Töökoormuse juhtimise peene kunsti valdamine on oluline ülesanne mitmete projektidele keskendunud rollide puhul ettevõtetes. Osakonnajuhid või juhid tegelevad sageli projektide jaotamise ja töökoormuse juhtimisega kogu ettevõtte tasandil, samal ajal kui projektijuhid peavad oma projektimeeskondadele ülesandeid määrama. Sõltumata mastaabist põhinevad eduka töökoormuse juhtimise peamised strateegiad samadel põhimõtetel.
Mida sa saad tänu sellele artiklile:
Töökoormuse juhtimise tähendused ja nende taga olev filosoofia
Rolli roll ressursside haldamise tarkvara töökoormuse juhtimise protsessides
Millised on kõige tõhusamad töökoormuse planeerimise strateegiad
Võrdleme mõned definitsioonid, enne kui saate mõned ettepanekud seoses töökoormuse juhtimise vahenditega (või töökoormuse planeerimisega - kui soovite, mõlemad tähendavad sama).
Igaüks neist annab teavet mitte projektijuhi või juhi, vaid töötaja või töötajate rollist keerukates projektides. Tähelepanu tõmbab jaotus: meeskond vs konkreetne töötaja. Mõned neist keskenduvad meeskonnale ja töötajatele. Kuid ainult Forecasti - meie tiheda konkurendi töömahu haldamise vahendite turul - silmis on just konkreetne töötaja. Kumb filosoofia on parem valik? Kuidas analüüsida iga töötaja töötulemusi? Mida rõhutab mõni neist? Vaatame lähemalt.
Mõiste töökoormuse juhtimine tähistab töötajatele ülesannete määramise protsessi ja tagades, et neil on piisavalt aega nende teostamiseks.
Töökoormuse juhtimine on töö tõhus jaotamine ja organiseerimine meeskondade vahel.
Hoolige töötajate ajast (mis võimaldab neil oma ülesandeid täita) - see on Teamhoodi soovitus - töökoormuse juhtimise vahend. Võib öelda, et meeskonna töökoormuse tõhus juhtimine tähendab, et juht suudab määrata saavutatavaid tähtaegu. Kuid kuidas vältida ebarealistlikke tähtaegu või mille alusel, kui soovite tööd tähtsuse järjekorda seada ja teisi ülesandeid määrata? Jätame need küsimused esialgu vastuseta ja läheme edasi.
Parafraseerides sõnadega töökoormuse juhtimise vahend Asana - meie konkurent ja töökoormuse juhtimise vahendite pakkuja - all mõistavad nad töökoormuse juhtimise all mitte ainult töö jaotamist ja mõõtmist. Nad soovitavad, kui töökoormuse juhtimise protsess on tehtud tõhusalt. Töökoormuse juhtimise vahend suurendab töötajate (või, ressursside, nagu võiksime öelda) töö teostamist ja - mis on väga huvitav ja arvestamist väärt - nende rahulolu. Iga päeva lõpus on töötaja rohkem rahul kui ülekoormatud.
Ettevõte paneb rõhku töötajate töötulemuste suurendamisele ja (mis on kõige olulisem, kui mõelda pikaajalise suhte peale konkreetse töötajaga) rahulolule tööpäeva lõpus. Rahulolu mõlemale poolele: juhile ja tema meeskonnale.
Siinkohal kerkib esile mitu küsimust töökoormuse juhtimise vahendite ja projekti edenemise kohta. Esiteks tuleneb töötaja heaolu ka sellest, mis toimub tema isiklikus elus, mida me saame vähe mõjutada. Teiseks peab teil olema temaga piisavalt hea suhe, et teada täpselt, mis on see, mis teda töös või töö kaudu rahulolu tekitab (ja see ei selgu alati töötaja avaldustest, kes töökoha surve all ei pruugi olla valmis kõigest rääkima, kartuses, et ma tahaksin tegelikult midagi muud teha kui seda, mida ta praegu peab tegema). Ja kolmandaks - ehk kõige olulisem - kuidas me seda rahulolu mõõdame? Kuidas valida parimad töökoormuse juhtimise vahendid?
