Tehnoloogiatööstus on uskumatult dünaamiline: projektid muutuvad, pidevalt ilmuvad uued rakendatavad lahendused ja meeskonnad seisavad silmitsi töötajate vahetumisega. Selle muutuste tornaadoga toimetulek eeldab, et teie ressursside juhtimine oleks kindel. See artikkel näitab teile, kuidas seda teha.
Meie lugejad saavad teada:
- Tarkvaramaja ettepanekud ressursside haldamise parandamiseks
- Takistused ressursside haldamise parandamisel
- Ekraanid ja abistav roll ressursside haldamise tarkvara
Teadmine, kuidas parandada projekti ressursside juhtimine on iga tarkvaramaja jaoks hädavajalik. See on fakt. Nad müüvad oma töötajate aega oma klientide raha eest. Lõppude lõpuks ei räägi me korduvast tööst, kus iga päev, aastaid, tulevad samad töötajad kontorisse, et täita samu ülesandeid 8 tundi.
Mida teeb ressursside juhtimine?
Enne kui otsustate astuda samme oma tarkvaraettevõtte ressursihalduse parandamiseks, peate teadma, miks see on üldse pingutust väärt. Te saate:
- optimeerida oma tööd, kasutades maksimaalselt ära oma meeskonna võimekust ja potentsiaali.
- vältida aja ja raha raiskamist, mis on tingitud ebaefektiivsest juhtimisest.
- parandada oma töötajate rahulolu. Liiga palju ülesandeid ja surve võib olla sama frustreeriv kui igavus ja kasutu tunne.
- suutma jälgida projekti edenemist ja projekti kasumlikkus kergemini.
Kuidas parandada ressursside haldamist [tarkvaraettevõtte näide]?
1. Probleemi tuvastamine
Tuleb aeg, mil pärast ajurünnakut oma juhtkonnaga otsustate, et midagi peab kindlasti muutuma ja teie ettevõte nõuab uusi lahendusi. Teil on vaja kaasaegset lähenemist ja reforme, et saaksite turgu tormiliselt vallutada ja konkurendid kaugele maha jätta. Te tahate seda kõike. Ja te tahate seda kohe.
Kahjuks on just see põhjus, miks ambitsioonikad plaanid sageli nurjuvad. Isegi parima ressursside juhtimise korral ei ole võimalik kõiki muudatusi korraga ellu viia. Eriti kui tegemist on keskmise suurusega või suur tarkvaramaja, kus protsessid peavad töötama koos. Seega on teie esimene samm töö optimeerimiseks see, et tuvastada probleem (või probleemid). Võib-olla on nõrk koht personalipuudus, koondamiste ja puhkuste puudulik jälgimine, uute töötajate töölevõtmiseks ja projektide üleandmiseks vajaliku dokumentatsiooni puudumine, alahinnatud või ülehinnatud projektid, keeruline otsuste tegemine. Parim viis probleemide tuvastamiseks, et alustada mis tahes muutusi oma organisatsioonis, on analüüsida andmeid. Aruanded mis põhineb teie ettevõtte erinevatel protsessidel ja tulemustel, osutub hindamatuks.
Muutuste tegemise aluseks on teadmine, mida on vaja muuta. Järgmine samm on nende küsimuste tähtsuse järjekorda seadmine. Mõelge, millised neist põhjustavad kõige suuremaid kahjusid või blokeerivad teisi protsesse - tegelege kõigepealt nendega ja seejärel rakendage ükshaaval edasisi parandusi. Suured projektid tasub jagada üksikuteks etappideks ja ülesanneteks, et eesmärke süstemaatiliselt saavutada.
2. Läbivaatamine ja otsuste tegemise lihtsustamine
Sageli on ülesande täitmine, isegi kui see on lihtne, nagu palli põrgatamine.
- Esiteks, Isik A täidab ülesannet ja vajab heakskiitu.
- Ta saadab läbivaatamistaotluse aadressil isik B - vanem meeskonnakaaslane.
