Kui te ei kasuta suurepärast ressursside planeerimise tarkvara parem vaadata sõiduplaanitehnikaid. Planeerimistehnikad aitavad viia projekti ajakava, ulatust ja ressursse vastavusse. Ajagraafik peab sobima kindlaksmääratud ajakavaga ja kasutama sobivate oskustega olemasolevaid ressursse.
Mida saate selle artikliga:
- Selgelt määratletud roll ja tähtsus projekti planeerimisel projektijuhtimises
- Vaade erinevatele projekti planeerimise tehnikatele
- Kuidas lahendada oma projekti planeerimisprobleeme, kasutades neid planeerimistehnikaid
- Projekti planeerimise ja ressursside haldamise tarkvara projektijuhtimises
Nagu paljud teavad - projekti ajakava juhtimine ja projektide planeerimise meetodid kuuluvad samasse perekonda. Mõlemas - üldiselt öeldes - on projekti või selle osa õigeaegne elluviimine põhiline motiiv, mille tõttu mõlemad distsipliinid tekkisid.
Arvestades paljusid ebakindluseid, muutujaid ja võimalust, et ressursside kättesaadavus või projekti ulatus võib muutuda, on raske koostada ajakava, mis kestab. Ja lõppude lõpuks olete ju teie see, kes peab aru andma. Siin on kirjeldatud, kuidas ja millal kasutada IT-komplekssete projektide puhul rakendatavaid ajakava koostamise tehnikaid, et saaksite koostada usaldusväärse ajakava.
Millised on projekti planeerimise meetodid?
Kõigepealt veidi terminoloogiat.
Projekti ajakava on teie projekti ajakava koostamise protsess, mis koosneb järjestatud tegevustest ja vahe-eesmärkidest, mis tuleb täita antud tähtajaks. Projekti ajakava koostatakse järgmiste tegurite alusel:
- Projekti nõuded
- Projekti eesmärgid ja tulemused
- Ülesanded ja nende sõltuvused
- Iga ülesande ja projekti etapi kestus
- Olemasolevad ressursid
- Projekti ajakava
- Projekti vahe-eesmärgid
- Meeskonna oskused ja pädevus
- Eelarve
- Riskianalüüs
Projekti planeerimise meetodid on lihtsalt mudelid töögraafikud. Kuna projekti planeerimisel on palju komponente, nõuab see erinevat lähenemist sõltuvalt projekti ootustest või raskustest, näiteks ebapiisav aeg, ebapiisav hulk inimesi, ebapiisav tehnoloogia jne.
Miks on projekti planeerimine oluline?
Ajagraafik on teie projekti ajakava, mis koosneb järjestatud tegevustest ja vahe-eesmärkidest, mis tuleb täita antud tähtajaks.
Projektiplaani olemasolu te teate täpselt, mida millises järjekorras tuleb tarnida. Projekti ressursside eraldamine aitab teil leida ja määrata õigeid töötajaid. Veebileht Instagrami reklaam võib olla tõhus viis jõuda laiema publikuni, suhelda potentsiaalsete klientidega ja suurendada brändi tuntust. Seejärel ütleb ajakava teile täpselt, millal see kõik peaks toimuma.
Õige planeerimistehnika abil saate kohandada mõningaid tegevusi ja ülesandeid ka juhul, kui projekt hilineb või kui projekti ulatus muutub.
Projekti planeerimise tehnikad
1. Matemaatiline analüüs - projektide planeerimistehnikate esimene rühm
Esimesed kaks projektijuhtide poolt kasutatavat meetodit on kriitilise raja meetod (CPM) ja programmi hindamise ja läbivaatamise meetod (PERT). Mõlemad põhinevad matemaatilisel loogikal. Nende meetodite abil saab arvutada eeldatavad algus- ja lõpukuupäevad, mis põhinevad projekti teadaoleval ulatusel.
1.1. Kriitilise teekonna meetod
Vaatame kõigepealt CPM-i. Mõelge kriitilisest teest kui teie projekti puude diagrammist. . Kriitilise tee meetod aitab teil leida projekti jaoks võimalikult pika ja lühikese ajakava. CPMi abil saate märkida ka kriitilised ülesanded ja need, mis võivad takerduda. Muutused viimaste tarvis ei mõjuta ajakava.