Töökoormuse juhtimise vahend viitab töö määramisele meeskonnale nii, et meeskonna oskused ja võimed oleksid maksimaalselt ära kasutatud ning et meeskond suudaks saavutada parima tulemuslikkuse ja toota parima kvaliteediga tulemusi.
Smartsheet soovitab - teine projekt planeerimisvahend ja meie konkurent - esmapilgul - midagi konkreetsemat sellest, mida tuleb teha. Sellised töökoormuse juhtimise vahendid rõhutavad ka projektijuhi pädevust ja selle tugevat seost meeskonna tulemuslikkusega. Aga ainult need pädevused, mis on kasulikud töötajate oskuste välja toomiseks ja neile arenguruumi andmiseks. Kuidas seda teha? Kuidas suurendada töötajate tulemuslikkust ja ettevõtte jaoks kasulikke oskusi teatud aja jooksul?
Töökoormuse juhtimine on (...) see, mida me nimetame võimekuseks, et levitada tööd võrdselt, andes igale töötajale oma õiglase osa ja mitte rohkem. Kui ei ole tegemist erijuhtumiga, mis nõuab rohkem tööd, ei tohiks kedagi üle koormata. Töökoormuse juhtimise vahendid võivad aidata.
Ja see on kõige vastuolulisem määratlus. Forecast'i ettevõte läheb palju kaugemale ja teavitab ka võimekuse rollist. Kuid võimekuse eesmärk on jagada tööd võrdselt ja nii, et iga töötaja saaks "õiglase osa" - mida iganes see ka ei tähenda. Selles võib abiks olla õige töökoormuse juhtimise vahend.
Aga lõpuks saame teada, et asi on selles, et mitte kedagi üle koormata, välja arvatud väga erilised juhtumid - aga millised on olulised ülesanded? Kas mitte iga ülesanne ei ole väga oluline? Kas igaühe töö võib olla võrdne? Kuidas on kogemuste erinevused, projektide keerukus, nõuded, näiteks aeg, millal tuleb ülesandeid täita, ja - mis kõige tähtsam - äriline tasuvus (mõned projektid on tähtsamad kui teised; mõned neist nõuavad oodatava tulemuse saavutamiseks rohkem ajakulu)? Iga selle projektijuhtimise ja töökoormuse juhtimise vahendeid käsitleva artikli lugeja teab, et ärivajadus määrab, mida tuleb teha ja mida võib nimetada "erijuhtumiks". Periood.
Vähemalt hea ressursi roll töökoormuse juhtimine on aidata mitte ainult meeskonna tulemuslikkuse mõõtmisel ja ressursside planeerimisel, vaid ka töökoormuse haldamisel.
Igaühel on oma nägemus meeskonna töökoormuse tõhusast juhtimisest. Kõik rõhutavad kahte asja - töökoormuse juhtimise vahendid on olulised.
Esiteks, töökoormuse juhtimine on protsess, see võtab aega, sest teatud aja jooksul kasutatakse palju küsimusi ja selgitusi.
Ja teiseks - tõhus ja arukas töökoormuse juhtimine eeldab, et juhil on teatud hulk oskusi, mis aitavad meeskonnaliikmetel saavutada nende poolt oodatud individuaalseid ärilisi eesmärke või mõnikord isegi väga isiklikke eesmärke. Millised on need oskused ja mille alusel tehakse otsuseid?
Protsess - sest palju küsimusi ja vastuseid; head valikud sõltuvad konkreetse juhi teadmistest või kogemustest
Ülesannete määramine meeskonnaliikmetele ning meeskonna tulemuslikkuse ja projekti edenemise säilitamine
Komplekt - ütleme - töökoormuse juhtimise oskused (võiksime lisada "interpersonaalsed" või lihtsalt "pehmete oskuste kogum" - sest see ei ole ülaltoodud tähendustes selge)
Meeskonnaliikmete eest hoolitsemine (sest see on põhjus, miks nad täidavad hästi ettevõtte oodatavat tulemust). Siin on kaks väljakutset. Esimene on küsimus, kas te juhina peaksite hoolitsema rohkem meeskonna või konkreetse töötaja eest. Ja teiseks - sõnal "hoolimine" on igas eespool nimetatud tsitaadis ka mitu tähendust. Siin on siis teine küsimus: mis peaks olema juhi silmis, kui ta juhib igaühe töökoormust?