- Isik B ütleb, et see ei ole tema pädevusvaldkond ja suunab ümber Isik A aadressile Isik C - teise projektiga tegeleva meeskonna vanemliige.
- Siis isik C ütleb, et tal ei ole seda otsustusõigust ja et parem on suunata isik A aadressile isik D - tema otsene ülemus.
- Järgmine, isik D ütleb, et sellele projektile tuleks viidata isik E - teise osakonna juhataja, kes töötab projekti kallal.
- Lõpuks, Isik Eütleb, et ta on esimest korda kuulnud sellisest ülesandest ja sellest, kes selle üldse tellinud on.
Loomulikult on eespool kirjeldatud olukord üsna karikatuurne... aga mitte nii väga? Probleem üksikute etappide heakskiitmise keerulise protsessi ja kahtluste osas, kellel on volitused erinevate küsimuste üle otsustamiseks, puudutab paljusid ettevõtteid. Ja mitte ainult suuri - isegi 20-liikmeline organisatsioon võib sattuda aktsepteerimise kitsaskohale. Esimene kriisiaeg on siis, kui juhtkond ei ole enam võimeline kõike isiklikult otsustama. See on hetk, mil ta peab delegeerima rohkem iseseisvust keskastme töötajatele. Mida rohkem inimesi ettevõttes on, seda rohkem süveneb probleem, seega tuleb võimalikult kiiresti luua tõhus struktuur. Eriti kuna idufirma arengutempo ei andesta aeglust. Töötsükli blokeerimine on parim viis kaotada aega ja raha.
Alustage seega kogu heakskiitmise redeli läbivaatamisest.
Vaadake, kellel on volitused otsuste tegemiseks. Järgmine samm on kogu protsessi lihtsustamine ja seda saab kõige paremini teha, andes üksikutele osakondadele ja spetsialistidele teatud autonoomia. Üldiste reeglite kehtestamine jooksvatele ülesannetele kiirendab oluliselt igapäevaseid ülesandeid. Kaasaegses ettevõttes tasub panustada heale töökorraldusele, loobudes isegi täielikust kontrollist.
3. Luua ressursibaas
Et oma ressursse hästi hallata, peate teadma, mis teil on olemas. See on nagu mängus - sa ei mängi hästi, kui tead ainult pooled oma kaardid. Põhiline teave, mis on teile oluline, on:
- kui palju inimesi on teie käsutuses,
- teie töötajate pädevust,
- nende kohustused,
- millised on nende võimed
Teie ressursibaas on tõhusa projektijuhtimise võti ja inimeste delegeerimine sinna, kus neid vajatakse. See võimaldab teil tugevdada meeskondi, kelle õlgadel on liiga palju tööd. Samuti võimaldab see teil anda uusi ülesandeid neile töötajatele, kellel lihtsalt ei ole midagi teha ja kellel on igav. Loomulikult oleks selliste andmete hoidmine ja kasutamine oma peas või Exceli tabelites ebaefektiivne. Seetõttu on hea mõte kasutada ressursside haldamise vahendid mis näitab teile selges vormis, millised meeskonnaliikmed on nüüd võimelised tegelema milliste ülesannetega ja milliste projektidega nad kõige paremini hakkama saavad.
4. Teadmiste kogumine ja korrastamine
Väga levinud blokaadiks ladusale tööle on vajalike teadmiste ja materjalide puudumine. Mitu korda olete pidanud küsima mitmelt või enamalt inimeselt ettevõttes, kus on konkreetsed failid või dokumendid? See protsess on väsitav ja aeganõudev isegi siis, kui tegemist on ettevõtte praeguste töötajatega. Kujutage ette, mis juhtub hetkel, kui keegi lahkub... ja koos temaga ka salajased teadmised sellest, kust leida materjale, mis puudutavad projekti, millega te parajasti töötate.
