Mida sa saad tänu sellele artiklile:
Ressursihaldustarkvara mõju projekti õigeaegsele lõpuleviimisele.
Kuidas alustada projekti vähem kaotades.
Projekti algus on hetk, mil teete eeldusi ja otsuseid, mis võivad lõppkokkuvõttes teha või rikkuda projekti.
Selles etapis peate valmistuma, koguma võimalikult palju teavet dokumendihaldussüsteemi abil, hindama töökoormust ja määrama ressursid läbimõeldult. Ja mõnikord võib olla hea mõte kasutada isiklikku projektijuhtimistarkvara.
Teisest küljest on see ka aeg, mil saate alustada, et anda kogu projektile tooni ja luua oma meeskonnale tõhus ja positiivne kultuur.
Kuidas tagada, et projekti algkoosolekut alustatakse õigesti?
Me Teamdeckis - mis on ressursside haldamise tarkvara looja - oleme pühendunud sellele, et aidata projektijuhtidel projekte paremini hinnata, planeerida, teostada ja jälgida. Seepärast oleme koostanud tasuta e-raamatu ressursside juhtimise parimate tavade kohta.
See artikkel on väljavõte meie e-raamatust, milles arutame järgmisi olulisi samme, mis on olulised, et tagada teie projekti edu. Struktureeritud koosolekute päevakord projekti avalöögi koosolekuks on oluline, et hoida koosolek sujuvana ja tõhusana, kaasates aktiivselt meeskonda ja sidusrühmi ning tehes kohandusi agiilsete projektide avalöögi jaoks.
Projekti mõistmine: Esimene samm edu saavutamiseks
Projekti täielik mõistmine tähendab, et te teate sidusrühmade ootusi lõpptoote ja teie meeskonna töömahu osas. Edukuskriteeriumid tuleks selgelt määratleda. Mõned võimalikud ja mõõdetavad kriteeriumid on järgmised: õigeaegne tarnimine, algsest eelarvest kinnipidamine ja müügieesmärkide saavutamine. Need kriteeriumid ei anna mitte ainult selget suunda, vaid on ka mõõdupuuks projekti edusammude ja edu hindamisel.
Projekti üksikasjad, nagu eesmärgid, ajakava, eelarve ja projekti väljundid, peaksid olema juba projekti lühikirjelduses esitatud. Lugege see hoolikalt läbi ja võtke kokku, milliseid üksikasju te sellest saate ja mis on puudu. Oluline on tagada, et projekti lühikirjeldus oleks põhjalik ja käsitleks kõiki projekti kriitilisi aspekte. Hästi koostatud projekti lühikirjeldus paneb aluse projekti tõhusale planeerimisele ja elluviimisele.
Kui midagi on ebaselge, ärge oodake, et leppida kliendiga kokku kõne. Oluline on koguda võimalikult palju teavet projekti kohta, enne kui hakkate tööd planeerima. Selline ennetav lähenemine aitab võimalikke probleeme varakult tuvastada ja võimaldab õigeaegselt lahendada, vältides seega arusaamatusi või viivitusi projekti hilisemas etapis.
Kui tunnete, et teil on piisavalt üksikasju, kutsuge klient projekti algkoosolekule. Võite seda teha isiklikult, Skype'i kaudu või isegi korraldada professionaalsema kõnekonverentsi. Küsimus on kohtumisruumis, kus saate rääkida projekti ulatusest, kliendi ootustest, sellest, mida te suudate pakkuda ja kuidas. See koosolek annab projektile tooni ja tagab, et kõik on projekti eesmärkide ja tulemuste osas ühel meelel.
Rollide ja kohustuste kindlaksmääramine: Kes teeb mida projektimeeskonnas?
Kui olete täielikult aru saanud projekti ühistest eesmärkidest, on aeg kindlaks teha, keda teil on vaja selle saavutamiseks ja kes mille eest vastutab. Projektimeeskonna liikmete rollide ja vastutuse selge määratlemine aitab vältida segadust ja tagab vastutuse. Iga meeskonnaliige peaks teadma, mida temalt oodatakse ja kuidas tema töö aitab kaasa projekti üldistele eesmärkidele.