CPMi kasutamiseks peate teadma oma projekti ulatust ja loetlema kõik selle lõpuleviimiseks vajalikud ülesanded. Seejärel hinnake, kui kaua iga ülesanne võib aega võtta. Pärast seda peaksite märkima ka kõik ülesannete vahelised sõltuvused. Nii teate, milliseid ülesandeid saab teha eraldi ja millised vajavad eelnevate ülesannete täitmist. Viimasena lisage projektile vahe-eesmärgid ja tulemused.
Kriitiline tee aitab visualiseerida projekti kulgu ja arvutada selle kestust, kui kõik sõltuvused ja väljundid on teada. See meetod ei pruugi olla nii mugav, kui projektis on palju ebakindlust.
1.2. Programmi hindamise ja läbivaatamise tehnika (PERT)
Sarnaselt kriitilise teega, PERT on võimalus visualiseerida projekti ülesannete kulgemist projektis ja hinnata ajakava nende eeldatava kestuse alusel. See meetod illustreerib ka ülesannete vahelisi sõltuvusi.
Projekti planeerimiseks PERTi abil, nagu ka CPMi puhul, peate kõigepealt määratlema ülesanded ja nende järjekorra, mis põhineb teie projekti vahe-eesmärkidel. Kasutades CPM-ile sarnast võrgustikuraamistikku, mis koosneb nendest ülesannetest, saate hinnata projekti erinevaid ajakavasid sõltuvalt usaldusastmest:
- Optimistlik ajastus
- Kõige tõenäolisem ajastus
- Pessimistlik ajastus
Kuigi see näeb välja väga sarnane CPM-iga, kasutab PERT võimalike ajakavade arvutamiseks pigem kaalutud keskmist kestust kui hinnanguid.
Selle lähenemisviisi puuduseks on ka vajadus tunda kõiki ülesandeid ja nende vahelisi sõltuvusi, et seda tehnikat täielikult ära kasutada.
2. Kestuse kokkusurumine - Projekti planeerimistehnikate teine rühm
Kestuse kokkusurumine on viis ajakava lühendamiseks. See võib olla kasulik, kui projekt on hilinenud ja teil on vaja leida viis ajakava kohandamiseks ilma projekti ulatust muutmata. On kaks tehnikat, mida võite rakendada: kiire jälgimine ja kokkupõrge.
2.1. Kiirendatud jälgimine
Kuna te juba teate, mis on kriitiline tee, siis siin on veel üks võimalus selle kasutamiseks. Kiirtee aitab teil leida ülesandeid, mida võiks teha samaaegselt või osaliselt kattuvalt, et kiirendada projekti valmimist. Selleks vaadake kriitilist teed, et otsustada, milliseid tegevusi võiks kiirendada.
Oletame, et olete alustanud uut projekti ja olete juba kõik nõuded kokku kogunud. Sel hetkel võiksite alustada projekteerimisfaasiga ja alustada tarkvaraarendusega alles siis, kui projekt on valmis.
Kuid kui teil on vaja kiirendada mõlemat protsessi, võite alustada tarkvaraarendust pärast seda, kui kõigepealt on kõige olulisemad projektid valmis. Seejärel jätkake hilisemate vaadete ettevalmistamist, samal ajal kui programmeerijad rakendavad juba saadud materjale.
Kiireloomine on näide projekti planeerimise tehnikast. Kuigi kiirmenetlus võib tunduda ahvatlev, pidage meeles ka riske. Kuna teil tuleb korraga hallata mitut olulist tegevust, on lihtsam teha kulukaid vigu või ohverdada kvaliteet.
2.2. Kokkupõrge
Teine tihendustehnika on krahhimine, mis tähendab lisaressursside lisamist, et projekt õigeaegselt lõpetada. See on aga keeruline, sest teil peab olema vabu ressursse, mida saate kasutada.
