Ressursside juhtimine on iga ettevõtte jaoks oluline, sest see suurendab tõhusust ja töötajate rahulolu ning säästab aega ja raha. Selles artiklis tutvustame teemat projekti ressursside juhtimine ja kuidas seda oma organisatsioonis rakendada.
Mis on ressursside juhtimine?
Tsiteerides Projektijuhtide assotsiatsioon:
Ressursside haldamine on projekti jaoks vajalike ressursside, näiteks inimeste ja nende oskuste, rahaliste vahendite, tehnoloogia, materjalide, masinate ja loodusvarade hankimine, eraldamine ja haldamine. Ressursside juhtimine tagab, et sisemisi ja väliseid ressursse kasutatakse tõhusalt, õigeaegselt ja eelarve piires. Ressursid võivad olla saadud organisatsioonisiseselt või hangitud välisallikatest.
Nende nõuetekohane haldamine on iga ettevõtte tõhususe seisukohalt kolossaalse tähtsusega.
9 kasu heast ressursihaldusest
1. Kaose vältimine
Kaos on töö optimeerimise suurim vaenlane. See võib tekkida siis, kui teil on liiga palju ülesandeid ja liiga vähe töötajaid, aga ka siis, kui teil on liiga palju töötajaid, kellel pole midagi teha. Kui projektid on halvasti planeeritud või kui meeskonnal puuduvad vajalikud oskused. Või kui teil on liiga palju vajadusi ja töödeldavat teavet, mis ei ole hästi struktureeritud ja juhitud. Mida suurem on teie ettevõte, mida rohkem on protsesse ja projekte, seda lihtsam on eksida vastutuse, tähtaegade ja töötajate oskuste labürindis. Ja just kaose vältimine on üks ressursijuhtimise peamisi ülesandeid.
See võimaldab teil:
- Projektide seisu jälgimine
- Ülesannete määramine ja nende täitmise kontrollimine
- Tähtaegadest kinnipidamine
- Määrake projektile õige arv inimesi...
- ...ja veenduge, et neil on õiged oskused.
- Broneerige kohtumised nii, et need ei satuks üksteisega kokku.
- Puhkuste haldamine
2. See on palju plusse, aga kuidas seda teha?
Kõigepealt on vaja süsteemi (näiteks ressursside haldamise tarkvara), kus näete, millised ressursid teil on olemas ja kus neid vajatakse. See, millist süsteemi te kasutate, sõltub teie ettevõtte iseloomust: see võib olla teie isiklik märkmik, tahvel konverentsiruumis, Exceli fail või spetsiaalne tööjuhtimise vahend. Igasugune viis on hea, kui see töötab ja kui teave on ajakohane.
3. Läbipaistvam protsess
Raske on hoida töö sujuvana, kui asjaomased inimesed ei tea, millises etapis projekt on, kes vastutab konkreetsete ülesannete eest või kuidas ajakava välja näeb. Tarkvaramaja töösse on kaasatud palju osakondi ja üksusi: arendajad, projektijuhid, turundusosakond, kliendid. Sellisel juhul muutub oluliseks protsesside läbipaistvus.
Projekti läbipaistvus võimaldab ka kiiresti reageerida võimalikele probleemidele ja viivitustele, sest see aitab kohe märgata, kui kusagil tekib kitsaskoht. Protsesside läbipaistvuse säilitamiseks kasutatakse selliseid vahendeid nagu online ajakava planeerijas, projekti vahe-eesmärgid, ja tööajatabelid tulevad kasuks. Samuti võib olla kasulik näidata projekti graafilisel kujul, nt diagrammi, tabeli või ajajoonena.
4. Parem ressursside kasutamine protsess
Teie meeskonna võimekus on teie peamine ressurss - ilma selleta ei saaks midagi edasi liikuda. Ressursside haldamine või ressursside planeerimine võimaldab teil juhtida oma töötajate aega ja tööd nii, et see oleks kõige tõhusam. Kuidas seda teha? Tasakaal on võtmetähtsusega: on oluline, et teie meeskond ei muutuks ülesannetega ülekoormatuks, sest see vähendab motivatsiooni, pühendumust ja tööga rahulolu. Töötajate ärakasutamisel ei ole midagi pistmist tootlikkusega.
Teisest küljest on halb, kui töötajal on vähe kohustusi või kui ta töötab alla oma pädevuse, sest ta võib tunda end igavana ja masendatuna. Leidke kesktee, kasutades olemasolevaid andmeid: kontrollige tööajaaruandeid, et näha, kas meeskond teeb liiga palju ületunde või vastupidi, liiga vähe. Üks-ühele kohtumised on ka hea võimalus otse töötajatelt teada saada, kas nad on rahul oma tööga.
