Ühe projekti juhtimine võib olla keeruline. Mitme projekti juhtimine on palju raskem. Mitme korraga käimasoleva projekti puhul peate žongleerima erinevate ärieesmärkide, eesmärkide, ajakavade ja tähtaegadega. Kui teie vastutus ja hallatavate ülesannete arv kasvab, on lihtne teha kulukaid vigu. Siin on mõned ideed, kuidas reageerida tavalistele väljakutsetele, millega PMid mitme projekti samaaegsel juhtimisel silmitsi seisavad.
|
Otsid tööriista, mis aitaks sul hallata ressursse mitme projekti lõikes? Teamdecki abil saate parema ülevaate oma meeskondadest ja projektidest, kus nad töötavad. Proovige Teamdeck'i 30-päevase TASUTA prooviperioodiga juba täna.. |
Mitme projekti haldamine algab ühe plaani loomisega kõigi teie projektide jaoks.
Ilma kõiki teie projekte hõlmava üldplaanita on oht, et te eksite ära või segate asju kokku.
Vastavalt PMI dokumendile, mis käsitleb mitme projekti juhtimise tõhususe peamised tegurid, peate mõtlema oma projektidest kui portfellist, mille komponendid mõjutavad üksteist:
"Hallata kõiki projekte kui kogumikku, kohandades ja sidudes nende ajakavasid vastavalt olemasolevatele ressurssidele ning kõrvaldades mitme projektijuhtide töökoormuse tarbetu varieerumise"
Looge oma ajakava, mis koosneb igast projektist, mida te käivitate. Nii saate ülevaate oma ajast ja projektidest, millega peaksite korraga tegelema.
Hoidke oma plaanid ajakohasena
Muudatuste juhtimine on projektijuhtide töö puhul vältimatu. Üks viis, kuidas selles ametis edu saavutada, on õppida, kuidas neile reageerida, kui need kord toimuvad.
Haldades oma projekte, veenduge, et teie plaanid on alati ajakohased, nii et te ei jääks millestki ilma. Kui muudatused toimuvad, otsustage, kui palju need mõjutavad projekti ulatus ja kas olete võimeline projekti olemasoleva ressursiga ellu viima.
Et saada teavet oma projekti hetkeseisu kohta, jälgige ajakava oma ressursside planeerimise vahend või rääkige oma meeskonnaga igapäevaste koosolekute ajal. Küsige neilt, kas on mingeid piiranguid või takistusi, et saaksite takistused kõrvaldada kohe, kui need ilmnevad.
Vältida mikrojuhtimist mitme projekti juhtimisel
Võib olla ahvatlev hallata võimalikult palju asju. Kontrollida iga ülesande täitmist, kiita heaks isegi kõige väiksemad detailid, suhelda oma meeskonna nimel juhtide või klientidega, isegi kui nad saaksid seda ise teha - see kõik on mikrojuhtimine.
Kuigi see võib anda teile kontrolli tunde, ei mõjuta mikrojuhtimine teid aja jooksul mitte ainult üle, vaid on tegelikult halvasti teie meeskonna moraalile. Kuigi on tore, et olete valmis varrukad üles käärima ja mitme projekti juhtimisel lisatööd tegema, peate õppima delegeerima.
Määrake projektidele inimesed, jagage selgelt rollid ja vastutus, et igaüks teaks täpselt, mille eest ta vastutab. Kasutage oskuste maatriksit või ressursside planeerimise tarkvara leida, kes on teatavate ülesannete jaoks parimad, ja lasta neil tööd teha.
Õppige ülesandeid tähtsuse järjekorda seadma
Oskus ülesandeid tähtsuse järjekorda seada on PMide jaoks oluline oskus. Kui teil on mitu projekti korraga käsil, on veelgi olulisem, et te selles suurepäraselt hakkama saaksite. Prioriseerimine aitab teil vältida kaootiliste otsuste langetamist surve all ja töötada strateegilisemalt.
Nagu selgitas Antonio Nieto-Rodriguez, juhtiv projektijuhtimise ja strateegia rakendamise ekspert, oma raamatus HBR artikkel prioriteetide seadmise kohta:
Prioriseerimine suurendab strateegiliste projektide edukuse määra, suurendab kõrgema juhtkonna meeskondade kooskõlastatust ja keskendumist strateegilistele eesmärkidele, kustutab operatiivmeeskondade jaoks kõik kahtlused otsuste tegemisel ning, mis kõige tähtsam, loob teostusmeelsuse ja -kultuuri.
Kuidas siis seada projektid tähtsuse järjekorda, et vastata kliendi ootustele ja ettevõtte eesmärkidele? Kasutades Kriitilise teekonna meetod (CPM) on üks võimalus seda teha. Algselt 50ndate aastate lõpus DuPont'i poolt välja töötatud meetod kehtib endiselt paljude ärimudelite, sealhulgas tarkvara- või tootearenduse puhul.
CPM kasutab projekti tegevuste kogumi, näiteks sõltuvuste, aja ja väljundite alusel toimuva ajakava koostamise algoritmi. Nii saate teada, millised tegevused on kriitilised, ja keskenduda kõigepealt nendele.
Kui olete töö prioriteedid seadnud, edastage need selgelt oma meeskonnale, et igaüks teaks, millele keskenduda.
Lihtsustage mitme projekti haldamist sobiva tarkvara abil
Me Teamdeckis usume, et õigesti valitud projekti planeerimise vahendid ja tehnikaid, saate iga projektiga hakkama, tehes kvaliteetset tööd ja juhtides edukalt oma meeskonda.
Kuigi mitme projekti haldamine võib teid esialgu hirmutada, saate sellest üle. Õppige, kuidas neid juhtida kui oma ühte projekti, hoidke oma plaanid ajakohasena ja delegeerige ülesandeid. Nende paremaks saamine aitab teil edu saavutada.
Otsite tarkvara mitme projekti haldamiseks?
Meie ressursside planeerimise tarkvara valivad tuntud reklaami- ja IT-ettevõtted. Tahad teada, miks?
