Kogu projekti elutsükli jooksul peavad projektijuhid töötlema suurt hulka teavet. Alates projekti nõuete kogumisest ja meeskonna moodustamisest kuni projekti edenemise jälgimise ja aruandluseni - teabe kogumine ja korraldamine on osa IT-projektijuhtimise igast aspektist, turundusprojektide juhtimine, või agentuuri projektijuhtimine samuti. See võib kergesti muutuda üle jõu käivaks.
Kuidas töödelda kõiki andmeid tõhusalt, kaotamata seejuures silmist suurt pilti - teie projekti? Mind mapid aitavad teil seda teha. Peale selle võib mõttekaardistamine olla suurepärane viis hõlbustada tõhusad koosolekud, visualiseerida projekti ulatus ja leida lahendusi erinevatele väljakutsed millega te tööl silmitsi seisate.
Selles blogipostituses saate teada, kuidas luua mõttekaarte ja kasutada neid oma projektijuhtimise protsessides. Alustame mõttekaardi enda määratlemisest.
Põhimõtteliselt on mõttekaart visuaalne viis teabe organiseerimiseks. See näeb välja nagu diagramm, mille keskne idee on paigutatud, noh, lõuendi keskele. Sellest kesksest elemendist kasvavad paksud märksõnadega tähistatud harud, millest kasvavad õhemad harud jne. Harude kõrvale kirjutatud sõnad või kriipsud tähistavad põhiliste märksõnade alateemasid. Nii võib mõttekaart lõpuks välja näha:
Suurema pildi saamiseks, kliki siia.
Alguses võib see mõttekaart tunduda segane ja kaootiline, eriti kui te lähenete sellele nii, nagu te loeksite dokumenti (vasakust või paremast ülemisest nurgast). Mõttekaarti tuleks lugeda teisiti. Vaadake seda lähemalt: kui alustate selle lugemist keskse idee juurest (organiseeritud tööruumi loomine) ja järgite mõnda värvikoodiga haru, saate sõnumist hõlpsasti aru.
Kujutage nüüd ette, et teie olete see inimene, kes soovib oma ideid organiseeritud tööruumi kohta visandada. Kui te otsustaksite oma mõtted üles kirjutada traditsioonilisel, lineaarsel viisil, oleks tõenäoliselt vaja, et te oma ideid eelnevalt organiseeriksite, kui tahaksite, et teie teos oleks sidus. Mõttekaardi abil saate seevastu alustada ühest ideest ja ehitada selle orgaaniliselt üles. Näete erinevust?
Ilmselt on hea hetk tutvustada teile inimest, kes on populariseerinud mõttekaardistamise kui haridus- ja ärivahendina (sealhulgas projektijuhtimise). Tony Buzan ei olnud esimene inimene, kes kasutas hierarhilisi skeeme teabe organiseerimiseks, kuid ta tegi sellest kindlasti asja. Ta propageeris seda tehnikat oma BBC saates "Use your head", mis oli eetris 1970ndatel, ja hiljem müüs ta miljoneid eksemplare oma raamatud teemal. Buzan suri kahjuks 2019. aastal, kuid tema ideed elavad edasi - võite vaadata tema Tedx kõne kuidas meie aju töötab (ja kuidas mõttekaardid seda kasutavad).
Mõttekaardi loomisel on lineaarse märkuse asemel mitu eelist. Me mainisime juba, et kaarti saab koostada ilma, et peaks esmalt teavet organiseerima - see on suur ajasääst ja tootlikkuse suurendaja. Üks uuring alates 2019. aastast teatas, et juhid on keskmiselt 30% võrra produktiivsemad, kui nad kasutavad mõttekaardistamise tarkvara.
Mõistekaardid võimaldavad teil:
Me juba puudutasime seda, et projektijuhtimisega kaasneb palju võimalusi teabe töötlemiseks ja organiseerimiseks: need on ka hetked, mil saate kasutada oma mõttekaardistamise oskusi. Oleme allpool mõned neist üles loetlenud, kuid ärge tundke end selle loeteluga piiratuna - kui soovite kaardistamist teistsuguse juhuse jaoks, toob see teile kindlasti palju kasu.
Projektijuhina võite kasutada mõttekaardistamist juba projekti alguses projekti planeerimine etapp. Looge mõttekaart, et koondada kogu projektiga seotud teave. Iga põhiharu võib esindada erinevat projektijuhtimisprotsessi või projekti enda erinevat valdkonda: riskid, sidusrühmad, ressursid.
Selline kaart võib jääda üsna üldiseks, mis on ka hea, sest siin ei ole vaja üksikasjadesse laskuda. Kui teil on olemas üldine pilt, võite joonistada eraldi kaardid iga projekti aspekti kohta. Kujutage ette, et loote projektijuhtimise mõttekaardi oma projekti ulatuse jaoks. Alustage harudest, mis kujutavad lõpptoote peamisi funktsioone, ja jaotage need seejärel konkreetseteks ülesanneteks. Mõttekaartide kasutamine on tõhus igas etapis projekti ulatuse juhtimine: alates nõuete kogumisest erinevatelt sidusrühmadelt kuni nende struktureerimise ja ülesannete visandamiseni. Kui teie ülesannete nimekiri on valmis, võite kasutada kaarti projekti Gantt diagrammi koostamiseks.