Teadmised on samuti teie ressurss ja uskumatult oluline. Pange üles hea ja organiseeritud andmebaas kõigist materjalidest, mis võivad olla kasulikud sisseelamisprotsessis, vastutuse ülevõtmisel või lihtsalt ettevõtte igapäevases rutiinis. Loomulikult ei ole see ühekordne protsess - sellistel andmebaasidel on mõtet ainult siis, kui neid ajakohastatakse. Tarkvaramaja genereerib nii palju teavet, et see peab muutuma harjumuseks. Siiski võite olla kindel, et kõik saavad sellest kasu.
5. Luua osakondade vahelist suhtlust
Ettevõtte erinevad osakonnad käituvad mõnikord nagu eraldi organismid. See on ju nende ülesanne. Iga osakond peaks hoolitsema eri aspektide eest, et teie ettevõte toimiks nagu kellavärk. Teisest küljest saate organisatsioonina palju rohkem saavutada, kui erinevad osakonnad toetavad üksteist.
Uued ettevõtted võivad anda turundusele hea ülevaate sisu loomisest, samas kui turundusosakonna reklaam on hea müügi jaoks. Ka turundus saab palju teha veenva pakkumise koostamiseks. Arendajad saavad aidata personaliosakonnal luua parimaid töökuulutusi, öeldes neile, mida otsida ja kuidas kandidaate veenda. Seejärel saab personalitöötaja tuua uusi töötajaid, kellel on kõige soovitavamad pädevused ja kes sobivad ideaalselt teie projektile.
Osakondade vahelise suhtluse parandamine ja selle tagamine, et nad teavad, millega üksteise tööd teevad ja mida nad vajavad, võimaldab teil pakkuda õiget toetust ja saavutada sünergia kaudu veelgi rohkem. Integreeritud meeskond on väga oluline teie inimeste töökvaliteedi ja heaolu jaoks.
6. Uurige turu vajadusi
Turu ainus konstant on selle volatiilsus. Oma teadmiste ajakohastamine tööstuse praeguste vajaduste kohta on lõputu lugu. Osa ressursihalduse parandamisest on pidev jälgimine, millesse tasub investeerida ja mida arendada. Kuna tõhus ressursihaldur või projektijuht peaksite regulaarselt läbi vaatama:
- millised oskused on praegu kõige nõutumad,
- praegused suundumused,
- milliseid uusi tehnoloogiaid kliendid otsivad,
- kas teie ettevõte investeerib töötajate koolitusse, võimaldades neil arendada oma pädevusi ja laiendada oma teadmisi.
Selles protsessis on oluline aeg ja korrapärasus. Teades turu vajadusi, saate suunata ressursid võimalikult kiiresti kõige paljulubavamatesse lahendustesse, et pakkuda oma klientidele uuendusi alati enne konkurente.
7. Planeeri oma töö
Teema võib tunduda triviaalne ja ilmselge - töö planeerimine on ju mis tahes projekti ressursside juhtimise alus. Kuid mida rohkem me sellesse süveneme, seda rohkem võimalusi, aga ka riske avastame.
Mis on töö planeerimine? Kindlasti on töö planeerimine ülesannete nimekirjade koostamine märkmikusse. Kuid töö planeerimine on ka projekti koostamine 3 aastat ette, kasutades suuri andmeid, tõenäosust ja spetsiaalset tarkvara. Ja huvitaval kombel on mõlemad viisid tõhusad. Lihtsalt mitte igaühe jaoks. Siinkohal on oluline, et süsteem sobituks teie ettevõtte eripäradega ja teie meeskonna tööstiiliga.
Hiljutised suundumused keskenduvad sageli agiilsusele ja paindlikkusele, mistõttu tööd korraldatakse näiteks iganädalaste sprintidena, mis sisaldavad teatud arvu ülesandeid, mida on võimalik selle aja jooksul lõpule viia. Samuti on hea mõte jagada üksikud ülesanded väiksemateks osadeks. Selle strateegiaga välditakse tohutut hulka ülesandeid, mis ripuvad kuude kaupa üleval. Teisest küljest nõuavad mõned pikaajalised projektid pikalt ette planeeritud ajakava. Läbimõeldud plaan aitab vältida viivitusi ja omab laiemat perspektiivi ressursside juhtimise parandamisel.
