Puhkuste haldamine on üks teie organisatsiooni põhielemente. See võimaldab teil optimeerida töövoogu, vältida kitsaskohti ja suurendada oma meeskonna tootlikkust. Kontrollige, kas teie organisatsioon vajab puhkuste haldamise süsteemi ja millist vahendit valida!
Mida saab teada sellest artiklist:
Olgem ausad - enamikus ettevõtetes on puhkuste haldamine segane. Ressursi või e-posti teel saadetud taotlused jäävad sageli päevade jooksul vastamata või unustatakse kergesti ära. Töötajad, kes ei tea, kes parasjagu puhkusel on, ei saa oma ülesandeid koos teiste meeskonnaliikmetega planeerida. Puudub piisav võimsus hõivatud perioodidel, näiteks puhkuste või aasta lõpu ajal, ja seetõttu tekivad kitsaskohad. Riigipühad langevad eri riikides erinevatele päevadele, mis on väga oluline, kui juhite rahvusvahelist meeskonda.
Puudulikul puhkuste haldamise protsessil on väga negatiivne mõju kogu ettevõtte töövoogudele, põhjustades viivitusi ja kaost. Seetõttu on soovitatav võtta kasutusele tõhus ja kuulikindel veebipõhine puhkuste haldamise tarkvara.
Te juba teate puhkuste haldamise süsteemi eeliseid. Nüüd küsige endalt, kas teie ettevõte vajab sellist süsteemi? Kes teab, võib-olla on teil juba olemas selleks ideaalne vahend. Teisest küljest, kuna te loete seda artiklit, otsite tõenäoliselt teavet selle kohta, kuidas saaksite parandada oma puhkuste haldamise kvaliteeti. Nii et vastake mõnele küsimusele ja diagnoosige, kas teie ettevõte vajab uut lahendust.
Teil on raske iga kord kontrollida, mitu vaba päeva on töötajal enne tema vastuvõtmist. puhkusetaotlus. Lisaks sellele on iga puhkuse järel kasutatud päevade käsitsi sisestamine veel üks aeganõudev tegevus, mis ei pruugi olla vajalik, kui süsteem teeb seda teie eest. Hea puhkuste haldamise süsteem takistab automaatselt puhkuse võtmist, kui see ületab vabade päevade arvu.
Mõnikord on lihtne jätta puhkusetaotlus tähelepanuta, seega peaks teie süsteem teid sellest teavitama selle kanali kaudu, mida te kõige rohkem kasutate. Veenduge, et teie puhkuse haldamise vahend saadab e-kirjaga teate, et taotlus on vastu võetud, ja tuletab teile meelde, et peate selle vastu võtma.
Miski ei pikenda heakskiitmisprotsessi rohkem kui ühelt inimeselt teisele hüppamine. Töötaja saadab puhkusetaotluse oma meeskonnajuhile, kes saadab selle oma osakonnajuhile, kes peab selle edasi andma kellelegi teisele ja nii edasi. Pöörduge otse selle inimese poole, kes saab selle heaks kiita. Hästi välja töötatud puhkuste haldussüsteem võimaldab teil automaatselt suunata taotlused õigetele inimestele. See väldib segadust ning muudab kogu protsessi kiireks ja selgeks.
Nagu me juba mainisime, on rahvusvahelise meeskonna juhtimine keeruline asi muu hulgas kohalike puhkuste tõttu. See ei ole probleem, kui teie töötajad töötavad ühes riigis - te kõik tähistate samu riiklikke pühi ja ei pea neid isegi süsteemi sisestama.
Erinev on olukord, kui teie meeskond asub 10 erinevas riigis ja igas riigis on erinevad kohalikud pangapäevad. Kui teil on raskusi rahvusvaheliste pühade jälgimisega, leidke süsteem, mis blokeerib automaatselt teatud riigis töötavate inimeste pühad.
