Projektijuhina teate piisavalt hästi, et optimaalse projekti ajakava koostamine on keeruline, kuid teil on palju projekti- ja ressursihaldustarkvara ja tehnikaid teie käsutuses. Siiski on võimalik, et teil tekib probleeme ajakava koostamisega. Asjad muutuvad veelgi keerulisemaks, kui töötate ettevõttes, mis vastutab korraga mitme projekti elluviimise eest. Siis on ajakava kattumise ja topeltbroneeritud töötajate võimalus veelgi suurem.
Õnneks saate vältida enamikku ajakavaga seotud konflikte, kui järgite parimaid tavasid ressursside ja projektijuhtimine. Allpool on loetletud mõned nõuanded - järgige neid, et oma projekte edukamalt hallata.
Ebameeldivalt tulevad projekti ajakava konfliktid
Mõlemad terminid on absoluutselt teada. Nii äri- kui ka eraelus ei ole sellised olukorrad nagu kahe olulise kuupäeva ja kahe olulise sündmuse kattumine ühegi inimese elus midagi uut. Kuid enamasti ei tee selline olukord kunagi asju paremaks ega lihtsamaks.
Üldiselt tekivad projektijuhtimiskeskkonnas ajakonfliktid siis, kui meeskonnaliikmele või töötajale on määratud rohkem kui kaks ülesannet või kaksikvahetused korraga. Sellise olukorra taga on kaks asja ja kummalgi neist on omad väljakutsed.
Paljud uuringud, mis käsitlevad töölt lahkumise probleeme, näitavad, et 5 peamise põhjuse hulgas on alati ajakava või - teisisõnu - paindlikkuse küsimus. Kui lugeda kokkuvõtet, mille on andnud PEW uurimiskeskus või see, mis on pärit Gallupi uuring, on järeldused samad. Töötajate ajakava määrab tema otsuse kaasamise ja lojaalsuse osas.
Kas mõlemad võivad mõjutada äri ja projektide lõpuleviimist? Absoluutselt jah. Suurepärane ajakonfliktidega tegelemine on veel üks oskus, mis on kõrgemale suunatud projektijuhtide seas.
Miks tekivad konfliktid projekti ajakava koostamisel?
Võtame hetkeks aega, et kirjeldada mõningaid kõige levinumaid põhjusi, mis põhjustavad projekti planeerimisprobleeme. Kui olete neist aru saanud, on lihtsam kindlaks teha, kus teie projektijuhtimise protsessi on võimalik parandada.
- Ebatäpne hinnangud. Kui ülesanne peaks võtma paar tundi, kuid selle asemel võtab see aega nädala, kannatab tõenäoliselt teie ajakava.
- Ebapiisav ressursside prognoosimine. Veel üks tegur, mis võib teie projekti juba selle alguses muuta või hävitada. Kui te ei suuda eelnevalt arvestada kõigi projekti elluviimiseks vajalike ressurssidega, võib see väga hästi põhjustada viivitusi teie ajakavas või konflikte teiste samal ajal toimuvate projektidega.
- Projekti ettenägematud sõltuvused. Teie projekti ajakava võib paberil tunduda hea, kuid sõltuvused, mida te ei ole planeerinud, võivad nõuda ajakava kohandamist.
- Projekti ulatuse alahindamine. Nõuete kogumine kõigilt sidusrühmadelt ja projekti ulatuse juhtimine, siis on suur tõenäosus, et alahindate seda, mida tuleb teha, et saavutada ärieesmärgid.
- Erinevate projektijuhtide vahel puudub ajakava nähtavus. See on tavaline probleem ettevõtetes, kus on mitu projekti: agentuurid, tarkvarafirmad, konsultatsioonifirmad. Kahjuks toob erinevate projektijuhtide ja meeskonnajuhatajate vahelise nähtavuse ja suhtluse puudumine peaaegu alati kaasa mõningaid ajakava konflikte.
Mida saate teha, et vältida ajakonflikte?
Tõsi, mõned asjaolud ei ole teie kontrolli all. Võtame näiteks praeguse olukorra. Selle blogipostituse avaldamise ajal (juuni 2020) on tuhanded või enam projektiplaanid koronaviiruse pandeemia tõttu edasi lükatud või üldse kõrvale jäetud. Te ei saa kontrollida kõike, mis võib teie projektiga juhtuda. See ei tähenda, et te ei peaks kasutusele võtma mõningaid ennetavaid projektijuhtimise meetmeid, et hoida ajakava konfliktid eemal.
Suurendage oma projekti ja selle ajakava nähtavust.
Kõige lihtsam viis projektitegevuste ja nende kallal töötavate meeskonnaliikmete nähtavuse suurendamiseks on võtta kasutusele ressurss, milleks on online kalendriplaneerija. See on ruum, kus kõik või määratud töötajad näevad, millise projekti jaoks on inimesed broneeritud, kellel on vaba aega (ja kes võib liituda mõne teise meeskonnaga, kes on hädas), kes ei ole üldse saadaval jne. Teamdeck on tööriist, mille oleme loonud selleks, et aidata ettevõtetel oma meeskondi ja projekte paremini hallata:
Keskset ressursikalendrit hindavad eriti kõrgelt ettevõtted, kes töötavad mitme projektiga korraga. Kui teil on mitu ajakava, tähtaegu, projektimeeskonda, on nii palju raskem vältida kokkupõrkeid või kattumisi. Ütleme, et soovite oma projektimeeskonda lisada uue inimese. Kui te ei näe teiste projektide ajakava, siis võite ainult eeldada, et ta saab täiendava töökoormusega hakkama. Üheainsa "ajakava tõe" allika abil saab iga PM aktiivselt vältida ajakavakonflikte, kui ta planeerib uut projekti või kohandab olemasolevat projekti.