8. Ärge oodake värbamist
Kui teie töötajad hakkavad tundma, et teil on liiga vähe töötajaid, siis on see tõenäoliselt nii. Sellised olukorrad on väga ebasoodsad.. Meeskonnas tekib frustratsioon ja väsimus ning projektid hakkavad venima. Loomulikult olete teie ekspert ja teate oma ettevõtte rütmi kõige paremini. Mõnikord võivad olla kiiremad perioodid ja teil võib olla vaja kasutada alltöövõtjaid. Siis pöördub kõik tagasi normaalseks, kuid olge tähelepanelik märkide suhtes, et teie meeskond on ülekoormatud ja tunneb end ülekoormatuna. Uue inimese värbamisega ei tasu liiga kaua oodata, eriti kuna ideaalne kandidaat ei varitse iga nurga taga. Värbamisprotsess võib mõnikord võtta väga kaua aega.
9. Kasutage kaasaegseid vahendeid ressursside haldamise parandamiseks
Artikli lugemise selles etapis mõtled sa ilmselt iseendale: "Okei, aga kust ma kogu seda infot hallata, et olla efektiivne? Ma ei saa ju kõike hoida Slacki vestlustes, e-postkastis ja tuhandetes tabelites." Siinkohal tulevadki appi moodsad tööjuhtimise tööriistad, mis teevad kogu räpase töö sinu eest ära. Näitlikustame seda Teamdeck - ressursside haldamise tarkvara. Meie süsteem võimaldab teil hallata oma tööd ja projekti ajakava, kontrollida, millised töötajad on hõivatud ja kui pikaks ajaks on neil projektid planeeritud, leida automaatselt õiged inimesed projekti jaoks, luua terveid meeskondi vajalike pädevustega ja lahendada ajakonfliktid.
Peale selle saate jälgida ja hallata töögraafikuid reaalajas, et näha, milline meeskond vajab rohkem toetust ja millised projektid on kõige aeganõudvamad. Igas etapis saate koostada ka aruande, et analüüsida andmeid ja parandada aspekte, mis ei tööta nii, nagu peaks. Teamdeck on tarkvaramaja poolt vajadusest loodud vahend. Me oleme seda näinud, nii et meie süsteem on lihtne, sisaldades ainult neid funktsioone, mida te tõesti vajate.
10. Pidage meeles, et ressursside juhtimise parandamine on pidev protsess.
Töö tarkvaraettevõttes on dünaamiline, seega on vaja paindlikkust, et seda parimal võimalikul viisil juhtida. Kui soovite parandada ressursside haldamist, peate olema valmis, et see on pidev ja pidev protsess, mis nõuab tähelepanu ja pühendumist. Ei piisa sellest, kui lahendada probleemid üks kord ja unustada töövoogude optimeerimine. Õnneks kannavad head tavad ja tõhusad lahendused vilja ning kui suured muudatused on tehtud, on teil lihtsam teha edasisi väikesi parandusi.
Parandage ressursside haldamist ja looge suurepärane võimalus oma ettevõtte potentsiaali paremaks ärakasutamiseks. Iga järgnev muudatus toob kaasa märgatava mõju, seega tasub panustada heale strateegiale ja olla süstemaatiline. Veebilehel Teamdeck, vastame alati oma klientide ootustele ja otsime nende vajadustele kõige paremini vastavat lahendust. Saate hõlpsasti importida kõik andmed meie tööriista. Me tahame, et teie Teamdeck kohandada vastavalt iga ettevõtte vajadustele, kellega me koostööd teeme, mistõttu jätame palju võimalusi kohandamiseks, et luua tarkvara kohandatud versioon. Võtke meiega ühendust ja hüpake tööjuhtimise uuele tasemele!