Pühad ei ole samad. Peale klassikalise puhkuse on olemas ka rasedus- ja sünnituspuhkus, haiguspuhkus, nõudmise korral antav puhkus või lapsehoolduspuhkus. Igaüks neist arvestatakse veidi erinevalt, sõltuvalt lepingust ja asjaoludest. Seetõttu on oluline, et teie töötajad saaksid määratleda kohandatud puhkuse põhjused ja ajad. See väldib täiendavat segadust puhkusepäevade arvestusega.
Puhkused mõjutavad organisatsiooni teisi aspekte, näiteks projekti ressursside juhtimine. Oleks väga aeganõudev, kui peaksite iga kord välja arvutama, kuidas mõjutavad puhkepäevad teie ettevõtte tootmisvõimsust.
Hea puhkuste haldamise süsteem peaks seetõttu olema hõlpsasti integreeritav teiste tööjuhtimisvahenditega... Ja ideaalis peaks puhkuse, ressursside, ülesannete ja aja haldamine olema võimalik ühest terviklikust vahendist.
See ei ole nii lihtne ülesanne, sest kõik püüavad teid veenda, et nende lahendus on parim, seega oleme allpool kokku võtnud mõned parimad turul saadaolevad tööriistad.
Teamdeck - pilvepõhine ressursihaldustarkvara - on universaalne, otsekohene ja läbipaistev vahend töö erinevate aspektide haldamiseks. Selle on loonud kogenud tarkvaramaja, et rahuldada teiste tarkvaramajade ja tehnoloogiatööstuse vajadusi. Kuid kiiresti selgus, et tarkvaramaja iseloomulikku tõhusat tööjuhtimise viisi võtsid üle ka teised tööstusharud, näiteks loovagentuurid, finantsorganisatsioonid, kasvavad idufirmad ja suured kaasaegsed ettevõtted. Teamdeck.io sisaldab puhkuste haldamise tarkvara funktsiooni koos tööaja ja puudumiste haldamise funktsioonidega.
Süsteem lihtsustab puhkuste haldamise protsesse - saata töötajate puhkusetaotlused koos põhjuste ja puhkuse pikkusega ning adresseerida need asjakohastele inimestele. See muudab rahvusvahelise meeskonna juhtimise lihtsamaks, kuna võtab arvesse kohalikud pühad ja ajavööndid vastava riigi kohta.
Kõikide meeskonnaliikmete praegused puhkused laaditakse kohe üles nende kättesaadavuse ja ajakava paneelile, nii et saate alati kiiresti näha, millised ressursid on teie käsutuses. Teamdeck'i puhkuste haldussüsteem on saadaval kõigile teie valitud töötajatele, sealhulgas vabakutselistele, kes saavad hõlpsasti märkida oma äraolekuaja, näiteks terve nädala või vaid mõne tunni päevas.
The kohandatud põhjuste funktsioon annab teile võimaluse kasutada individuaalset puhkusetüüpi, märkida see tasuliseks või tasustamata puhkuseks ning määrata asjaomased töötajad ja osakonnad individuaalsele puhkusepoliitikale. Nii saate lisaks klassikalistele puhkuseliikidele, nagu põhipuhkus või haiguspuhkus, jälgida ja hõlpsasti hallata ka muid puhkusepäevade võtmise põhjuseid.
Saate kogu protsessi läbi viia rakenduse sees, kuid Teamdeck saadab teile täiendava e-posti teate, kui puhkusetaotlus saabub. Kui soovite kontrollida oma organisatsiooni puhkusepäevade statistikat, genereerib Teamdeck teile selge ja täieliku aruande.
See on lihtne ja hõlpsasti kasutatav personalihaldusvahend puhkuste haldamiseks. See põhineb ühisel kalendril, nii et igaüks, kes on süsteemi lisatud, näeb kohe oma kolleegide vaba aega. See võimaldab teil hõlpsasti saata taotlusi ja neid kohe vastu võtta ning annab teile võimaluse luua aruandeid. Kui see, mida te vajate, ei ole vaikimisi puhkusetüüpide hulgas, saate hõlpsasti luua kohandatud võimalusi.
See personalitarkvara annab igale töötajale juurdepääsu oma individuaalsele kontole, et näha, mitu vaba päeva neil on jäänud ja milline on nende taotluste heakskiitmise staatus. Rakendus on saadaval veebi- ja mobiilirakenduse versioonina. Sage HR on integreeritud Slackiga, nii et saate vastu võtta töötaja vaba aja taotlused otse sellest tööriistast.