5. Sujuv projekti töökorralduse juhtimine
Isegi kõige kasulikum protsess muutub takistuseks, kui kasutate seda üleliigselt või vales kontekstis. Meeskonna suhtlemine on oluline. Olulised on staatuse koosolekud. Töö planeerimine on oluline. Klientide tagasiside on oluline... Aga kui töötajad peavad iga päev kulutama kaks tundi üksteisega jooksvast tööst rääkimisele, veel kaks tundi meeskonna planeerimis- ja staatuskoosolekutele ning veel ühe tunni klientide tagasiside kuulamisele, jääb tööks äkki palju vähem aega, kui peaks olema. Ülaltoodud näide võib tunduda absurdne, kuid uskuge mind, on palju ettevõtteid, mis veedavad iga päev pikki tunde oma jooksvatest ülesannetest rääkides, sest ükski protsess ei ole automatiseeritud või selge.
Hea ressursside juhtimine on seega sujuva töökorralduse võti. Tagage, et koosolekud oleksid sagedased (näiteks igal hommikul), kuid lühikesed (15-20 minutit). Hoidke töö planeerimine korrapärasena, kuid mitte liiga sageli (võite jagada töö iganädalasteks sprintideks). Laske kahel pühendunud inimesel kuulata klientide tagasisidet, mitte kogu meeskonnal. Samuti on hea lubada töötajatel keskenduda pikalt ja katkestusteta ühele kaasavale ülesandele. Lubage töötajatel kasutada Skype'is või Slackis "ärge segage" režiimi, kui see on vajalik. Korralik, tõhus ressursside juhtimine tagab, et töötajad teavad, mida oodata, milline on igapäevane kontorirutiin ja millised on nende kohustused. Suhtumine on võimas psühholoogiline jõud sujuvama ja tõhusama töökorralduse saavutamiseks ning ressursside juhtimine teeb selle võimalikuks.
6. Suurem kontroll projekti üle
Raske on projekti hästi juhtida, kui sind pidevalt üllatavad ootamatud olukorrad. Loomulikult on paindlikkus väga oluline. Äri on dünaamiline ja te peate suutma kohaneda ootamatute pööretega. Kuid töö on väga erinev, kui need olukorrad tekivad ja kui need toimuvad pidevalt. Seetõttu on teie huvides saavutada kontroll ja prognoositavus nendes aspektides, kus see on võimalik. Nii ei häiri ootamatud probleemid kogu tarkvaramaja toimimist. Samuti on teil palju lihtsam leida sobivat lahendust.
Ressursside haldamine on üks teie ettevõtte alustalasid, sest te saate üsna täpselt prognoosida, mis teil on teie käsutuses.. Mitu töötajat on teie käsutuses, kui paljude projektidega nad töötavad, kui palju aega neil on, kui suur on eelarve ja milliseid tehnoloogiaid teie organisatsioon kasutab, wmilliseid tehnoloogiaid teie organisatsioon kasutab. Need teadmised ja oskuslik ressursside juhtimine annavad teile palju suurema kontrolli kogu projekti vältel, isegi kui asjad ei lähe nii, nagu soovite.
Ressursside haldamine annab teile rohkem kontrolli, kui see on vajalik:
- Pidage kliendiga läbirääkimisi - saate hõlpsamini hinnata, kas saate laiendada projekti ulatust, kas peate tähtaja üle uuesti läbirääkimisi pidama, kas teil on piisavalt aega ja eelarvet oluliste muudatuste tegemiseks.
- Tähtaegadest kinnipidamine - teades oma ressursse ja neid hästi hallates saate vältida viivitusi.
- Projekti kavandamine - saate teha täpseid ja realistlikke oletusi selle kohta, milliseid funktsioone saate rakendada ja milline peaks olema töö ajakava.
- Tuletõrje - Hädaolukorrad ohustavad teie organisatsiooni toimimist vähem, kui te teate hästi, millised ressursid on teie käsutuses ja teie töötajad teevad kriisiolukordades seda, mis on vajalik.
7. Tõhus aja- ja rahakasutus
Ajapuudus ja rahapuudus on mõned kõige sagedasemad takistused ettevõtte toimimises. Veelgi enam, need mõlemad tegurid õhutavad üksteist, tekitades nõiaringi. Ajapuudus tähendab, et te ei saa raha teenida. Rahapuudus tähendab, et te ei saa palgata rohkem inimesi ja teil puudub aeg uute projektide jaoks.