Parimad töökoormuse juhtimise vahendid - see võib aidata projektijuhtimises
Te ei kontrolli praeguse meeskonna võimekust ja töökoormust (ressursimahu planeerimine)
Te ei määra ülesandeid prioriteetide ja töötajate oskuste järgi
Sa ei mõtle muudatuste ja ümberpaigutuste peale.
Sa oled "teadmiste suhtes resistentne" ja ei taha õppida parimatelt
Sa ei mõtle Agile'ile
Te ei mõtle mingi töökoormuse juhtimise vahendi ja projektijuhtimise tarkvara kasutamisele
Ülebroneerimine (või alaregistreerimine)
Vähem tootlikkust ja tõhusust
Rohkem stressi ja ärevust
Rohkem venitamist
Vähem pühendumist ja mõtlemine meeskonnast lahkumise peale
Aga et olla tõsisem - miks töökoormuse juhtimine oluline on? Jooksva töökoormuse ja meeskonna (eriti kaugtöötajate) töö jälgimine aitab projektijuhtidel märgata probleemsed suundumused ja valdkonnad varem, andes neile võimaluse lahendada probleemid enne nende eskaleerumist. Võimalus ressursside jaotamiseks, projekti ajakavade kohandamiseks või töökoormuse juhtimise parandamiseksement kava, eriti kui saate kasutada parimaid töökoormuse juhtimise vahendeid ja projektijuhtimise vahendeid.
Millised on kõige tõhusamad töökoormuse juhtimise strateegiad?
Teadlikkus on töökoormuse juhtimise rakendamise ja meeskonna töökoormuse juhtimise vahendite kasutamise oluline element. Tasakaalustamata töökoormuse võimalikke põhjusi on palju (nt töövoogude halb juhtimine, ülesannete jaotamine, ebatäpne projektihinnang, üksikisikute alatäitmine kogu meeskonnas) ja probleemi lahendamiseks tuleb mõista, kust see tuleneb. Kõige parem on, kui olete teadlik:
Mida on vaja teha projektipõhiselt?
Kes peaks millegi kallal töötama,
Kuidas on tegelik töökoormus võrreldav projekti prognoosidega?
"Mida on vaja teha" osa saab katta projektdokumentatsiooni või projektijuhtimistarkvara abil. Teamdeckis, kus saame ülesandeid määrata, kasutame Jira't, et jälgida kõiki ülesandeid oma tagavaraportfellis. Nii teame, mida on vaja teha (ja mis on ajakava). Teised populaarsed tööriistad projekti- ja ülesannete haldamiseks on Trello, Asana ja Podio.
Töökoormuse jälgimiseks soovitan seevastu luua ressursside kalender. Kuigi mõnel ülesannete haldamiseks mõeldud PM-tööriistal on toote osana ka mõned meeskonnajuhtimise funktsioonid, otsustavad paljud ettevõtted kasutada spetsiaalset töökoormuse haldamise tarkvara.
Selle eesmärk on jaotada tööd töötajate vahel, jälgida töökoormust ja hallata puudumisi. Projektijuhtimine ja võimsuse planeerimise vahendid saab sageli omavahel integreerida, nii et ei ole vaja andmeid kaks korda sisestada või muretseda kadunud teabe pärast.
Ressursikalender annab teile vajaliku ülevaate teie meeskonna praegusest, varasemast ja tulevast töökoormusest. Kõik teie töötajad on seal loetletud koos neile eraldatud projektidega.