See tähendab, et te peate jälgima, et määrata kindlaks rollid projektis - keda täpselt peaksite kaasama? Või: millised on need rollid, ilma milleta ei saa projekti lõpule viia? See hõlmab projekti jaoks vajalike võtmeoskuste ja -teadmiste kindlaksmääramist ning nende kaardistamist teie meeskonnaliikmete jaoks. Samuti on väga oluline kaaluda oma meeskonna kättesaadavust ja töökoormust, et tagada, et nad suudavad projektile vajalikku aega ja pingutusi pühenduda.
Sõltuvalt projektist ja kliendi nõuetest võite vajada frontend- ja/või backend-arendajaid, graafilisi disainereid, liikumisdisainereid või turundusspetsialiste ja copywritereid. Iga roll peaks olema selgelt määratletud ning igale meeskonnaliikmele tuleks määrata konkreetsed ülesanded ja vastutus. See aitab tagada, et kõik projekti aspektid oleksid kaetud ja et midagi ei jääks tähelepanuta.
Kui teate täpselt, keda peate projekti kaasama, leidke parimad töötajad. Seda saate teha, hinnates nende oskusi - kasutage selleks oskuste maatriksit. Oskuste maatriks on lihtne tabel, mis sisaldab töötajate oskusi ja aitab neid hinnata ja punkteerida, et näha, kas nad saavad ülesannete täitmisega hakkama või mitte. See vahend on hindamatu väärtusega, et leida õiged inimesed õigete ülesannete jaoks, tagades seega, et teie projektimeeskond on hästi varustatud, et tulla toime projekti väljakutsetega.
Kui olete kindlaks teinud rollid ja inimesed, kes on võimelised neid täitma, kontrollige oma töötajate kättesaadavust ja määrake nad järgmisele projektile siin. See hõlmab ajakava ja ressursside planeerimist, et tagada, et teie meeskonnaliikmed ei oleks ülekoormatud ja saaksid anda oma parima tulemuse. Tõhus ressursihaldus on võtmetähtsusega, et tagada projekti õigel ajal ja eelarve piires lõpuleviimine.
Kasulik nõuanne: Kui te ei kasuta oskuste maatriksit, võite kasutada töötajate nimekirja, kirjeldades nende oskusi ja kogemusi. See aitab vältida töötajate alakasutust ja ülebroneerimist, kuna olemasolevate ressursside nähtavus võib tagada tööjõu parema jaotuse.
Põhjaliku projektiplaani koostamine: Vältimine: Puuduste vältimine
On põhjust arvata, et planeerimisfaas võib teie projekti kas ära teha või ära rikkuda. Ebatäpsed hinnangud, valed isiklikud otsused ja võimalike riskide tähelepanuta jätmine on sageli põhjuseks viivitustele ja eelarvemuudatustele. Tõhus planeerimine ei hõlma mitte ainult projekti lõpuleviimiseks vajalike ülesannete ja tegevuste kirjeldamist, vaid ka võimalike probleemide ennetamist ja strateegiate väljatöötamist nende leevendamiseks. Välisprojekti planeerimisel on väga oluline anda tooni ja visioon, kehtestada ühised eesmärgid, ülesanded ja ajakava ning valmistada projektimeeskond ette ametlikuks avakoosolekuks kliendiga.
2016. aasta andmete kohaselt on õigeaegselt lõpetatud vaid 49% projektidest. Lisaks jääb 53% kõigist projektidest eelarve ulatuses. - PMI. See statistika rõhutab tõhusa projektiplaneerimise ja ressursside juhtimise tähtsust projekti edu tagamisel.
Projekti ressursside juhtimine on üks tõhusa planeerimise ja projekti algatamise etapi põhikomponente. Te olete juba kindlaks teinud projekti edukaks läbiviimiseks vajalikud rollid ja õiged inimesed, kes saavad nende ülesannetega hakkama. Nüüd on aeg jaotada ressursid tõhusalt ja tagada nende optimaalne kasutamine kogu projekti jooksul.
Töötajate ja projektide paremaks juhtimiseks aitab projekti käivitamisel hinnanguline teave selle kohta, kui kaua te vajate teatavaid inimesi, kes on seotud järgmiste tegevustega. Ajakohastatud ressursikalender on hädavajalik ja teeb teie töö palju lihtsamaks. See kalender peaks sisaldama mitte ainult teie meeskonnaliikmete kättesaadavust, vaid ka kõiki muid kohustusi, mis neil võivad olla, näiteks muud projektid või isiklik vaba aeg.