Kas teadsite, et ainult 43% ettevõtetest deklareerivad, et nad jäävad projektide elluviimisel tavaliselt või alati eelarve piires? (Projektijuhtimise olukord 2020, Wellingtone 2020)? See statistika näitab selgelt probleemi ulatust. Ressursijuhtimise ülesanne on juhtida oma ettevõtte võimsust nii, et töö sujuks tõrgeteta. Sama oluline on luua rahaline turvapadi, et kriisiolukorras ei katkeks teie ettevõtte toimimine.
8. Töötajate rahulolu
Töötamine halvasti juhitud ettevõttes on masendav. Tunne, et töötajate aega raisatakse, et organisatsioon ei investeeri nende arengusse, et tööandja hoolib ainult enda kasumist, et töö on üle jõu käiv, et ülesandeid on liiga palju ja et ettevõttes valitseb kaos, on kõik tegurid, mis aitavad kaasa sellele, et paljud inimesed hakkavad endalt küsima: Kas koht, kus ma töötan, on minu jaoks parim valik? Kui vastus on "ei", on see esimene samm nende jaoks, et nad esitavad ülesütlemisavalduse. Me ei ela enam ettevõtete halastamatu kasumijahi ajastul.. Töötajatel on õigus eeldada, et ettevõte hoolitseb nende töö- ja eraelu tasakaalu ja rahulolu eest. Ilma hea ressursside juhtimiseta ei ole see võimalik.
Minu kogemuse kohaselt muutuvad töötajad väga ärevaks, kui nad ei tea, millise projektiga nad järgmisena töötavad; mõnikord, kui neil ei ole selget ajakava, hakkavad nad mõtlema, et nad on midagi valesti teinud! Seetõttu on ressursside juhtimine tarkvaramaja jaoks ülioluline protsess, sest see ei peegelda mitte ainult seda, kui hästi organiseeritud see on, vaid vähendab ka palju teie töötajate stressi.
Patryk Ziemkowski, Apptensioni arendusjuht
9. Suuremad võimalused edu saavutamiseks tänu ressursside juhtimisele
Kõik eespool nimetatud tegurid aitavad kaasa sellele, mis on eelkõige kaalul, st suuremale edule. Pole palju öelda: ettevõtted, kes oma ressursse paremini haldavad, on turul edukamad, sest nad kasutavad oma aega, võimsust ja raha tõhusamalt, neil on õnnelikumad ja seega pühendunumad ja produktiivsemad töötajad, nad töötavad rohkem õigel ajal, teevad vähem vigu ja suudavad ellu viia rohkem projekte kui organisatsioonid, kus valitseb kaos. Ressursside juhtimine on oluline mitte ainult sellepärast, et sellega on lõbus oma esitluses hoobelda. Mis veelgi olulisem - see annab teie tarkvaramajale tõelise konkurentsieelise.
Kuidas parandada ressursside haldamist oma ettevõttes?
Te olete juba astunud esimese sammu. Yte olete lugenud seda õpetusartiklit ja teate nüüd natuke rohkem ressursside haldamisest ning olete alustanud...
- Teadusuuringud - siit peaksite alustama iga muutust oma ettevõttes. Uurige teemat, selgitage välja, mis see on, millist kasu see võib teile tuua ja millised on selle rakendamise kulud. Internet on ressursihalduse kohta teavet täis. Seda leiate töö optimeerimisele spetsialiseerunud ettevõtete artiklitest, youtube'ist, foorumitest, äriraamatutest ja artiklitest erialases ajakirjanduses. Väga väärtuslikud on ka teiste sama valdkonna ettevõtete blogid, sest nad võivad jagada sarnaseid teadmisi, mida te oma ettevõttes kogete.
- Majasisene diagnoosimine - kui teil on põhiline arusaam probleemist, on lihtsam kindlaks teha, millised on probleemid teie ettevõttes ja millised ressursside juhtimise valdkonnad vajavad parandamist.
- Tööriistad - Ressursside haldamine hõlmab suure hulga teabe töötlemist. Tööriistad, mis annavad aru tööajatabelitest, puhkustest, ülesannetest, ajakavadest, koosolekutest ja projekti staatusest. Suurepärane näide on Teamdeck, mida saab integreerida teiste tööriistadega ja kohandada vastavalt teie individuaalsetele vajadustele.
- Koolitus - töötajate pädevuse pidev parandamine on oluline.. Eriti kui need pädevused aitavad kogu organisatsioonil paremini toimida. Väärtuslik koolitus teie projektijuhtidele on kahtlemata väärtuslik investeering.