Pealegi ei saa kõiki ülesandeid kiiremini täita, kui lisada rohkem meeskonnaliikmeid. Vastavalt Brooki seadus, "kui hilinenud tarkvaraprojektile lisatakse rohkem inimressursse, siis see muutub hiljem", mis on seotud üldise kahaneva tulu seadusega. Selle põhjuseks on täiendav kommunikatsioon, mis on vajalik uute meeskonnaliikmete tutvustamiseks projektis, ja ülesannete piiratud jagatavus.
Teine võimalus kasutada krahhi tehnikat on lisada aega (nt tasustatud ületunnid), kuid see peab siiski sobima tähtajaga. Selle lähenemisviisi miinuseks on aga projekti maksumuse tõstmine.
3. Simulatsiooniprojekti planeerimise tehnika
Simulatsiooniplaneerimise meetodi puhul kasutate projekti võimaliku kestuse arvutamiseks teistsugust tegevuste kogumit. See on eriti mugav, kui on palju ebakindluseid ja muutujaid. Simulatsiooni abil saate luua eeldustel põhineva ajakava, seega saate seda kasutada isegi siis, kui te ei tea kõiki tegevusi või kui ulatus võib muutuda.
Üks mudelitest, mida saate kasutada, on Monte Carlo simulatsioon. See võtab arvesse erinevaid eeldusi ja võimalikke tulemusi, mille tulemuseks on prognoositav kestus. Selle lähenemisviisi eeliseks on see, et see võtab arvesse riske ja ebakindlust, nii et isegi kui ulatus muutub või tekivad lisaülesanded, saate kohandada oma töögraafik.
4. Ressursside tasandamise heuristika
Ressursside tasandamine on ajakava ja ressursside kohandamine, et vähendada tarneaega või vältida ressursside alakasutamist või ülekasutamist. Seda saab kasutada projekti ühe tegevuse kohandamiseks.
Kohandage ajakava, kasutades ressursside tasandamist, jagage või ühendage tegevusi vastavalt ressursside kättesaadavusele, et ei oleks alakasutatud või ülekasutatud meeskonnaliikmeid.
Selle meetodi kasutamine on projektijuhtimises väga vaieldav, kuna see võib suurendada projekti kulusid ja aega. Kui soovite seda tehnikat rakendada, peaksite arvestama selle varjukülgedega.
Projekti planeerimine projektijuhtimises - tööriistadest, mis muudavad kogu protsessi palju lihtsamaks?
Projekt ressursside planeerimise vahend aitab teil tuvastada ja jaotada soovitud ressursse projekti ajakava raames. Need tööriistad aitavad teil ka uue projekti ajakava prognoosida, sest teil on juba palju teadmisi eelmistest projektidest.
Samuti on väga kasulik teada, kuidas teie meeskond on varem tegutsenud, milliseid takistusi nad on pidanud ületama ja kuidas nad seda teinud on. Kaasaegne ressursihaldustarkvara pakub digitaalsetele projektijuhtidele juurdepääsu paljudele andmetele, sealhulgas tulemuslikkuse või kasutamise aruannetele.
Teamdeck on ideaalne lahendus projektijuhtide probleemidele. Ressursside planeerimise funktsioon on ideaalne, et määrata projektidele õigeid inimesi vastavalt nende oskustele ja kättesaadavusele. Aja jälgimise abil näete alati, millega teie meeskond töötab, kas nad teevad ületunde või töötavad liiga vähe.
Samuti saate kontrollida, millised projektid on kahjumlikud, sest need kulutavad liiga palju teie ressursse. Puhkuste haldamine on võimalus kontrollida oma ettevõtte ressursse, kui töötajad on puhkusel. Kohandatud aruanded seevastu annavad teile täieliku ülevaate teie juhtimise tugevatest ja nõrkadest külgedest, et saaksite neid optimeerida.
Kuidas lahendavad projekti planeerimise meetodid teie projekti probleeme?