Kui sirvite oma meeskonna ressursikalendrit, vaadake välja:
Ületunnid
Erinevused kavandatud ja tegeliku tööaja vahel
Töötajad, kes on võtnud vähe või üldse mitte ühtegi puhkusepäeva (välja arvatud haiguspäevad).
Need on kõige levinumad punased lipud, mis võivad teid sundida tegutsema. Mõned ressursside projektijuhtimise vahendid hoiatavad teid töötajate ületundide või ülekoormuse eest:
Teamdeck projektijuhtimistarkvara võimaldab teil luua töökoormuse aruande, mida ajakohastatakse reaalajas ja millel on täiustatud funktsioonid. See on mugavam kui kalendrivaade, kui võrrelda hinnangulisi töötunde tegeliku jälgitud ajaga.
Kõigepealt proovige välja selgitada, mis on probleemi põhjus, ja kontrollige, kas kasutate ülesannete haldamiseks head projektijuhtimise tarkvara. Mõnikord tekivad ületunnid seetõttu, et projekti oli algselt alahinnatud, samas kui teistel juhtudel on viivitusi põhjustanud üks alatäitev (või mitte piisavalt kvalifitseeritud) meeskonnaliige.
Kui töökoormus ei ole meeskonnas ühtlaselt jaotatud, kontrollige, kas saate projektijuhtimise tarkvara abil jagada igapäevaseid ülesandeid vähem hõivatud töötajatele. See ei ole alati võimalik, eriti kui oskused/kogemus on omavahel vastuolus. Sellisel juhul võite proovida ühendada vabakutselise abi või vahetada töötajaid mitme projekti vahel.
Raamatupidamisaja ja tööajatabelite aja võrdlus on näitaja, mida kasutatakse töökoormuse juhtimise ja selle optimeerimise käigus.
Pidage siiski meeles, et uus inimene, isegi väga kogenud spetsialist, vajab projekti ja selle nõuetega tutvumiseks aega, seega ei ole see alati kõige kiirem lahendus. On hea, kui tööriistadel on täiustatud funktsioonid.
Kui kogu meeskond on ülekoormatud ja selle põhjuseks ei ole mitte kitsaskoht meeskonnas, vaid pigem nõuete muutus või ebapiisavad hinnangud, siis võib olla vaja pidada läbirääkimisi selle projekti ajakava üle. Tähtaeg võib olla pikendamatu, millisel juhul võite proovida projekti kestust kokku suruda, näiteks kiirendades seda. See on tava, mille kohaselt kattuvad teatud projektülesanded, mis algselt olid planeeritud toimuma üksteise järel:
Artiklis Projekti planeerimise meetodid leiate nimekirja kasulikest soovitustest töökoormuse tõhusaks haldamiseks. (Aga see ei tähenda, et see päästab teid kasutamast ressursside planeerimise tarkvara).
On olemas viisid, kuidas lahendada töökoormusega seotud probleeme nende tekkimisel, kuid kindlasti on parem neid ennetada juba ette. Seepärast on andmepõhine lähenemine ja meeskonnakultuur nii olulised elemendid tõhusas töökoormuse juhtimises.
[/vc_column_text]Hankige 30-päevane TASUTA prooviperiood
Ressursikalender (või projektijuhtimise kalender või projektiplaneerimise kalender, ressursside planeerimise tarkvara) võimaldab teil planeerida ja hallata ning jaotada ressursse tõhusamalt ja tulemuslikumalt - eriti kui Microsoft Excelil oli juhtiv roll teie...
Mis on projektijuhtide lõppeesmärk? Oma projektide edukas elluviimine. PM-id ise tunnistavad, et seda ei juhtu väga tihti: viimase Pulse of the Profession uuringu kohaselt viiakse vähem kui 60% projektidest lõpule kas...
Tootmisvõimsuse juhtimine on strateegia, mida ettevõtted kasutavad selleks, et kasutada tootmise tõhusust võimalikult hästi ära seoses nõudlusega teenuse või toote järele. Tootmisvõimsuse juhtimise lõppeesmärk on: tuvastada ja...