Pöörake rohkem tähelepanu ressursside jaotamisele.
Selleks, et saavutada edu ressursside eraldaminepeate kindlaks määrama, milliseid inimesi te oma meeskonda vajate. Millised on nende soovitud oskused? Kas erialane kogemus mängib olulist rolli? Võib-olla on teatud geograafilised asukohad paremad, sest töötajad peavad kliendiga isiklikult kohtuma? Teil võib olla oma "unistuste meeskonnale" mitu nõuet ja on oluline neid täpsustada. Kui broneerite esimese vaba rühma inimesi, pööramata tähelepanu eespool loetletud teguritele, on oht, et peate hiljem ressursse ümber paigutama ja võib tekkida probleeme ajakava koostamisega.
Loomulikult soovite ka kontrollida, kas teie meeskonna isiklikud ajakavad on kooskõlas projekti ajakavaga. Seda saate hõlpsasti teha, kui teie projekti planeerimisvahend salvestab ka andmeid vaba aja kohta (Teamdeck salvestab). Muidugi ei saa alati planeerida oma ajakava vastavalt inimeste puhkustele: peamine on olla neist puudumistest teadlik, muidu on ajakavaga probleeme.
Suhtle tõhusalt oma meeskonnaliikmetega.
Avatud suhtlemine ja projekti läbipaistvus aitab teie meeskonnaliikmeid juba projekti hindamisetapis. Kuigi te ei tohiks oodata, et teie meeskonnaliikmed leiavad 100% täpse hinnangud, peavad nende esitatud eeldused olema vähemalt võimaluste piires. Kuidas te saate aidata? Üks asi, mida projektijuhid saavad projekti hindamist toetada, on veenduda, et meeskond mõistab täielikult projekti: ärieesmärke, lõppkasutajate vajadusi ning kõiki funktsionaalseid ja mittefunktsionaalseid nõudeid. See peaks aitama teie töötajatel luua realistlikumaid hinnanguid.
Tehke kindlaks ülesannete ja rollide vahelised sõltuvused teie meeskonnas.
Üks asi on meeles pidada erinevate ülesannete vahelisi sõltuvusi, kuid te peate meeles pidama ka erinevate rollide vahelisi sõltuvusi projektis. Teie front-end arendaja saab projektiga täielikult tööd teha alles siis, kui disainer oma osa tarnib. Kui üks inimene hilineb oma ülesannetega, võivad teised inimesed järgida teda lihtsalt nende rollide vaheliste sõltuvuste tõttu.
Veenduge, et teie meeskond on neist sõltuvustest teadlik. Selline teadlikkus aitab neil teha paremaid otsuseid hindamise etapis ja seada hiljem oma ülesandeid tähtsuse järjekorda.
Tehke koostööd teiste projektijuhtidega ja edastage oma kavatsused.
Me juba mainisime, et teil on vaja ülevaadet oma ettevõtte teiste projektide ajakavadest, eriti kui te kasutate sama ressursibaasi. Kuid kuidas saate ülevaate teiste inimeste kavatsustest? Kujutame ette, et te valmistute uueks projektiks ja kavatsete meeskonda kokku panna. Te vaatate läbi töötajate nimekirja ja märkate kedagi, kes sobiks suurepäraselt. Otsustate määrata ta projekti kohe, kui saate kliendilt ametliku alustamise kinnituse. Kui see päev kätte jõuab, ootab teid ebameeldiv üllatus: teine PM on selle töötaja juba oma projekti jaoks broneerinud. Kui teil oleks vaid võimalik "tellida" teatud meeskonna koosseisu...
Teamdecki abil saate oma kavatsustest teada anda ja töötajaid esialgu broneerida - lisage lihtsalt broneeringule spetsiaalne silt. Samuti saate luua kohandatud sildid, et väljendada näiteks eri kiireloomulisuse või usalduse taset konkreetse broneeringu puhul. Seda kõike selleks, et vältida konflikte mõne teise projekti ajakavaga.
Jälgige oma projekti edenemist.
Projekti edenemise jälgimine ja aruandlus on projektijuhtimise oluline osa: see võimaldab teil hoida sidusrühmi kursis, kuid ka ise paremini mõista projekti seisu. Ressursside ja projekti planeerimise tarkvara, sealhulgas Teamdeck, võimaldavad sageli luua aruandeid projektitegevuste, registreeritud aja, ressursside kasutamise jne kohta. Kasutage neid, et vältida ajakava kohandamist.
Näiteks peate regulaarselt kontrollima oma töötajate poolt tegelikult jälgitud aega ja võrdlema seda esialgse hinnanguga. Kas kõik läheb rohkem-vähem plaanipäraselt? Suurepärane! Teisest küljest võib hinnangute ja tegeliku aja erinevus olla märk tulevastest ajakava probleemidest.