Podio on vahend, mis on loodud neile, kes ei ole rahul valmislahendustega. Süsteem pakub palju kohandamisvõimalusi ja seda saab kohandada vastavalt ettevõtte individuaalsetele vajadustele. Esiteks on Podio frontend ehitatud API-le, nii et arendajad saavad süsteemi paindlikult arendada kogu ettevõtte vajadustele vastavaks.
Teiseks on süsteemil ulatuslikud integratsioonivõimalused teiste vahenditega. Valitud laienduste üleslaadimisega saate Podio raames kasutada teisi rakendusi. Süsteem ei ole tüüpiline puhkuste haldussüsteem, vaid seda saab integreerida näiteks Google'i kalendri või Teamdeckiga. Nii saate rakendada oma ettevõtte jaoks kohandatud funktsioone. ja saate funktsioonid, mida vajate oma töötajate vabade päevade jälgimiseks ja aktsepteerimiseks. Ja veel.
Bamboo HRis saavad töötajad kiiresti ja lihtsalt esitada puhkusetaotlusi ning juhid saavad neid sama kiiresti ja lihtsalt vastu võtta. Süsteem näitab võimalikke ajakonfliktid koosolekute või teiste töötajate puhkustega, et esitada kõik taotluse vastuvõtmiseks vajalikud andmed. Mõlemad osapooled võivad lisada taotlusele märkuse, et põhjendada taotlust ja otsust.
Puhkuste haldamise süsteem teisendab valitud päevad tundideks, et lihtsustada ettevõtte võimsuse planeerimist. Üks PTO poliitika ei pruugi sobida igale ettevõttele, seega saab Bamboo HRis luua kohandatud seadistusi. Rakenduses saab paari klikiga luua mitut tüüpi puhkusearuandeid. Nii on juhtidel lihtne kontrollida puhkuste suundumusi, isegi neid, mis ei ole esmapilgul ilmsed. See lihtsustab neil organisatsiooni strateegilise töökorralduse planeerimist.
Hi Bob on lihtne puhkuste haldamise süsteem. See võimaldab töötajatel valida mis tahes liiki puhkust, näiteks puhkust, haiguspäevi, PTO jälgimine, puhkusepäevad või lapsehoolduspuhkus. Nad saavad määrata oma puhkuse kestuse ja saata taotlused otse oma ülemustele.
Rakenduse oluliseks eeliseks on selle integreerimine Slacki ja MS Teamsiga, nii et juhid saavad oma igapäevaseid suhtlusvahendeid kasutades kiiresti puhkuse heaks kiita. Loomulikult on kogu asi saadaval ka veebi- ja mobiilirakendusena.
Rakendus võimaldab teil ka luua ja määrata kohandatud poliitikaid valitud töötajate rühmadele ja ametikohtadele, mis muudab tööriista väga paindlikuks, sõltumata töövormist. Süsteem annab automaatselt aru praegustest, varasematest ja pooleliolevatest töötajate puhkusetaotlustest, nii et saate hõlpsasti kontrollida eri tüüpi taotluste statistikat ja staatust üksikute töötajate ja osakondade kohta.
Puhkuste haldamine on probleemiks igas organisatsioonis, olenemata suurusest, tööstusharust või töökorraldusest. Ärge laske nõuetekohaste menetluste ja vahendite puudumisel vähendada oma tõhusust ja töötajate rahulolu. Analüüsige oma ettevõtte vajadusi, kontrollige oma praeguse lahenduse nõrku kohti ja laske professionaalsel puhkuste haldamise süsteemil avada oma meeskonna jaoks uus potentsiaal.
CIPD uuringu kohaselt võtavad töötajad erinevatel põhjustel keskmiselt 6 vaba päeva aastas. See ei pruugi tunduda palju, kuid kui selle vaba aja korraldamiseks ei ole kehtestatud õigeid menetlusi, võib see lumepalliefektiga töökorraldust hävitada.