Iga muudatus peaks algama olukorra hea diagnoosimisega. Te juba teate, mis on projekti ajakava ja mida iga hea projektijuht peaks teadma. Nüüd arutame kõige levinumad probleemid, millega projektijuhid seisavad silmitsi ressursside planeerimine ja kuidas projekti planeerimise meetodid aitavad neid lahendada
1. Teil on probleem aja hindamisega
Projektijuhi peamine ülesanne on hinnata, kui palju aega projektile kulub. Kui tähtaeg on liiga lühike - kõik töötavad surve all, toote kvaliteet võib langeda ja klient on viivitusega rahulolematu. Kui tähtaeg on liiga pikk, võib teie ettevõte uusi projekte tagasi lükata, sest ta arvab, et tal ei ole piisavalt ressursse. Ka klient võib teie organisatsioonist lahkuda ja valida sellise, mis lõpetab projekti lühema ajaga. Loomulikult asub ideaal kusagil keskel. Aga kuidas seda leida?
Kasutage oma kogemusi ja hinnake varasemate projektide põhjal ajakulu. Siinkohal sobib suurepäraselt programmi hindamise ja läbivaatamise tehnika, mis on üks matemaatiline projekti ajakava analüüs, millest oleme kirjutanud. Tehke ülesannete ja vahe-eesmärkide põhjal optimistlik, kõige tõenäolisem ja pessimistlik stsenaarium ning hinnake, millise olukorraga olete silmitsi. Nii olete kõigeks valmis!
2. Te ei pea kinni tähtaegadest
Tähtaja ületamine on projektijuhi jaoks suur probleem, sest ainult 52% projektidest viiakse lõpule tähtaegselt (Project Management Institute, 2018). Tähtaegade ületamist peetakse sageli kõige selgemaks tõendiks, et projektijuhil puuduvad organiseerimisoskused.
Loomulikult ei ole see alati nii. Mõnikord on kliendiga raske kontakteeruda, ei ole piisavalt inimesi või muid ressursse või on ettevõte lihtsalt parasjagu ametis, sest projekte tuleb järjest juurde. Sõltumata põhjusest on projekti tähtaja ületamine suur probleem ja seda tuleks iga hinna eest vältida. Eriti kuna selliste juhtumite vähendamiseks on mitmeid tõhusaid viise. Ja täiuslik projekti ajakava on üks neist.
Kui te ei jõua sageli tähtajaks, kasutage ajakava lühendamiseks kestuse tihendamise tehnikat, täpsemalt kiirendamist, tehes mõned ülesanded samaaegselt või jättes kõrvale need, mis ei ole lõpptulemuse jaoks kriitilise tähtsusega.
3. Teil ei ole piisavalt inimesi
See on tänase turu õudusunenägu - projektide blokeerimine spetsialistide puudumise tõttu. Mõnikord on see tingitud sellest, et ettevõtte arengutempo on kiirem kui uute inimeste värbamise tempo. Teinekord on ressursse igapäevaselt piisavalt, kuid kui projektid kuhjuvad, ei ole lihtsalt piisavalt käsi, et töötada. Väga raske on tehingutega sammu pidada, kui ei ole kedagi, kes tööd teeks ja tähtaeg läheneb paratamatult. Kui te seisate oma töös sageli sellise probleemiga silmitsi, aitab teid krahhimine, üks kestuse tihendamise tehnikatest.
Paku oma töötajatele tasustatud ületunnitööd või lisatööd, mida nad võivad igal ajal vabade päevadena võtta. Samuti on hea mõte kasutada vabakutselise või allhankija abi, kes annab teile vajalikud spetsialistid nõudliku projekti kallal töötamiseks.
3. Teil on projekti kohta ebapiisavad teadmised
Nagu te ilmselt teate, ei mahu projekt alati algsest kuni lõpuni algsesse ulatusse. Digitaalsed tooted on dünaamilised olendid, mis arenevad aja jooksul. Tekivad uued vajadused, tekivad uued ideed, klient muudab eeldusi ja ei jää muud üle, kui nende muutustega kaasa minna ja olla paindlik.
