Projektijuhid mõtlevad tavaliselt mitmeülesannete täitja vaatenurgast. Kogu päeva kestvad koosolekud, pidevad teated slackis ja tuhat ülesannet minutis on nende igapäevane leib. Paljud töökohad ei näe aga nii välja. Analüütilised, loomingulised ja tootearenduse töötajad vajavad aega keskendumiseks, et siseneda "voolu" või "faasi", kui nad on kõige produktiivsemad. Kuidas toetada oma meeskonda keskendumisel?
Fookus - tootlikkuse tõstja
Me elame multitegutsemise ajastul. Me töötame ja kuulame muusikat, sõidame bussis ja sirvime oma nutitelefoni, valmistame õhtusööki ja vastame e-kirjadele. Me teeme harva ühte asja korraga ja lõpuks - meil on üha raskem keskenduda ja säilitada tähelepanu pikema aja jooksul.
Vastavalt National Center for Biotechnology Information, meie keskmine tähelepanuvõime oli 2000. aastal 12 sekundit. Aastal 2015 oli see vaid 8,25 sekundit.! Meil on üha raskem keskenduda, sest oleme harjunud pakkuma endale pidevalt uusi stiimuleid. Kõikjal on häirivad faktorid, mis mõjutavad meie töö tootlikkust ja kvaliteeti. See on suur väljakutse organisatsioonidele, kus aja tõhus kasutamine on oluline. Kahjuks tahavad paljud neist võimalikult palju ja võimalikult vähe aega teha, kuid lõppkokkuvõttes vähendavad nad sellega oma töötajate töövõimet.
Lugu sellest, kuidas ettevõtted saboteerivad omaenda tõhusust
Ettevõtted teevad palju vigu, mis mõjutavad negatiivselt meeskonna tõhusust.
-
Esiteks puudub meeskonnatöö ajakava ja töörütm on määratud ad hoc ülesannetega.
-
Teiseks ei võeta töö planeerimisel arvesse individuaalseid erinevusi.
-
Kolmandaks, tööplaan koostatakse projektijuhi, mitte juhi seisukohast.
-
Neljandaks, ettevõtted ei väärtusta oma töötajate aega ega sea ülesandeid tähtsuse järjekorda, nt liiga palju koosolekuid, kus kõik osalevad, isegi kui neid ei ole vaja.
-
Viiendaks, ettevõtted ei analüüsi oma tulemuslikkuse andmeid, näiteks ajaaruandeid või tagasisidet oma meeskonnalt.
Kas see tähendab, et lootust ei ole ja me kõik oleme määratud ebaefektiivselt tegutsema? Absoluutselt mitte! On palju viise, kuidas tulemuslikkust parandada, alustades heast töötajate juhtimise vahend, paindlik lähenemine ja teadlikkus fookusprotsessist. Selles artiklis arutame nõuandeid, kuidas parandada oma töö kvaliteeti ja mugavust hea planeerimisega.
Kuidas suurendada meeskonna keskendumist tööjuhtimise tarkvara abil?
-
Individuaalne lähenemine
Igaüks on erinev. Jah, me teame, et see kõlab klišeena, kuid täiusliku töömudeli otsimisel tuleb arvesse võtta oma inimeste individuaalseid eelistusi. Mõned töötavad paremini hommikul, teised õhtul. Mõned tüdinevad kiiresti ja neile meeldib palju vaheldust, teised aga eelistavad keskenduda ühele suurele ülesandele, enne kui lähevad järgmise juurde. Kasutage ressursside planeerimise tarkvara määrata õiged ülesanded õigetele inimestele. Väga kasulik on ka rollide määramise funktsioon - nii näevad kõik ühe pilguga, kes mille eest vastutab.
-
Kontrollida töökoormust
Ajal töökoormuse juhtimine, on oluline seada ambitsioonikad eesmärgid ning anda oma meeskonnale edu- ja kasvutunne. Siiski on lihtne langeda oma töötajate ülekoormamise lõksu. Kui nad töötasid tõhusalt ühe kuu ja saavutasid projekti verstapost, järgmisel kuul saavad nad veel rohkem ja nii edasi. See strateegia on väga lühiajaline - kõik muutuvad lõpuks üleväsinuks, pettunuks, vähem produktiivseks ja demotiveerituks, sest nad tunnevad, et töö ei lõpe kunagi. Selle vältimiseks, kontrollige oma meeskonna töökoormust. Võite püüda töötada intervallide kaupa, kus üks nädal on intensiivsem ja teine veidi vähem, või võite hoolitseda selle eest, et teie igapäevane töökoormus oleks tasakaalus. Kasutage ressursside haldamise tarkvara et teie töötajad ei oleks liiga suure surve all. Kaasamine virtuaalne andmeruum võib suurendada ka projektijuhtimise turvalisust ja tõhusust.
-
Andke aega keskendumiseks
California Irvine'i ülikooli uuringu kohaselt, inimesel kulub 23 minutit ja 15 sekundit, et taastada keskendumine ülesandele pärast tähelepanu hajutamist. See ei pruugi tunduda palju, kuid kui töötajal on iga päev 3 koosolekut ja 10 sõnumit Slackis - see on tohutu tõhususe vähenemine. Kuidas seda vältida? Soovitage oma töötajatele, et nad broneeriksid endale fookusaja. Kasutades kalendrit, saavad nad määrata endale kohtumise - näiteks 2 tundi päeva jooksul. Võite olla kindel, et kui teie meeskond saab aega, mil nad saavad keskenduda ainult ülesandele - tootlikkus suureneb.
