõnikord on kogu protsess projektijuhi õlgadel. Mida keerulisem on projekt, mida suurem on organisatsioon, seda rohkem elemente aitab kaasa töö optimeerimisele.
Seepärast ei hakka kaasaegsed tarkvarafirmad ilma korralike tööriistadeta isegi projekti kallal töötama. Loomulikult on olemas üksikutele etappidele pühendatud süsteemid, kuid teil on palju lihtsam töötada ühe tarkvara abil, mis vastab kõigile teie vajadustele ja aitab teil luua projektiplaani, koostada ajakava, hallata ressursse, jälgida tööaega ja -protsessi ning anda ülesandeid. Allpool on esitatud mõned soovitused tõhusate tööjuhtimise vahendite kohta teie organisatsioonis.
Kui te ei valmistu, siis valmistute ebaõnnestumiseks.
- Benjamin Franklin
Okei, te juba teate, et teil on vaja projekti planeerimise vahendit ja kuidas seda valida... Aga kas olete teadlik, miks te seda tegelikult vajate? Me teame, et kõik räägivad sellest, kui vajalik see on, kuid mida see teile annab ja kuidas see muudab teie äri paremaks?
Kaos maksab raha. See ei ole saladus. Kaoses raiskate aega, püüdes aru saada, mis toimub ja mida on vaja teha. Ja tarkvaramaja puhul on aeg raha.... palju. Lõppude lõpuks on teie teenustel põhjusega hind. Kui sa tahad oma ettevõtte raha millekski kasutada, siis arenguks, innovatsiooniks ja turunduseks, mitte ressursside raiskamiseks. Projektide planeerimise tööriistad võivad aidata.
See võib tunduda triviaalne - lõppude lõpuks teab ju igaüks, kes projekti kallal töötab, mis on eesmärk ja mida on vaja, eks? Noh, tegelikult mitte. Sageli on pealtnäha lihtsa ülesande taga palju rohkem osi, kui paistis. Ja igaüks neist komponentidest võtab rohkem aega, kui tundub.
Hästi ettevalmistatud ajakava annab teile alati selge pildi sellest, mida ja millal te peate tegema, et saavutada oma eesmärke. See tagab, et te ei jäta midagi vahele ja väldite viivitusi. Seepärast peaksite valima hea projektiplaneerimise tarkvara.
Ajagraafiku haldamine on meeskonnatöö seisukohast väga oluline, sest iga meeskonnaliige teab, millised on tema kohustused ja et teiste töö sõltub tema tööst. See aitab kujundada töötajate vahel jagatud vastutust ja solidaarsust, mis mõjub positiivselt tootlikkusele.
Mõned projektid algavad sujuvalt ja nõuavad minimaalselt vajalikke ressursse ning siis äkki selgub, et see oli vaid jäämäe tipp ja iga järgmine etapp on üha keerulisem. Kui olete koostanud projekti ajakava, olete kindlasti sellist olukorda ette näinud ja kindlustanud töötajate aja, keda saab projekti toetamiseks kasutada. Kui te ei ole seda teinud, siis palju õnne.
Teate seda olukorda, kui te alustate tööd projektiga ja kõik on täiuslik, annate 110% ja töö kvaliteet on kõrgeim võimalik? Kahjuks, mida kauem te töötate, seda vähem aega teil on ja lõpuks selgub, et te ei suuda projekti lõpuni viia, säilitades samal ajal algse taseme.
Ja mis veelgi hullem, te peate oma standardkvaliteeti oluliselt alandama, et üldse tähtajast kinni pidada. Vähemalt hea projektiplaneerimise tarkvaraga toetatud ajakava juhtimine võimaldab teil sellist olukorda vältida, planeerida hoolikalt oma aega ja säilitada ühtlane, kõrge töökvaliteet kogu projekti vältel.
Projekti ajakava näitab selgelt, mis peab toimuma ja millal. Kui konkreetsed ülesanded hakkavad äkki libisema, on see teile signaal, et midagi on toimumas ja te peate reageerima. See võimaldab teil lahendada probleeme varakult ja ennetada kitsaskohti enne, kui need mõjutavad kogu töövoogu. Ilma ajakavata märkaksite kriisi tõenäoliselt siis, kui see on juba väga tõsine,
Kas vajate abi parima projektiplaneerimise tarkvara leidmisel?
"Eesmärk ilma plaanita on vaid soov"
Parandamine ajajuhtimine on üks kõige populaarsemaid uusaastalubadusi. Plaanid on meie elu lahutamatu osa. Kui me läheme puhkusele, valmistame õhtusööki, tahame saada edutamist või unistuste tööd, osaleda võistlusel, saavutada midagi. Kuna plaan on nii oluline osa meie individuaalsest arengust, kujutage ette organisatsiooni, mis on täis inimesi, kellest igaühel on potentsiaali, pädevus ja piiratud tööaeg.
Kas te saate juhtida ettevõtet edule ilma ajakava juhtimise ja hea plaanita? Tõenäoliselt jah. Aga see on justkui töölt lahkumine ja loteriivõidu ootamine. Kas tasub uskuda pimedasse saatust?
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...