Puhkuste haldamine ehk vaba aja haldamine on töötajate vabade päevade ja puhkuste vastuvõtmise, optimeerimise ja jälgimise protsess organisatsioonis. Sellel on kolossaalne mõju teie ettevõtte tervisele ja te peaksite selle prioriteediks seadma. Millist kasu võib see teie ettevõttele tuua? Kuidas hinnata, kas teie organisatsioon vajab puhkuste haldamise vahendit?
Isegi kõige huvitavam ja inspireerivam töö võib olla väsitav ning töötajatel on täielik õigus puhata ja laadida akusid järgmise väljakutse jaoks. On väga masendav, kui teie meeskond tunneb, et nad ei saa minna hästi teenitud puhkusele, sest ettevõte vajab neid ja neid ei ole kedagi, kes neid asendaks. Teadlane Mark Rosekind (Alertness Solutions) ütleb: "Puhkuse puhkuse mõju võib suurendada töövõimet 80% võrra. Puhkusele naasvate inimeste reaktsiooniaeg suurenes 40%".
Inimene, kes teab, et organisatsioon hoolib tema heaolust ja töö- ja eraelu tasakaalust, on lihtsalt produktiivsem, sest tema vajadused saavad rahuldatud. Juhtkonna ülesanne on teha kõik, et igaüks saaks võtta vabu päevi ja et töö sujuks tõrgeteta. See on hea puhkusejuhtimise tunnus.
Igal ettevõttel on oma prioriteedid ja kõige olulisemad projektid. Siiski on loomulik, et mõnikord tekivad kiireloomulised ülesanded ja taotlused, mida ei olnud eelnevalt ajakavas planeeritud. Selles ei ole midagi halba, kui see ei toimu põhikohustuste arvelt.
Puhkuse haldamine võimaldab teil paremini hinnata, kas töötajal on enne lahkumist ruumi täiendavate ülesannete täitmiseks või on parem keskenduda prioriteetidele, mis ei saa oodata kaks nädalat tagasipöördumist.
Erinevatest riikidest eemalt töötava meeskonna haldamine nõuab võimsat puhkuste haldamise süsteemi, mis võtab arvesse erinevaid ajavööndeid ja riiklikke pühi paljudes riikides.
Teie ettevõtte suutlikkuse tundmine on ressursside nõuetekohase juhtimise alus. Puhkuste haldamise abil näete, millised töötajad on puhkusel, ja saate tõhusalt jaotada asendajaid, jaotada ülesandeid vastavalt asjaomaste osakondade võimekusele ning eraldada toetust seal, kus seda vajatakse.
Puudujäägid on iga ettevõtte jaoks kriisi hetk. Need tekivad siis, kui teil ei ole piisavalt ressursse (raha, töötajaid, tehnoloogiat, aega), et täita teatud ülesannet. Töötajate puhkused tekitavad sageli kitsaskohti, sest mittetäieliku meeskonna võimekus on väiksem kui tavaliselt. Tõhus puhkuste juhtimine võimaldab teil sellisteks olukordadeks ette valmistuda ja vähendada raskusi normaalse töötempo säilitamisel.
Töötajate puhkus ei ole teave, mis on oluline ainult juhile. Ettevõte on omavahel suhtlevate elementide süsteem, seega peaks iga töötaja teadma teiste inimeste kättesaadavusest organisatsioonis. Ja see ei puuduta ainult sama meeskonna liikmeid. Oma tööd planeerides peavad inimesed teadma, kas inimene, kes saab neid konkreetse ülesande täitmisel aidata, on sel ajal saadaval. See kehtib iga osakonna ja ametikoha kohta. Puhkuste haldamine tagab seega selge töövoogude struktuuri ja tähendab suuremat tõhusust.
Enne kui saad meilt teadmisi puhkuste haldamise kohta, peaksite teadma ka seda, kus puhkuste haldamine on turul paigutatud, et saada suurem ülevaade ja teha täpsemaid otsuseid puhkuste haldamise süsteemi tarkvara ostmiseks.