-
Prioriteetide seadmine
Paljudes organisatsioonides on kalduvus nimetada iga ülesannet väga kiireloomuliseks ja väga oluliseks. Selle taga on mõte, et iga ülesande tähtsuse järjekorda seadmine paneb töötajat iga ülesannet võrdselt tõsiselt võtma. Selle tulemusena satuvad inimesed liigsest survest üle ja ei suuda keskenduda ühele asjale, sest nad mõtlevad pidevalt järgmistele 5 ASAP-ülesandele, mis neid ootavad. Seega kasutage töö planeerimisel prioritiseerimise võimalust - märgistage ülesanded vastavalt tähtaegadele ja kiireloomulisusele, et teie töötajad saaksid koostada oma isiklikud tööstrateegiad.
-
Vähendada ebavajalike koosolekute arvu
Ettevõtte koosolekud on vajalikud ja olulised. Kuid mitte kõik neist. Levinud organisatsiooniline viga on pidada koosolekuid iga kord, kui midagi tuleb "läbi rääkida". See on eriti tüüpiline inimestele, kes koordineerivad tööd, näiteks projektijuhtidele - nende ülesanne on kontrollida, et kõik toimiks nii, nagu peab, suhelda ja koguda teavet ning otsustada järgmiste sammude üle. Nende puhul on koosolek sageli peamine töövahend. Töö tegijate jaoks on iga koosolek voolu katkestamine ja tähelepanu kõrvalejuhtimine, mis nõuab pärast seda aega, et taastada eelnev keskendumisvõime.
Püüdke oma päevase või iganädalase tööplaani koostamisel piirata koosolekute arvu vajalike koosolekutega. Kontrollige online kalendriplaneerija regulaarselt, et teie töötajad ei peaks iga tunni tagant telefonis olema ja neil oleks aega rahulikult luua. Suurepärane idee on ülesannete plaan - iga ülesanne peaks olema üksikasjalikult kirjeldatud nõuete ja sammude kohta, nii et igaüks saab hõlpsasti kontrollida tulemusi, ilma et raiskaks aega asjatuteks koosolekuteks.
-
Plaanipausid
Inimesed vajavad pausi. Statistiliselt peaksite võtma 15-minutiline vaheaeg iga 1,5 tunni järel aju värskendamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks. Kahjuks ei ole intensiivses tööplaanis sageli ruumi pausideks. Selle tulemusel töötavad inimesed rohkem, kuid saavad tegelikult vähem tööd, sest nende tootlikkus langeb. Proovige pauside planeerimise mudelit, julgustage oma töötajaid kirjutama oma kalendrisse lühikesi pausid, astuge korraks arvuti juurest eemale, minge terrassile värsket õhku võtma koos tassi kohviga või tehke lihtsaid füüsilisi harjutusi aju hapnikuga varustamiseks. Teid üllatab positiivne mõju.
-
Mitmekesistage oma meeskonna tööd
Paljud suured projektid tunduvad venivat igavesti. See on väga demotiveeriv, kui oled ühe ja sama asja kallal töötanud juba mitu kuud ja lõpp on veel kaugel. See muudab kergesti stagneerumise ning kaotab motivatsiooni ja tootlikkuse. Püüdke mitmekesistada ülesandeid, mida teie meeskond saab. Kui keegi on nädal aega ühe ja sama asja kallal töötanud - kaasake ta millegi uue kallal, et ta saaks perspektiivi juurde ja tuleks tagasi värskete ideedega. Loomulikult loeb ka siin individuaalne lähenemine ja vestlus oma töötajatega - mõned eelistavad oma tööd varieerida ja ülesannete vahel hüpata, teised eelistavad keskenduda ühele projektile algusest lõpuni. Paindlikkus on võtmetähtsusega.
-
Jagage töö väiksemateks etappideks
See punkt on seotud eelmise punktiga. Kui te töötate suure projekti kallal, mis tuleb lõpule viia, ja teil ei ole võimalust oma tööd mitmekesistada - jagage see etappideks. Ühe tööetapi lõpuleviimine on edu. Edu on motivatsioon. Kui te töötate kuue kuu pikkuse projekti kallal - jagage see kaheks projekti vahe-eesmärgid ja tähistage koos oma meeskonnaga iga etapi saavutamist.
-
Kasutage parim töötajate haldamise tarkvara koos parim töötaja aja jälgimise tarkvara funktsioon
Tootlikkuse suurendamise strateegia rakendamisel tuleb jälgida kõiki meeskonnas toimuvaid protsesse. Kasutage vahendit, kus kogu teave on ühes kohas.
Suurepärane näide on Teamdeck - see on süsteem, milles saab luua läbimõeldud tööplaani, planeerida koosolekuid kalendris, jagada ülesandeid, kontrollida töötajate töökoormust, jälgida tööaega tööajatabelite abil, määrata rolle, lisada ülesannete kirjeldusi ja palju muud! Hästi planeeritud töö, kus kõigil on ruumi keskenduda ja lõõgastuda ning kus kõik teavad täpselt, mida tuleb teha, on suurema tootlikkuse saladus.
Suurendage oma meeskonna tootlikkust ja vältige ajakonflikte koos töö planeerimise tarkvara
Iga organisatsioon tahab ühte asja: kõrget tootlikkust ja häid tulemusi. Selle eesmärgi saavutamiseks on kõige olulisem tegur, mida tuleb arvesse võtta, teie meeskonna töötingimused, mis on kohandatud nende ülesannete ja positsioonidega. Hoolikalt planeeritud töökorraldus tõstab teie tulemuslikkuse tasemele, millest te varem isegi ei unistanud!
Otsid parimat tööajaplaneerimise tarkvara?
Proovige ressursside planeerimise lahendusi töötajate planeerimiseks ja nende töötulemuste haldamiseks mitmes asukohas.