Teades, keda ja kui kaua teie projektis vajatakse, koostage projektikalender. See peaks sisaldama selliseid asju nagu ressursside kättesaadavus, muud projektid, milles nad saavad osaleda, või kohustused, mis neil võivad olla, nende vabad päevad ja riiklikud pühad. Kui töötate kaugtöötajatega, võtke arvesse ajavööndeid. Selline üksikasjalik planeerimine aitab tagada, et teie projekti ajakava on realistlik ja saavutatav.
Nii väldite ülebroneerimist või töötajate alakasutamist ning seate algusest peale projekti õige kulgemise. Teamdeck on ressursside haldamise ja tööaja jälgimise vahend, millel on töötajate tööaja jälgimise ja puhkuste haldamise süsteemi funktsioonid, mida saate kasutada töötajate ja ressursside jaotamiseks ja jälgimiseks. Need tööriistad annavad reaalajas ülevaate ressursside kättesaadavusest ja kasutamisest, aidates seega vajaduse korral teha teadlikke otsuseid ja kohandusi.
Ressursside ja ülesannete hindamine: Kuidas seda õigesti teha
Põhjaliku projektitegevuskava koostamiseks peate hindama, kui palju aega teie töötajad vajavad tegevuste lõpuleviimiseks. Hinnangud võivad olla keerulised, sest kui neid tehakse halvasti, võivad need teie projektile rohkem kahju kui kasu tuua. Täpne hindamine nõuab põhjalikku arusaamist seotud ülesannetest, nõutavatest oskustest ja teie meeskonna võimekusest. See hõlmab konkreetseid kaalutlusi siseprojektide ressursside ja ülesannete hindamiseks, näiteks projektimeeskonna ettevalmistamine ametlikuks avalöögikohtumiseks ja projekti sisemise avalöögikohtumise korraldamine.
John Cutler rõhutas oma artiklis "Miks me hindame?" konteksti tähtsust hindamisel. Hinnangud peaksid põhinema ajaloolistel andmetel ja konkreetse projekti kontekstil. See aitab tagada, et hinnangud on realistlikud ja saavutatavad.
Teisest küljest on ülesannete hindamine tundides paljude jaoks võrdne teelehe lugemisega. Seetõttu on meie enda kogemuse põhjal turvalisem mõõta kasutajalugusid loo punktides. Story points on mõõtühikud, mis võimaldavad hinnata erinevate kasutajalugude suurust. Need on suhtelised, mis tähendab, et 4-punktiline lugu on kaks korda suurem kui 2-punktiline. See suhteline hindamistehnika aitab tagada, et hinnangud on erinevate ülesannete puhul järjepidevad ja võrreldavad.
Kui olete kehtestanud loo punktid (skaala võib olla 1-10), peate need sobitama meeskonna kiirusega. Kui meeskond suutis eelmisel iteratsioonil võtta piisavalt aega, et lõpetada 14 punkti väärtuses lugusid, siis tõenäoliselt teevad nad sama palju tööd uuesti. See aitab projektile realistlikke ja saavutatavaid eesmärke seada.
Kui teil on olemas projekti kõigi soovitud elementide loo punktide hinnangud, saate jagada selle arvu meeskonna kiirusega ja leida projekti lõpuleviimiseks vajalike iteratsioonide arvu. See aitab tagada, et projekti ajakava on realistlik ja saavutatav.
Kui eraldate aega konkreetsete inimeste juhtimiseks, võtke arvesse nende ressursimahtu, arvestades nii seda, kui palju tööd nad suudavad teha oma kogemuste põhjal, kui ka "töövõimelist tööaega" päeva jooksul. See aitab tagada, et teie meeskonnaliikmed ei ole ülekoormatud ja saavad anda oma parima tulemuse.
Veenduge, et te mõistate erinevust ideaalse aja ja kulunud aja vahel. Esimene on aeg, mis tegelikult kulub konkreetsele ülesandele, samas kui hilisem hõlmab ootamist, häireid, kontekstivahetust ja ettevalmistusi. See erinevus on oluline, et teie hinnangud oleksid realistlikud ja võtaksid arvesse erinevaid tegureid, mis võivad mõjutada tegelikku aega, mis on vajalik ülesande täitmiseks.