Puhkuste haldamine on osa tööaja ja tööajaarvestuse haldamisest. Niisiis, vaatleme neid kahte. Aga et mitte minna liiga sügavale teemadesse, mis ei ole selle peatüki teema, on ajajuhtimine konkreetsetele tegevustele kuluva aja planeerimine ja kontrollimine. Eriti nende, mis on seotud tõhususe, tulemuslikkuse ja tootlikkuse suurendamisega. Lihtsustatult öeldes on tegemist sellega, kuidas jagada aega erinevate tegevuste vahel ja jääda iga tegevuse puhul produktiivseks.
Kuigi kohaloleku haldamine on viis, kuidas te jälgite töötajate töötunde. See on süsteem, millega dokumenteeritakse töötajate tööaeg ja nende vaba aeg. Selle peamine eesmärk on ennetada töötajate ajakaotust, jälgides töötajate tööaega, sisselogimise aega, lahkumist, vaheaegu ja vaba aega.
Niisiis, on aeg meie vestluse peamiseks terminiks - puhkuse haldamine. Keegi ei pea pikalt mõtlema, mida puhkusejuhtimine tähendab. Puhkuse haldamine (või lihtsalt puhkuse haldamine ehk PTO haldamine) viitab töötajate puhkuse taotluste haldamisele. Täpsemalt öeldes on tegemist lapsehoolduspuhkuse, perioodipuhkuse, haiguspuhkuse, lapsehoolduspuhkuse, perioodipuhkuse, puhkuse ja muude, mõnikord ka planeerimata puhkuseotsustega.
Selle "puhkusehalduseks" nimetatud tegevuste kompleksi peamine eesmärk on tagada, et töötajad saaksid oma hüvitisi probleemideta kasutada, ilma et see mõjutaks ettevõtte toimimist.
Puhkuste haldamine on töötajate puhkuse haldamine vastavalt ettevõtte puhkusepoliitikale mitte ainult seadusjärgse vastavuse, vaid ka töötajate parema kaasamise, tootlikkuse ja tööandja brändingu eesmärgil. (GreytHR.com)
Nagu GreyHRi veebisaidilt täpsemalt lugeda saab, on puhkuste haldamisel kolm üldist punkti: puhkusepoliitika kujundamine, puhkusepoliitika rakendamine ja elluviimine ning puhkuste korrapärane haldamine. Sellegipoolest ei maini GreyHR midagi sellest, et puhkuste haldamine on väga tihedalt seotud ettevõtte edasiviimisega või - kui öelda asjakohasemalt - töötaja puhkuste ja projektide edenemise vahel.
Puhkuste haldamise eesmärk on käsitleda töötajate puhkuse taotlusi õiglaselt ja täpselt, et äri toimiks tõrgeteta, samal ajal kui töötajad saavad hüvitisi, millele neil on õigus. (Lucidchart.com)
Kui GreyHR rõhutab pühendumist ja tootlikkust (ja tööandja brändimist) kui töötajate vaba aja planeerimise vaieldamatut muret, siis Lucidhart pöörab tähelepanu vankumatule äritegevusele kui kriteeriumile või fookusele, mis määrab otsuseid vastavalt vaba aja lubamisele.
Tõhus ressursside planeerimine on oluline eesmärk igas suuruses ettevõtete jaoks, olenemata sellest, kas nad tegutsevad internetis või traditsioonilistes tööstusharudes. Arvestades, et ressursside planeerimist vajavad ettevõtted on väga erinevad, on keeruline anda kõigile sobivat soovitust...
Ettevõtted teevad tavaliselt palju jõupingutusi ressursside eraldamiseks. Te soovite, et kõik oleksid hõivatud, tagades samal ajal, et nende ülesanded on ettevõtte jaoks väärtuslikud (mis sageli tähendab, et need on tasulised). See muutub tõeliselt keeruliseks, kui teie meeskond...
Meeskonnad kogu maailmas seisavad oma meeskonna ajakava planeerimisel silmitsi sarnaste väljakutsetega. Projektiplaani koostamine on iseenesest keeruline ning selle ajakohasena hoidmine ja muudatustele reageerimine on veelgi...