Kas olete kunagi tundnud, et olete uue projekti alustades kõik korda saanud? Ma mõtlen eesmärke, eesmärke, tulemusi, meeskonda ja ajakava. Aga siis teeb ootamatu muudatus teie hoolikalt koostatud plaani maatasa.
Kui see on teie puhul nii, ärge paanitse. Nende näpunäiteid paindliku planeerimise kohta, saate oma plaane kohandada ja olla valmis muudatusteks.
Enne, kui ma kastan selle sisse, tahaksin teile öelda, miks tutvustades ühe paindlik lähenemine projektijuhtimisele on nii oluline.
Kuidas saab paindlikust planeerimisest kasu?
Paindlik planeerimine võimaldab juhtidel planeerida meeskonna töökoormus ja ressursside täpsemini, samal ajal kui töötab mitu projekti. Sageli on palju muutujaid, mida ei ole võimalik ette näha - eriti tarkvaraarendus või agentuur keskkond. See võib mõjutada teie projekti eelarve, ajakava ja lõpuks - tähtaeg. Paindlik projekti ja ressursside planeerimine takistab juhtidel vanadest plaanidest kinnipidamist ja võimaldab neil tegutseda vastavalt kõigile ettenägematutele muutustele.
Otsid rohkem ekspertide nõuandeid projektijuhtimise kohta? Vaadake meie TASUTA sprindi planeerimise kontrollnimekiri nüüd!
Nõuanded paindliku planeerimise kohta
1. Võtke arvesse väliseid sündmusi
Väliste sõltuvuste hindamine võimaldab teil avastada asju, mida te ei saa kontrollida.
Kaks näidet välistest mõjudest on muidugi aeg ja raha - mida tavaliselt arvestate, kui projekti hindamine-aga ka sellised sündmused nagu riiklikud pühad või teie töötajate haiguspuhkus.
Seistes silmitsi sõltuvustega, mida te ei saa kontrollida, püüdke neid kontrollida, et saavutada parimad tulemused. Sellised sündmused nagu näiteks riiklikud pühad on midagi, mida saate hõlpsasti eelnevalt kontrollida, nagu soovitab PMI nagu on loetletud PMI poolt:
- Leidke sündmused, nagu riiklikud pühad või töötajate vabad päevad, mis toimuvad projekti elutsükli ajal.
- Määrake sündmuse tõttu kättesaamatute töötajate rühmad (nt kui töötate kaugtöötajatega).
- Arvutage sündmuse mõju teie projekti edenemisele.
- Arvutage kaotatud edusammudest tingitud ületunnid ja arvestage need oma plaanidesse.
2. Riskide ja väljakutsete avastamine
Hiljuti oleme loetlenud ühine ressursihaldusega seotud väljakutsed. Siin on mõned neist:
- Projektile sobivate oskuste äratundmine.
- Meeskonna kättesaadavuse ja suutlikkuse kooskõlastamine projekti ajakavaga ning töökoormuse juhtimine.
Te peaksite suutma loetleda kõik olemasolevad töötajad ja seejärel valida need, kes sobivad teie projekti jaoks kõige paremini. Aga mis siis, kui mõni neist haigestub või otsustab lahkuda? Kas on inimesi, kes suudavad neid asendada? Kui mitte, kas on võimalik palgata keegi teine, nt vabakutseline?
Teades oma piiranguid, võite välja mõelda erinevaid stsenaariume ja leida neile eelnevalt lahendusi: :
- Loo RACI diagramm omada selget ülevaadet oma meeskonna vastutusaladest.
- Omandage ülevaade kõigist oma töötajatest, eelistatavalt koos oskuste või ametikohtadega.
- Koostage nimekiri töötajatest, kes on võimelised projekti sisenema, kui üks teie meeskonnaliikmetest ei ole kättesaadav.
- Arvutage erinevate tulemuste mõju projektile, meeskonnale ja töökoormusele.
Võite luua ka tööde jaotusstruktuuri (WBS), et loetleda kõik projekti tegevused, määrates igale neist võimalikud riskid.
Teine viis võimalike riskide avastamiseks on vaadata ajaloolisi andmeid. Vaadake lihtsalt läbi oma varasemad projektid ja uurige, milliste probleemidega olete kokku puutunud. Seejärel hinnake, kas on võimalus, et need võivad esineda ka selles projektis, ja valmistage ette vastused.
3. Kontrollida sageli kliendi prioriteete
Projekti ettevalmistamisel olete tõenäoliselt koostanud kõrgetasemelise plaani, mis sisaldab projekti eesmärke ja sõltuvusi.
Samuti peaksite planeerima sagedasi uuendusi seoses oma kliendi prioriteetidega, et saaksite kontrollida, kas teie ajakavas ei ole võimalikke muudatusi.
Nii veendute, et olete kliendiga ühel lainel ja tagate, et plaan vastab nende ootustele.
4. Alternatiivsete stsenaariumide kavandamine
Alternatiivsete stsenaariumide läbivaatamine võimaldab teil oma projekti kindlamalt juhtida.
Kõigepealt uurige oma projekti kriitilist teekonda, mis on kõikide ülesannete ja nende vaheliste sõltuvuste jaotus. Leidke põhjuslikud sõltuvused ja ülesanded, mis on projekti elluviimise seisukohalt olulised. Seejärel leidke ülesanded, mis võivad muutuda, mis tähendab, et muutus nende kohaletoimetamises ei mõjuta projekti üldist edu ega kahjusta selle ajakava. Paljud projektijuhtimisvahendid võimaldavad ülesandeid märgistada, mis muudab kriitilise tee jälgimise lihtsamaks.
Kui visandate mõõdetavad tegevused ja vahe-eesmärgid ning seejärel lisate liikuvad ülesanded, näete, kuidas on võimalik muuta ülesannete järjekorda või vajaduse korral ressursse žongleerida.
5. Lisage oma plaani kohtumised oma meeskonna ja kliendiga.
Sagedaste koosolekute korraldamine oma meeskonna ja kliendiga aitab teil püsida kursis ning avastada riske ja probleeme nende ilmnemisel. Lisage need koosolekud oma kavasse enne projekti algust ning teavitage oma meeskonda ja klienti, millal ja kuidas need toimuvad.
Milliseid kohtumisi peaksite kaasama?
Scrumi koosolekud nagu igapäevane, sprindi planeerimine, sprindi tagasivaade ja sprindi ülevaatus on mõeldud selleks, et hoida teid kursis projekti edenemisega. Need koosolekud aitavad teil ka teada saada kõigist takistustest, millega teie meeskond silmitsi seisab, et saaksite nende põhjal tegutseda ja leida probleemidele lahendusi.
Kohtumised kliendiga võimaldavad teil hoida teda kursis töö edenemisega, aga ka saada tagasisidet, mida saate kohe arvesse võtta, selle asemel, et hiljem tööd uuesti teha.
Jälgige oma projekti ja vajadusel kohandage oma plaane
Projektiplaani koostamine ette ei tähenda, et te ei pea seda hiljem üle vaatama.
Paindlik planeerimine tähendab, et teil on võimalik olla kõrgetasemeline projektiplaan kuid teavad ka, kuidas seda kohandada, jälgida seda riskide ja probleemide suhtes ning vajaduse korral täiustada.