Pange tähele, et kui küsite arendajatelt, kui palju aega võtab mingi ülesanne, annavad nad teile hinnangu "ideaalajas", st katkematu tööperioodi kohta. See aitab seada realistlikke ootusi ja tagada, et projekti ajakava on saavutatav.
Projektiplaani täitmine: Plaanide muutmine tegevuseks
Täitmine on see, kus plaan viiakse ellu. Selles etapis koordineerib projektijuht inimesi ja ressursse ning integreerib ja teostab projekti tegevusi vastavalt projektijuhtimise kavale. Täitmise ajal on väga oluline jälgida projekti arengut, et tagada, et see liigub õiges suunas. Väga kasulikud võivad olla regulaarsed staatuskoosolekud. Need koosolekud peaksid hõlmama seda, mis on tehtud, mis on pooleli ja mida on veel vaja teha.
Selles etapis on teabevahetus võtmetähtsusega. Kasutage projektijuhtimistarkvara, et hoida kõiki kursis ja jälgida projekti edenemist. Tööriistad nagu Teamdeck aitavad ajakava, ülesannete haldamise ja aja jälgimise juures. Need vahendid annavad reaalajas ülevaate projekti edenemisest ja aitavad varakult tuvastada kõik probleemid, võimaldades seega õigeaegset lahendamist.
Järelevalve ja kontroll: Projekti käigus hoidmine
Järelevalve- ja kontrolliprotsessid on vajalikud projekti edenemise ja tulemuslikkuse jälgimiseks, läbivaatamiseks ja reguleerimiseks ning nende valdkondade kindlakstegemiseks, kus on vaja teha muudatusi kavas. Selles etapis tagatakse projekti eesmärkide saavutamine, mõõtes ja jälgides projekti tulemuslikkust.
Mõned vahendid ja tehnikad, mida saate selles etapis kasutada, hõlmavad tulemuslikkuse hindamisi, teenitud väärtuse juhtimist ja projektijuhtimise tarkvara. Regulaarsed aruandlus- ja ülevaatussessioonid aitavad hoida projekti õigel kursil. Need istungid annavad võimaluse vaadata üle projekti edenemine, tuvastada kõik probleemid ja teha vajalikke kohandusi, et tagada projekti püsimine õigel teel.
Projekti lõpetamine: Sujuva lõpetamise tagamine
Projekti lõpetamine hõlmab kõigi tegevuste lõpuleviimist kõigis projektijuhtimise protsessirühmades, et projekt või etapp ametlikult lõpetada. See hõlmab kliendi heakskiidu saamist, projektdokumentatsiooni üleandmist, projekti ressursside vabastamist ja projektijärgse ülevaatuse läbiviimist.
Projektijärgne ülevaade aitab teil mõista, mis läks hästi ja mida saaks tulevastes projektides parandada. See on oluline samm projektijuhtimise pidevaks täiustamiseks. Sellistest ülevaadetest saadud teadmised võivad olla hindamatu väärtusega teie projektijuhtimise protsesside täiustamisel ja tulevaste projektide edu tagamisel.
Kokkuvõte: Projekti edu sõltub mõistmisest
Uue projekti loomise algus ei pea olema nii stressirohke ja hirmutav, kui mõned ütlevad. Kui olete algusest peale paika pannud õige protsessi ja järginud seda samm-sammult, võib teie esimene töökohtumine mitte ainult olla lihtsam, vaid te võite ka vältida mõningaid tavalisi vigu.
Kokkuvõtteks, mida me oleme rääkinud selles artiklis, veenduge, et te järgida kuni e-posti need lihtsad sammud:
Saage aru, millega on tegemist.
Rääkige oma kliendiga enne, kui te midagi planeerite, korraldage projekti algkoosolek.
Mõista rolle projektis.
Leidke parimad töötajad ja kontrollige nende kättesaadavust.
Määrake projektiplaan.
Hinnake ressursse ja ülesandeid.
Nii saate enne projekti algust veenduda, et te teate kõike projekti nõuetest, oma ressursside kättesaadavusest, seatud ootustest ja ajakavast.
Ei tea veel, kuidas projekti alustada?
Laske oma meeskonnal teha oma parima, kasutades tõhusat ressursside planeerimise tarkvara
Hankige 30-päevane TASUTA prooviperiood