Ülesannetest rääkides: nende kaardistamine paberilehel või spetsiaalses tarkvaras võib aidata teid projektiülesannete prioritiseerimine. Kui näete neid kõiki, on lihtsam otsustada, millised neist peavad tulema esimesena. Ülesannete visualiseeritud struktuur on kasulik ka siis, kui soovite oma meeskonnaliikmeid nende projektitööga tutvustada.
Kui olete projekti käivitanud, ärge unustage, et pöördute oma kaartide juurde regulaarselt tagasi. Need võivad olla meeldetuletuseks näiteks projekti riskide ja lõplike ärieesmärkide kohta. Samuti võite koostada mõttekaardi, mis toimib korrastatud projektiga seotud teabe hoidlana. Kontaktandmed, varad ja olulised lingid: projektijuhina soovite, et need oleksid käepärast. Sellise kaardi näidet saate vaadata siin.
Millised on mõned muud projektijuhtimise mõttekaardistamise kasutusviisid?
Õppimine. Projektijuhina peate pidevalt oma oskusi lihvima ja õppima uusi projektijuhtimise strateegiaid. Mind mapping võimaldab teil uut teavet paremini struktureerida ja värskendab teie teadmisi hiljem.
Teine element mõttekaartide puhul, mis on ilmselt silma jäänud, on visuaalsete elementide lisamine: kriipsud, ikoonid, värvid. Tõsi, kaarte saab luua ka ilma nendeta. Võib aga selguda, et visuaalne teave on teie jaoks arusaadavam ja kergemini meeldejäävam.
Kui teil on veel kahtlusi, kas kasutada kaardil kriipsutusi ja joonistusi, võite proovida lihtsat harjutust. Proovige mõelda õunale. Andke endale paar sekundit aega ja proovige siis analüüsida, mida teie aju genereeris. Sa ei näinud ju kirjutatult tähti "A-P-P-L-E", eks ole? Mis iganes on selle puuvilja nimi teie emakeeles, nägite tõenäoliselt pilti, mitte tähti. Inimestena mõtleme me piltides - see on üks Tony Buzani peamisi punkte.
Kui olete juba lugenud meie juhendit sketchnoting projektijuhtidele (kui mitte, siis vaadake kindlasti järele), siis mäletate ilmselt, et sketšnootide loomine ei ole kunst, vaid pigem teabe lihtsamaks mõistmiseks või meeldejätmiseks. Sama kehtib ka mõttekaartide kohta. Need ei pea olema ilusad: tähtsam on siinkohal funktsioon. Ikoonide joonistamisel püüdke hoida need lihtsad ja kergesti äratuntavad. Kui soovite oma kritseldustesse lisada humoorikaid elemente, siis tehke seda - need võivad aidata teil seda konkreetset detaili meelde jätta. Ka kasutatava kirjatüübi osas võid olla loominguline, kuid hoia see loetavana. Püüdke vältida liiga paljude sõnade kasutamist: kui saate midagi kokku võtta ühe märksõnaga, tehke seda.
Kui tegemist on lõuendiga, millel te töötate, püüdke jääda tühja paberi/valge tahvli/ekraani juurde. Trükitud mustrid võivad muuta teie kaardi halvemini loetavaks. Lõuendi maastikuline orientatsioon aitab teil oma diagrammi paremini struktureerida.
Olete võib-olla märganud, et kaardil olevad harud on tavaliselt kõverad: see on tehtud meelega. Samuti on tavaks minna paksematelt okstelt õhemate okste juurde.
Need mind mapping nõuanded (ja mõned teised) on visualiseeritud läbi, sa arvasid ära, mind map poolt Õppimise alused:
[/
Teie töövahendite nimekiri võib piirduda paberilehe ja pliiatsiga. Saate luua kindla mõttekaardi vaid nende kahega. Muidugi, kui soovite teha värvilisi kaarte, siis hindavad teid värvipliiatsid, markerid ja pintslipliiatsid. Viimased sobivad suurepäraselt kõverate harude joonistamiseks.
Kui soovite luua oma projekte suuremale lõuendile, kasutage tahvlit või flipchart'i. Siis on teil rohkem ruumi töötamiseks, lisaks saate kasutada suuremaid kirjatüüpe, et teie joonistus oleks hõlpsasti loetav.
Palju on vaieldud käsitsi kirjutatud ja arvutiga loodud märkmete tõhususe üle. Ja jah, uuringud näitab, et oma käe kasutamine võib tugevdada õppeprotsessi. Paljude projektijuhtide jaoks on aga veebipõhise mõttekaardistamise tarkvara kasutamine lihtsalt mugavam. Teil on üsna palju vahendeid, mille hulgast valida, sealhulgas need:
Loodame, et see blogipostitus veenis teid, et mõttekaardistamine võib aidata teil projekte paremini planeerida ja lahendada paljusid probleeme. Saate neid kasutada projektijuhtimise erinevates valdkondades: alates projektide planeerimisest ülesannete organiseerimise kaudu kuni konfliktide lahendamiseni.
Kas olete loonud projektijuhtimise mõttekaarte, mida soovite jagada? Saatke need meile, kasutades selleks ekraaninurgas olevat vestlust! Meil on hea meel, kui me neid selles artiklis esitleme.
Planeeri oma meeskonna tööd hõlpsasti - saad täieliku ressursside planeerimise tarkvara
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...