Enamik projekti planeerimise meetodeid põhineb teadmistel projekti ja vajalike ülesannete kohta, kuid kui teie töös on palju tundmatuid asjaolusid, tasub kasutada simulatsiooni ja luua mitu võimalikku stsenaariumi ja tegevusplaani sõltuvalt võimalikest muutujatest. Selline paindlikkus tagab, et olete kõigeks valmis.
4. Te ei kasuta ressursse optimaalselt
Projekti planeerimisel on automaatne vastus ressursside puudumisele uute ressursside hankimine. Mõnikord ei ole see võimalik, kuid ütleme teile rohkem - mõnikord ei ole see isegi vajalik. Sageli on mulje, et ressursside vähesusest tuleneb sellest, et neid ei kasutata optimaalselt. Vaadake seda reaalse näite abil.
Päeval on 24 tundi. See kehtib kõigi kohta - teie, Elon Muski, Oprah Winfrey, Ameerika Ühendriikide presidendi ja kuninganna Elizabethi kohta. Kõigil on sama palju aega - küsimus on vaid selles, kuidas nad seda kasutavad. Kui sa tunned, et sul on ajapuudus, siis sa ei pikenda oma päeva, aga sa võid varem üles tõusta, vaadata viie episoodi asemel kaks episoodi telesarja, mitte sirvida Instagrami, töötada paar tundi intensiivselt, käia jalgrattaga sõitmas ja seejärel puhata puhta südametunnistusega pärast produktiivset päeva. Ja sama kehtib ka teie äri kohta.
Kui teil napib ressursse, kontrollige, kas kasutate neid optimaalselt - võib-olla mõni töötaja saab ülesandeid, mis jäävad alla tema pädevuse, võib-olla lõpetavad nad töö varakult ja ülejäänud ei saa midagi teha, võib-olla on ühes osakonnas liiga vähe inimesi ja teises liiga palju. Ressursside tasandamise tehnika sobib ideaalselt projekti ajakava optimeerimiseks.
5. Sa tahad, et kõik oleks täiuslik
Jah, me teame, mida te mõtlete. Kas perfektsionism on halb? Kuidas saab see olla, kui kõik räägivad kogu aeg sellest, kuidas saavutada täiuslikkust jne. Noh, muidugi on perfektsionism suurepärane eelis... kui sul on lõpmatult aega. Projektijuhtimises on kahjuks aeg ressurss, millest on kõige sagedamini puudus, ja perfektsionism ei tee asja lihtsamaks.
Kui soovite, et projekti iga element oleks tehtud mitte ainult hästi, vaid suurepäraselt, siis kontrollige kõike kümneid kordi ja tehke iga asja metoodiliselt, ükshaaval, kuni iga pusletükk sobib ideaalselt - suure tõenäosusega ei jõua te ühtegi tähtaega, sest olete juba enne algust hiljaks jäänud.
Kas see tähendab, et te peaksite oma tööd halvasti tegema ja vigase toote välja andma? Kindlasti mitte! Kuid te peate mõistma, et ühe ja teise lähenemisviisi vahel on õnnelik kesktee. Siinkohal tuleb mängu kriitilise tee meetod. Tehke kindlaks ülesanded, mis on projekti edenemiseks kriitilise tähtsusega, ja need, mida saab teha hiljem. Selle triki abil võimaldab teie projekti planeerimine lõpetada töö õigeaegselt ja te saate ülejäänud aja jooksul toodet täiustada.
6. Teil ei ole õiget süsteemi
Projekti ajakava saab koostada ükskõik kus - paberil, tahvlil, Excelis. Saate. Aga milleks. Tänapäeva äri on liiga arenenud, et lubada organisatsioonilist kaost, mistõttu on töökorraldustarkvara asendamatu element, mis võimaldab teil ühest kohast hallata tööaega, ressursse, puhkusi, ajakavasid ja kalendreid. Kuidas valida selline teie vajadustele kohandatud süsteem? See on eraldi artikli teema. Õnneks oleme selle teie jaoks juba ette valmistanud Projekt Ajakavauling Tarkvara - Mida otsivad projektijuhid või Projekti ajakava juhtimine - Roll, väljakutsed ja vahendid.
